书城管理你领导,他们跟从:如何鼓舞、领导和管理你的员工
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第9章 加强沟通(4)

·让听众非正式投票。可以用举手表决的方法就大家关心的问题表示自己的态度。

·讲话过程中,可以就你讲演的主题做一点调查,然后公布调查结果。

·承诺。对大家做出某种承诺——会发生一些人们感兴趣的事情,会有某种收益,但不必准确地说出是什么收益。

·可以适当引用听众尊敬的某位知名人士对你的评价。提一提这个人的名字,并且说明他为什么引荐你。

·开始发言时,用和你自己有关系的个性化的语言,立即进入主题。比如可以说:“许多年以来,我一直避免研究人际关系,因为我不善于和人打交道。可是,后来我发现,只要心怀坦荡,和人打交道并非一件困难的事情。”

·先展示一下结果:“这就是你们即将知道的事情,或者作为这次讲演的结果,你们可以去做的事情。”

·说一个和你的话题有关的笑话,或者讲一个幽默的故事。但是事先要在别的朋友面前演练一遍,看看是否真的幽默有趣,能否达到预期效果。

·使用让人惊讶的统计数字。把这些统计数字和我们日常生活中发生的事情联系起来,从而起到最佳效果。

·让听众提出和你的演讲题目有关的最棘手的问题,或者大家最感兴趣的议题。

让你的文章比剑更加锋利这个题目是不是一下子就引起了你的注意?说实话,起初并非有意哗众取宠。可是,它当然让你不由得回过头来再看一遍。引起读者的注意力,对于写东西的人来说,自然非常重要。作为相互沟通的重要手段,我们经常用书面语言表述口头语言无法表达的内容,而且更重要的是,可以把交流的情况记录下来。

用书面形式

·要求提供信息或者付诸行动。

·提供信息。

写东西的时候,要注意下面几个方面:

·谁将看你写的东西。

·你想传达的要点。

·你要求读到你的指令的员工做哪些事情。

·发布书面指令的形式。比如:备忘录、信、电子邮件、简报、调查报告、报告。

·提供的信息或者你要求提供的信息的机密性。

一份漂亮的文稿,需要完成下面的步骤:

·先起草一份草稿,把你想表达的意思写下来。如果你要写的是一份比较长的报告,先分成几个部分,比如:调查研究的结果,概略的介绍,提纲,数据。每一个部分都当作一篇文章,认真对待。

·把你写下来的东西认真看一遍,找出拼写和语法错误。

·改正错误。

·如果找不到合适的词汇,或者你用的词汇不能准确表达你的意思,可以查字典或者查《同类词汇编》。

·开动脑筋,用不同的方法表达同样的意思,然后从中选取最合适的表述方法。

·如果你绞尽脑汁还想不出一个合适的用语,就应该向别人请教。

·可以用精辟的引语表达你的中心思想。这样可以达到事半功倍的效果。

·用幽默的语言使文章更吸引人(说说容易,做起来就不那么容易了。你可以先给别人念念,问他们是否觉得幽默)。

·开场白里就应该有能够“勾人”的东西。一下子就能吸引读者的注意力。

·重写你已经开始,但找不到合适表达方法的段落。如果不这样做,就会限制你的思路。

·避免使用不常用的、人们不熟悉、听不懂的话。

·要注意你写的东西难易程度应该和大多数读者的水平相当。

·一定要让你写的东西明白易懂。

使用计算机:

·使用计算机中的软件检查拼写和语法错误。

·打印一份草稿,先看一遍再正式编排、打印。

·选择合适的字体,便于阅读。

·在稿纸旁边留下足够的空白,以便修改。

·注意行与行之间的距离,不可太密。

把文章写好最好的作家应该是那些在最短的时间内,给读者最大收获的作家。

查尔斯·凯尔勒·科尔顿(大约1780~1832)。

夫人不言,言必有中。

孔子(大约公元前551~前479年),中国哲学家、教育家,《论语》。

简洁是智慧之灵魂,烦琐、堆砌诚如画蛇添足。我宁愿简洁。

威廉·莎士比亚(1564—1616),英国剧作家、诗人,《哈姆雷特》。

经理人员说话时,他们的话虽然不会马上被人忘掉,但是至少不会留下什么痕迹,不会留下永远的记录,供人们赞赏或者指责。可是,当你把自己心之所想变成文字并且印刷成文的时候,你的能力如何变白纸黑字,“立此存照”了。仅凭这一点,作为一个经理,就应该努力提高自己的写作水平。

准备

·为什么要写作?我想通过写作达到什么目的?

·作为写作的结果,我希望自己能有什么改进?

·我想传达些什么事实?

·我想传达些什么意见?

·读者对这个题目知道多少?

·如何让第一段就抓住读者,让他们想继续读下去?

·他们读这篇文章或者备忘录的意义在哪里?

开始写作

·在一张白纸上,用短短几个字写下题目的大意。

·把头脑中涌现出来的东西很快记录下来,用几个关键词记下和你的想法有关联的内容,写下自己的揣测和判断,尽可能多地记下你的想法。现在要求的是数量。

·看看你列出的每一项内容,删掉那些和你文章的主题以及想达到的意图没有关系的部分。

·看一看剩下的内容,做出合乎逻辑的排列。什么是你想先说的事情,在旁边写个“一”字。什么是你想说的下一件事情,在旁边写个“二”字,以此类推。如果有许多事情想说,则分组归类,再作安排。

·就每段内容列出小标题。

·现在,你的文章或者备忘录有了一个合乎逻辑的、可以充分表达思想的框架。

认真检查

·看一下段落之间衔接得如何?

·最后一段是否对文章做了清楚明白的概括?

·是否清楚地表明了你想达到什么目的?

·是否清楚地表明了你希望读者做些什么?

·有没有用小标题,重点是否突出?

十条规则

1.明确要说些什么。

2.按顺序和逻辑排列好想写的东西。

3.划分段落。

4.确立主题。

5.结尾要给读者留下回味的余地,有言犹未尽之感。

6.用短的、简单的句子。

7.用好标点符号。

8.多用小词。

9.避免重复。

10.把写好的东西通读一遍。

·把头脑中涌现出来的东西很快记录下来,用几个关键词记下和你的想法有关联的内容,写下自己的揣测和判断,尽可能多地记下你的想法。现在要求的是数量。

·看看你列出的每一项内容,删掉那些和你文章的主题以及想达到的意图没有关系的部分。

·看一看剩下的内容,做出合乎逻辑的排列。什么是你想先说的事情,在旁边写个“一”字。什么是你想说的下一件事情,在旁边写个“二”字,以此类推。如果有许多事情想说,则分组归类,再作安排。

·就每段内容列出小标题。

·现在,你的文章或者备忘录有了一个合乎逻辑的、可以充分表达思想的框架。

认真检查

·看一下段落之间衔接得如何?

·最后一段是否对文章做了清楚明白的概括?

·是否清楚地表明了你想达到什么目的?

·是否清楚地表明了:你希望读者做些什么?

·有没有用小标题,重点是否突出?

十条规则

1.明确要说些什么。

2.按顺序和逻辑排列好想写的东西。

3.划分段落。

4.确立主题。

5.结尾要给读者留下回味的余地,有言犹未尽之感。

6.用短的、简单的句子。

7.用好标点符号。

8.多用小词。

9.避免重复。

10.把写好的东西通读一遍。