第一是向书本学习。工作之余，我总要利用一切可利用的时间向书本学习，除了认真阅读与公司经营业务有关的报纸杂志外，我还经常自费购买一些工作需要的参考书。
第二是向领导学习。在办公室工作，与领导接触的机会比较多。一年来，我亲身感受了各位领导的人格魅力、领导风范和工作艺术，使我受益匪浅，收获颇丰。
第三是向同事学习。古人说，三人行必有我师。我觉得，每位同事都是我的老师，他们当中有业务专家，有科技尖兵，有文字高手。正是不断地虚心向他们求教，我自身的素质和能力才得以不断提高，工作才能基本胜任。
二、加强修养，时刻注意自我约束
在办公室工作，与公司其他部门及社会各界联系非常广泛，我始终牢记自己是企业的一员，是领导身边的一兵，言行举止都注重约束自己，对各级领导做到谦虚谨慎、尊重服从；对基层对同事，做到严于律己、宽以待人；对社会对外界，做到坦荡处事、自重自爱。
三、尽心履职，全心全意当好配角
作为办公室领导的副手，我的理解是，没有什么谋求利益和享受待遇的权力，只有承担责任和带头工作的义务。在平时的工作中，对领导交办的工作，从不讨价还价，保质保量完成，对自己分内的工作也能积极对待，努力完成，做到既不越位，又要到位，更不失职。在同办公室其他几位同事的工作协调上，做到真诚相待，互帮互学。
总而言之，总结一年来的工作，我可以问心无愧地说：自己尽了心，努了力，流了汗。不管这次述职能否通过，我将一如既往地尽心做事，一如既往地谦虚做人，也希望领导和同事们一如既往地待我！
述职人：××
2007年12月25日
四、通知的撰写
通知由标题、受文单位、正文、落款及日期四个部分组成。
1·标题
通知的标题有三种写法：
第一种，标题只写“通知”二字。一般性通知或者内容比较简单的通知就可以这样写。
第二种，标题直接写明“紧急通知”或“重要通知”。这种标题多用于通知的事项需要被通知单位尽快知道，或通知的内容为重要事项。例如《国务院关于严格控制社会集团购买力压缩开支的紧急通知》。
第三种，标题由发文机关、事由、文种三要素组成。这种标题使人一目了然，十分醒目。例如《国务院办公厅关于稳定市场物价的几个问题的通知》。
2·受文单位
在标题下面，正文之前，顶格写明被通知的单位。被通知的单位，可以是一个，也可以是几个，还可以是所有下属单位。
3·正文
这是通知的主体，即通知的内容。通知的正文有的简单，有的复杂。例如一般性通知，只要写清什么事情，什么时间、地点，如何办理即可，通知的正文一般都要求写出发文缘由、具体事项和执行要求，但不同性质的通知写法还是有一定差异的。比较典型的是指示性通知和会议通知，现简述如下：
(1)指示性通知
指示性通知的正文一般包括通知缘由、通知事项、执行要求三部分。
①通知缘由是开头部分，主要说明为什么要发该通知，是通知正文的导语，通过承启用语，转入通知事项的拟写。常用的承启用语有“特作出如下要求”、“现通知如下”、“特作如下通知”等。
②通知事项是正文的主要部分，应写出工作任务、基本措施、原则要求、注意事项等内容。
③执行要求是通知的结尾部分，应写出对执行通知的希望与号召。一般用“以上通知，望认真执行”、“特此通知，望认真贯彻执行”等语。执行要求应写得简短，有针对性，有号召力。
(2)会议通知
①会议缘由，常常要写明会议召开的原因、根据，由哪个机关召开什么会议。会议名称最好写全称。
②会议内容，会议通知的事项要写得清楚具体，常常要写明起止时间、会期、地点、主要目的、基本内容、大致进程、与会者范围、与会人员的级别职称、报到时间及具体地点。
③会议具体要求，包括与会人员会前的思想准备，携带的文件材料以及介绍证明和有关用品的准备等。
4·落款及日期
它包括两种情况：
第一种，在标题里已写明发文机关，标题下面已注明发文时间，在正文后面就不再写发文机关或发文时间。
第二种，在标题里没有写明发文机关，标题下面也没有发文时间，应在正文右下方写上发通知的机关名称和年、月、日，并加盖机关公章。
实例
录用通知范例
××先生：
谢谢您来应征并参加本公司的某某职位聘用考试，经过慎重审议及考试的结果，在此通知您已合格并预定录用。
我们希望在您同意下述事项后再决定入职。请写好附上的承诺书后，在某月某日以前寄到本公司××部门。
最后，祝您身体健康！
××股份有限公司
人事部
五、申请书的撰写
申请书，是个人或集体向组织、机关、团体、领导等提出请求表达某种愿望时使用的专用文书。
申请书一般是由标题、称谓、正文、结尾、署名和日期五部分构成。
1·标题
在申请书第一行的正中要写上申请书的名称。有的只写“申请书”字样，有的则根据申请书的内容，标明具体名称，如“××申请书”等。
2·称谓
称谓也叫“抬头”，即在标题下空一两行顶格处写出接受申请书的组织、机关、团体、单位的名称或有关负责人的姓名，如“市工商局”、“尊敬的先生、女士”等。名称后面加个冒号，表示下面有话要说。
3·正文
这是申请书的主要部分，要写清所申请的事情和理由。正文要从接受申请书的组织和领导名称下行空两格处写，从第二行起再顶格写。申请的事情和理由最好分段写，每段开头都要空两格。这样既保证了内容的统一性和完整性，又条理清晰，使人看起来容易把握要领。
4·结尾
申请书可以有结尾，也可以没有。结尾一般是写“此致敬礼”之类表示敬意的话，可以在正文完后接着写“此致”，再起一行顶格写“敬礼”；也可以在正文下一行偏左处写“此致”，另起一行顶格写“敬礼”，结尾还可以写表示感谢、祝颂的话。此外，还有人写“敬祈核准”、“请领导批准”等语。
5·署名和日期
在结尾下一行（没有结尾则在正文下一行的后半行)写上申请人姓名或申请单位名称（要盖章），在署名后面或下面，写上写申请书的年、月、日。
实例
辞职申请书
××总经理先生：
您好！
本人××，于2004年3月29日入职贵公司，在您的关心、支持和同事们的帮助下，收获很大，增长了见识，开阔了视野，积累了经验，令我终生受益。但由于私人原因，本人认真考虑后，还是决定辞去现职位，离开贵公司，具体原因如下：
一、经验不足，水平有限
本人学的是园林专业，主攻园林绿化，但园林建筑在工程中所占的比例很重，我经验不足，错漏百出，难以胜任有关技术和管理工作，施工过程证明我不是一个合格的工程师，更不是一个合格的项目经理，还有很多东西需重新学习。因此应由更专业、更有水平、更优秀的人来任此职位。
二、精力不足，健康欠佳
最近，本人食欲不振，常感冒头昏，总感到精力明显不足，即使睡眠充足，也常常在上班时间打瞌睡，萎靡不振，精神状态不佳，影响工作。经医生检查，本人肝功能不正常，可能有肝炎传染病，医生建议多休息。本人觉得有道理，故决定还是养好身体要紧。
三、家有急事，无法脱身
我一个人在深圳打工，但家中尚有妻儿老小需要我照顾。最近更是发生了一些麻烦事，应抽出一两个月时间才能处理好。为不影响到公司工作的开展，本人决定还是放弃现有工作，处理好有关家事，才能安心工作。
因为本人的离职而给公司造成的不便，本人深表歉意和遗憾。同时感谢公司和××经理给予我的宝贵学习机会，我会好好铭记。祝事事顺利、生意兴隆！
如果可以，本人申请最后工作至200×年×月×日，并希望能在离职时领取到本人应得的工资、补贴和提成。请批准我的申请！不胜感谢！
申请人：
年月日
六、讲话稿的撰写
为上司撰写讲话稿，这是高级文秘经常要做的工作。这项工作不但要求高级文秘要有较好的文字功底，而且在业务方面也要相当熟悉。对高级文秘来说，这确实是项极富挑战性的工作。写作时要注意以下几个方面：
第一，事先向上司了解清楚要写的内容以及写法上的要求。只有对上司的意图有充分的了解，才能写好讲话稿；否则，上司会叫你全部重写。
第二，讲话稿要围绕主题清楚地阐述，层次要分明，逻辑性要强。
第三，讲话稿的语言既要符合口语的习惯，又要考虑听者对象，还要考虑主题的特点以及上司的讲话风格。
第四，讲话稿的长度要适当。有些会议对每个发言人的讲话时间是作了严格规定的，这就限制了讲话稿的长度。估计讲话稿所需时间时，要留一定的余地，因为正式场合的讲话往往比平时说话的速度慢，中间可能还会被掌声、笑声打断。
第五，讲话稿应尽早写好，让上司过目。
实例
讲话稿
女士们、先生们：
今天能与哈里逊博士在一起，是我们莫大的荣幸。首先，请允许我代表在座的各位向我们的贵宾、几十年来的老朋友表示热烈的欢迎和真诚的问候。
哈里逊博士以他在电子方面的卓越成就而闻名全球，是他的鼎力帮助促成了我们实验室的建成。正是由于他的真诚帮助我们才培养了众多的电子专家，他们现在已是全国各地电子界的栋梁！
现在，请哈里逊博士讲话。
第二节 礼仪文书写作
礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。礼仪文书应当准确、恰当地表达出礼仪上的要求，根据不同的时机和对象，力求把文书写得恰如其分，恰到好处。
一、感谢信
感谢信是为感谢对方的关心、支持、帮助而书写的信件。感谢信可以直接送（寄）交对方或对方的所在单位，也可送（寄）交报社刊登或电台广播。
1·感谢信的格式与结构
(1)标题
居中写“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样，字体要醒目。
(2)开头
顶格写被感谢对象的单位名称或个人姓名。个人姓名后面要加上相应的称呼，如“先生”、“小姐”、“老师”等，称呼之后加上冒号。
(3)正文
从第三行空两格起，写感谢的内容和感激之情，可分段或分层写出以下几个方面：
①精练地叙述对方的品德、良好作风与先进事迹。
②热情赞颂对方的可贵精神以及产生的客观影响，并表示向对方学习的态度和决心。
(4)结尾
写上表示敬意、感激的话语，如“此致、敬礼”、“致以最诚挚的敬礼”等。
(5)署名
单位名称或个人姓名。在署名的右下方写上发信的年、月、日。
提醒您
叙述过程要完整无缺，应试交待清楚人物、事件、时间、地点、原因、结果，着重叙说在某种特殊的环境中由于对方的关心、支持、帮助所产生的效果。
2·感谢信的写作注意事项
第一，要把被感谢的人（或单位）、事件，准确、精练地叙述清楚，使对方能够回忆得起来，组织上也能具体地了解是什么人、在什么时间、什么地点做了什么好事，有什么好的影响。
第二，在叙述过程中，要怀着真诚感激的心情加以议论、评价，以便突出其深刻的含义。
第三，表示感谢的话要符合双方的身份，如年龄、性别、职业、境遇等。
第四，要特别要根据对方的具体情况表示谢意。
第五，感情要真切、朴素，用词要贴切，表达谢意的行动要符合实际，说到做到，切实可行；文字要精练，评价要恰当，篇幅不宜过长。
实例
感谢信
××公司人事主管：
在下××于×月×日前往××处应征贵公司××之职务，承蒙贵部门主动联系并安排相关事宜，足见贵单位对人才招募之重视。在下经面试过程中与面试主持人对谈后，获益良多，也得到良好之建议，更增进在下对贵公司之了解，甚幸能有难逢之经历。在下对于贵公司惠赐面试之机会，谨表谢意，冀盼以在下之专业涵养能为贵公司效劳。
此致
顺颂春祺
应试者：××
年月日
二、慰问信
慰问信是以组织或个人的名义向对方表示慰问的书信。慰问信可以直接寄给本人，也可以一式两份：本人和本人所在单位各一份。与此同时，也可以通过新闻媒介播发。
1·被慰问对象和范围
一是向作出贡献的集体或个人表示慰问，鼓励他们戒骄戒躁，继续前进；二是向由于某种原因而遇到重大损失或巨大困难的广大群众表示同情和安慰，鼓励他们战胜眼前困难，提高信心，加倍努力，迅速改变现状；三是重要节日慰问。
2·慰问信的格式结构
(1)标题
居中写“慰问信”三个字，或者写“×××致×××慰问信”，其中“慰问信”三个字也可写在第二行正中，字体要大些。
(2)开头
顶格写被慰问的单位或个人的称呼。如果是写给个人，姓名之后应加相应的称呼，称呼后要加冒号。
(3)正文
另起一行，空两格写慰问的内容：
①说明写慰问信的背景、原因。背景及有关形势要叙述具体，接着再写表示慰问的话语。
②概括地叙述对方的先进思想、先进事迹，或者战胜困难、舍己为人、不怕牺牲的可贵品德和高尚风格。然后，向对方表示慰问和学习。
(4)结尾
表示共同的愿望和决心。最后写祝颂语。
(5)署名
在慰问信的右下方署写单位名称或个人姓名，署名下方写年、月、日。
3·慰问信写作的注意事项
首先，要向对方表示出亲切、关怀的感情。
其次，使对方有情谊深厚、温暖如春的感受。
再次，在热情地赞颂对方可贵精神的同时，提出希望，鼓励他们继续前进；语气要诚恳，感情流露真切自然，文字要朴实、精练，篇幅要短小。
实例
致职工家属中秋、国庆节日慰问信
尊敬的职工家属：
您好！
时值中秋佳节来临之际，我们向您表示深切的问候和良好的祝愿！衷心祝您节日快乐！万事如意！
中秋是中华民族的传统节日，是阖家团圆的好日子。然而，我们广大职工——你们的亲人，为了全市人民能够及时回家团聚，仍然坚守岗位，无怨无悔地工作着。他们就是这样一个节日又一个节日，年复一年默默无闻地坚守在岗位上，他们舍小家、为大家，为国家的高尚情操，充分地展现出××人的优秀品质和美德，充分地体现出××职工的良好素质。××公司骄人的成绩饱含着你们亲人辛勤的劳动和汗水。你们的亲人在自己的岗位上兢兢业业，忘我工作，开拓进取，勇挑重担，为公司的发展奉献了自己的青春和力量。他们值得你们骄傲和自豪！
××公司骄人的成绩也凝聚着您对我公司职工的关心、支持和奉献。正是因为有了您的付出，免除了他们的后顾之忧，他们才能以公司为家，全身心地投入到自己的工作中来，因此我公司的所有荣誉也属于您！在此，我们真诚地向您道一声：辛苦了！感谢您为我公司发展所付出的辛勤劳动与无私奉献。
月缺月圆又一秋。值此中秋佳节、国庆即将来临之际，公司向您致以最亲切的问候和最真挚的祝福。
祝您
节日愉快，阖家欢乐，幸福安康！
××××公司
××年××月××日
三、贺信
贺信是表示庆贺的书信的总称。贺信可以直接寄送给对方，也可通过宣传媒介播发。
1·贺信的种类
第一种，上级单位对下级单位或所属员工、群众发出的贺信。这种祝贺一般是对有关的节日或所取得的成绩表示祝贺，并提出希望和要求。
第二种，同级单位之间的贺信。这种贺信除了表示祝贺之外，还表示要向对方学习。
第三种，下级单位、员工给领导机关的贺信。这种贺信除表示祝贺之外、还表示下级单位或员工对完成某项任务的决心、行动。