本章学习重点：
掌握各类事务文书的写法及写作要求
掌握一些常用礼仪文书的写法及写作要求
掌握商务文书写作中名称运用、数字运用、标点符号运用的要求
主题词：事务文书礼仪文书商务文书
第一节 事务文书写作
事务文书是机关、团体、企事业单位为反映事实情况、解决问题、处理日常事务而普遍使用的文书，它具有很强的实用性、事务性和某种惯用格式。
一、计划的撰写
计划是人们对未来一定时间的任务提出明确目标，规定具体要求，制定相应措施，作出切实安排的一种文体。计划应包括如下三个部分：
1·标题
计划的标题一般包括制订计划的单位(个人计划的姓名不写在标题内)、计划的期限、事由、文种四部分。
2·正文
正文是计划的主体部分。这部分通常包括前言、任务和目标、步骤及措施、结语等几个部分。
(1)前言
前言不宜写长，应简明扼要写清楚：制订计划的指导思想，包括有关的方针政策和上级的指示；分析现时形势的要求，本单位的基本情况(完成任务的主观和客观条件的分析)；计划的总任务，计划的目的要求等。
(2)目标和任务
这一部分同下面的步骤和措施部分是计划的核心部分。计划就是为完成一定的任务而制订的，如果没有明确的任务，没有具体的要求和目标，也就没有制订计划的必要。计划要明确地写明一定期限内必须完成哪些任务，实现什么目标，做哪些事，数量和质量上有什么要求等，使计划执行者一看便知道准备做什么，做多少，什么时间完成，由什么部门负责执行等，使之心中有数。
(3)步骤和措施
在明确了工作任务之后，计划还要根据主客观条件，设计必要的步骤和措施，以保证任务的完成。步骤是指工作的程序和时间安排。每项目标和任务，在完成过程中都有其阶段性，先做什么，后做什么；主干什么，次干什么；每一步应在什么时间做，达到何种程度；人、财、物力如何调配、布局；各阶段如何配合、衔接等，都必须写得合情合理，环环紧扣，步步落实。措施主要是指达到既定目标需要采取什么方法，动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难等。
总之，计划的正文要按照“做什么——怎么做——做到怎样”的顺序来安排结构内容，只有这样才能简明、全面、清楚地制订好计划。
(4)结语
这一部分是总结全文，在正文的末尾提出希望和号召。也有的计划不写结语，计划事项写完后自然结束。是否写结语，要根据计划的具体情况而定。
3·署名和日期
计划的结尾要写上制订单位的名称与制订日期两项内容。如果标题中已标明单位名称，结尾可省去单位署名，写明制订日期即可。
实例
个人工作计划（广告业务部）
通过2006年各项工作开展情况的总结，我充分认识到了自身存在的不足，总结当前及今后广告创收工作存在的实际问题，我计划2007年做到如下几点：
一、制订每月、每季度的工作计划
1·在第一季度，以市场铺垫、推动市场为主，扩大公司的知名度及推进速度。因为处于双节的特殊时期，很多单位的宣传计划制订已完成，节后还会处于一个广告低潮期，我会充分利用这段时间补充相关知识，加紧联络客户，以期组成一个强大的客户群体，同时适当地寻找小一些的投放客户将广告投放进来，但我预计对方会要求很低的折扣或者以货抵广告费的情况。
2·在第二季度，因为有“五一劳动节”的关系，广告市场会迎来一个小小的高峰期，并且随着天气的逐渐转热，夏季饮品、洗浴用品、防蚊用品等的广告会作为投放重点开发。
3·第三季度的“十一”“中秋”双节，广告市场会给后半年带来一个良好的开端，白酒、保健品、礼品等一些产品会加入广告行列。并且，随着我公司终端铺设数量的增加，一些投放量大的、长期的客户就可以逐步渗入进来，为年底的广告大战做好充分的准备。
4·年底的广告工作是一年当中的顶峰时期，加之我们一年的终端铺设、客户推广，相信这是我们广告部最热火朝天的时段。随着冬季结婚人群的增加，一些婚庆服务、婚庆用品也会加入广告行列，双节的广告气氛也会在这种环境下随之而来。
我会充分地根据实际情况、时间特点去做好客户开发工作，并根据市场变化及时调整工作思路。争取把广告额度做到最大！
二、制订学习计划
做市场开拓需要根据市场的变化不断调整经营思路，因而学习对于业务人员来说至关重要，因为它直接关系到一个业务人员与时俱进的步伐和业务方面的生命力。我会适时地根据需要调整我的学习方向来补充新的能量。产品知识、营销知识、投放策略、数据、媒体运作管理等相关广告的知识都是我要掌握的内容，知己知彼，方能百战不殆（在这方面还希望公司给予我们业务人员支持）。
三、加强自己的思想建设，增强全局意识、增强责任感、增强团队意识
积极主动地把工作做到点上、落到实处。我将尽我最大的能力减轻领导的压力。
以上是我对2007年的一些设想，可能还很不成熟，希望领导指正。火车跑得快还靠车头带，我希望得到公司领导、部门领导的正确引导和帮助。2007年，我将以崭新的精神状态投入到工作当中，努力学习，提高业务能力。
2007年1月1日
二、总结的撰写
总结是单位或个人对前一阶段的工作或活动进行全面、系统的回顾，分析研究，从中找出经验教训，引出规律性的认识，明确今后的努力方向，从而写成的书面材料。常用的小结、体会也是总结，只是它反映的内容较为单纯或经验不成熟、时间较短、范围有限。
总结一般由标题、正文、结尾三部分组成。
1·标题
总结的标题主要有以下几种形式，见下表。
形式写作要求
直陈式标题一般由单位名称、时限、事由和文种四个要素组成。标题各项内容，也可根据具体情况有所省略，如有的标题中可省略单位名称。有的综合性总结，标题中也可省去总结内容这一项。
续表
形式写作要求
正副标题一般来说，正标题概括总结的是主要内容或基本观点，副标题用于说明单位名称、时限、文种等。
不标文种式标题写成一般文章的题目形式，虽未注明“总结”字样，但标题本身体现出总结的性质或内容。
2·正文
正文是总结的重心所在，其内容一般包括以下几个方面：
(1)基本情况
这部分是总结的前言。一般用简洁的语言，概述完成工作的基本情况，交代清楚工作的时间、地点、背景，进行某项工作或认识某个问题的依据，工作的简单过程、基本做法，对工作完成情况的基本看法和总体评价等。
(2)成绩和经验
这是总结的精华和重点部分。成绩是指实践活动中所取得的物质成果或精神成果，要求做到材料翔实、言之有物、条理清晰、脉络分明，能给读者留下深刻的印象，使读者受到启迪。
(3)问题和教训
总结的写作，要用一分为二的观点，既总结成绩、经验，也要找出存在的问题和教训。
(4)努力方向
这部分是在总结经验教训的基础上，针对工作中存在的问题，提出切实有效的改进措施、今后打算、努力方向，或者提出新的奋斗目标、表明决心、展望前景、鼓舞斗志。这部分在写法上要有新意，防止落入俗套。
3·落款
总结的落款包括署名和日期。标题中已标明，或标题下已署名时，结尾则可不写。个人总结署名，一般写在正文的右下方。
实例
办公室工作总结
今年，办公室在总公司领导的直接指挥下，在兄弟部门和基层单位的帮助和支持下，全体同事团结一致，努力工作，较好地完成了高级文秘宣传、人事劳资、职工培训、物业管理、后勤服务及治安保卫等多方面的任务，特别是在上传下达、为领导提供决策依据、加强物业管理等方面做了大量、细致的具体工作，并取得了一定的成绩，基本上做到了“团结高效、热情周到”。
一、牢固树立服务意识
办公室的工作归纳起来就是为本公司领导服务，为各部门和基层单位服务，同时也为广大职工服务。
我们不断提醒大家要牢固树立起服务意识，端正工作态度，明白自己所处的工作岗位是公司对外的一个窗口，自己的一言一行、一举一动都关系到公司的形象，不能有半点马虎和差错。而我们讲的服务意识，其实就是要求办公室的人员要做到对公司的事业忠心耿耿、兢兢业业、埋头苦干、谋事而不谋利，奉献而不索取。在这方面，负责劳资工作的同事成绩非常突出，他们长年处在高度紧张繁忙之中。我公司现有在职正式职工216人，离退休职工71人，各施工公司临时工近千人。他们不仅能够及时办理大中专学生双向选择及各类人员的就业手续，转正定级手续；及时办理各类技术职称及技术等级培训、申报晋升、工资变动手续；及时办理调整工资标准手续；及时准确打印在职人员的月工资发放表；及时办理职工医疗保险及职工养老保险手续；及时办理职工的退休手续，而且在公司资质管理中做了大量细致的工作。可以讲我们办公室大部分同志都能像××等同志那样勤勤恳恳、踏踏实实，各个方面都做得很好，但也有个别人做得不够，工作不踏实、不认真、不负责，从而影响了办公室的声誉。我们在200×年里，将不断加强这方面的工作力度。
二、加强组织纪律性，做到步调一致
如何将办公室高效地运转起来，在一定程度上取决于是否有严格的纪律，这就要求办公室每一个成员都必须有强烈的责任感。我们常利用召开部门会议、个别谈心等形式进行帮带，不断加强思想政治工作，努力提高大家的政治思想素质和业务素质，使每个人都具有强烈的事业心和公而忘私的责任感，以无私奉献的精神做好领导交办的每一件事，做每一件事都像为自己家里办事那样认真。特别是在车队服务方面：在任务重、车辆少、部分车辆车况差的情况下，任务完成好，车辆保养好，安全行驶好，工作态度好。司机服从工作安排，任劳任怨，有高度的责任感和事业心。不论工作日、节假日，都做到了随叫随到。今年总的来说，办公室大部分人员都能认真负责地履行好自己的工作职责，都能较好地完成本职工作和临时性任务，也未出现任何问题。
三、搞好团结是办公室开展一切工作的保证
办公室是公司的一个对外窗口，每个人的一举一动、一言一行都会影响到科室的形象，甚至公司的形象。特别是我们承担的任务都比较繁杂琐碎，在许多事情上不仅需要个人具有独当一面开展工作的能力，更多的时候要靠集体的力量、集体的智慧共同协作，去完成某一件事情。因此，搞好团结，充分调动大家的积极性是我们着重抓的第三个内容。到目前为止，办公室在团结问题上一直做得比较好，大家不管是在工作上，还是在生活中都能互相信任，互相理解，互相帮助，共同去完成公司交办的每一项任务。办公室目前已形成一种好的风气，就是在工作中或在互相配合时有什么事情觉得不妥，或者有想法、有意见，大家都能开诚布公坐下来谈一谈，互相沟通，减少误会。
四、存在问题
办公室目前最大的问题是人员素质参差不齐，有少部分人在业务水平和责任心上还有待进一步提高和加强，尚不能适应办公室高效率、快节奏的工作要求。
五、下半年工作打算
1·继续加强政治、业务知识的学习，努力提高办公室人员的整体素质。
2·本着厉行节约、增收节支的原则，加强物业管理工作，努力做个好“管家”。
3·进一步提高办事效率和服务质量。
三、述职报告的撰写
述职报告是各级机关、社会团体和企事业单位的领导及工作人员，向所在单位的组织人事部门、主管领导机关或本单位职工群众陈述自己在一定时期内履行岗位职责情况而写成的书面报告。
提醒您
按照不同的标准，述职报告可分为不同类型：
1·按时间分，有年度述职报告、任期述职报告、临时述职报告。
2·按内容分，有综合性述职报告、专题性述职报告。
3·按述职者分，有个人述职报告、集体述职报告。
4·按性质分，有晋职述职报告、例行性述职报告。
1·标题
述职报告的标题有单标题和双标题两种写法：
(1)单标题
一种是由文种做标题或在文种前加人称，另一种是由时间、所任职务、文种组成。
(2)双标题
双标题中一般为正副标题。正标题提示内容主题，副标题由“人称+文种”组成或“时间+文种”组成。
2·主送机关或称谓
述职报告以书面形式向组织呈送，要写主送机关名称，如果是向有关领导、群众进行口头陈述，则可直接写称谓。
3·正文
正文由前言、主体、结尾三部分组成。
(1)前言
述职报告的前言部分一般包括三方面的内容：一是岗位职责，包括自己从何时起担任何职，主要负责什么工作，并对内容和范围作必要交代；二是指导思想，说明自己是在什么样的思想原则、方针政策指导下进行工作的；三是概括评价，是对自己工作的基本评价。前言部分应写得简明扼要。
(2)主体
这是述职报告的核心部分。对于不同的行业、不同级别的领导来说，其述职报告的内容各不相同，写法也各异，但一般来说包括四个方面的内容：一是任职期间所做的主要工作，取得的主要成绩；二是存在的问题、缺点；三是个人的认识和体会，主要经验、教训；四是今后工作的设想、意见和建议等。
主体部分的内容应该是在前言部分的基础上具体展开的，各层次间的结构方式可以按时间顺序排列，也可按工作内容排列，还可以按照对问题的认识，由此及彼、由表及里、层层推进的逻辑顺序排列。述职报告不论采用哪种方式，主体部分的内容都要求观点鲜明、事实确凿、分析合理、归纳精辟。
(3)结尾
结尾一般用几句表态性的话语结束全文；也有的写今后打算或表述自己恪尽职守、胜任职位的决心等；还可用“特此报告”、“专此述职”或“以上报告，请领导和同志们批评指正”等之类的句子结束全文。
4·落款
落款主要包括署名和成文时间两项内容。署名要写明述职人的单位、职务和姓名，此项可放在标题下，也可与成文时间一起署在正文末右下角。
实例
述职报告
各位领导、各位同事：
去年5月，我通过竞争上岗走上办公室副主任岗位，主要负责高级文秘方面的工作。在当时的竞职演讲中，我曾说过：不管竞职能否成功，作为在办公室岗位工作的一员，我都要努力做到五勤、诚心当好四员。五勤就是眼勤、耳勤、脑勤、手勤、腿勤，四员就是为各级领导和企业当好参谋员、信息员、宣传员和服务员。一年来，我主要从四个方面实践着自己的诺言，力争做到更高、更强、更优。下面，我就这一年的工作情况向各位领导作个简要汇报，以接受大家评议。
一、努力学习，全面提高自身素质
办公室工作是一个特殊的岗位，它要求永无止境地更新知识和提高素质。为达到这一要求，我十分注重学习提高：