1.领导者同下属谈话的基本程序
领导者与被领导者即上级与下属之间，进行语言的交往，即谈话的过程，是领导活动整个过程的一部分，而这部分内容也是领导活动的一个至关重要的环节。因为通过这种方式，领导者与被领导者可以直接、明了、系统地传递各种信息，可以使上下属之间沟通感情，增进理解，产生亲切感和信任感。
一个领导者同下属谈话的语言运用，是谈话成功、领导活动有效的重要条件，也是领导者获得信息、恰当地处理问题的方法，又是密切上下属之间关系和干群之间关系的良好途径。因此，必须予以重视和研究它。
领导者同下属谈话，按照语言运用的规律，以及谈话的自然发展，谈话的程序一般由三个阶段组成：谈话的准备阶段、进行阶段和谈话后问题的处理阶段。
（1）谈话的准备阶段
这个阶段要求谈话的主体即上级（领导者），恰当地选择、确定谈话的题目。因为谈话题目的确定，是每一次谈话成功的关键所在。我们所进行的每一次正常的谈话，都是有的放矢地了解某些情况、解决某些问题的行为，因此如果不能恰当地确定谈话的题目、内容，谈话工作就不能顺利进行，甚至会出现给领导活动造成某些阻滞的现象。
这个阶段还要求谈话主体能够充分而正确地掌握谈话客体的一般情况，这是谈话获得成功的基础。因为掌握了客体的情况，可以使谈话主体的语言运用更加具有针对性。在这个阶段中，还要求谈话主体适当确定谈话的范围，这样可以使所说的问题更加集中，矛盾的焦点更加突出，因而解决问题也就更加透彻，不至于造成“胡子眉毛一把抓”的情形。谈话范围的确定，主要是取决于谈话的内容、目的，以及谈话对象所涉及的具体情况等。
（2）谈话的进行阶段
这一阶段是同下属谈话进行的主体部分，是整个谈话过程预定目的的实现阶段。这一阶段要求谈话主体在谈话进行中主题明确、层次清晰。即围绕着中心议题，根据谈话对象的具体情况，或者开门见山，快人快语；或者排除疑虑，扫清“外围”；或者由浅入深，循循善诱。既能使谈话用意、目的为下属正确领会，又能使谈话内容为下属乐于接受。务要，避免谈话中心不突出，目的不明确，让人听不出所以然来，不知所云，甚至发生误解，无法收到谈话的预期效果。
（3）对谈话后一些问题的处理阶段
这个阶段是谈话主体活动的延伸阶段。它要求上级领导者，将谈话中所出现的问题进行妥善处理，其中包括对原先预计问题的处理，对谈话后形成的新问题的处理，以及不明确问题的调查处理等。
2.善于寻找与下属谈话的时机
时机即时间、机会。领导者能否选准谈话的时机，对一次谈话的成败具有不可忽视的作用，是领导者找下属谈话之前需要考虑的一个重要问题。下列几种情形，是不宜进行交谈的时机：
作为领导者，对要谈的问题的认识还处于模糊阶段时。谈话要有的放矢。如果领导者对所要谈的问题没有准确的认识和把握，以为问题可以在同下属的交谈中得到核实或澄清，则是一种缺乏科学头脑的方法。如果下属在谈话中有意颠倒是非，领导者就很难把握事物的真相而进行有说服力的工作了。
当下属的情绪还处于波动中时，处在情绪波动中的人的思想是不稳定的，这时的认识往往呈现出极端化的倾向，同时还常伴有逆反心理，听不进不同意见。遇到这种情况，领导者应该采取“观望”的办法，待下属的思想趋于稳定以后，再选择时间进行交谈。
当有第三人在场或有外界其他因素干扰时，个别谈话是心灵上的相互碰撞，他人的介入会使下属因自我警觉意识的出现而使思想呈现出封闭状态。因此，无论是表扬还是批评，第三者在场都会使谈话的效果受到冲淡。自然，这里的“他人”不仅包括谈话者的同事，同时也包括谈话者双方的亲属。另外，交谈场所吵闹，也会使人精力分散产生烦躁情绪，直接影响谈话的效果。
当时间仓促时，要想通过谈话真正解决问题，彼此间的交谈必须深入、透彻，也就是说，领导者在同下属谈话中，必须要有一定的时间做保证，使彼此间能坐得下来，谈得下去。没有较充裕的时间，只能如蜻蜓点水，匆匆而来，匆匆而去，使谈话最终陷入形式主义。
3.把握谈话的话题和谈话的主动权
和人谈话，不必从很有深度的话题上人手，谈及的问题如果太大、太玄，容易使人生厌给人夸夸其谈、装腔作势的感觉。因此，讲究方法的领导者在同下属交谈时，总是从身边的小事人手，寓大道理于小事情之中。
话题要做到大处着眼，小处人手，应遵循两个原则：第一，就事论事，不泛谈大道理。大道理的特征是空泛和抽象。个别交谈是一种推心置腹的活动，其特点是实在和具体。如果在这种场合仍像平时作报告一样对下属尽说一些不着边际的原则话，则会冲淡个别交谈的气氛，在交谈者双方筑起阻碍沟通的屏障。第二，不戴帽子、打棍子、搞上纲上线。由于长期左倾思想的影响及工作方法的简单，一些领导者在谈吐中喜欢生拉硬扯，牵强附会，把本来毫不相干的事物说成是相互联系的有机整体，以为这样才能显示出一定的理论水平来。这是一种形而上学的工作作风。殊不知，吓人、骗人，只能愚弄群众一时，它带来的最后结果，只能是领导工作的失败。
能否掌握谈话的主动权，是一次谈话能否成功的关键。因此，领导者在同下属进行谈话时，在让对方充分发表见解的同时，还要注意控制谈话的局势，善于掌握谈话的主动权。
善于提问，善于启发，使话题围绕着正题进行。个别交谈是以一个或几个问题为中心进行的，这就需要领导者在交谈中能适时提出问题，使话题不偏离既定的中心；同时，对对方一时难以回答的问题要循循善诱，及时做好启发开导和分析解释工作，以调动对方的思维积极性。实际工作中，领导者在和下属谈话时有时出现冷场局面，究其原因，就是因为领导者忘记了自己在交谈中的主导地位，没能适时提出新问题或做好这一问题与那一问题之间的衔接工作。
放得开，收得拢，适时运用由被动转为主动的对话技巧。谈话围绕着中心进行，并不是说将话题限制在一个狭小的范围内，有时为了阐明或了解某个问题，常常还需要扩大谈话的内容，但这时的“放”应以不偏离中心，能收回话题为原则。另外，领导者在交谈中回答的次数也不能过多，因为“答”作为“问”的对立面，总是处于被动地位。对于下属连珠炮似的发问，领导者应择其与中心有关的重要方面进行回答，然后话锋一转，及时给对方提出问题，巧妙地变被动为主动。
敢于剖析自己，但切忌一味自我批评。在个别谈话中，开明的领导者有时还会在下属面前通过自我反省来获得下属的信任，以求得工作上的支持与帮助。但是，谦虚要以适度为原则，领导者在下属面前一味检讨自己的做法也是不可取的。物极必反，一味地谦虚，一味地自我批评，必然会使下属认为你软弱无能，缺乏魄力，从而滋长某些下属目中无人的傲慢心理。正确的方法是：温和中露锋芒，反省中有批评，既能勇于检讨自己工作中的不足，又敢大胆揭露下属工作中的失误。
4.同下属谈话的语言要具备说理性
领导者同下属谈话是一门语言艺术。
这门艺术主要依靠上下属双方之间，进行相互的语言交流，从而增进理解，沟通思想，交流观点，增强共识，使双方对思想和工作的语言交换，达到一种新的境界。
同下属谈话的语言艺术，首先需要领导者在同下属谈话时，其语言要具备说理性。因为谈话是人们运用语言表达，依据事实，分清是非，统一思想认识，交流各种情感的一种形式。而在谈话过程中，其语言的说理性是必需的。如果缺乏说理性，也就失去了谈话的意义和价值。
领导者同下属谈话，要具备说理性，还由于说理的本身就是一种艺术。在这里有些人可能提出，说理怎么可以当作一种艺术来说呢？
这种提问不足为怪，因为人们常常把艺术理解为“有声、有形、有像”的东西，似乎只与形象思维有关，而与抽象思维无缘。
其实，这种认识是片面的。因为，在谈话中，领导者需要创造一种感情充沛、能打动心灵、陶冶性情的语言环境，形成饱含特定意蕴和哲理的气氛，使双方在和谐、亲切、平等、协调的心理平衡中，引起谈话对象的思索，给谈话对象以启迪。还因为，说理这种语言的形式，由抽象的逻辑思维的“证明真理”，与具体的形象思维的“显示真理”，组合而成两种不同的思维形式。二者合理地组合在一起，就形成了一种特定的艺术形式。在谈话过程中，谈话者不仅需要动之以情，用形象思维的情、美来打动对方，而且需要晓之以理，使理性起到“画龙点睛”的作用，以收到谈话的最佳效果。
谈话中的说理性大体应该把握住以下几点：
（1）说理与情感的合理交融
人生需要各种爱的温暖，就如同沙漠向往绿洲，春草渴求甘露。说理这种谈话、教育的形式，由于对象是活生生、富有情感的人，因此就需要懂得人、理解人、尊重人，在此基础上进行理性的教育。情理必须恰当地结合在一起，不能偏废，不能对立。一位教育工作者曾说过，成功的教育应是“三分含情，七分叙理”，还有的理论宣传工作者倡导“含笑谈真理”，这都是经验之谈。在说理的过程中既不能停留在“动之以情”上，也不能局限于“晓之以理”，而要情、理有机地结合，做到情中有理，理中含情，情理交融，以理为主。这样才能使谈话更具魅力。
（2）说理要与人们的合理利益相结合
马克思指出，人们必须有吃、喝、住、穿，然后才能从事政治、科学、文化艺术、宗教等活动。“人们奋斗所争取的一切，都同他们的利益有关。”领导者与下属谈话，不能唱高调、说空话，而应当从对象的实际出发，考虑对象的合法利益和合理要求。当然，对无理要求不能迁就，要做思想工作，要恰当地批评教育。但是，人家的实际困难该解决的应予考虑；就是要下属以大局为重，牺牲某些个人利益时，也要讲明情况，提高认识，并对这种精神给予鼓励，而不宜简单行事。在这种情况下，尤其需要领导者以身作则，率先垂范，否则，自己不愿放弃个人利益，却教训他人，别人是不会信服的。
（3）在处理思想问题时，要注意运用辩证法，提高艺术性其一，因人施教。人的心理活动是宇宙间最高级、最丰富、最复杂的现象。在现实的生活中，由于人们的文化、情趣、性格、经历不尽相同，因而在其“生活”与“事业”组成的人生坐标中有着不同的轨迹。在思想问题解决中，就要有针对性地进行，而不能无视思想上的差异，“一刀切”，“一锅煮”，一把“钥匙”开千把“锁”。
其二，因事施教。事与事之间，情节，性质、因果关系等是不完全相同的。遇事要冷静分析，具体处理；有的需要对事不对人，有的需要人与事相联系，有的需要个别处理，有的需要立下章法。不能凡事一个调子，凡事一种方法，那样不仅不能很好地解决问题，而且还可能出现相反的效果。
其三，因时施教。在医学上有“生物钟”的说法，即人体的生理变化，是遵循一定的周期，有规律运行的。那么思想问题的形成与解决，一般也具有一定的规律，因此在解决思想问题时，谈话者就要潜心研究，选择“契机”’有的需要早打“预防针”，有的需要当机立断，有的需要继续等待，“水到渠成”……总之，抓住时机和机遇，因势利导，方可事半功倍。
其四，因地施教。一滴雨落在沙滩上，太阳一晒会无影无踪；而落到湖海之中，纵有骄阳，奈之若何？同是雨滴，其降落的地点不同，结果也不同。思想问题的解决，也常常会出现因地而异的现象。在幽静温和的环境中，使人容易接受意见，在欢声笑语的地方，能缓解人们内心的愤懑，在大庭广众之下批评人，易伤害人的自尊心，激起对方的反感。因此在处理思想问题时，一定要注意其环境的特征，因地制宜。“天时、地利”都顾及到了，就会促成“人和”的好局面。
5.谈话的语言要有丰富的情感色彩
在同下属谈话的过程中，领导者的语言要有丰富的感情色彩。西方的某些修辞学家提出过“零度风格”。这种“零度风格”就是纯然客观，不动感情，不表现出说话人的喜怒哀乐，仿佛也不理睬听众。这种风格的提出，显然是荒谬的，我们是不能接受的，实际上也是难以实现的。因为谈话本身就是因思想和感情的激荡而产生的行为，这种行为通过语言的表述，或明或隐、或直或曲，终究要表达出内心世界的爱与憎、喜与悲、苦与乐。假使有人硬持所谓的“零度风格”，将自己的语言与感情分离，把自己隐藏在感情的背后，把谈话的对象置于局外，不予理睬，不动声色，漠然视之，讲起话来空洞抽象，似乎不偏不倚，让人听到的只是一些罗列着的、干巴巴的音节和单词，没有一点生机和人的气息，这种谈话方式，对于说话者和谈话对象来说，不仅是可笑的，而且是痛苦的。