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第53章 责任制度化:如何让员工做好分内的事情(3)

三是执行一定要问结果。执行千万不能像琳达一样,只重过程,不问结果,而要学艾米,一定要对结果进行确认。这样,万一出现什么意外,也能及时查明原因,采取补救措施。

四是要及时了解事情的变化,以便迅速作出调整,保证每个细节都万无一失。正因为及时了解到听众可能会比原来预计的多四百人,艾米才能及时将不够的材料寄过去,不至于措手不及。

很多单位都强调员工的自觉性。但责任要到位,光靠自觉是不行的,必须用制度来保证。但制度也得落实到位。很多时候,单位的制度只是贴在墙上,并没有真正落到执行中去。

要想责任到位,制度就不能形同虚设,而必须从墙上走下来,用到工作中的每一个环节、每一个细节当中去。在现实中,有很多因为制度形同虚设而导致执行出问题的案例。

很多企业因为严格执行制度而保持了经久不衰的活力,如麦当劳。麦当劳的制度非常严格,比如坚持用100%的纯牛肉,供应来源必须符合国际标准,要通过40多项指标的严格测试;如炸出来的薯条在保温槽中摆放的时间超过7分钟就必须扔掉。

正因为将制度严格落实到了每一个细节中,麦当劳才能始终如一地保持良好的品质。所以,制度一定要从墙上走下来,为了保证这一点,需要做到:

一是有了制度,就必须落实到执行的层面;二是如果没执行,就一定要对不执行的人采取惩罚措施,以强化执行。

(四)让责任植入员工心里

“让公司问题成为你个人的问题。”吉姆·基尔特斯说过。吉列公司的董事长兼CE0吉姆·基尔特斯是一个善于拯救那些濒于崩溃的企业的行家里手。

当基尔特斯在2001年2月接手时,吉列是一个生产消费品的烂摊子。这家Mach3剃刀、金霸王电池和Oral-B牙刷的制造商曾经业绩辉煌,但却连续14个季度没有盈利。五年来,销售收人和盈利均没有增长,三分之二的产品市场份额下降;这家位于波士顿的公司的股票已从过去的热门变得无人问津,其价值在1997年和2000年间下降了30%。

基尔特斯认为,处理问题的第一步就是:让公司问题成为你个人的问题。到吉列的第一天,他就试着让人们了解这一点。“你必须有责任感,”他安然地坐在位于波士顿培基大厦48层的吉列总部的办公室里这样解释道,他双手交叉放在桌上,神情严肃,让你联想起一位小学校长。“人们总是喜欢说,‘是管理层让我这样做的。’好吧,我们全都是管理人员。”

在一次各部门全体负责人参加的会议上,他要求大家举手发表意见:“你们中间有多少人认为我们的成本过高?”房间里的每个人都立刻举起手。然后他问,“你们中间有多少人认为自己的部门成本过高?”没有一个人举手,基尔特斯认为,这是“问题”企业经理们的一个普遍回答:每个人都知道存在问题,但是没有人认为是自己的问题,而这就是基尔特斯开始的地方——他要使问题成为他的问题——还有际的问题,如果你还打算保住工作的话。

所有与基尔特斯共事的人都知道,这位芝加哥人非常严格,要求非常高。现在和原来的同事们都使用同样的形容词描述他,“要求严格”、“要求高”和“高效率”等词语一再出现。基尔特斯对预算的审核极其严格,不论一个项目花费500万或5000美元,他都会仔细审查所花的每一分钱:如果你的业绩不能达到他的要求,他就会去找能够达到这一要求的人。

在他30年的职业生涯中,基尔特斯设计出了一个拯救“问题”企业的“蓝图”。基尔特斯坦率地谈论了这一“蓝图”,以及他如何将其应用到吉列。正像他本人承认的那样,这不是尖端的火箭科学,但这也是一个一丝不苟和步步到位的过程。他没有梦想吉列宏伟的远景,而是晚上工怍到深夜,考虑卖电池应该使用六只还是八只包装。他没有集结全体员工大讲吉列如何能够改变世界,基尔特斯做的是放幻灯片,与竞争对手比较费用的高低。这并不引人人胜,也没有特别的吸引力,这仅是一个正统的经商之道。而这的确奏效了。

在正式上任六个星期以前——基尔特斯就对吉列,以及吉列的问题进行了详细调查。他审查以往的年报、华尔街的研究以及业界的评论。他行程数百英里:与吉列的销售人员一起出差,走访商店,视察仓库和制造厂。他研究吉列的广告,并仔细阅读消费者的反馈。

在拜访吉列的一家大的零售商时,一位客户坦率地告诉他,如果要从吉列那里采购,他会等到每季度结束的那周。“因为我知道,为了成交,吉列在那个时候总会压低价格。”正像基尔特斯发现的那样,吉列的销售人员普遍采用一种称为“快速交易”的有害商业行为。为了完成每季度的定额,他们乐于做任何事情——在交易时提供大幅度的折扣,提供新的产品包装——以及其他的种种优惠。这种做法并不违法,在许多行业也很普遍,但通常不是一种精明的商业行为一一所以吉列不应该采取这种做法。

吉列开始了基尔特斯式的严格管理。在最初上任的六个月里,基尔特斯推出评分制度,停止“快速交易”行为,彻底检查公司的财务报告系统。每天早晨,基尔特斯和他的高级管理层都会得到前一天刀片、电池和牙刷销量的准确报告。为了增强财务约束,基尔特斯还实行了他称之为“人头费零增长”政策。

现在各部门负责人必须与同行业中最强的竞争对手在费用方面进行比较,结果,基尔特斯发现公司财务部门的费用比竞争对手高出30%至40%,人力资源部门的费用高出15%至20%。基尔特斯让每个部门自己想办法,将费用降低到行业水平,每个部门都必须做到。

这位首席执行官也彻底检查了吉列的供应链,在他上任前,吉列各部门单独采购厚纸板、铝、钢和塑料等原材料。事实上,直到基尔特斯要求各部门进行统计之前,没有人准确了解公司在全球各地采购的支出(接近几十亿美元),各个部门间缺乏协调。这意味着吉列部门现在统一采购,节省了大约2亿美元的开支。

通过这一系列的改革,吉列公司走出了困境,步人了迅速发展的快车道。

“你必须有责任感”,基尔特斯的话语可谓一语中的。工作就意味着责任。在这个世界上,没有不需承担责任的工作,相反,你的职位越高,权力越大,你肩负的责任也就越重。将公司问题视为你个人的问题,你才能全身心地投入到问题的解决当中去,你也才能将问题出色地解决掉。

一个合格的管理者首先要有责任心和使命感,既然公司授予了我们职权,我们就要承担起相应的责任,为公司解忧,把公司当作自己的来做。责任感不仅是管理者立足于社会、获得事业成功的必要条件,也是管理者至关重要的人格品质。

(五)始终将责任放在第一位

责任到位包括单位的工作,更包括执行者本身的努力。更明确一点说:执行者的责任感到位,是执行到位的最重要保证。

只有把责任感放在第一位,才能责无旁贷地承担起任务,才能想尽千方百计、穷尽一切可能,保证执行完成、到位。

很多人永远都不会忘记1976年7月28日这个苦难的日子,这一天,唐山发生大地震,24万人被这场突然而来的灾难夺去了生命。

在很多人的印象中,这次地震的第一报信人一定是唐山市委市政府的领导。

但实际上,给党中央报信使党中央准确了解震中位置和情况的,是一位煤矿的普通干部,一个叫李玉林的唐山人。

整个报信的过程是这样的:

当天凌晨三点多,正在熟睡中的李玉林被地震震醒了。跑出去一看,他立即被眼前可怕的景象惊呆了。当时他的第一个念头就是赶紧去矿上看看工人怎么样了。

在去煤矿的途中,他经过自己父母的家,但是为了争取时间,他没有进去。

一路上,四周静得可怕,房子全倒了,只剩一片废墟,到了矿上,又是一片狼藉。他转身又朝市委大楼跑去,到了那里,他才发现市委大楼也已经被夷为平地。

军人出身的李玉林突然意识到:必须尽快向党中央汇报灾情,只有部队才能应付眼前的局面,而只有党中央能调动部队。

这时,矿上的救护车正好开了过来,李玉林马上将车拦住。

碾过瓦砾,救护车驶入起伏不平的道路,在寂静与黑暗中颠簸、摇摆,拼尽全力一路奔驰向西,直奔首都北京。

经过千辛万苦,李玉林终于到了中南海,向几位副总理汇报了唐山的情况,而在此之前,中央没有收到关于唐山地震的任何具体情报。不仅如此,李玉林还迅速画了一张地图,标明了出入唐山的各个路口,还大致标明了各机关、厂矿的位置。

就这样,李玉林的报信为党中央指挥开展救灾工作赢得了宝贵的时间,也因此挽救了无数唐山人的生命,而他自己,却在这场地震中失去了14位亲人。

在这个故事中,我们看到了一个如何用责任感保证执行完成的典型:

一、责无旁贷:“这就是我的责任”。

为什么那么多人,只有李玉林想到了要去向党中央报信?因为面对突如其来的灾难,李玉林首先想到的是:让党中央知道情况,赶紧开展救援工作,是我责无旁贷的责任!

二、当仁不让:主动执行。

按常理,发生这么大的灾难,首先报信的应该是唐山市委市政府,但当时市委大楼已夷为平地,而交通和通信又全部中断,这时候,哪怕有一个人能早一分钟去报信、多一个人汇报情况,对党中央早一点开展救灾工作、进行更周到的部署都是极为宝贵的,于是,他当仁不让地主动承担起了执行任务。

三、先公后私。

李玉林在地震中失去了14位亲人,甚至在路过父母家时,他都没顾得上进去看一眼,这并不是他没有感情,而是因为肩上那份沉甸甸的责任。

对工作负责,就是对自己负责

更确切地说,对工作负责,就是对自己的成长和发展负责。

如果执行中总想着“这和我无关”、“那不是我的责任”,那么,不仅当不好一个执行者,而且会成为单位最不受欢迎的人。

我不久前从一个法制类节目中看了这样一件事:

一天,一家珠宝店来了两位客人,他们在一个柜台前坐了下来,说要看看钻戒。

于是销售员就将几枚贵重的钻戒拿出来让他们挑选。

就在两位客人仔细挑选时,又进来了一位客人,要求销售员将一条项链拿给他看看。

项链在柜台的另一端,于是销售员就走过去拿项链。趁着这个时候,两个看钻戒的客人迅速将两枚钻戒放进口袋里离开了,而看项链的人也随之离开。

当销售员发现钻戒丢失时,为时已晚,3个人早已不见踪影。

珠宝店因此损失了十几万元。

销售员警惕性不高、责任心不强固然是造成这次失窃的主要原因,但让人匪夷所思的是:她旁边两个柜台的同事当时都没有客人,而且也看到了这一幕,但居然没有制止。

原来,这两位同事之所以视而不见,是因为之前她们和失窃柜台的销售员闹了点小矛盾,于是想借机“惩罚”她一下。

结果,3个人都被珠宝店辞退了。

毫无疑问,责任心不强是导致珠宝店损失的主要原因:对于如此贵重的钻戒,销售员应该每次只给客人拿一个,而同时拿出好几个,无疑就让对方有了可乘之机,而且,不管遇到什么情况,都不应该擅自离开。

而对于她的两位同事来说,因为不懂得团队的事就是自己的事这个道理,结果搬起石头砸了自己的脚。

无论是对自己的工作缺乏责任心,还是对别人的事情漠视,结果都会阻碍自己的发展,甚至四处碰壁。

对工作负责就是对自己负责,是因为:

一、你是单位的一员,关心单位和做好工作就是你最重要的本分。

二、对工作的责任感会成为我们能力提升的激发器和加速器。

只有当我们想将工作做好、将执行做到位时,才有动力不断想办法、动脑筋,让自己的能力得到最快速的提升。

三、有责任心的人,往往会得到更多的机会。相反,就会成为单位里可有可无甚至不受欢迎的人。

(六)案例故事:航天精神与“零缺陷管理”

2005年10月12日上午,我国自主研制的“长征”二号F型运载火箭成功地将“神舟六号”载人飞船送入太空,第二天,“神舟六号”顺利返回,中国第二次载人航天飞行任务圆满完成。

这是让全世界都瞩目的大事,也充分显示了我们国家的航天精神。

航天精神其实是一种对事业和工作最负责任的精神,它与航天集团推广的“零缺陷管理”是密不可分的。

我曾多次应邀到航天集团做执行力与创新力的培训。在培训的过程中,我表示非常希望了解到航天集团抓执行的经验。航天一院即中国运载火箭技术研究院党委书记兼副院长梁小虹先生送给了我们一本他的著作——《航天精神》。

书中讲述了这样一个细节:一次,航天某型号的研制工作遇到了挫折。而之前,大家工作得非常有信心。

谁也没想到,结果给大家开了一个任何人都难以接受的玩笑:飞机试验失败了。

经过调查发现,是因为航天工作人员在一个小小的细节上出了问题。

面对突如其来的情况,时任中央军委委员、总装备部长兼中国载人航天工程总指挥的李继耐同志来到中国运载火箭技术研究院,并在工作方法、研究思路等方面多角度地指导工作。他在讲话中要求,航天科技工作者要做到三个“要吃透”:技术要吃透;状态要吃透;规律要吃透。

同时提出三个“再认识”:对各项工作从源头抓起的再认识;对采用成熟产品和成熟技术的再认识;对产品测试和质量控制方法的再认识。

为了在工作上做到“严细慎实”,为了保证落实到位,中国航天科技集团公司又细化制定了很多质量措施:例如几乎每位航天员工都知道质量管理的“72条”、“28条”和“双五条归零标准”等制度。

这“归零”标准正是他们的“零缺陷管理”原则。

把缺陷降到零,这条原则真正体现了伟大的“航天精神”。而“神六”的上天,正是我国航天业的“零缺陷”精神的具体体现。

梁小虹在《航天精神》中写道:

航天工程是一个非常庞大而又任务重大的工程,不管是哪一个环节或者哪一台设备出了问题,也不管问题是多么的小,都会影响到整个工程的安全,其后果甚至是毁灭性的。

中央军委委员、总装备部部长、中国载人航天工程总指挥陈炳德到中国运载火箭技术研究所视察工作时,对科技人员这样说:要瞄着目标找工作,盯着问题抓落实,对着标准找不足。在工作中“发现问题是能力,记录问题是党性,认识问题是素质,解决问题是政绩。”

要把一切问题充分暴露在上天之前,早暴露比晚暴露好,上天之前暴露比上天之后暴露好,主动暴露比被动暴露好,充分彻底地暴露比没有完全暴露好。

要让问题在上天之前暴露,就要对所有的元器件进行非常细致的检验。

而一个元器件的可靠性从90%提升到97%,要进行200多次反复试验,其中不能出现任何一次故障。而火箭上至少有20万个元器件,这就需要更严格的标准。

三、责任制度化对企业执行力的推动