书城管理多元化趋势
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第16章 成功的多元化审核(2)

最后,每个调查还应当包括一定数目的不限定答案的问题,使雇员们能够针对一些重要、优先的问题表达他们的思想,也可以确定一些人们所关心的其他问题。

审核的实施审核所进行的调查可以在现场进行,也可以将调查问题邮寄到雇员的家中来进行。作者的研究表明,在大多数组织中雇员对现场进行的调查要比通过邮寄进行的调查能更积极地参与。

实施调查的人员和程序对调查的成功也是相当重要的。在许多组织中存在着信任缺口,在这种情况下,最好选择外部的咨询人员来实施调查并对结果进行分析。

如果调查表的分发和收回不是按群体来进行的,那么在组织中每个调查现场就应当设立有实施调查的咨询人员姓名和地址的信箱,将这些信箱置于明显的地方,使雇员们在空闲时间填写完调查表后将其投入信箱寄给咨询人员。为了增加参与调查的雇员人数,保证调查表较高的收回率,减少雇员们对内部人员可能对调查表进行检查的担心,有些组织还为雇员提供印有咨询人员地址的已付邮资的信封。

在时间和空间上的考虑对调查的实施也有影响。有些组织依据调查地点的数目、设施以及所调查群体的规模等具体情况将食堂的一部分腾出几天安排对群体进行调查,以便调查能按时完成。通常雇员们还有若干个半小时或45分钟的时间段可以选择参加调查。另外有些组织则在会议室里安排较小规模的调查,这样做增多了调查的实施地点,需要配备更多的人员。

成功地实施调查依赖于如何更好地对这项工作进行计划与协调。在计划和实施过程中,与外部咨询人员在工作中保持密切的合作关系通常可以使审核工作更为顺利地进行。

对结果的分析成功的多元化审核包括定量的和定性的分析以及差距的确定。差距确定可以对某一特定因素出现的频率与其应该出现的频率进行比较——即在本章前面所讨论的“是”与“应该是”。

最后的审核报告应当对短期的、战术性的行动以及更广泛的、长期的措施进行总结,并着重强调其产生的结果和信息。

对结果进行交流审核所进行的调查之后不久,所有的雇员就应当收到一封“感谢你参与”的便函。在最终报告的准备期间,还要进行一些后续的交流活动以使人们随时保持对进展情况的了解。在报告发布时,管理层还应发布一份通告,表明他们正在对有关数据进行复查,进一步的信息资料随后就会产生。

对结果进行交流的其他方法还包括定期出版业务通讯和召开情况汇报会议。在拜耳农业分公司,部门经理们要对其结果进行汇报,为了将信息传达至各自部门的雇员,他们还要接受这方面的培训。负责各个部门的高级经理们在部门经理汇报结果之前介绍会议情况并表示对这个过程的支持。

制定行动计划如果多元化审核在全组织范围内实施,最好给每个单位写一份补充性报告,这可以使这些部门针对其最重要的问题很快地开始工作,也可使每个部门将其多元化工作与其具体的目标和业绩标准联系起来。

当审核在企业中某一个别单位实施时,最好请该单位的代表人员帮助对其关键问题进行确定并予以进一步阐述。例如,在通用米尔斯信息公司(General Mills Information systems)中,组织举行一次有关调查的汇报和计划会议,多个不同的焦点群体(参加调查的同一些人员)参加会议并将对他们最为重要的多元化问题进行分级和解释。在共同分享各自的观点、需求和期望的同时,各个群体可以提出各种建议以便组织采纳,用来对主要的审核结果进行处理。对这些数据资料的整理编辑更方便于在总体上确定重点问题和制定战术性行动计划。

制定审核行动计划的另一个问题就是需要创建一种审核的背景氛围并激发员工的参与热情。在这方面拜耳农业分公司是一个很好的例子。从开始工作的第一天,多元化委员会就得到了高级管理层的支持和参与,来自高级领导层的明确的支持更激发了员工们的热情。拜耳农业公司的总经理赫尔曼·沃纳和拜耳美国公司(Bayer USA)的首席执行官赫尔金·韦梅尔让员工们知道,对多元化的责任和对文化变革的支持在拜耳公司的工作日程中始终占据首要地位。通过日常性的参与和在各个方面的不断加强,这两位高级管理人员对这项工作给予不断的支持,他们经常对那些参与活动的人员进行询问,保持对活动进程的监控。

使每一位雇员都积极参与并尽其责任,也是多元化委员会的工作。为了保证雇员们心甘情愿地回答审核调查的问题,多元化委员会让员工们参与到有关的调查实施过程中,雇员们也可以选择是在现场回答调查的问题还是将调查表邮寄到他们的家中。

一旦将调查表分发下去,就应进行一系列的交流,使员工保持对调查的兴趣并对调查的完成负责任。在调查结束前一周,每天都应将类似于“你将调查表寄出了吗?”或“只剩最后两天了”的打印便条寄给被调查者,提醒他们尽快完成。为进一步加强这项工作,委员会的成员还应亲自到每个部门请求雇员们交回调查表。此外,还可以使用电子邮件和广播来催促雇员们交回调查表。通过各种媒介的利用,可以达到60%的调查收回率,与此相比较,许多内部调查的收回率远远低于50%。

管理在成功的多元化审核中所起的作用正如我们多次强调的,在这个时候,管理对于多元化过程所起的作用是至关重要的,它是整个未来多元化工作的基础。管理在成功的多元化审核中所起的4个主要作用是:领导、促进、交流和学习。每一个作用都要求有具体的行动,概括如下:领导

·确定和检查自身对多元化,尤其是多元化审核的偏见和态度。

·对组织的多元化目标和过程有清晰、全面的了解,尤其是在多元化如何与企业战略和目标相联系方面。

·确保自身对多元化审核目标的了解,确保对审核实施过程的了解,并与雇员们针对该过程进行交流。

·注意倾听和观察雇员们对多元化审核的反应和期望,对其应具有一定的敏感性并保持对其的协调。

·支持并鼓励关于审核的公开、真诚的对话,为审核创建一个可靠的环境。

促进

·与雇员们共同拥有对审核的强烈的紧迫感。

·利用每一次机会促进审核的开展。

·建立对审核的期望。

·全身心地投入到审核过程中,鼓励对审核的参与。

交流

·对实施审核的原因要坦诚布公。

·对审核或者多元化总体过程应当具有建设性,防止起相反作用的评论。

·在信息的交流与交流信息的热情程度上对雇员和上司应当一致。

学习

·审核结束时,应公开调查的数据资料和被调查者的各种观点。

·在自身的多元化历程中继续工作。

摘要

·多元化审核在制定和重新定义多元化活动方面起着很有价值的作用。

·审核的实施应以明确其基本原理为开始。

·从一开始就使管理层参与到审核的实施中,可获得管理层的支持,使其担负一定的责任。审核也可以保证高级管理层对多元化工作的支持。

·集中式和焦点群体式的调查作为审核过程的一部分,对调查方案的设计也有帮助。

·交流战略必须包括审核前的交流、审核结果的交流以及清晰明确的后续行动。

·主要的审核范畴包括组织的文化和环境、领导和管理实践、监督行为、制度和程序以及人的因素。

·对定性和定量的数据资料进行收集和分析。

·实施调查的人员和程序以及在空间和时间方面的考虑都是很重要的因素。

·关注差距分析——“是什么”与“应该是什么”的比较。

·注重对审核之后行动的计划。

·创建一种审核的背景氛围并激发员工们的参与热情也很重要。

·管理在成功的多元化审核中所起的4个主要作用是:领导、促进、交流和学习。