书城管理落实重于一切
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第13章 建立科学的落实流程

1.流程在落实过程中的重要意义

任何组织,一旦要加强落实,就必须重视流程的作用。如果没有制定出可行的的流程,落实工作就无法到位。很多工作落实不到位,就是因为不按照流程办事造成的。

人们总是说,按照流程的条条框框做,是自找麻烦,把一件简单的事情做复杂了。那么大家有没有想过,这些条条框框是如何来的呢?难道制定流程的人,是为了给大家制造麻烦才这样要求的吗?举一个交通上的例子,交通法规有两个非常明确的规定:严禁超载和疲劳驾驶。这两条规定从何而来?从历年的重大交通事故调查数据中来。

即使是已经执行了多年,现在打开电视和报纸,仍然经常看到由此原因导致的交通事故,且不说造成的经济损失,就是人员伤亡,让亲友如何承受?交通法规是因为它事关人命,所以需要人人严格遵守;而工作流程事关工作开展,这是组织的灵魂,所以也需要人人遵守。如果流程某些地方确实不合理,它也不是一成不变的,而是可以按照适当的程序进行改进的。但是在改进的版本未发布之前,就要按照原有的要求执行。而不能以其需要改进为由不操作,否则不就是有法不依了吗?这叫作尊重流程。

还有人说,流程是把人僵化了,但是实际上不是流程僵化了人,而是人在理解流程时自己僵化了。理解了流程产生的背景,还要理解流程要求的每一步为什么要这样做,而不是那样做,这就要充分了解流程的目的。

原因就在于我们大部分人,落实观念不强,不尊重流程。即使人人理解了流程的内涵,也不能保障每个人都这样做。

事实上,设定流程的最终目的是为了提高工作效率,提高管理水平,从而节约管理成本。

建立流程有以下几点好处:

1.使得工作有序进行,不致杂乱。

2.在工作出现错误时可及时分析出是哪个环节发生了问题。

3.由于每一个流程中的节点都有相应的责任人,所以很容易就可以找到相应的责任人。

4.在员工进行流动时,不至于因员工的流动而使得工作进度缓慢。

5.可实现傻子工程,因为有了很详细的流程,所以新员工在入职以后,只要认识汉字,按照流程操作就没有问题了。

因此,任何人都不能轻视流程,不按照流程办事。只有遵守流程,才能把工作更好地落实到位。

2.抓落实要重视人员流程

落实流程包括:战略流程、人员流程和业务流程。

在组织的所有系统和流程中,人员流程无疑是最为重要和关键的。如果一个组织不具备一种科学和完善的人员流程体系,将永远不可能充分发挥其潜力。抓好人员流程要从以下几点做起:

1.挑选有落实力的员工

一般具有落实力的人主要特点是:自动、自发,注意细节,为人诚信、负责,善于分析、判断和应变,乐于学习,具有创意,对工作有韧性,人际关系(团队精神)良好,有强烈的求胜欲望。领导要具备挑选人才的能力,尤其是挑选与培养优秀骨干的任务不能授权他人。

2.领导者要信任员工

领导者要信任下属的道德品质,不束缚他们的手脚,让他们创造性地开展工作。既要委以重任,又要授予权力,令其能承担责任,忠于职守。当他们出了问题时,用人者勇于承担责任,帮助他们总结经验,给予有力的支持。同时,要认可下属的工作态度,明白下属的工作方法,理解下属的内在需求,信赖下属的工作责任感。

3.注重开发组织成员的价值

如果用冰山来比喻人的价值,那么,每个人都有沉在水面下尚未被开发的巨大潜在部分,而漂浮在水面上的就是展现出来的各种能力。领导者应善于进行现有人员价值的开发,有效地提高员工的工作绩效,增进组织的创新能力,造就良好的组织文化氛围。开发员工的价值,首先应注重培养员工的解码能力,即让员工将高端的愿望,解码为工作的操作细节,解码为自己应该担负的工作责任的能力。如果解码能力不强,高端愿望就只是一个口号,只是一个目标。其次,增强员工的解码能力,通过善于发现问题、积极思考问题、找出原因、努力解决自己的问题,养成这种善于用解码完成任务的习惯等方式来增强解码能力。

4.注意人员流程要与战略流程、业务流程相连接

人员的选用、配备必须与战略的制定和执行,与运营计划的目标连接起来,保证三者协调发展。尽量防止人员流失,构建人才储备库,对现有人才进行评估,判断他们该进行哪些培训,以便能承担更重大的责任,并适应组织的长久发展。让不能胜任的员工离开其岗位,领导能清楚地区分不胜任的职位,或者不该留在组织的人,及时解决人员问题。

3.抓落实要重视战略流程

作为一个组织,再伟大的目标与构想,再完美的操作方案,如果不能强有力地落实,最终也只能是纸上谈兵。组织的一切成效靠落实来支撑,但是,如果我们的战略本身出现问题,那么我们也不可能达到预期目标。

因此,抓落实还必须重视战略流程,总结起来有四点:

1.首先要制定好的战略

战略的实质与细节必须来自于战略的直接实施者或相关实施者,他们最了解组织的强弱势所在。好的战略,一定是重视落实的战略。

如何制定好的战略。首先需要确认并界定战略背后的关键课题;为确保长期计划成功,明确短期与中期做什么;确认计划所依据的假设和条件是否正确;清楚是否有人员能够落实战略,或者能够挑选到战略落实的人才;有环境变化时的备选方案或调整方案。

2.明确制定战略的人

幕僚人员可以通过搜集资料与运用分析工具协助制定,但是战略计划的实质内容必须由工作的主管领导负责规划。他们了解组织环境和组织能力,可以引入各类观念,了解哪些想法行得通或行不通,知道组织需要哪些创新能力;他们会权衡风险、评估各类选择方案,也懂得如何解决某些重大或难以解决的课题。

3.按步骤执行战略

制定战略方案的意义在于指导组织成员做正确的事,战略执行过程的意义在于把事情做正确;执行的意义来源于正确的战略。设计合理的战略流程,让战略适合于竞争环境的同时更加适合于执行,即用战略的眼光诠释执行。好的战略应与执行相匹配。因此,管理者制定战略后也要参与执行,只有在执行中才能及时并准确地发现战略目标能否实现,从而使管理者可以及时依据执行状况调整战略,这样的战略才可以有效达成目标。

4.有效执行战略的步骤

量化愿景,转化为可行的目标;口号传达,战略本身是复杂的,企业用简单、直接的口号,传达战略的精髓,将战略融入员工的生活;变成共识,一个企业要构建文化,必须大家都接受并变成自己的行为才有效,一个企业要实现目标,必须大家都认同并且愿意做,这个目标才会落实,执行力是建立在达成共识的基础上;规划结果,清楚地描述在时间限制下,可衡量的特定行动与结果;开放战略,让员工清楚地了解什么工作才符合战略需要;将绩效评估的标准与战略结合,否则战略执行最后很容易失败;状况与进度自动化管理,企业应该利用网络工具控制工作进度,了解正在进行的活动是否偏离战略目标等;建立执行与战略之间的良性循环,战略管理就是管理战略执行的程序,包含内部与外部资讯的结合;监督力度,认识到战略可以复制,执行很难复制,执行结果不同取决于对相同的战略的不同贯彻力度;保持沟通,保持执行中信息传递畅通,注意培养与维护企业沟通文化;做为领导一定要心胸开阔,能接纳不同的意见,倾听反对的声音,把问题放在桌面上公开沟通讨论。

4.抓落实要重视运营流程

战略流程界定了组织希望前进的方向;人员流程界定了哪些人该参与组织;而运营流程,则是为组织的人员指明路径,并将长期的规划分解成短期目标,以达成目标。运营流程最重要的一步就是做好工作目标的分解和计划。

广州军区某高炮团从1995年至今,连年被集团军和广州军区评为“全面建设先进单位”,30多项工作迈入军区或全军先进行列。他们能取得这样的成绩,完全是在日常工作中事事狠抓落实的结果。有一次,一个新调来的老干事按“常规”在通知上签上“拟安排各营连按统一要求部署教育”,就呈送团领导阅示。没想到在政委刘进步办公室碰了一鼻子灰:“照抄照转,谁来落实?一线指挥部抓工作,要有具体实施方案,不能只有指示和口号!”

待政治处的教育方案出来后,他们又对照上级精神和本团实际情况反复研究,在增强针对性、实效性上下工夫。结果,团里的教育成果很快取得成效。

几年前,这个团曾经出现过3个部门同时发指示,5道“令箭”仍未落实工作的事。团领导在反思教训时认识到,决不能照抄照转,靠文件落实文件,用会议落实会议。团党委规定:不能乱提口号,乱发指示。上级机关所有指示、命令下达到团里后,相关职能部门必须拿出详细具体的落实方案,不能只当“传声筒”、“司号员”。

为防止落实表面化,这个团建立了一套抓落实的机制:全局性工作由党委会定,阶段性工作由首长办公会定,派工作组、考核组找主管领“路条”,临时性任务和日常工作由值班首长定。团领导每月统一审定一次各部门的工作计划,每周统一协调处理一次各部门的工作矛盾,每日交班会统一解决各部门的具体问题。并规定,机关干部抓基层必须“到位不越位,指导不瞎导,包干不包揽”。

这样一来,部队工作秩序马上正规起来,机关不那么“忙”了,基层也不那么“乱”了,各营连放开手脚按工作计划和周表正规有序地开展工作。

高炮团抓落实有一个“著名”的等式:抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。团长陈玉平说:“抓落实就要敢于动真格,你不落实事,我就‘落实’你!”落实关键靠什么?靠责任制!从1996年开始,高炮团就把建立责任制作为抓落实的一条重要途径,层层实行责任制,个个签订责任状。把每个干部的工作按分管事务、职责要求、目标效果等细化、量化、实化,实行目标管理,使工作落实到具体人,责任追究到具体人。

其他组织也是一样,只有把目标分解到位,才能更好地落实到位。

作为组织领导者来说,在目标分解的工作上主要应该抓什么呢?我认为主要在以下四点:

1.抓体制

体制的问题是组织管理的根本问题。体制主要是确立决策管理者和执行落实者的地位,明确两者的责任、权利和义务,理顺两者之间的关系,从组织利益的这个根本问题上,健全激励和制约机制,从而充分发挥两者的作用。

2.抓机制

有了健全的机制就等于组织建立了良好的自我调节系统。对外部相关环境的变化能够自发敏感地反应、快速地行动。这是所有组织避免大的灾难,保持健康发展的重要保证。

3.抓制度

一套纵向到头、横向到边、无空白无漏洞的管理制度,是组织管理的根本,也是组织最基础最重要的管理工作。如果没有这一整套的东西,组织就只能处于一种无序的状态。

4.抓组织构建

一个组织的构建原则制定得是否准确,组织构建设计的是否合理,各机构间责、权、利关系安排得是否适当,同样是决定一个组织能否正常运行的重要问题。

很多工作落实不到位,什么原因?问题出在“不明确”三个字上,根源在上面,而不在下边。管理者布置工作的时候,只有做到任务明确,目标明确,标准明确,人员明确,责权明确,资源明确,利益明确,考核明确,落实才能迎刃而解。

作为组织领导者,主要任务是保证把对的事情做到位,一抓到底,不达目的不算落实。要通过抓体制、机制、制度、组织构建等方面来实现组织目标的最终实现。