书城管理不懂带人你就自己做到死
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第8章 用制度管人,按制度办事(2)

有一家降落伞制造厂,其产品的不合格率一直高居2%,公司换了好几任总经理,也无法降低产品的不合格率。后来,一位新上任的总经理颁布了一道命令:从今天开始,全体员工立即停工,从管理者到普通员工,全体赶赴跳伞训练场,使用我们厂生产的降落伞接受跳伞训练。此外,公司进一步规定:从今以后,凡是我们生产的降落伞,在出厂之前,都要抽样由工人轮流试跳。这项规定一经颁布,该厂降落伞的不合格率马上下降为零。

不好的制度会让人产生事不关己、高高挂起的心态,好的制度会使人尽职尽责、荣辱与共。

16岁时,狄克·狄维士酷爱开车,父亲见他那么爱跑车,就借给他一辆豪华的汽车。由于这辆车不是自己的,狄克·狄维士用起来毫无顾忌,一点也不爱惜。没过几天,车子上便沾满了烂泥,伤痕累累,惨不忍睹。父亲非常心疼,可是狄克·狄维士却不以为然。

两年后,父亲将一辆新车过户给狄克,这时狄克非常疼爱自己的汽车。几年过去了,汽车依然崭新如初。这件事让狄克意识到:切身利益与责任心之间有密切的关系。

后来,狄克从父亲手中接手公司之后,他确立了营销员的分销商地位,使公司成为每个营销员自己的事业。这种制度充分调动了每一位营销员的积极性和创造性,为公司的发展带来了经久不衰的生机。如今,这家公司营销员多达300多万人,其产品行销全世界80多个国家和地区。这家公司就是有名的美国安利公司。

不好的制度使人随意浪费,不懂珍惜,好的制度使人懂得珍惜,为企业节省运营成本。

在很多事业单位,办公用品随便领、随便用,办公电话随便打、随便使的现象普遍存在,针对这一问题,天津市河东区建委用科学的管理制度加以规范,采取“办公用品货币化”“办公电话限额划卡”的管理办法。自从采用这个制度之后,据统计,河东区建委每月的办公经费支出从原来的2万元猛降到5000元。

不好的制度会使英雄失去用武之地,使人才没有展现自己的舞台,好的制度能使人八仙过海,各显神通。

有舞台,才会有人才涌现。近些年,很多青年歌手大奖赛如雨后春笋,不断涌现出来,这些歌唱比赛为歌坛输送了一批批优秀的人才。据统计,目前活跃在歌坛上的,被广大群众所喜闻乐见的歌手,百分之八九十是从各种歌唱比赛中脱颖而出的。可以说,正是这种“赛马”制度取代了“相马”制度之后,才有人才的不断涌现。

当然,好的制度虽然对企业管理,对激发被管理者的积极性,提高企业的经营效益有很多好处。但是不可否认的是,好的制度也有局限性,也不是十全十美的。而且随着企业的发展,随着市场大环境的不断变化,好的制度也不是一劳永逸的,而需要与时俱进、不断调整和完善。只有这样,才能保证制度符合企业发展的实际情况,才能为企业发展带来更大的推动力。

4制度要抓重点,要简洁、明确

不少公司的制度文本拿出来一大叠,厚厚的像一本书,翻开内文,细细一看,你会发现,里面啰啰唆唆的内容一大堆。原本一句话可以说清楚的内容,他们硬生生地扩展成一段话,好像写得“丰满”就意味着制度完善一样,好像上面的字越多,显得制度考虑的问题越全面一样。

其实,真正好的制度,并不是越复杂、条款越多越好,而是针对一定的问题,把该考虑到的方面考虑到,避免有些“坏”员工钻了制度的空子。与此同时,制度的表述应简洁、明确、言简意赅,让大家看得明白,容易执行。

说到容易执行,我们就不得不提制度的另一个极端,那就是过于简单,过于模糊笼统,没有具体的执行标准。举个例子:

某公司员工上班迟到现象屡见不鲜,有时候甚至过了上班时间9:00,只有两三个员工准时坐在电脑前办公,多数员工没到公司。9:10之后,那些迟到的员工手里提着早餐,三三两两、陆陆续续地来到公司,然后大家打开电脑、聊着天、吃着早餐、看着新闻,这么一折腾,时间差不多到了10:00,原本只有3个小时的上班时间,仅剩两个小时。

有几次,公司领导来到公司,发现很多员工没来,于是意识到要解决这个问题。一天,他开会时宣布:“大家注意了,为了提高工作效率,以后上班不要迟到了。”就这么一句话管用吗?当然不管用,这句话说出来等于没说。因为这项规定没有监管的负责人,没有任何惩处措施。

果然,那些习惯了迟到的员工,除了在会议的第二天做了做样子早到之外,过后又和往常一样了,他们继续发扬着上班迟到的“工作作风”……

在这个案例中,领导者针对具体的问题——员工上班迟到频繁的现象,做了一个规定:“以后上班不要迟到了。”这个规定抓住了迟到问题,但是没有提出具体、明确的要求和处理措施,也没有指定具体的监管人,因此,这项规定流于形式,如风中的一团烟雾很快就烟消云散了。如果该规定明确指出,上班以后迟到多少分钟,要扣发多少钱;考勤制度由谁来具体负责监督实施等,那么效果就会大不一样了。

现实中,公司在制定制度的时候,发生这种舍本逐末、表述繁冗或过于笼统、不够明确的现象是非常普遍的。作为管理者,在制定制度时,应注意什么呢?

(1)抓住重点问题,避免舍本逐末

有些制度条文中,列举了很多无关紧要或关系不大的内容,这会严重削弱制度中重点内容的分量,是典型的喧宾夺主。比如,有一项制度是针对员工上班聊QQ的,但制度条文中,却大篇幅地说员工上班聊QQ的不良影响,这有必要吗?管理者只需规定上班除工作不准闲聊QQ即可,闲聊者一经发现如何处理等,无需在制度中讲大道理。

(2)制度表述要简明扼要,避免啰唆

制度的出台,是为了让公司全体成员执行,如果制度条文太啰唆,絮絮叨叨,就会削弱制度的威信。比如,有一家纺织厂的《安全守则》中,有这样一条:“公司厂区内不得燃放可燃性或容易导致燃烧的器具。”这句话就不够简明,不易被人理解,其实这句话的意思就是——厂区之内,严禁烟火。

(3)内容具体,避免误解

内容具体的制度,不容易让人产生误解,可以减少执行过程中的偏差。所谓具体,指的是公司希望员工怎样做,如果员工不怎样做,将会受到怎样的处罚。因此,制度包含了两方面的内容,一方面是不允许员工做什么,另一方面是如果员工违反了规定,将受到怎样的处罚。可是很多公司在制定制度时,只有前一个方面,却没有后一个方面,违背了制度应该承担什么责任,没有事先的约定。

比如,公园的草坪上有“请勿践踏草坪”的标语,但是草坪照样被人践踏。厂房里有“禁止吸烟”的字样,但是员工照样在厂区吸烟,为什么会这样呢?因为这些禁止的内容,根本没有惩罚性,如果把那句标语改成“禁止吸烟,违者罚款”,甚至更具体一些“禁止吸烟,违者罚款100元”,那么这项规定就更有约束力了。

因此,管理者一定要搞清楚:制度是干什么的?制度是规范人们的行为的,让人们按照一定的标准去行事,如果员工没有做到,要承担什么责任?是扣奖金、扣工资、降级,还是辞退员工?当然,具体怎样处罚,还需管理者自己思考清楚。

5把制度细化为可以有效执行的流程

曾有一位从事体育科研的专家对世界上夺得110米栏的冠军进行过分析,对他们跑步和跨栏的动作进行了细致的分析,并将他们连续复杂的动作分解为简单的步骤。最后整理出简明的、可参照的训练流程,然后指导110米栏的运动员按照这个流程训练,结果成绩提高很快。这就是按流程办事带来的高效率。

一位来自于全球管理咨询公司麦肯锡的一位顾问曾说:“你所要做的事,如果以前有人做过,你最好把这个人找出来。如果你能把这个人的成功经验流程化,然后按流程去执行,你就一定可以提高绩效。”这句话充分肯定了按流程办事的价值。

很多企业管理者羡慕世界500强、跨国公司的员工,因为他们执行力超强,管理者丝毫不用担心员工执行出问题。可是,有多少人思考过:为什么那些公司的员工执行力强呢?是因为他们的职业化、素质高?还是因为他们天生就有主动做事的意识?

其实,没有人天生就是自发自动的工作狂,那不过是管理者理想化的奢望。正如巨人集团的创始人史玉柱在一次电视节目上所说的那样:“永远不要期望员工像老板一样工作,那不现实。”事实上,在这个世界上,能够自发工作的员工,真的是寥寥无几。

那么,世界500强公司、跨国公司的员工为什么那么有执行力呢?其实,真正的原因是那些公司能够把制度细化为可以有效执行的流程,简单地说,他们推崇按流程办事、按流程执行。所谓流程,就是做事的步骤和程序,有了清晰的流程,员工就明确了岗位职责和执行标准,执行起来就可以少走弯路,执行效率也会大大提高。

流程就是执行的工具,如果你的员工都能按流程执行,那么他们的执行力就会体现出来。这就是为什么越是优秀的企业,越重视流程化办事。因为他们尝到了按流程办事的甜头,发现了流程化对企业发展带来的作用。

丰田汽车公司就十分强调流程。当一件事出现问题时,团队的领导一定会问下属:“你有没有按照标准化工作执行?”在解决问题的过程中,领导者往往会对照操作人员的执行流程,一步一步地检查,看员工是否按流程执行了。如果员工完全按流程操作仍然出现了问题,那么领导者会考虑对这些标准步骤加以修正。

由于这套流程的推行,世界上只要有丰田车的制造厂,那里就有全球统一的高品质丰田汽车。这是丰田能够在全球获得成功的重要原因之一。

按流程、按标准执行看似烦琐,实际上保证了工作质量。也许有人觉得按流程执行太过死板,太过教条,太过循规蹈矩,于是他们自作聪明地省掉某些看似不必要的流程,以为这样可以加快执行进度,却不知,执行少了一个环节,就多了一分安全隐患。

2009年4月10日上午,山西太原火车站附近发生了一起汽车爆炸事件,造成一死一伤的悲剧。这起悲剧发生在一家汽车维修部内,原因是一位工人在修理汽车时,违规操作,导致油箱爆炸。

这位工人到底怎样违规操作了呢?原来,这名工人在给卡车焊接油箱时,没有对油箱进行抽气(含氧空气),就迫不及待地进行焊接,结果引起了爆炸。正确的操作流程应该是,先把油箱内的汽油放干,并对油箱进行抽气,让汽油全部挥发,然后才能进行焊接。

有人说,中国人脑子特别灵活,擅长变通,而且把变通的智慧发挥到各行各业的各个环节。无论是在为人处世方面,还是在工作上,变通无处不在。变通无可厚非,但要看什么事情。在为人处事上,多一点变通未尝不可,但是如果在执行中随意变通,并以走捷径为骄傲,那就不值得提倡了。

因为在很多时候,变通并不能给执行带来效率,反而会出现一些意料不到的问题,从而降低工作效率。更重要的是,很多工作涉及到团队协作,你在这一环节上变通,节省了某些环节,导致工作出现问题,就会影响到别人的工作环节,最终影响团队的工作质量。