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第33章 库存不是资产而是负债——库存管理(1)

(第一节)库存管理工作要点

一、仓管管理的基本要求

(一)仓库所处位置是否方便生产

仓库处在什么位置,是仓管管理首先要面对的问题。好的位置,可以更容易地进行物资验收、办理进仓、储存物资、发料、搬运、更容易盘点。

(二)仓库规划是否方便库存作业

(1)在对仓库进行规划时,要正确地划分存储区域,并将专门的物资摆放在相应的位置上,便利于物资的识别。

(2)仓库区与工作现场之间的通道要顺畅,有利于物资运输。

(3)每个仓库要有相应的进仓门和出仓门,并做明确的标牌,方便物资进出。

(4)测定安全存量或定额存量,并设有标示牌,利于对物资进行控制。

(5)仓区设计应该考虑安全措施。

(6)应该有仓库平面图,用来反映该仓库所在的地理位置、周边环境、仓区仓位、仓门各类通道、门窗、电梯等内容,有利于仓库工作的统筹。

(三)仓库的大小要合适

仓库的大小决定着物资储存数量的多少。仓库大小要适当,既不能按物资的最高存量来设计仓库的大小,也不能按仓库的最低存量来设计。仓库大小如果取决于最低存量,则会因为仓位太小而导致仓位之间的距离较大,空间使用效率不够;仓位大小如果取决于最高存量,常会造成仓位过大的现象。空间过于拥挤,导致工作难以进行。因此,仓库大小应该用正常存量决定。仓库间的间距也应适中,既能最大限度地利用有限的空间存储物资,又不影响工作的便捷、安全。

(四)进行区域分类

仓库的区域分类包括未入库和已经入库两大类型。

1.未入库物资的分类

未入库的物资暂时放置在收料区。收料区一般区分为以下几个区域。

(1)进料待验区。仓库收料人员收到物资后,将物料放在此区域,等待检验。

(2)进料合格区。经检验合格后,放到此区域等待入库。

(3)进料验退区。经检验不合格的物资,放置在此区域,等待供应厂商处理。

2.已入库物资的分类

在将合格的物资入库时,可以采取以下几种方式来划分存储物资的区域。

(1)按物资的类别与性质划分存储区域。

(2)按生产部门对物资的管理来进行分类。例如原材料、辅助材料、零部件等。

(3)按物资的自然属性进行分类。例如怕光、易碎等。

(4)按物资发送地区分类:例如生产部门的半成品、检验部门的成品等。

在对物资进行分类时,应该注意分析总结物资的进出规律,有计划地调整货区、货位;做好季节性的调整,对于怕热、怕冷的生产物资,应该依据室内温度的变化及时调整储存场所;做好日常的货位区域调整与货位间距调整,使物资的进出与货位得到平衡;预留机动货区,保证日后进料工作。

(五)物资存储过程中的注意事项

1.保证存储物资的安全

对于危险的生产物资,应依照国家的相关规定进行处理,利用特备的危险货品仓库隔离保存;采用安全的堆积方法且应确认可耐某种限度的冲击与打击;堆放物资要考虑物资的耐压程度,不能因放置过高而将物资压坏;易破损物资应置于稳定的场所,并贴上“易破”或“不能倒放”等识别标签,以引起注意;贵金属或高价品应放置于可以锁的柜棚或保险箱内,并确保数量,随时检查。

2.注意防潮、防水、防火

避免使用潮湿的地方做仓库,尽量用卡板垫底;应采取防火、防水、防盗等防护措施,对灰尘、公害、虫害等问题要考虑周到;保持适当的温度、光线、湿度及通风条件;应采取除锈措施,注意对酸、碱、盐的防范。

二、仓库货位规格化管理内容

(一)仓库货位规格化管理的要求

(1)货位规格化管理是在物资分类的基础上,根据物资的分类目录、储备定额、物理化学性质等特点,把物资储存位置范围内的房、棚、场、楼层、仓间、货架、过道等,按照地点、位置顺序编列号码,做出明显标志,以有利于物资的进出,将计划管理、业务管理和统计报表的需要、采购、生产等环节进行有效衔接的方法。

(2)货位规格化管理必须要让保管员明确每批物资的存放位置,能方便地进行管理与识别。

(二)货位规格化管理的方法

在需要的情况下,仓库物资管理人员应该利用货架方便、快捷地找到相应的物资,减少寻找时间。要完成这一项工作,首先就遇到编排方法的问题。在仓管管理工作中,最基本的方法就是实行“四号定位”(库房号、货架号、层次号和货位号)。

1.以品种为单位的货架、货位排号

先确定存放在哪个区域,然后划分某类物资的存储区域,然后再进行格的编号。比如把1~9排作为原料区,10~20排作为辅料区,21~25排作为维修工具区;又如1号仓间9排原料区第4格。

2.以物资编号代替货架、货位排号

对于那些进出频繁的、零星散装的物资,可以采取这种方法。

生产管理制度表格流程规范大全第二部分缔造完美的生产流程3.以排为单位的货架、货位排号

先确定存放在哪个区域,然后将仓库内的所有货架,按照进入库门的方向,从左单号到右双号进行排列标号。然后对每排货架按照从上到下、从前到后的顺序编号。例如6号仓间进门第6排(库房右侧)第5格。

(三)进行货位规格化编制的注意事项

进行仓库的货位规格化编制时,应该注意如下问题。

1.编号的朝向

编号朝向应该以进门方向、左单右双、从前向后的规则进行编制。

2.段号的间隔

段号间隔取决于存储物资批量的大小,编排号段时可每隔一两米沿着货位画线,号段间隔应该等距离。

3.标记的制作

货位规格化中的标记往往采用阿拉伯数字标注。

4.存放注意

在仓库货位的排列上,对不同类的物资,应另起货架或另行存放在一层上;如果无储备定额,可根据常备物资目录进行安排,并在货架上留有适当空位;物资本身的自然属性及灭火方法相抵触时,不能安排在一起存放。

5.物资的编码要求

库存中的所有物资都有自己唯一的编号,号码不能互相重复;编号要按物资的分类顺序进行分段编排。物资的编号不是库存所有物资的一般顺序号,而是分类的分段顺序号;编号应尽量简短,以便于记忆和使用方便。

(四)无人仓库的管理

将货位进行规格化处理,有利于将物资存储于计算机中,这样就可以提高自动化管理水平。在土地资源日益稀缺的情况下,有限的仓库位置,使得仓库层数越来越高。因此就有了高层货位。高层货位一般不用叉车作业,而是采用沿货架的升降举货机。因而这种仓库也叫自动仓库或无人仓库。

(五)仓管管理的行政地位

(1)根据特点与大小的不同,仓库可以属于行政部、营销部、生产部,也可以独自成立单独部门。在规模较大,物资需求巨大的情况下会考虑成立单独部门。

(2)仓库可以设一名主管,因为上述的不同归属,可以有经理、主任、组长等不同称谓。例如,对于大型集团而言,成立统一的仓管管理部门,下设仓管中心,那么,仓管中心主管的名称就会是经理、主任等;如果仓管管理归属于生产部门,那么一般就被称为组长。

(3)仓库一般下设成品、原料、半成品、包材印刷品、工具易耗品等职能仓库,根据性质的不同,有的还会设立相应的产品仓和包装组。

三、仓库物资堆放管理工作内容

(一)物资堆放的技巧

(1)物资的堆放应主要采取立堆方式来进行,在保证不会发生危险的情况下,堆放高度越高越好。

(2)物资的堆放距离应该有利于加高机等机器进行装卸,确保搬运顺畅。

(3)对于特殊形状的物资,应该采用器皿盛放的立堆方式进行。

(4)在进行物资堆放作业时也应遵守先进先出原则和物资编号原则,以有利于识别、监察、进出。

(5)对于不同类别的物资的堆放,应该分区进行处理。如合格、不合格、检验、待检验等。

(二)物资堆放的方法

1.托盘管理法

托盘管理法是指将物资码放在托盘内、卡板上、托箱中,便于成盘、成板、成箱地叠放和运输,也利于叉车将物资整体进行移动,以提高物资的搬运效率。此方法适用于机械化仓库作业的物资。

2.分类管理法

将品种繁多的物资,按其重要程度、进出仓频率、价值大小、资金占用等情况进行分类,并置放在不同类别的仓区。

3.五五堆放法

根据各种物资的特性,应该做到“五五成行,五五成方,五五成串,五五成堆,五五成层”。此方法适用于产品外形较大、外形规则的物资。

(三)物资堆放时应注意的问题

(1)在堆放那些容易受温度、湿度影响的物资时,应该采用器具装盛后进行密封,然后再进行堆放,分区储存。

(2)堆放和储存物资时,应该靠近通风处,或者由某类机械设备进行降温、吸尘、吸湿。

(3)对于易燃的物资,应该堆放在有灭火设备的地方,而且最好是水泥、钢筋作为墙体、地面的位置。而且远离电线和其他易燃物资。

(4)对于危险物资的堆放,应该在周围设置相应的危险与警示标志。

四、生产物资发放管理工作内容

物资发放管理主要是对领料和发料进行控制的过程。领料就是物资需求部门持领料单,向物资管理部门领取物资的行为。发料就是物资管理部门根据计划、领料单向物资使用部门发放物资的行为。

(一)物资的先进先出原则

生产物资先进先出原则是指根据物资入库时间的先后顺序发放、使用物资。即先入库的先发放,这样防止物资过了使用期,失去或降低使用价值。

1.操作步骤

首先将物资进行分类堆放,然后对物资进行识别管理,给物资贴上入库时间、接收时间、制造时间,并按照入库顺序进行摆放,时间早的摆放在外边、最上边,这种方法叫做物资管理卡;取料人员取料时,先拿最外边、最上边的物资。

2.其他制约因素

除了上面提及的先进先出原则外,还需要考虑物资发放的时间性、便捷性、安全性、价值大小。体积较大的物资为了运输方便可以放在外面,价值较小而且数量较多的物资可以露天存放。

3.特殊情况处理

在一些特殊情况下,有些物资的发放不需要遵循先进先出的原则。例如,在研发、试验等情况下,可以采用最新原料;在维护修理等情况下,为了保证生产设备运行的良好,往往采用最好品质的物资,不论它是何时入库的。

(二)退料、补料管理规范

在生产过程中,必然会产生一些对生产功能没有用处的物资,为使制造现场保持井然有序,必须要将此类物资尽速缴回仓库。这种物资包括规格不符的物资;超发的物资;呆料、废料;产品完成后,无法直接由生产场所运输给客户的完成品、半成品等。在进行退料作业时,应填写相应的退料单。

1.退料单

退料单的主要内容包括日期、退料单位、领料单号、物资的规格、退料原因说明、料号、退货数量、经手人。物资控制部门应该对其进行汇总,送交品管部门进行检验后对其进行分类。比如可以分为报废品、不良品、良品等。对于规格不符、超发的物资应该在备注中加以说明。

2.补料单

补料主要是因为生产用料不足而需要开具补料单,履行补料手续的行为。但是,也不能排除物资控制部门少发物资的情况。具体原因要在查清的基础上,在补料单备注中注明。补料单的内容与退料单基本相同,它们都是针对某一领料而出现的问题,因此,都是在某一领料单的基础上进行补料、退料。补料可以不经过检验,而直接发放补料。

(三)物资发放控制管理规范

物资发放的主要目的是保证生产计划的稳定,并为生产计划部门提供有效的信息用于计划。

1.准备物资

一般来说,计划部门在2~3天前,就要给仓库开出备料单,物资发放部门应该在生产制造前2~4小时内准备好物资,经过必要的手续后便可直接发料。

2.物资发放程序

物资发放部门在收到领料单后,首先应该与物料清单进行核对,在经过确认无误后准备发料;物资管理员再次核对物资的规格、数量后,应该在已经粘贴好的物资卡上注明发料时间并签上自己的名字。在这种情况下,一般有3种交接方式。一是物资管理员亲自把物资送往生产部门的备料区后,确定交接手续,双方人员签上各自的名字;二是由运输人员负责运送后交接,签署运送人员和生产部门备料员的名字;三是备料员亲自带领生产部门的运输人员,前往发料地点,双方在发料地点进行交接。交接时应再次核对物资的规格和数量。

3.物资发放表单的保存与分发

发料部门应该将当天发生的各类单据,自行保存或集中上交相关部门。上交和保管时间一般是轮班周期。

4.转拨物资

转拨物资是指总厂的各分厂间,各部门、各轮班班次间,因为物资盈缺而发生的互相调拨行为。如果某部门、某班次的物资出现剩余,而另一部门物资缺少,可以通过调度员进行调拨,不必缴回库房,或直接将物资交给下一个班次进行生产。

5.进行限额发放

为了降低物资的消耗,明确消耗额度过大的责任,对于某些物资可以采用限额发料。限额发料的物资,一般应该是经过详细测算、时间检验过的某类物资。它应该有限额领料单,而且限额领料单应是一单一料、一式两份(一份为领料部门,一份为发料部门)。此类单据应该在某个固定时期内进行总结计算,(通常时间是一个月),以确定哪些部门发生了浪费现象,这一浪费现象出现的原因。这样就可以极大地降低成本。在生产中,如果限额发料的物资不足,应该由生产计划部门、主管生产的副生产总监签署补料。

五、生产物资存量管理工作内容

生产物资存量管理就是研究如何以最佳的方法,控制物资的种类、品质、数量,以配合各需要部门的需求,特别是满足生产部门的用料需求。而物资存量管理本身会发生各种成本。因此,如何把这种成本降到最低,而又能满足用料部门的需求,这一问题是生产物资存量管理需要面对的核心问题。

(一)需要进行存货的物资

在生产过程中,并不是所有的物资都需要进行存货,例如一些办公用具、桌椅等就可以不进行存货管理。只要有需要即办理购置就可以。在工作中,可以进行存货的物资要根据生产的性质确定。

1.生产方式

通常情况下,生产方式有需求计划型与订单生产型两种。

(1)需求计划型即销售部门根据产品、市场状况、以往销售业绩、增长速度、销售方法等做出销售预测,根据预测设定最低的成品存量用以保证市场经常性的需求,而有计划地进行生产。

(2)订单生产型的生产方式,则是在接到订单后安排生产,与用户经过协商,将用户在产品性能、质量、数量、交货期和其他方面的要求和承诺等以协议订单、合同形式加以确定,在双方认定的情况下,按协议、订单、合同去组织生产的方式。

如果是以订单的方式进行生产,有比较固定的供应来源,可以不进行存货,或者只存储一些生产原材料。而对于计划型的生产方式来说,则必须保有一定的存货量。

2.存储物资的内容