书城管理成大事必备的99个领导技巧
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第43章 开宗明义,突破创新——成大事者会议主持的技巧(2)

做好综合和总结

政策性研究会虽然不是在会上当场拍板,立即决断问题,但会议讨论的意见总得有个归纳性的总结。因此,主持会议的领导者要善于倾听各种意见,边听边比较,边分析,边归纳,仔细分辨各种意见的异同,找出它们的长处和短处,衡量它们的利弊,把有价值的东西吸收到自己的总结中来。如果感到问题讨论得不够深入彻底,就要及时提出问题,或用发言者的一个建议来引导大家继续讨论,使方案逐步趋于成熟和系统化。最后总结时要注意三点:一是充分肯定会议的成效,乃是大家共同努力的结果,这样有利于增强会议的团结气氛,也有助于今后使这类会开得更好。二是一定要把一切有价值的意见尽可能不遗漏地综合起来,给予肯定;即使完全未被采纳的意见,也应肯定它的价值,或表示在其他场合可供参考。这样可以使与会者每个人都感到自己的意见受到了重视。最为忌讳的是,与会者发表了十条意见,领导者在最后总结时,却发表了一通早已想好的,与十条意见相矛盾的第十一条意见。这样,人家就会以为你自恃高明,刚愎自用,久而久之,大家参加这类会议的兴趣就少了,积极探索的空气就会窒息。三是一般不要“封口”。不要把某些意见说得十全十美,给予全面肯定;对另一些意见给予全面否定,这样不好。同时应明确表示,希望大家散会后还要积极思考,继续探索,领导者欢迎并随时准备倾听大家新的意见,等等。

技巧96声音宏亮清晰:

会议上发言的技巧

西方有句谚语:“站起来人们能够看见你。大声说话人们能够听见你。闭住嘴人们会喜欢你。”这是一句绝妙的忠告。

在会议上发言,有其他一些你应该考虑到的诀窍。

自问你的发言目的是什么

是让你的听众思考、通知、说服、决策,还是要采取什么行动?如果你知道自己要干些什么,那么你就会以实现你的目标的方式去“设想”你的会议。

了解你的听众

你的听众是谁?与会的关键人物是谁?他们是否有些你应该知道的怪癖举止?他们有些什么主要倾向性或偏见你应善于回避的?

把你会上要讲的事列成提纲

要牢记那些你希望大家会后知晓的思想或中心议题。你的发言要围绕这一主题。

记住,念稿子是场灾难

不要照着念,列出发言提纲,发言时再详细讲。请你的家人、朋友或任何人当听众,先演习一次。或者把你的发言录在录音机上,然后再翻过来听听你说了些什么、效果如何。反复练习。不要死背讲稿。那样你会像一名中学生讲演者死背他的稿子一样,每逢忘了一行就要重新再来一遍。

事先准备要回答的问题

如果你认为听众会提问,那你要预计他们提什么问题,事先准备回答,这样你便能够应付自如。如果你不知道问题的答案,就承认不知道。然后答应人做出回答,以后一定告诉他们。

发言诙谐幽默

在你的发言中,尽可能用些幽默语言,但不要硬扯一些可能打乱思路的笑话。在发言时要用日常用语。不要用长句子在听众面前哗众取宠。每个字都要发音清楚。许多字词听来相似,但意思可能完全不同。

语速不要太快

人们思考和理解的速度每分钟500~600字,但为了便于理解,你的发言速度不应超过每分钟100或125个字。要再快就会使你的听众漏掉你所说的话,他们可能难以跟上你。因此,说清楚,说明白,不要太快。讲话放慢速度。

看着你的听众——不要看地板、天花板或窗户

把你的目光从一个人身上慢慢移向另一个人。当你讲话时让你的目光在每个人身上都停留片刻。如果你觉得这样不舒适,那就把目光集中在房间尽头的某一点上讲话。这比看天望地要好些,只要你注视着你的听众而不把目光移开,你就能保持与他们的交流。

技巧97利用语境,适时表达:

会议上插话的技巧

插话不同于一般的交谈或演讲,它是利用当时的语境,针对说话者表达的内容,在其表达过程中,插入适当的词句,表示赞同、附和或反对,起补充、调节作用,以达到把握调剂会议氛围、推进会议进程的目的。它集中体现了插话者的个体综合素质,是领导者经常运用和必须掌握的技巧之一。

会议插话,通常是指领导者在会议进行中,打断正在讲话发言者的思路,或是借题发挥,或是补充、强调的一种随时讲话。一句或一段精彩恰当的插话,不仅能活跃会场气氛,引起人们听讲的注意力,还能起到画龙点睛,升华主题的作用。如果是突兀生硬、无关痛痒、不合时宜的插话,则会成画蛇添足之笔。同是插话,由于使用的方式不同,时机的把握各异,效果大相径庭,足以使人玩味和思考。

由于插话是人们在他人的谈话表达过程中,有针对性地、不失时机地运用语言进行的一种交际形式,事先难以预料和把握,更谈不上经过认真和周密的准备。那么,插话是不是毫无规律、随机即兴而发呢?答案是否定的。任何事物都有自己运行和发展的规律,插话也不例外。它除了日常加强领导者自身思想文化素质的修养外,在具体运行中,还是有一些基本原则和方法可循的。

选好“插缝”,把握插话的时机

靶要打得好,枪要瞄得准,话要插得好,就必须选好“插缝”,如果没有“插缝”硬往里插,那就会给人一种生硬之感,不会带来好的效果。可是,在开会的时候,有些领导者不大注意选择插话的时机,只要觉得自己有话可说就憋不住,不分先后地往外倒。这样插话的结果,对唱主角戏的人并没有起到很好的配合作用,反而造成了某种程度的“冲击”,影响了会议效果。这样做,至少产生两方面的负效应:一是作为主讲的领导者可能会想,“是不是我讲得不好,既然这样,干脆你讲得了”。二是作为听众也可能产生逆反心理:“你老是打断别人的发言,我们到底听谁的呢?”所以,领导者在插话时,一定要注意选择好时机,只有认为是应该“补充几句”才足以说明问题的时候才去插上几句。

插话不仅要选择好“插缝”,而且要插在点子上。插话要环环相扣,句句“插”到点子上,决不能信口“插”来,想到哪里“插”到哪里,想“插”什么,就“插”什么。那种为了哗众取宠而故弄玄虚的新鲜离奇的插话,会大大降低插话者本人的威信。一句好的插话能将会议推向高潮;一句不好的插话能把会议方向引偏。插话一般都是对讲话的补充,因此,它应与会议主题有密切的关系,有一定的分量。如果是可插可不插那就最好别插。因为人家讲得好好的,顺顺溜溜的,大家听得挺有意思。你要插一竿子,又讲不到点子上,那就会引起听众的反感。所以插话还要考虑好话题,所要补充的话必须是会议精神的重要组成部分,或是主讲人没有讲够、讲透、讲深、讲细的内容,只有在这种前提下“插几句”才能奏效。

插话的语言要短些,再短些

冰冻三尺,非一日之寒。插话语言的修养非一朝一夕之功,是领导者综合素质和各方经验的集中体现。而要丰富插话语言,应注重加强语言积累,着重进行自然、灵活、准确、简明的语言训练。自然,“何意百炼钢,化为绕指柔”。插话的语言要顺其自然,切合时境,不要刻意雕琢,要达到呼之欲出的境界。灵活,语言的使用要服务主题,不拘一格,灵活多样,它是插话者敏锐、机智、善变等素质的集中体现。准确,可供插话者的时间很短暂,要求语言使用一语中的,点到为止,不要言不及义,无的放矢。简明,语言干脆利索,简明扼要,如同黑夜中的流星,照亮长空,稍纵即逝。因此,作为插话者必须努力做到“短些,短些,再短些”。