书城励志魔鬼训练大全集(超值金版)
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第47章 管好自己的时间

管理人员负担的工作具有多面性,随时要处理各种突发情况。时间的合理使用,也是提升管理效率的重要因素。时间管理的定义,是如何面对时间的流动而进行自我的管理。

你是否同时进行着许多个工作方案,但似乎无法全部完成?

你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事?

如果工作常常会被各种因素中断是否会觉得震怒、心烦?

你是否每天回家的时候累得精疲力竭却又觉得好像没做完什么事?

你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲,甚至只是随便玩玩也没空?

只要出现以上的任何情况,可能在自我的时间管理上有了差错,应该进行自我调整了。

时间这项资源,具有以下的特色。

时间是一项资源

时间供给毫无弹性 无论你是总经理,还是前台接待,你一天还是只有24小时。

时间无法蓄积 时间过了一秒就少一秒,不管你用不用,每天一定会流失掉。

时间无法取代 时间与资金不同,无法向别人借,也不能借给别人,所有的人只能支配自己的时间。

时间无法失而复得 时间呈现单维的流向,没有倒流的机会。时间一经过去,就不可能再重新取得。

什么是浪费时间呢?睡觉吗,休闲娱乐吗?只要对目标完成没有帮助的时间消耗,就是浪费时间。一个72岁的人一生的统计中,睡觉占了21年,工作占去14年,卫生行为7年,吃饭用了6年,旅行(含公务出差)占用6年,排队用了6年,学习花掉4年,开会占3年,打电话用了2年,找东西花去1年,其他时间使用2年。从这个统计数字来说,读者是不是可以发现一些节省时间的蛛丝马迹?是不是觉得自己好像可以不用这么忙,也能把工作做好呢?

对待时间的正确态度

要妥善地运用时间,应该保持对待时间的正确态度。

过去作为现在改善的参考 过去的已经过去,追悔是没有用的,只要仔细检讨过去存在什么样的缺失,作为改善自我的参考依据。

未来作为现在努力的方向 为自己的未来绘出一个愿景,作为自己追求的目标,使自己产生足够的动机,持续努力。

好好地把握现在 最重要的一点,就是好好把握现在。过去不可能再回头,未来还没到达,你能控制的,只有现在。

运用正确的方法做正确的事 如何把握现在呢?就是尽量使用正确的方法作正确的事。而正确的方法,就是当时能想到,最直接有效、最节省时间的方法。

工作缺乏计划、组织工作不当、时间控制不够、整理整顿不足、进取意识不强这五个因素是造成管理人员浪费时间的最重要原因。没有计划性的工作,会使管理人员无法区分事情的轻重缓急;组织工作不当,使管理人员疲于奔命,随时要去补救因为人员造成的各种缺失;时间控制不够,使管理人员花了太多时间处理不太重要的事情;整理整顿不足,使管理人员浪费许多时间在无用功上,不能随手取得所需的资源;进取意识不强,使管理人员产生怠惰的心理,让自己过于放松,满足于现状。

时间管理的原则

一个管理大师教授管理章程,走上讲台,拿出一个上下一样宽的玻璃瓶子。告诉大家:这个瓶子现在是空的。然后,他拿出几个鹅卵石,一个一个放进这个瓶子,一直放到顶上。他问大家:瓶子满了吗?学生回答:满了。

他接着拿出一些碎石子,往瓶里倒,又放进了一些碎石头。他再问:现在满了吗?这次只有几个学生回答:满了。他又拿出一些细沙,经过一阵摇晃,倾倒,瓶子又装了不少沙子。他再问:满了吗?没有学生回答了,因为他们看见老师手上还提了一大瓶水。老师把水慢慢地倒进瓶子,告诉大家,现在这瓶子才满了。

他开始解释:这个瓶子的容量,相当于一天的时间,固定的容量,就像一天只有固定的24小时。这些鹅卵石,是我们应该要立刻采取行动的重要的事;而其他的泥石浆,会填满我们的所有时间。现在提出另一个问题,如果一开始就把泥浆倒在瓶子里,那还有机会放进鹅卵石吗?时间就像牙膏,有一定的容量。看着好像用完了,但是,用力挤一挤,还会多出一些正好够这次用的牙膏。

时间管理具有以下几项原则:

明确目标 日本对一些退休人员进行过统计,发现有30%的退休人员在退休的第一年出现各种严重的慢性病,而这些病在他退休前每年例行的体检都没有被检查出来。这是因为退休人员还来不及调试自我的心态,找到适合自己的退休生涯。他们产生了自己是个废物这样的负面心理,觉得人生已经没有什么可以追求的目标。明确的目标,是维持旺盛生命力与斗志的唯一方法。

有计划、有组织地进行工作 开始工作前,要做好适当、可行的计划,事前组织可用的资源,保证依照既定计划执行。而且要保证自己投入在这个计划的预定时间。ERP(enterprise resource plan,企业资源计划)中定义的企业资源,一般是指人(含内部人力资源与客户)、财(财务制度)、物(进货、销货、存货)三种,但是企业还有些并未完全纳入ERP系统的资源管理,而这些资源也是时间管理上应该注意的。技术(含各种专利)、经验(客户合作的经验)、时间(含员工与主管的可用时间)都是企业的资源。

分清工作的轻重缓急 各种工作必须分清楚轻重缓急。一般分成四类:第一是又重要又紧急的事,必须立刻着手执行。第二是重要但不紧急的事,应该排在优先执行地位;第三是紧急但不重要的事,这些可以量力而为;第四是不紧急又不重要的事,这些有时间再去做。人会忙得团团转,并不一定是因为重要的事情多,而是平时处理重要但不紧急的事太少。等到届临截止时间,这些事就变成紧急又重要的事了。

合理地分配时间 对自己一天的时间进行合理的分配,找出自己的黄金时间,用在处理最重要的事情上(所谓的黄金时间,是每个人一天内最专心、效率最高的时间)。使用其他时间处理其他的各种事情。保证每天都可以把最重要的事情处理好。

与别人的时间取得协作 各种工作都是一个团队来进行的,除了考虑自己的时间之外,也需要与别人的时间协作。自己的部属可以由自己指派,但是对客户或上司,自己就不一定能自由指挥。因此,协作的情况非常重要。有时候,提出自己的困难,争取别人的支持和帮助,也是可行的方式。

制定规则,遵守纪律 要保证对时间的掌控权,给自己与团队制定一些合理的规则,并且要求每个人都遵守。一位管理顾问曾向一位感觉自己时间总是不够用的总经理提出建议:每天列出十件要做的事,依这些事情的重要性来排序。然后当天就处理最前面的三件事,不管其他。当天处理不完的,第二天也列入次日的十件事中进行排序。先自己试行一个月,觉得有效,再推广到其他几位高级主管。结果,不到两个月,总经理发觉公司的效率出现大幅提升。