书城管理成大事必备的99个领导技巧
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第44章 开宗明义,突破创新——成大事者会议主持的技巧(3)

本来,插话应以短见长,幽默而富有感染力。抓住重点,三言两语,讲完即收。衡量领导者插话有没有水平,是否精彩,并不在话的数量,而在于话的质量。话虽不多,但条理清楚,一言九鼎,说得好,说得妙。应当明白,插话不同于讲话,只有插得精彩干练,才会收到应有的效果。

不要插话成癖

有些领导者为了显示自己的存在,插话成癖。逢会便插,一会一插,你插他插,张三刚打完“岔”,李四又接着“插杠子”,强插硬插。我们提倡主席台上就坐的领导者,不防充当一次“哑巴”。即使到了非插话不可的地步,也要切记不要插话超过三次。否则,即使会议主持者难堪,又压抑讲话者的情绪,还会使与会者产生厌烦心理,更降低了自己的威信,免开尊口,何乐而不为呢?

技巧98沉着冷静,反应及时:

处理会议意外情况的技巧

会议主持者尽管事先对会议进行了认真的准备,但在会议进行中往往还会出现一些意想不到的情况。对这些情况,主持者要沉着冷静,靠自己的应变能力恰当地加以处理。

巧妙对付会议开始的冷场

冷场,是会议活动中一种常见而又使会议主持者颇感难办的问题。冷场的原因很多,我们应针对不同的原因,采取不同的措施。一是与会者无思想准备,一时难以发言。特别是事先没有打招呼,临时召开的会议容易出现冷场,这时会议主持者可以鼓励大家先谈不成熟意见,在讨论中再补充完善,也可以让大家先做短暂的准备,然后发言;二是与会者对所讨论的议题不理解、不明白而感到无从开口,会议主持者应详细、明确地交代议题,对与会者进行耐心启发;三是会议议题直接涉及与会者多数人的利益,因有顾虑而造成的冷场,会议主持者应先启发与其利益关系不太大的,或者是大家公认比较正直、公道的人发言,然后再逐步深入。只要有人开头,冷场就会变成热烈;四是会议议题有一定的难度和复杂性,一时不易提出明确意见而出现冷场,这时会议主持者可以由浅入深,启发大家开动脑筋,逐步接触问题的实质,也可以选择分析能力强、比较敏锐的同志率先发言,打开突破口再引导大家讨论发言。

善于打破部分人的沉默

会议中往往出现意想不到的沉默。当一部分人在会议上沉默时,主持者应当思索沉默的原因,有针对性地采取对策。会议中的沉默通常有以下几种情况:

1.顾虑、害羞的沉默。有的人有较好的意见和看法,但因为某种顾虑而沉默不语。对于这种情况,主持人应想办法打消这些同志的顾虑,支持他们发言。有的人怕讲不好,被人讥笑,既想讲不又敢讲,会议主持人要寻找机会鼓励他发言,表示出对他的发言很感兴趣,促使他大胆发言;

2.持少数意见者的沉默。当会上多数人同意某种意见,出现了一边倒的情况,持少数意见的人知道自己的意见已经孤立,也就不讲了。在这种情况下,主持者不应急于表态同意多数人的意见,应当耐心地、热情地鼓励有异议的人讲出自己的见解,以便比较;

3.无所谓的沉默。当会议议题与部分人关系不大时,有人会认为议题与己无关,抱无所谓的态度而不愿开动脑筋。会议主持者应采取恰当的方法把他们引导到会议议题上来,促使其思考问题;

4.对立的沉默。有的人对会议主持人或会议议题有对立情绪,会出现不予理睬的态度。会议主持人应主动、热情地引导他们发言,对正确的意见应给予鼓励支持,对不正确的意见也不要介意。

当然,会议中还有一些出自其他原因的沉默现象。如有的人不吭声是表示同意,有的暂时不表态是想听别人意见后再说,有的人表态是没有新的意见等,这些情况均属正常,不必在意。

善于控制离题发言

在会议发言中常出现跑题的现象。这种现象与冷场恰恰相反。会议“热烈”得过了火。离题时不可强扭,也不能不扭。强扭会挫伤积极性,不扭就可能开成无效会议。出现离题发言主要有两种情况:一种是闲话式的离题。会议讨论中谈论传闻、轶事及与议题无关的闲话,而且喜欢海阔天空、津津有味地谈沦,越扯离议题越远。这种现象通常是因为与会者认为议题与自己无关,不感兴趣而出现的;也有的认为议题不好发言,而沉湎于题外的话。这时,主持者应采取措施:一是接过讨沦的某句话,顺势巧妙自然地引回到正题上来;二是联系议论的某一层意思,提出新的话题引入到正题中;三是用一句善良的话或风趣的话截住议论而引入正题。另一种是发挥式的离题。发言者为表示自己的才能,或显示自己的见解,自觉或不自觉地讲与议题无关的内容。对这种离题现象的处理不能简单粗暴,而应尽可能采用不影响情绪和气氛的方式,用礼貌的形式提醒发言者。

技巧99全面、客观地总结:

给会议画上圆满句号的技巧

在会议即将结束时,领导要对会议召开的有关情况及所取得的成果进行全面、客观的总结,对不能确定的或未解决的问题作出解释说明。对会议总结得如何,是衡量领导水平高低的一个重要方面。

有的领导能把会议的有关情况总结得很精炼、很概括、很有高度,让人一听就明白。而有的则不善于总结,对会议的精华把握不准,要么再重复别人的话语,要么说些不着边际的话,既没有深度,也没有高度。会议总结要体现简明扼要、全面准确、重点突出、实事求是的特点。好的总结可以帮助与会者加深对会议精神的理解和把握,有利于会议的贯彻落实。

了解会议总结的内容

会议总结虽然没有一个固定的模式,但其内容大体应包括以下几个方面:

1.会议基本情况

这一部分主要是讲会议的进程和与会者的表现。会议进程主要是对会议进行的几个重要环节综述和分析,对每个环节实施情况做出评估;与会者会议期间的表现如何,要列举典型实例进行评述。要对会议进行了多长时间,进行了哪些议程,办了哪些事情,办得怎么样,与会者的参与程度等情况向与会者做出说明。

2.会议的主要收获

这一部分是会议总结的重点。主要讲通过大家的共同努力,会议统一了哪些思想、提高了哪些认识、研究解决了哪些问题等。要高屋建瓴地概括归纳出几条,让人听了觉得条理清晰,便于记忆。谈收获要紧扣会议主题,突出反映问题,切实符合会议的实际情况。每条收获都应有具体的事例加以说明,要注意引用与会者的发言,特别是一些好的意见、建议及具体的措施和打算,给人以具体生动的感觉。

3.今后工作意见

这一部分主要是根据会议总的精神,结合工作实际,提出实施会议主题的意见。就是对会议的传达学习、贯彻落实提出具体要求,对会议确定的目标、任务、政策措施进行分解,落实到有关责任单位和责任人。

掌握会议总结的方法

会议总结要得法,一般可采用如下方法:

1.直叙法

就是简要概括地回顾叙述会议办了哪些事,达成了哪些共识,解决了什么问题,加深与会者的印象。比如:“这次会议我们传达学习了某某文件,研究讨论了某某决定,某某领导作了重要讲话,对下一步的工作做出了具体安排和部署:一是……二是……三是……这些意见完全符合我们的实际,对于促进工作具有重要意义,希望大家认真抓好落实,切实抓出成效。对贯彻好这次会议精神,我再提几点意见:一……二……三……”

2.归纳法

就是在简要回顾会议的基础上,对整个会议进行高度归纳、概括。比如:“我们这次会议开得很成功,概括起来有几个特点:一……二……三……我们这次会议形成了几个方面的共识:一……二……三……初步解决了几个方面的问题:一……二……三……现在,对解决这几个方面的问题,大家都形成了一致意见,拿出了具体的对策措施,下一步关键是抓好落实。”

3.鼓动法

对会议不作全面总结的情况下,用鼓舞人心的话作总结,对大家提出希望和要求,号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。

对会议的总结是详细还是简要,这要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定。可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善,灵活掌握。