书城管理领导不可不知的管理学常识
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第11章 布里斯定理:好的计划是成功的开始

这是美国的几个心理学家所做的一个实验:把学生分成三组进行不同方式的投篮技巧训练。第一组学生在20天内每天练习实际投篮,把第一天和最后一天的成绩记录下来。第二组学生也记录下第一天和最后一天的成绩,但在此期间不做任何练习。第三组学生记录下第一天的成绩,然后每天花20分钟做想像中的投篮;如果投篮不中时,他们便在想像中做出相应的纠正。实验结果表明:第二组没有丝毫长进;第一组进球增加了24%;第三组进球增加了26%。由此,他们得出结论:行动前应进行头脑热身,也就是要做好计划。这个实验告诉我们的,就是计划的重要性。做事没有计划,行动起来就必然会是一盘散沙。只有事前拟定好了行动的计划,梳理通畅了做事的步骤,做起事来才会应付自如。

这其实就是布里斯定理,它是由美国行为学家艾得·布里斯提出的,其主要观点是:用较多的时间为一次工作事前计划,做这样工作所用的时间就会减少。在管理实践中,这两个时间存在着极大的相关性和互补性,而工作质量与计划的时间成正比。一个好的领导者,一定要非常擅长制定计划。苛罗尼雅公司是澳洲一家颇具规模的公司。它设有3个事业部:蔗糖部、建筑与建筑材料部和矿业与化学品部。每个事业部下面又设立了若干个分公司。近年来,这个公司在经营管理方面为了使各部门目标能与公司总目标的战略计划相符,每个月都要召开董事会会议,之后公司总经理还要会晤各部门的50名高级主管人员,同他们商讨公司的业务情况。

另外,公司每年还召开2次中级经理人员会议,使中层管理者也都能了解外界环境的各种变化及其对公司业务的影响,并制定出详细的应对计划。

在公司的3个事业部中,以赫伯特领导的矿业与化学品部的计划工作最为成功。该部门的计划工作按自下而上的程序进行。参与制定计划的人员包括该部所属的10家公司的经理,某些情况下这些分公司的厂长和业务经理也会参加。

为了使各个分公司的步调能够一致起来,赫伯特会把总公司对通货膨胀及其他各种经济因素的看法,及时告诉各分公司的经理,让他们把这些因素作为制定计划时的参考资料。各个分公司从每年的4月份(该公司会计年度开始的月份)开始制定自己的战略计划,在8月份之前制定完毕,并交给总部的经理。按公司规定,战略计划所包括的时间为5年,其内容包括生产目标、投资计划等。部门经理在收到这些计划之后,会先进行挑选,再安排先后次序,最后在这些计划的基础上制定出部一级的战略计划。部级的计划包括对各分公司未来5年的展望,主要的问题,所采用的战略,以及各种投资计划等内容。该计划还对投资报酬率和现值报酬率进行调整和修正,写出一份简明扼要的计划书。

接着,各事业部要把自己的计划送到总公司的财务部,财务部于9月份将部级的计划送往公司总经理办公室。在此后的1个月中,总管理处与各部的经理会仔细研究和讨论他们的计划。对有些单位的扩建计划,总公司可能予以批准,对另一些单位的扩建计划,总公司可能不予以批准,而是让他们先集中力量去降低产品的成本。总公司也可能让某个分公司推行增产某种产品的计划。

在每年的11月份之前,总公司又会把各种指导性文件发到各部门,该文件详细地说明了哪些计划已被批准,以及总公司对各部门有什么希望。在这个会计年度的最后几个月里,各部根据总公司发给的指导性文件,重新制定自己的战略计划并编制预算。随后,总公司再根据这些计划制定出整个公司的总计划。总计划应对整个公司的目标和战略做出详细的说明,并附有必要的统计资料。

通过这一系列繁复的程序,最后制定出来的计划就是确实可行的。为了进一步确保战略计划的顺利完成,该公司还建立了一套“追踪审核”制度。该制度规定,在每一个会计年度结束之前,各分公司都应指派专门的稽核人员,对计划执行的情况进行检查,并写出“追踪审核”报告,让预测报告更为准确。正是这样一个严密的计划制定过程和监督执行过程,保证了苛罗尼雅公司在经营中很少发生失误,从而保持了公司蒸蒸日上的发展势头。“凡事预则立,不预则废”。做一件事,只有美好的设想是远远不够的。计划可以对你的设想进行科学的分析,让你知道你的设想是否可以实现。计划可以作为你实现设想过程的指导,大大节省你的时间,减轻压力。有了一个好的计划,就可以拥有一个好的开始。

一般而言,企业领导者制定一项计划,必须包含以下几个要素:

1.清晰的目标。成功的领导者最明显的特征就是,在做事之前就有一个清晰的目标,清楚为了达到这样的目的,哪些事是必需的,哪些事虽看起来必不可少,但其实是无足轻重的。

2.明确的方法与步骤。确定了管理目标后,达到和完成这个目标要经过一个比较长的过程,为了更好地完成任务,必须明确完成这一目标需要哪些主要的步骤,怎样合理分配每个步骤需要的财力、物力、人力,怎样对员工进行明确的分工。

3.必要的资源。必要的资源包括人、财、物、技术、信息等多方面。在资源的分配上,必须保证职权与资源相统一。

4.可能的问题与成功的关键。计划的优势在于可以预见可能出现的问题,从而可以避免一些灾难性的损失。成功的关键很简单,它直接是目标指向的,需要在计划中有所体现。

知而思之:

在制定计划时,如果不对内外环境进行仔细分析,不对可能变化的主要因素做出预测并制定出预备方案,而不切实际地制定计划,简单地为计划而计划,势必会带来更大的危害。