书城管理经纪人及其管理
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第10章 经纪业务基础(1)

内容提要

经纪人通过沟通交易双方并使之成交的经纪业务来获得报酬。经纪成效的大小很大程度上取决于经纪业务技能的高低和经纪时机的把握,因而经纪人要有信息意识和信息收集处理技巧,充分掌握经纪业务技能和运作程序,熟悉相关的合同,顺利促成交易。

信息的采集与处理

一、经纪人的信息意识

信息是经纪人最主要的资本。掌握信息,也就意味着掌握了赚取利润的资本。因此,作为一个经纪人要不断地充实自己的资本,格外珍惜自己的资本。为了扩大自己的资本,经纪人要注意以下几点:

1.要加强信息意识

经纪人要树立信息无处不在的观念,把世界作为一个信息对象,自觉地从身外的世界中分析、洞察出潜在的情报。信息意识的突出特点是反应速度快,随时主动把客观现实同某一个用户的需要迅速联系起来。脑子要时刻绷紧获取信息的弦,有一种强烈的捕捉、获取信息并将他们和自己的业务联系起来的愿望,这样就能迅速收集到大量有用的信息。

2.要培养自己的信息智力

智力是一个综合体,它包括观察力、记忆力、思维能力、想象力及实际操作能力。信息智力就是人在获取信息时,这五个基本能力的综合运用的过程,它的表现形式是人对所关心事物的敏锐洞察、高速分析及反馈、判断的过程。经纪人要努力锻炼自己的智力,并将它运用到对信息的处理上,这样才能做信息的主人,赋予信息以神奇的魔力。

3.要锻炼自己的信息意志

捕捉信息会遇到很多困难,如何克服困难,锲而不舍地捕捉信息,就靠经纪人的意志力了。顽强的精神、不达目的不罢休的毅力以及一往无前的勇气,是每个经纪人锻炼自己信息意志的主要内容。

4.要有充足的信息知识储备

当今社会各种新学科、新技术、新知识层出不穷,知识更新换代如白驹过隙,商品市场瞬息万变。对一个产品,经纪人不能对它一无所知,否则就无法知道什么人可能要,什么人可能有。此外,诸如产品的市场占有率信息、产品价格信息、产品开发信息、消费水平动态信息和国家经济政策信息等的收集,势必涉及各方面的知识,需要各方面的知识储备。只有有了充足的知识储备,才能理解和分析信息,作出迅速准确的判断。所有的经纪公司或经纪人个体,都应当建立自己的信息库,用现代化手段来储存、利用、掌握商品信息,为消费、生产、流通服务。如果资金投入拮据,也可依托某信息中心、信息网络或有偿咨询,来储存和利用信息。

5.要建立广泛有效的信息网络

捕捉信息的途径很多,经纪人要拥有较常人更为丰富的信息,就要充分利用他们拥有的人际关系资本。经纪人必须有许多的信息来源渠道。除了传播媒介这个普惠于人的渠道外,还要靠自己的朋友。要充分利用自己的朋友、亲戚、同学、同事、同乡等信息资源;注意挖掘网络、报纸、广播、电视、书刊、各种信息档案、信息汇编等多种信息渠道;还要注意和各种信息多产单位如政府机关、科研机构、各企业公司、各种协会、团体组织建立广泛的联系,使信息的收集既快又新,具有实用价值。另外,经纪人在开展业务活动中,广泛地接触委托方和第三方,熟知商品、技术、资金等各方面的需求和供求的情况,也可以获得大量的信息。

6.要提供高效的信息服务

经纪人从事的是一种带服务性的工作,信息服务是经纪人获利的根本。要获得更多的利润,经纪人需要提高信息服务的效率。高效率的服务,也可算做经纪人的资本。经纪人必须懂得信息的时效性和信息的真实性,不失时机地作出决策,热情地为委托人、买卖双方穿针引线,牵线搭桥,当好商界的“红娘”。

总之,经纪人的资本构成有它的特殊性,它的资本主要就是信息。获取和传递信息,主要靠广泛的关系和高效率的服务。经纪人要树立科学的信息观,既不能把信息简单化,把道听途说的消息当作准确的信息不加分析地用来指导自己的行动;也不能把信息神秘化,应科学、准确地收集和运用信息。

二、信息收集与处理

1.经纪活动中信息的本质和作用

从本质上讲,经纪活动是一种特殊的决策过程,是通过对有关信息的收集、整理、加工,并运用思维的联想、推断等进行决策,然后通过多种信息媒体将信息发送出去,并进而解释和采取一系列行动的一种综合系统工程。

经纪活动是依靠信息进行的。信息的本质是不确定性的减少和消除,是熵减过程。它是一切决策的依据,是决策思维的原料。没有信息,思维就根本无法展开,也根本谈不上经纪活动的决策。所以,信息全面、及时、有效,对于一名经纪人或经纪机构来说是一个根本的前提条件。信息闭塞、短缺或不及时,经纪活动的决策思维就缺少了材料和依据,经纪人的思维形式也就只能是简单的、单向的,甚至会导致错误决策,造成一系列的经济损失和其他经济后果。因此,经纪人的基本职能之一就是尽可能多地、广泛地、及时地收集、加工、发送信息,这是经纪活动决策所要做的第一工作。

2.信息收集的途径

收集信息需要花费大量的人力、财力和时间,但信息收集是不可缺少的工作。信息是经纪人最主要的资本构成,收集信息对他们来说是一种资本积累。信息的收集应遵循一定的原则:第一,针对性。对要收集的信息的目的、对象、任务心中有数,有针对性地开发、拓宽信息渠道。第二,及时性。信息往往千变万化,瞬息即逝,有极强的时效性,信息的收集必须快速、高效。第三,系统性。信息往往是片断的、缺乏内在联系的,需要经纪人从大量的片断信息中找出信息的系统性,去认识信息所折射出的事物变化的内在规律和发展趋势。第四,准确性。信息的准确性即真实性,要求经纪人从实际出发,对大量的信息进行筛选,去伪存真,使之成为可以指导经纪人经纪活动的有用信息。

收集信息主要通过以下途径进行:

(1)通过网络、广播电视等媒体收集信息。网络等媒体传播的信息量大、速度快,信息加工处理也相对容易,是信息收集最为快捷、经济、方便、有效的方法。

(2)通过机构收集信息。这种方法是请符合自己要求的机构,如图书馆、信息中心提供资料。同时研究所、电台、报社等机构也可以作为信息源加以利用。展览会、交易会、订货会等场所提供的信息则往往是经纪人新信息的宝库。

(3)通过出版物收集信息。在出版物上收集信息只要浏览索引和内容介绍,就可以十分方便地收集到。有关信息汇萃的汇总类报刊书籍很多,经纪人应该经常浏览。

(4)通过信息市场和信息咨询公司收集信息。信息市场和信息咨询公司有现代化的技术设施,信息量大,只要支付一定的费用,就可以获得相关信息。

(5)通过个人收集信息。以个人为对象收集信息最重要的是人际关系网,朋友多,信息源就多。经纪人除了广交朋友,扩大信息渠道外,还可以充分利用自己的亲戚、同学、同事、同乡等信息资源。

(6)通过参加各种社会活动,也可以获得一定的信息。

3.经纪活动中信息的种类

经纪活动中信息的种类很多。对于经纪人来讲,除了供求信息,还要有各种各样的专业知识。微观方面,经纪人不仅要掌握自己经纪的商品的买价和卖价,了解替代商品的优劣、价格、其他交易市场的价格等,还要了解交通运输费用,商品的功能、特点、包装、质量、售后服务等各种信息;宏观方面,除了解物价上涨幅度、国家银根松紧、投资规划重点、对外经济政策外,还要了解各部门的法律、法规等信息。每个经纪人都有自己的信息库,根据行业的不同,每个信息库的侧重点也不同。而且,每个信息库也都在不断地吸收新的信息,淘汰过时无用的信息,在信息的流动中产生它的效益。一般来说,经纪人要掌握的信息有以下几类:

(1)市场信息,是指反映市场经济活动特征及其变化的各种消息、情报的总称。

(2)科技信息,包括科技商品的特点、新产品的信息、科技市场的相关信息和相关领域发展动态等。

(3)客户信息,包括与委托人的接触、对客户和潜在客户资信的了解等。

(4)政策法规信息和国家经济发展信息。经纪人的活动必须在法律法令和政策允许的条件下进行,并受社会经济发展的影响和制约。因此,必须掌握与此相关的信息。

此外,经纪人还应具备预测信息的技能,并能有效利用反馈信息为自己的经纪活动服务。

4.获取经纪活动信息的方法

(1)问卷调查。设计合理的、有针对性的问卷,从回收的问卷中整理出有用的信息。

(2)典型调查。对具有典型性示范意义的交易,可以作典型性调查,为其他类似交易铺路。

(3)实地观察。对成交量或风险比较大的交易,在条件许可的情况下,可去实地观察。

(4)询问、走访。询问、走访,是指经纪人前往有关单位了解情况或请调查对象来座谈,向专家咨询,以及向重点客户征求意见。

(5)电话调查。

(6)剪报。

5.信息的筛选与分析整理

在信息数量以几何级数增长的现代信息社会中,经纪人一方面要尽可能地收集更多的有用信息;另一方面也要注意剔除没有多大用处的信息。筛选、分类整理是为了剔除无用的信息,并能迅速检索出已收集到的信息来应用。收集到的信息往往是来自多方面的,而且是十分庞杂的。如果就按原样堆积,日后想立即得到所希望的信息,肯定是很困难的。因此,按一定的要求将收集到的信息加以筛选分类,使之成为一个有组织的体系,这是经纪人应该具备的能力。

筛选时采用的方法有:(1)查生法。其目的是为了剔除重复信息,是筛选信息最简便的方法。(2)时序法。逐一分析时间顺序排列的信息资料,在同一时期内,取新舍旧,以保持信息的时效性。(3)类比法。把信息按照业务范围或按空间、区域、产品层次分类对比,接近的保存,否则可以剔除。(4)评估法。经纪人若有扎实的经纪业务知识,非常熟悉自己的业务范围,仅凭信息目录、提要或索引等就可决定取舍。

在筛选的基础上,对信息进行分析整理。经纪人进行信息分析整理时应遵守以下原则:

(1)用户第一原则。经纪人应按照使用人,即用户第一的原则来进行分类整理。

(2)综合原则。分类的原则不是细分,而是分类的综合。对信息分类时,不是从细小处开始,而是按大分类、中分类、小分类的顺序进行的。

(3)简单原则。一般人有个错觉,以为只有复杂的系统才是最高级的系统,其实,好的系统往往是超越复杂之后的简单。

(4)并列的原则。相关联的信息,必须并入相近的类别之中,各类别之间应相互排斥,不能重复或交叉。

分析整理信息,一般分三个步骤:(1)对信息进行系统分类,并编制代码;(2)对信息给予适度的必要限制;(3)对信息进行质的提炼。

经纪运作的一般程序

经纪运作程序是指经纪人依据自己经纪业务的实际来设计的运作过程。科学的运作程序,是经纪中介服务获得成功的保证。

不同经纪人的经纪运作程序是不一样的。就一般经纪业务而言,经纪运作程序包括:接受委托、签订经纪合同、寻找合作伙伴、业务洽谈、促成交易、获取佣金。

一、接受委托

委托是经纪运作的开始,是经纪活动的起点,它是指依当事人和经纪人双方约定,当事人为委托人,经纪人为受托人,经纪人接受委托人的委托。

1.经纪人在接受委托后必须承担的义务

(1)按照委托人的委托要求处理委托事项,不得违背委托人的指令。

(2)经纪人在经纪运作中必须事必躬亲,不得将受托的事务转托给其他人。如果需要转托,必须事先经委托人同意。

(3)及时报告处理事项的情况。找到适合的合作伙伴,及时向委托人汇报最终结果,促成交易。

(4)妥善保管委托人交付的样品、预付款、保证金。经纪活动完结后,及时退还给委托人。

(5)经纪人由于自己的过错,给委托人造成损失,经纪人应当依约履行法律规定,承担赔偿责任。

2.委托人在委托经纪人后应该承担的义务

(1)支付费用。支付的方式可分为预付和偿还两种。

(2)清偿债务。委托人对于经纪人在授权范围内处理事务所产生的债务应当清偿。如果经纪人超越授权范围从事经纪活动,委托人对此没有明确表示反对,依照《民法通则》有关规定,视为委托人同意,故委托人对经纪人在此期间所负的债务,同样负有清偿义务。

(3)支付佣金。委托人负有及时向经纪人按费率如数支付佣金的义务。

(4)赔偿责任。经纪人在经纪活动中由于委托人的指令造成的损失,委托人应当负责赔偿。

二、要约和承诺

(一)要约

要约是指当事人的一方(要约方)以缔结合同为目的,向对方(相对人)即受要约人所作的一种意愿表示。也就是由一方通知另一方表示有与他订约的一种意愿。要约内容必须具体、明确。要约人提出要约时,除了表示订立合同的意愿外,还必须提出订立合同的主要条款,以及受要约人作出承诺的时间和方式,以便受要约人考虑是否接受要约。

要约人在得到受要约人的认可后,要约开始生效。在要约的有效期内,要约人受到要约的约束,有与受要约人订立合同的义务。对此要约人必须认真对待,不得随便撤回要约。

要约有口头要约和书面要约两种。口头要约从受要约人接受要约时开始发生法律效力;书面要约在送达受要约人时发生法律效力。要约生效后,受要约人只是取得了承诺的资格,还没有承诺的义务。

要约方和受要约方是经纪当事人的双方,如果委托人是要约方,那么经纪人就是受要约方。要约方有权要求受要约方按合同约定实施居间行为,如果受要约方不能履行其约定的义务,要约方有权拒绝支付佣金;如果因受要约方不实报告或隐瞒实情,造成要约方的利益受到损害,要约方有权就受要约方的违约行为要求赔偿损失,终止合同。同时,要约方也必须履行自己的义务,即在受要约方的经纪活动资格取得的同时,依据合同约定,要约方应该向受要约方偿付费用。

如果要约人是经纪人,委托方便是受要约方。那么要约方应该本着诚实信用原则,将其所了解、所掌握的对方情况如实报告给受要约方,不得隐藏真相,违背受要约方意愿,损害受要约方的利益。要约方还必须真实地为受要约方提供信息、订约条件,努力促成双方达成协议,此时,要约方才有权得到佣金。

受要约方对要约的内容,如合同标的、数量、质量、价格或者报酬、履约期限、地点和方式、解决争议方法等的变更,是对要约内容的实质性变更。这种对要约内容作出实质性的变更后的要约,为新要约。