（4）超出季度和年度使用计划而需增加能源的请购，必须另填写请购单，提前一个月办理。
（5）当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单呈送总经理，经过审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。
五、食品采购管理制度
（1）由仓管部根据企业的销售需要，订出各类正常库存货物的月销售量，制订月度采购计划，交总经理审批同意后，然后交采购部采购。
（2）当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理和总经理室各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量。
（3）为提高工作效率，加强采购工作的计划性，各类货物采取定期补给的办法。
六、订购进货管理制度
1.订购制度
（1）采购组每日检查库存，若至请购点时，需填写请购单，经主管核正后办理采购事宜。
（2）采购组查询货品供应商的其他货品库存状况，以简化作业并符合规模经济。
（3）采购组依据厂商资料表制作订货单，一式两联，以传真或电话方式通知厂商，并将订货单第二联交储运组备查，第一联自存。
（4）采购组于每次确认订购单后，当日发出通知，依照与各家厂商协议的时间，送货至请购单位，进货时间安排在每日上午10：00~11：30，下午3：00~4：30。
（5）紧急采购经部门主管核准后进行，事后需补填请购单。
（6）储运组也须与采购组共同依照储位大小、经济订购量及安全库存等设立采购量，采购量的最小数量须事先与厂商协议。
（7）采购组应在进货验收单上每日核查应送的物品，如发现过期而未到的订购单，应立即查询货品延误的原因，并催促尽快发货。
2.进货制度
（1）厂商送交货物时必须填写进货验收单一式三联，详细写明送货内容及订购单号码，连同所送的货品送到指定的收货处，并由储运组收货人员进行验收。
（2）储运组核对进货验收单与订购单无误后，在进货验收单上签章，将第一联退还厂商作为送货的凭证。
（3）储运组将进货验收单的号码抄录在货品上，同时在订购单上填写进货验收单号码与收货日期。
（4）储运组根据进货验收单检查及证明下列各项。
货品编号。
品名规格。
交货者名称。
交货数量。
实际接收数量。
收货日期。
（5）储运组若发现送来的货品混有其他货品或其他特殊状况时，必须在进货验收单接收状况栏内写明，作为品质检验的参考。
（6）储运组在进货验收单上填入必要内容并核正后进行货品质量检验工作。
（7）验收注意事项。
货号。
品名。
规格。
数量、重量。
包装。
品质。
有效日期。
进价。
（8）验收无误的商品，再由储运组以彩色笔将该货品的储位，于验收时书写在货品包装上，以便于存放定位。
（9）储运组于验货时如有溢收数量，应通知采购部视实际情况决定是否补开进货验收单，否则拒收。
（10）储运组应依据进货验收单，每日提出应交未交的物品，供采购组跟催，次月5日前应提出超支、欠货资料，供采购、会计、管理部门参考。
（11）储运组将交货实况填入厂商资料卡交货资料各栏后办理入库手续。如验收后发现不符所需，则通知厂商进行退货处理。
（12）储运组核对货品数量与良品总数是否相符，安排货品进入仓库后在进货验收单二至三联良品总数栏盖仓库接收章，再送至储运组主管处核章。
（13）储运组主管核正后的进货验收单第三联自存，根据良品总数转存至计算机。
（14）进货验收单第二联送会计作为付款的凭证。
3.报废作业制度
（1）报废管理的目的是有效地控制和计算原材料的成本。
（2）报废品的定义。
原材料无法继续使用或转做他用而必须丢弃。
凡正常加工过程中所丢弃的残物不应报废而属损耗。
研发人员的正常研发所丢弃的残物料。
（3）报废品的区分。
材料的品质验收未能落实或规格与实际需求不符，致使无法使用且不能退货者。
仓储人员保存不当，致使材料损坏无法使用者。
研发人员的研发停止，致使该批材料无法转做其他用途者。
因运送或搬运不当，造成材料破损污染而无法使用者。
原材料、成品过期而无法使用者。
（4）报废品的处理。
报废品应存放于暂存区，以便随时资料查询及更正。
所需报废的货品应由权责单位于月底填写报废单一式两联。经由品质管理人员确认，并经经理核准后，会同会计部门进行清点，清点完毕，报废单第一联自存，第二联交会计。
经核准报废的货品由储运组统一销毁。
报废品若是原料，以采购时买进的价格计算；若是商品，则以出货价计算。
七、收货文件管理制度
（1）收货办公室是存放所有收货文件的规定地方。
（2）收货文件的原件必须提供给财务部，收货办公室保存文件的副本。
（3）收货文件必须按时间、按部门、按收货号的顺序进行排列，分柜进行存放；查询时必须经过收货部人员的同意。
（4）所有收货资料保存至少一年。
（5）所有的文件必须在当日工作结束后进行整理、归档；凡有问题的文件，必须做记号说明原因，并交接到明日进行处理。
八、收货办公室管理制度
（1）供应商不得进入收货办公室。
（2）未经授权，楼面人员不得进入收货办公室。
（3）收货办公室在工作结束后实施门禁。
（4）收货办公室必须保持干净、整齐。
（5）收货办公室不是员工或叉车司机的休息场所。
（6）收货办公室禁止吸烟、随地吐痰。
九、商品验收管理制度
1.仓管人员和理货人员应严格按商品质量验收标准对所有货物进行检查。
2.清点检查。重点检查数量、包装质量及其完好性。
3.抽样检查。应按相应验收标准，采用随机抽取法取出代表样商品进行检查。
4.合格证检查。检查产品是否有合格证及其是否有检验机构和检验员签章。
5.索证。
（1）按随货通行证书的管理程序操作，向供应商索取有关质量证明，并与采购订单的内容进行对照检查是否一一对应，准确无误。
（2）质量证书应及时转交指定连锁企业质检员存档，按随货同行证书的存档操作进行管理。
6.标志、包装检查。
（1）对所抽样品进行标志检查时，严格按照商品质量验收标准进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。
（2）对有使用期限的商品应重点检查其生产日期、进货日期是否符合商品质量验收标准的规定。
7.感官检查。对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。
十、退换货管理制度
（1）有质量问题的商品，并且在退换货的时限内的，可以退换。
（2）有质量问题的商品，超出退货的时限，但在换货时限内的，不可退货，但可换货。
（3）有质量问题的商品，超出退换货的时限的，不可以退、换货。
（4）一般性商品，无质量问题，不影响重新销售的，可以退、换货。
（5）一般性商品，无质量问题，但有明显使用痕迹的，不可以退、换货。
（6）经过顾客加工或特别为顾客加工的，无质量问题的，不可以退、换货。
（7）因顾客使用、维修、保养不当或自行拆装造成损坏的，不可以退、换货。
（8）商品售出后因自然灾害造成损坏的，不可以退、换货。
（9）原包装损坏或遗失、配件不全或损坏、无保修卡的商品，不可以退、换货。
（10）个人卫生用品，如内衣裤、睡衣、泳衣、袜子等，不可以退、换货。
（11）清仓品和赠品不可以退、换货。
（12）消耗性商品，如电池、胶卷，不可以退、换货。
（13）化妆品（不含一般性的护肤品），不可以退、换货。
（14）无本企业的收银小票或非本卖场售卖的商品，不可以退、换货。
第三（节）连锁企业采购常用管理表格
一、商品结构登记表
二、采购单
三、采购登记表
四、新商品市场调查登记表
五、供应商情况登记表
六、供应商商品明细表
七、供应商进货数量统计表
八、供应商变动表
九、新供应商评估情况登记表
十、供应商退场申请表
十一、供应商投诉情况登记表
十二、采购部月报表
十三、供应商预约情况登记表
十四、采购谈判登记表
十五、进货日记表
十六、采购进度控制表
十八、订货表
十九、每日进货接收记录表
二十、商品退货申请表
二十一、退换货通知单
二十二、供应商交易登记表
二十三、采购通知表
二十四、订货计划表
二十五、收货登记表
二十六、收货清单
二十七、商品入库表
二十八、商品验收登记表
二十九、请购验收表
三十、验收报告表
三十一、商品退货登记表
三十二、淘汰商品登记表