某单位召开一次重要会议，拟请上级主管领导到会讲话。事前派人前往请示领导能否出席会议，并送去代拟的讲话稿。
上级领导机关办公室的同志接待之后，提出拟办意见并同讲话稿呈送领导批示。这位领导批示同意出席会议，但所附讲稿未交有关同志审查修改就转至办会的同志安排会务。而办会的同志误以为所附的讲话稿是重复件，压了下来。当临近开会时，领导找不到讲话稿，误以为是修改文稿的处室没有把讲话稿送来，查原因，是办文的同志未作检查，未把送审稿交给有关审稿部门，给会议和领导个人添了麻烦。
从这个案例可以看出：作为一个业务部门召开的会议，事前向上级领导机关请示，邀请一位领导出席会议讲话，并代拟讲话稿一并送审，工作安排是周到的。但为什么临到开会时，讲话稿还未送到领导手上呢？问题还在于秘书部门的办事机构内部管理不严，协调办事不周到。
这份领导讲话稿送审时附在一份呈办件中。当领导批示后，办文即转办会，讲稿未经修改和审定。办会者认为办文者已按常规将讲稿审核，这只是多余的一份。办文者又不检查，才最终导致这种情况的出现。主要责任应在办文者一方。
领导机关办文任务繁重，秘书处每天要处理的批办件少则十几件，多则几十件。这些批办件有的要呈送领导，有的要转其他部门办理或签署意见，有的是答复对方的，等等。每件批办件转出、转进或办结存档时，都应按办文程序细心检查，并认真登记，有任何一环节出错，工作就会造成损失。