书城管理重在执行
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第24章 统筹时间——高效执行的条件(3)

过去,华勒往往将那些重要的、棘手的工作挪到有空的时候再去做,结果大量次要的工作占用了他几乎全部的工作时间。现在华勒将次要的工作移到最后处理,即使没有处理完他也不用太担忧,因为那些事情无关紧要。现在华勒对自己感到很满意,他能够按时下班而不会因为许多工作没有去做而感到不安。

由此可见,将80/20法则运用在时间管理上时具有重要意义的,它能够大大提高工作效率。以20%的付出取得80%的成果,最后的结果占了80%的大部分。

按照80/20法则,不管你面临的事情有多少,你应该永远先做最重要的事情,养成这样一个好习惯,你就不会因为一些不重要的事情耽误精力和时间。因此,在你的工作或生活中,你应该把十分重要的项目挑选出来,专心致志地去完成,即把时间用在更有意义的事情上。

3年前,李明俊还是一个收入很低的销售员,每天工作超过14个小时,年收入为2万元。但现在,他每天只工作4个小时,收入却是以前的10倍。换算一下,他的时间报酬率竟然是以前的35倍!省下来的时间,他用来学习MBA,打球。

李明俊的时间复利是如何产生的?有一天,他工作到疲累不堪时,偶然读到帕雷托的80/20法则:“20%的意大利国民,创造全意大利80%的财富”,而不可思议的是,这法则适用于所有的事情。也就是说,“80%的产出,其实只来自20%的投入,只要将时间专注在那20%上,你就可以多出80%的时间。”重点是,你必须找出那“关键的20%”!

李明俊仿佛发现新大陆般的兴奋,立刻摊出客户与业绩的关系图,他发现,果然公司80%的业绩,是由不到20%的客户所撑起来的;但其他80%的客户却占据他过去大部分的时间,于是,他当机立断,把时间重新分配,不再主动理会那些可有可无的客户,专心伺候那20%的准客户。接着,他将此法则,运用在信息处理、客户拜访等各方面。后来,他从一名普通的销售员,晋升为销售经理。

无数的事实证明,只要我们按照这样的要求做了,就可以节省很大一部分时间,工作和办事的效率会大大提高,我们会成为时间的主人。对于成大事者而言,永远先做最重要的事情,是他们成功的最佳秘诀!

做人要惜时,做事要守时。养成有效管理、合理利用时间的习惯,就要求我们要懂得时间管理的窍门,坚持时间管理的80/20法则,即用80%的时间和精力去做最有价值和最重要的事,其他20%的时间则去完成其他该做的事。

学会利用零碎和闲暇的时间

时间是每个人与生俱来的一笔财富。善于掌握和运用这笔财富,是一种对生命的经营。而管理好了生命当中的零碎时间,我们就能拥有更多的时间!

所谓零碎时间,主要是说工作的间歇、用餐时间、上班或下班路上的时间等等。

虽然在零碎时间里,我们基本无法完成什么重要的事情,但如果将这些零散时间白白地浪费掉又未免太可惜了,因此我们应将这些零散的时间有效地利用,这样就会节约很多的时间,为人生添上绚丽的一笔。

古往今来,一切有成就的学问家都善于利用零碎时间。达尔文说:“我从来不认为半小时是微不足道的。”“完成工作的方法是爱惜每一分钟……”宋代文学家欧阳修认为:“余平生所作文章,多在三上:马上、枕上、厕上。”着名数学家苏步青说:“别看时间零碎,分分秒秒的时间好比‘零头布’,只要充分利用,能做不少事呢。”把零星时间连结起来就会出现一批有用的时间。懂得利用零碎时间的人,可以用最短的时间发挥出最大的效率。

东汉学者董遇,幼时双亲去世,他好学不倦,利用一切可以利用的时间来学习。

他曾经说:“我是利用‘三余’来学习的。”“三余”,即“冬闲、晚上、阴雨天不能外出劳作的时候”。这样日积月累,董遇终有所成。

其实,每个人一天的时间都一样,但是善于利用零碎时间的人,就能得到更多的时间和益处。如果你可以做到每一点零散时间都充分利用,用来做一些小工作,譬如一些零散的工作,那么积少成多也可以做很多事情的。

肖丽是一位钢琴教师。有一天,她给学生上课的时候,忽然问大家,每天要花多少时间练琴。

有一个叫林超的学生说:“大约三四个小时。”

“你每次练习,时间都很长吗?”肖丽老师又问。

“我想这样才好。”林超说。

“不,不要这样。”她说,“你将来长大以后,每天不会有长时间的空闲。你可以养成习惯,一有空闲就几分钟几分钟地练习。比如在你上学以前,或在午饭以后,或在休息余暇,5分钟、10分钟地去练习。把练习的时间分散在一天里面,如此弹钢琴就成了你日常生活的一部分了。”

那时林超大约只有14岁,年幼疏忽,对于肖丽老师所说的道理未加注意,但后来回想起来真是至理名言,尔后他从中得到了不可估量的益处。

当林超在师范大学教书的时候,他想兼职从事创作。可是上课、看卷子、开会等事情把他白天晚上的时间完全占满了。差不多有两个年头他一字未动,他的借口是没有时间,这时,他才想起了肖丽老师告诉他的话。

到了下一个星期,他就把老师的话实践起来。只要有5分钟的空闲时间,他便坐下来写作100字或短短几行。

出乎他意料之外,在那个周末,他竟写出相当数量的稿子了。

后来,林超用同样的方法积少成多,创作长篇小说。他的授课工作虽然十分繁重,但是每天仍有许多可利用的短短余闲,他同时还练习钢琴。他发现每天小小的间歇时间,足够他从事创作与弹琴两项工作。

由此可见,真正的成大事者善于化整为零。在我们的生活中,常常有一些零碎和闲暇的时间,它看起来很不起眼,只有10分钟、8分钟,但日久天长,积累起来将是一个十分可观的数字。如果把它们积累起来好好利用的话,肯定会有很大的收获。

迈克是某公司的销售总监,他善于利用一切琐碎的空余时间。即使在等红绿灯或堵车时,他也会拿出客户的资料看看,以加深印象。由于工作繁忙,他又要经常到外地出差,所以他有很多时间是在飞机上度过的。迈克相信和客户维持良好的关系是很重要的,所以他常常利用飞机上的时间写短信给他们。有一次,一位同机的旅客在等候提领行李时和他攀谈说:“我在飞机上注意到你,在2小时48分钟里,你一直在写短信,我敢说你的老板一定以你为荣。”迈克笑着说:“是的,我的老板很赏识我。正是因为我能有效地利用时间,才从一名普通的职员提升为销售总监。”

可见,一个善于利用零碎时间的人,一定是一个高效的执行者。优秀的职业人士都善于将零碎的时间有机地运用起来,从而最大限度地提高工作效率。充分利用零碎时间,短期内也许没有什么明显的感觉,但长年累月,将会有惊人的成效。

只要你肯这样做,你就会得到老板的认可,成为纵横职场的核心人物。

总之,时间是最稀有的资源,善于利用零碎时间就相当于创造了新的时间,好好利用你的零碎时间,这是通向高效的捷径。

珍惜生命中的每一分钟

生命对于每个人来说都是珍贵的,也是有限的,那就应该在有限的生存时间里把握好每一分钟,不让碌碌无为占据生命的每一个空隙。有人说过:“人的生命只不过有很多分钟而已,你必须好好利用每一分钟。”

一分钟能干什么,能带给我们什么,能使我们获得什么,能让我们领悟什么?也许这一切只有我们经历过了,才知道它能干什么。时光飞逝,转瞬即逝,没有一个人能逃脱生老病死,也许你这一刻还活在世上的某一个角落里,到了下一刻不知自己是否还能存活在世上;时间总是那么的快,一个人来到世上只需一分钟,离开这个世上也只需要一分钟,你说一分钟对我们重要不重要?

深夜,一个危重病人迎来了他生命中的最后一分钟,死神如期来到了他的身边。

在此之前,死神的形象在他脑海中几次闪过。他对死神说:“再给我一分钟好么·”死神回答:“你要一分钟干什么·”他说:“我想利用这一分钟看一看天,看一看地。我想利用这一分钟想一想我的朋友和我的亲人。如果运气好的话,我还可以看到一朵绽开的花。”

死神说:“你的想法不错,但我不能答应。这一切都留了足够的时间让你去欣赏,你却没有像现在这样去珍惜,你看一下这份账单:在60年的生命中,你有1/3的时间在睡觉;剩下的30多年里你经常拖延时间;曾经感叹时间太慢的次数达到了10000次,平均每天一次。上学时,你拖延完成家庭作业;成人后,你抽烟、喝酒、看电视,虚掷光阴。

我把你的时间明细账罗列如下:做事拖延的时间从青年到老年共耗去了36500个小时,折合1520天。做事有头无尾、马马虎虎,使得事情不断地要重做,浪费了大约300多天。因为无所事事,你经常发呆;你经常埋怨、责怪别人,找借口、找理由、推卸责任;你利用工作时间和同事侃大山,把工作丢到了一旁毫无顾忌;工作时间呼呼大睡,你还和无聊的人煲电话粥;你参加了无数次无所用心、懒散昏睡的会议,这使你睡眠远远超出了20年;你也组织了许多类似的无聊会议,使更多的人和你一样睡眠超标;还有……”

说到这里,这个危重病人就断了气。死神叹了口气说:“如果你活着的时候能节约一分钟的话,你就能听完我给你记下的账单了。哎,真可惜,世人怎么都是这样,还等不到我动手就后悔死了。”

善用时间就是善用自己的生命。莎士比亚说:“放弃时间的人,时间也会放弃他。”如果你从手上放走时间,你就是放走自己的生命;你把时间掌握在手中,你就掌握着自己的生命。

时间是组成生命的因子,生命只不过是一条在时间中流动的河。一个人的生命价值,取决于这个人对时间利用的多少。生命每一段、每一分、每一秒都是值得珍惜的,应把每一分钟都当成最后一分钟来对待,让每分钟都过得有价值、有意义。

着名的教育家班杰曾经接到一个向往成功,渴望指点迷津的年轻人的电话,待说明来意后,班杰和他约好了见面的时间和地点。

当年轻人如时赴约时,不禁被眼前的景象惊呆了——班杰的房门大开着,里面乱七八糟,一片狼籍。这时班杰走出来和他打招呼:“看,我这里太乱了,请稍等一分钟!”然后关上了门。过了一分钟班杰打开门并热情地把他迎进屋里,此时他眼前却是一个非常整齐的房间,各种物品摆放得井井有条。正当他惊讶时,班杰将一杯酒递给他:“干杯!年轻人,现在你已经得到答案了吧?”“可是我还没有向您请教呢?”年轻人很不解,“难道这还不够吗?”班杰一边指着自己的房间一边说,“你进来又有一分钟了!”“一分钟!”他若有所思地说,“我懂了!您让我明白了一分钟的时间可以做很多的事情!”

一分钟虽短,价值却无限。如果你紧紧的把握住它,它将会给你带来无限的财富;如果你轻视它,它只会给你带来无尽的伤悲。

哲人曾说过,珍惜时间,利用时间的人才是生活的强者。有的人一辈子活得庸庸碌碌,其实不是他们不聪明、不努力,而是没有利用好时间;相反,有的人一举成名天下知,是因为他们能够利用好人生当中的每一分钟,做驾驭时间的主人。

生命是无价的,是任何东西都无法替代的,活着就要善待自己,做一些有意义的事情。就让我们从现在开始珍惜生命中的每一分钟,好好利用每一分钟吧!