演讲的本质在于“讲”，而不在于“演”，它以“讲”为主，以“演”为辅。由于演讲要诉诸口头，拟稿时必须以易说能讲为前提。如果说，有些文章和作品主要通过阅读欣赏，领略其中意义和情味，那么，演讲稿的要求则是“上口入耳”。一篇好的演讲稿对演讲者来说要可讲；对听讲者来说应好听。因此，演讲稿写成之后，作者最好能通过试讲或默念加以检查，凡是讲不顺口或听不清楚之处（如句子过长），均应修改与调整。
鼓动性
演讲是一门艺术。好的演讲自有一种激发听众情绪、赢得好感的鼓动性。要做到这一点，首先要依靠演讲稿思想内容的丰富、深刻，见解精辟，有独到之处，发人深思，语言表达要形象、生动，富有感染力。如果演讲稿写得平淡无味，毫无新意，即使在现场“演”得再卖力，效果也不会好，甚至相反。
演讲稿的结构
从内部结构来说，演讲需要形成或创造现场的情绪氛围，所讲的内容应该较为集中，通常演讲“最多只能讲两三个问题，而且这两三个问题还得很紧密地在逻辑上串连起来，以层层推演的方式，一环扣一环地展开，这时最忌的是平面罗列：甲乙丙丁，一二三四，尤其成为大忌的是先亮论点，后举例子。这只能使听众停止思考，甚至昏昏欲睡。分散的论点和被动的（亦即无分析的，不能发展论点的）例子，无异于催眠曲。演讲稿的结构分开头、主体、结尾三个部分，其结构原则与一般文章的结构原则大致一样。但是，由于演讲是具有时间性和空间性的活动，因而演讲稿的结构还具有其自身的特点，尤其是它的开头和结尾有特殊的要求。
开头要抓住听众，引人入胜
演讲的开头，也叫开场白。它在演讲稿的结构中处于显要的地位，具有重要的作用。瑞士作家温克勒说：“开场白有二项任务：一是建立说者与听者的同感；二是如字义所释，打开场面，引入正题。”好的演讲稿，一开头就应该用最简洁的语言、最经济的时间，把听众的注意力和兴奋点吸引过来，这样，才能达到出奇制胜的效果。
开场白的技术主要有：
（1）楔子。
用几句诚恳的话同听众建立个人间的关系，获得听众的好感和信任。
（2）衔接
直接地反映出一种形势，或是将要论及的问题，常用某一件小事，一个比喻，个人经历，轶事传闻，出人意外的提问，将主要演讲内容衔接起来。
（3）激发
可以提出一些激发听众思维的问题，把听众的注意力集中到演讲中来。
（4）触题
一开始就告诉听众自己将要讲些什么。世界上许多著名的政治家、作家和国家领导人的演讲都是这样的。
演讲稿的开头有多种方法，通常用的主要有：
（1）开门见山，提示主题
这种开头是一开讲就进入正题，直接提示演讲的中心。例如宋庆龄《在接受加拿大维多利亚大学荣誉法学博士学位仪式上的讲话》的开头：“我为接受加拿大维多利亚大学荣誉法学博士学位感到荣幸。”运用这种方法，必须先明晰地把握演讲的中心，把要向听众提示的论点摆出来，使听众一听就知道演讲的中心是什么，注意力马上集中起来。
（2）介绍情况，说明根由
这种开头可以迅速缩短与听众的距离，使听众急于了解下文。例如恩格斯在1881年12月5日发表的《在燕妮·马克思墓前的讲话》的开头：“我们现在安葬的这位品德崇高的女性，在1814年生于萨尔茨维德尔。她的父亲冯·威斯特华伦男爵在特利尔城时和马克思一家很亲近，两家人的孩子在一块长大。当马克思进大学的时候，他和自己未来的妻子已经知道他们的生命将永远地连接在一起了。”这个开头对发生的事情、人物对象作出必要的介绍和说明，为进一步向听众提示论题作了铺垫。
（3）提出问题，引起关注
这种方法是根据听众的特点和演讲的内容，提出一些激发听众思考的问题，以引起听众的注意。例如弗雷德里克·道格拉斯于1854年7月4日在美国纽约州罗彻斯特市举行的国庆大会上发表的《谴责奴隶制的演说》，一开讲就能引发听众的积极思考，把人们带到一个愤怒而深沉的情境中去：“公民们，请恕我问一问，今天为什么邀我在这儿发言？我，或者我所代表的奴隶们，同你们的国庆节有什么相干？《独立宣言》中阐明的政治自由和生来平等的原则难道也普降到我们的头上？因而要我来向国家的祭坛奉献上我们卑微的贡品，承认我们得到并为你们的独立带给我们的恩典而表达虔诚的谢意么？”除了以上三种方法，演讲的开头方法还有释题式、悬念式、警策式、幽默式、双关式、抒情式等。
主体要环环相扣，层层深入
这是演讲稿的主要部分。在行文的过程中，要处理好层次、节奏和衔接等几个问题。
（1）层次
层次是演讲稿思想内容的表现次序，它体现着演讲者思路展开的步骤，也反映了演讲者对客观事物的认识过程，演讲稿结构的层次是根据演讲的时空特点对演讲材料加以选取和组合而形成的。由于演讲是直接面对听众的活动，所以演讲稿的结构层次是听众无法凭借视觉加以把握的，而听觉对层次的把握又要受限于演讲的时间。
那末，怎样才能使演讲稿结构的层次清晰明了呢？根据听众以听觉把握层次的特点，显示演讲稿结构层次的基本方法就是在演讲中树立明显的有声语言标志，以此适时诉诸于听众的听觉，从而获得层次清晰的效果。演讲者在演讲中反复设问，并根据设问来阐述自己的观点，就能在结构上环环相扣，层层深入。此外，演讲稿用过渡句，或用“首先”、“其次”、“然后”等语词来区别层次，也是使层次清晰的有效方法。
（2）节奏
节奏，是指演讲内容在结构安排上表现出的张弛起伏。演讲稿结构的节奏，主要是通过演讲内容的变换来实现的。演讲内容的变换，是在一个主题思想所统领的内容中，适当地插入幽默、诗文、轶事等内容，以便听众的注意力既保持高度集中而又不因为高度集中而产生兴奋性抑制。优秀的演说家几乎没有一个不长于使用这种方法。演讲稿结构的节奏既要鲜明，又要适度。平铺直叙，呆板沉滞，固然会使听众紧张疲劳，而内容变换过于频繁，也会造成听众注意力涣散。所以，插入的内容应该为实现演讲意图服务，而节奏的频率也应该根据听众的心理特征来确定。
（3）衔接
衔接是指把演讲中的各个内容层次联结起来，使之具有浑然一体的整体感。由于演讲的节奏需要适时地变换演讲内容，因而也就容易使演讲稿的结构显得零散。衔接是对结构松紧、疏密的一种弥补，它使各个内容层次的变换更为巧妙和自然，使演讲稿富于整体感，有助于演讲主题的深入人心。演讲稿结构衔接的方法主要是运用同两段内容、两个层次有联系的过渡段或过渡句。
结尾要简洁有力，余音绕梁
言简意赅、余音绕梁的结尾能够使听众精神振奋，并促使听众不断地思考和回味；而松散疲沓、枯燥无味的结尾则只能使听众感到厌倦，并随着事过境迁而被遗忘。怎样才能给听众留下深刻的印象呢？美国作家约翰·沃尔夫说：“演讲最好在听众兴趣达到高潮时果断收束，未尽时嘎然而止。”这是演讲稿结尾最为有效的方法。在演讲处于高潮的时候，听众大脑皮层高度兴奋，注意力和情绪都由此而达到最佳状态，如果在这种状态中突然收束演讲，那么保留在听众大脑中的最后印象就特别深刻。演讲稿的结尾没有固定的格式，或对演讲全文要点进行简明扼要的小结，或以号召性、鼓动性的话收束，或以诗文名言以及幽默俏皮的话结尾。但一般原则是要给听众留下深刻的印象。
§§§第3节会议技能开发
会议是我们工作生活的一部分，工作中由于沟通协调需要举行会议，生活中由于同样的原因我们也举行一些非正式的会议。会议只是一种管理工具，一般人对它有着热衷或厌恶两种极端的态度！热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许多冠冕堂皇的理由来维护自己的观点；厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费精力的一种活动，他们也能够举出许多耸人听闻的理由，来支持自己的见解。客观地说，会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由。因此，我们有必要恢复会议为沟通重要手段的真面目。
会议沟通
会议的分类
从正式的会议进行分类，我们可以把会议分为五种类别：
（1）谈判会议：用于解决争端或冲突，讨论是“双向”进行的，旨在达成双方的一致谅解。
（2）报告会议：信息流往往是单向流向，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。
（3）解决问题会议：要求充分发挥小组人员的主观能动性，使问题能够得以解决。此类会议的组织形式可以灵活多变，应当展开广泛的讨论。
（4）制定决策会议：只限于特殊人员参与决策的制定。制定的决策应当令每一个会议参加者了解并为此承担责任。此类会议的组织非常严密。
（5）收集和交换意见会议：用于发表意见，发布消息，了解对意见的反应。此类会议鼓励广泛的讨论和踊跃提问。
会议的内容
（1）提供信息
我们可凭便条、备忘录，甚至正式的书面报告从事信息的沟通。这样做，显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有时不一定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，则开会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中，主席不但能当面澄清与会者的疑问，而且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。
（2）收集信息
召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这种信息，你也可将它复印然后分发出去。另外，可通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息，这样做效果极佳。
（3）解决问题
当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时主管希望获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且也能表现出对协商解决的热情。
（4）宣传政策
当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采取三种途径：第一，书面宣传；第二，面对面个别宣传；第三，凭开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则，但却不如面对面个别宣传那样有说服力，因为若采用面对面方式，则主管可根据每位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会议形式与否，最主要考虑在：与会者之间的沟通是否足以产生良好的说服效果。假如主管认为沟通有利于说服效果提高，则采用开会宣传方式；但若主管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。
（5）培育训练
由于人力开发重要性已被企业界所确认，因此员工的培育训练也越来越普遍。大多数企业除采用专门会议的方式，还为其员工实施培育训练。
为什么要召开会议
（1）你是否有必要召开会议？是否有其它更好或更简易的方式来实现你的既定目标？
（2）会议的目的是什么？
①发布指示、命令？
②解决问题？
③给予忠告？
④制定决策？
⑤借助他人的知识和技能解决问题？
（3）参加会议，你的总目标是什么？
①你意欲实现什么目标？
②什么是最好或最坏的结果？
③你是否制订了应变或应急计划？
这些会议的不同之处或相似之处在很大程度上取决于主持人对会议的有效控制，即控制会议朝哪一个预定的方向发展。
召开会议就时间和费用消耗而言是十分昂贵的。因此，你必须明确召开会议的理由是否充分，确定必要的会议参加人员，并有效合理地筹划会议。
失败的会议
在日常工作中我们会发现许多会议失败的例子。可能导致会议失败的主要因素有以下几点：
（1）组织不当：会议组织不周密，致使会议偏离既定目标，或对目标失去控制。通常是由一两个能言善辩的人物控制着会议的进程。
（2）理解不透：误认为全体与会者已经阅读并理解了会议之前散发的有关资料，继而误以为会议上传递的信息可为全体与会者快速接受。
（3）备忘录有误：由于前一次会议的备忘录内容不够准确，因而在本次会议上需花费时间重新考虑有关问题，并达成一致意见。
（4）议程安排不当：如果未能对会议和会议议程进行合理的计划安排，谈论的话题就会混杂多样难以控制。从某种意义上讲是浪费时间，亦可使一些与议事不相关的人员丧失对整个议程的兴趣。
（5）主持人自身的原因：主持人可能出现的问题是放任自由讨论；对会议的目的和即将产生的结论模糊不清；听任一两个人在会上夸夸其谈，使大多数人无法发表自己的见解。
会议的准备
为使会议沟通有效进行，我们需要对会议的进程进行详细的规划，下面是会议预先准备的提纲：
·制订行动计划：
①你的子目标是什么？
②子目标是否有助于你实现总目标？
③你在会议上将采取何种态度，怎样表明这种态度？
·准备会议结构：
①会议的内容是什么？
②拟使用哪些步骤？
③怎样最有效地利用时间？
·你允许会议产生的结果与既定目标有多大偏差？
①如果偏差小就结束讨论；
②如果偏差大就展开讨论。
·你想让与会者对决策承担多大责任？
①如果承担的责任大，就让他们参与制定决策。
②你对会议控制越严，与会者对决策承担的责任就越小。
会议目标的设定
决定召开会议之后的第一项最重要的准备工作，便是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求：
（1）会议目标必须用书面列明
许多会议主持人在规划会议的时候，都以为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中，而且只要他们时常想起它们，至于是否形成文字，则不会产生任何实质上的差别。其实，这是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标，可以产生三种好处：第一，有助于目标内涵澄清；第二，书面目标较不容易被遗忘；第三，当目标种类繁多时，以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。
（2）会议目标必须切合实际
所谓切合实际，即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说，会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。
（3）会议目标必须具体而且可以衡量