书城管理不懂带人你就自己做到死
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第7章 用制度管人,按制度办事(1)

车水马龙的道路上如果没有红绿灯的规范,就会陷入混乱;公司里如果没有制度的约束,就无法正常运转。身为企业的管理者,要想保持企业的稳定发展和高效运营,就必须建立一套合理的制度,用制度管人,按制度办事,只有这样才能让“坏”人在好的制度约束下不敢做坏事,慢慢地变成好人,而让好人在制度的保护下,能够充分发挥自己的激情和干劲,为企业的发展注入无穷的能量。只有这样,企业才能长久地发展。

1伟大的企业从伟大的制度开始

管理是树木,制度是滋养万物的土壤。只有土壤肥沃,才能培育出茂盛的植物。怎样的制度才称得上是肥沃的土壤呢?答案是合理完善的制度,这是规范企业、约束员工的有效保障。只有不断完善的制度,才能让管理走向规范化,才能让管理者从繁琐的事务中解放出来,为员工提供舒适的创造空间。

著名的英特尔公司从创立的那一天开始,就十分强调制度的重要性,公司各个方面都有清晰的制度规定。比如,每天早上的上班制度,就是最明显的例证。

在英特尔,员工每天早上8点开始上班,如果谁8:05分才报到,就要上“英雄榜”,背负迟到的“罪名”,即使他前天晚上加班到半夜,第二天仍然要8点钟准时上班。这个规定始于20世纪70年代,当时社会盛行嬉皮士运动、个人享乐主义,英特尔公司为了规范员工,才出台了这种严格的上班制度。

除了上班制度之外,英特尔公司的其他管理制度也很严明,从制造、工程和财务,甚至行销部门,每件事都有清楚的规范,人人都以这些规范为准则。如果谁逾越了这一规则,就将受到制度的惩罚。很多公司强调人性化管理,但英特尔却强调制度胜于一切。

如今的英特尔实力之强大,令众多企业仰视,但是当年它也是从小企业发展而来,只不过它一开始就注重制度,而且有一套完善的制度,这才有了英特尔的今天。因此,与其羡慕那些公司实力有多么强大,不如借鉴他们的制度有多么合理完善。比如,著名的玫琳凯公司,在用制度管理企业方面,也是独树一帜的代表。在直销领域,玫琳凯公司是一个成功的典范,其管理制度、管理方式颇受业内关注。

在玫琳凯公司,有一套合理完善的奖励制度,每年公司用于奖励员工的奖金总额高达3800万美元,极大地激发了员工的积极性。

玫琳凯公司的奖励制度规定:当美容顾问的订单达到一定的数量时,就可以享受公司给予的服务费。比如,如果订单金额在800~1200美元之间,就会给13%左右的服务费;1800美元以上就会得到20%的服务费;如果员工卖出一定的产品就会得到一条缎带;业绩达到一定标准的员工,会得到特别设计的别针,这些别针充满着特殊的意义。

玫琳凯有自己的杂志,专门在公司内部发行,这本杂志每月发行一次,主要刊登受到奖励的优秀员工的相关信息,通过这本杂志,全体员工可以相互分享优秀员工的工作经验。

玫琳凯每年都会给业绩优秀的员工海外旅游的机会,受到奖励的员工可以带着自己的家属一同去旅游。当然,除了这些奖励,公司还奖励员工名车、竞赛奖金等,这很好地激励了员工不断开拓市场。

合理完善的制度是企业管理的法宝,是企业发展的保障,伟大的制度造就伟大的企业。那么,什么样的制度才称得上是伟大的制度呢?伟大的制度有这样几个特点:

首先,伟大的制度是不断完善、不断发展的制度。

所谓伟大的制度,其实并非一成不变的制度,它往往是在某些特定时期非常适合企业的制度,并随着企业的发展,不断地挑战和完善,始终与企业的发展保持协调,这样才能让企业保持生命力。

伟大的制度需要在变化中求和谐,在和谐中求发展,在发展中求完善。大到治理一个国家,小到管理一个企业,制度都需要不断创新,不断创新的制度可以为企业的规范管理提供支持,为企业提供竞争力。而一成不变的制度则会制约企业的发展。

曾经有一家公司有一项滑稽的规定:以发生意外事故的多寡来决定是否表彰员工。可笑的是,这项规定用在几乎没有危险的工作场所。因此,生产车间的管理者几乎年年受到表彰,这让其他部门的管理者很不服气。要知道,这项规定之所以出台,是因为当年生产车间的设备落后,经常发生意外事故。后来,企业的设备不断更新换代,但是这项制度没有废除,所以,才有了如此可笑的情况。

其次,伟大的制度不是完美的制度,而是合理的制度。

很多人以为,伟大的制度是完美的制度,是没有任何缺点的制度,其实不然,就像这个世界上没有一个完美的人一样,这个世界上也没有一个完美的制度。所谓伟大的制度,其实更确切地说,是一个合理制度,趋于完善的制度,符合企业实际情况的制度。所以,有些公司的制度很好,但照搬过来不一定适合你的企业。

再次,伟大的制度可以把管理者从繁琐的事务中解放出来。

作为一个管理者,相信有时你会感到焦头烂额。因为公司的很多问题都要你去解决,大家各行其是,没有一个规范大家的合理制度。如果你碰到了这种情况,那表明你的公司需要一套合理的制度。优秀的制度可以让全体成员在规范下行事,可以把企业管理工作变得简单,一切常规事务的处理,都有章可循,企业内部的一切工作,可以处于一种有序的状态中。

最后,伟大的制度可以让员工充满激情和创造力。

伟大的制度会保护好人,规范坏人,让坏人没办法做坏事,因为一旦他们做坏事,就会受到制度的处罚。这在某种程度上,是对好人的一种保护。在伟大的制度的规范下,只要员工认真对待工作,积极创新,他们都能得到制度的认可,并获得相应的奖赏。

2没有规矩,不成方圆

俗话说:“国有国法,家有家规。”凡是都要讲个规矩,做人有做人的规矩,做事有做事的规矩,管理企业同样有管理企业的规矩。如果没有规矩,那么企业经营就非常容易变得混乱。如果有规矩不遵行,有章不循,规矩也会成为一纸空文,对企业管理产生不了任何作用。对企业管理而言,“没有规矩,不成方圆”这句话是绝对的真理,它主要会产生以下几种不良的后果:

首先,职责不清造成的无序。

在有些推崇“人治”的企业和制度不规范、不合理的企业,经常会出现这样的情况:某项工作好像两个部门都负责,但其实谁都没有真正负责。一旦出了问题,两个部门就开始相互推诿责任、纠缠不清、整天扯皮,使企业运营陷入无序之中,造成极大的资源浪费。

其次,业务流程的无序。

在很多不讲制度、不按规矩办事的企业,领导者往往采取的是人治的模式,采用直线职能制的纵向部门设置,而忽略横向的业务流程,各个部门大多以本部门为中心,考虑的是一项工作在本部门是否进展顺利,而较少以整个企业为中心,与其他部门协调配合、从而导致流程的混乱,使工作无法顺利完成,需要反复协调,加大了管理成本。

再次,协调不力造成的无序。

一般来说,协调不力表现为商机的指示不明确、信息传递不明确、业务流程不明确等情况。比如,由于制度不规范、不合理或根本没有制度,企业根本没有明确规定某项工作由哪个部门负责,导致权责对应不明确,导致部门间出现断层,相互间的工作缺乏协作精神和交流意识,彼此都在观望,结果工作没人管,小问题也被拖成大问题。协调不力是管理工作最大的弊病,它使整个组织无法产生凝聚力,缺乏团队意识,导致工作效率低下。

最后,有章不循造成的无序。

很多企业虽然制定了规章制度,但是大家并没有把制度当成自我规范的守则,没有自律。尤其是领导者,没有以身作则,不按制度进行管理考核,造成有章不循、有章无序的状况,影响了制度的威严,损害了遵守制度的那些员工的积极性和创造性,影响了整个团队的工作效率和质量。

通过上面的四点分析,我们可以发现:规章制度对企业管理而言,其重要性是不言而喻的。身为企业管理者,一定要想办法用制度来经营和管理企业。在这一点上,老干妈的创始人陶华碧做得很好。

陶华碧从小到大没有读过一天书,但是当她的老干妈公司越办越大时,她意识到只靠自己来管理是不行的,必须制定合理的规章制度,用制度来管理公司。为此,她想到了自己的长子李贵山。

李贵山是一个转业军人,做事非常讲规矩。进入老干妈管理层后,他第一件事就是处理文件,整章建制。他经常把规章制度读给陶华碧听,陶华碧听到重要处时,经常站起来说:“这条很重要,要制定得更具体一些。”当她听到不妥之处时,就会立即口述更正,然后再由李贵山修改……如此反复多次,直到满意,她才会在材料的右上角画个圆圈。在李贵山的协助下,陶华碧的老干妈公司终于制定了规章制度,而且制度宽严并济,奖惩分明。

规章制度制定之后,并不意味着万事大吉。很多管理者认为,规章制度是给普通员工制定的,是用来规范大家的,而把自己置身于规章制度之外。其实,身为管理者,更应该身先士卒,率先垂范,为员工树立一个遵守规章制度的榜样,这样才能带动大家积极遵守规章制度。

在美国IBM公司董事长沃森身上,曾发生过这样一件事:

一天,沃森陪同一个国家的王储来工厂参观,走到厂门口时,两名警卫拦住了他们:“对不起,先生,您不能进去,我们IBM的厂区胸牌是浅蓝色的,行政大楼工作人员的胸牌是粉红色的,你们佩戴的粉红色胸牌是不能进入厂区的。”

沃森的助理彼特见状,马上对警卫叫道:“这是IBM的董事长沃森,难道你不认识吗?现在我们陪重要客人参观,请放行吧!”

没想到警卫却说:“我们当然认识沃森董事长,但公司要求我们只认胸牌不认人,所以我们必须按照规定办事。”

面对这一情况,沃森高兴地赞扬了警卫的尽职,并安排助理立即给大家更换了胸牌。

沃森身为公司的董事长,其拥有的权力至高无上,但是在规章制度面前,他和普通员工是平等的。他没有以董事长的身份自居,更没有凌驾于制度之上,这种敬畏制度的表现,值得每一位管理者借鉴。

在中国企业界,联想集团的总裁柳传志也是以身作则、遵守制度的典范。联想集团每周都会召开一次办公例会,有一段时间,经常有参会的领导因为各种原因迟到,会议经常因迟到者而中断,极大地浪费了大家的宝贵时间。

鉴于这种情况,柳传志决定在会议制度里补充一条:迟到者要在门口罚站5分钟,以示警告。纪律颁布后,开会迟到现象有了明显好转。但不久之后,柳传志因电梯出现故障,被困在电梯里导致开会迟到。走进会场之后,他自觉地罚站5分钟。很快,这件事在联想就传开了,全体员工为柳传志的做法喝彩,其榜样的效果不言而喻。

在企业中,管理者是众人瞩目的人物,其一举一动,都会对其他员工产生很大的影响。如果领导者严于律己,遵守公司制度,对员工而言无疑是一种良好的示范。大家会想:领导都遵守制度,我还好意思违反制度吗?这样一来,大家的自觉意识就会提高。

对于不遵守制度的员工,管理者有必要按制度办事,当批评则批评,当惩罚则惩罚,绝不姑息纵容。只有这样,才能维护制度的威严,才能建立按制度办事的企业文化。在这一点上,《孙子兵法》的撰写者孙武的做法,值得每一位管理者参考。

吴王为了考察孙武的练兵能力,特命他训练宫里的一群宫女。孙武自信地接受了这一任务,他将列队操练的要领讲得清清楚楚,但正式喊口令时,这些宫女依然嬉戏打闹、笑作一团。孙武又喊了一遍口令,但宫女们依然我行我素,不听指挥。结果,孙武对带头的两位宠姬处以斩首的处罚。顿时,场上立即肃静下来,宫女们再也不敢有令不遵、有章不循了,结果孙武把这群女人训练成了一只纪律森严、令出必行的军队。

从孙武练兵的故事告诉我们,合理的规章制度一经制定,就必须严格执行。如果有制度,却不按制度办事,当员工违反了制度时,管理者不对违反者予以处罚,那么制度的威严就得不到维护,如此一来,企业就没了规矩。只有严格按制度办事,制度才是有效的,才能对企业管理起到积极的作用。

3一套好的制度比多几个人管理更有用

一代伟人邓小平同志曾精辟地论述了制度的重要性,他说:“制度好可以使坏人无法任意横行,制度不好可以使好人无法做好事,甚至走向反面。”用制度来管理企业,来解决问题,是一项比用“人治”来管理企业更重要的管理之策,是一项更有稳定性、长期性和根本性的管理之道。

很多企业在创立之初,由于创始者的能力和个人魅力出众,即使没有规范的企业制度,他们也能带领企业走向某一发展高度。然而,当他们卸任之后,如果企业依然没有规范的制度,那么新任的领导者就很难带领团队超越创始者,而且很容易走下坡路。即便企业多聘请几个能力出众的管理者,如果没有一套好的制度,也难以把企业经营和管理好。

相比之下,有些企业在创办之后,有一套好的管理制度,无论企业接班人、管理层如何更替,无论企业经历了怎样的风浪,只要企业按照这套制度去管理,并随着企业的发展,不断完善制度,企业也能一步步发展壮大。所以说,一套好的制度,比多几个人管理企业更有效,好的制度才是真正的老板。

慧聪网董事局主席郭凡生曾表示,“把坏人变好人”的制度能造就伟大的公司,而一个腐朽没落的制度只会把聪明人变笨、把勤劳人变懒。所以,管理企业和员工,靠的是制度。好制度才能激励员工,才能保护员工的积极性,使坏人干不了坏事,不得不做好事。时间长了,坏人就变成了好人,这就是最伟大的制度。

不好的制度会把“活人”变成“死人”,而好的制度能把“死人”变成“活人”。

17至18世纪,英国船只经常押送犯人到澳洲,当时私营船主是按上船的人数收钱的。由于每艘船运送的犯人数量过多,船上生存环境恶劣,加之船主为了多赚钱,克扣犯人的食物,导致很多犯人因饥饿、患病在中途死去。更残忍的是,有些船主还会虐待、毒打犯人,甚至干脆将犯人扔进大海里。

后来英国政府制定了一项新规定:按活着到达澳洲的犯人数付钱给私营船主。这一下,船主们马上绞尽脑汁,千方百计地让犯人活着到达目的地。从那以后,犯人中途死亡率大大降低,最低死亡率只有1%,而原来最高死亡率竟高达94%。

不好的制度会使企业遭遇发展瓶颈,走向山穷水尽,好的制度可以使企业迎来柳暗花明,走向充满希望的春天。