联邦快递认为,向顾客推销公司的服务项目,就是每个人的责任。在联邦快递,所有员工都得将推销经验及诀窍传授给后辈,连最高管理阶层也得如此做,因此联邦快递的员工总是在发掘新客户,而且不管在任何单位或哪个层级,只要对公司提供有用的业务,就一定会受到奖励。
5.顾客也能助公司一臂之力
联邦快递定期举行顾客座谈会,以了解他们对联邦快递新推出服务的意见及反映,例如其所赞助的“橙杯美式足球赛”,每年都邀请顾客参加相关活动,制造彼此接触机会,并且派出最出色的主管参加,倾听顾客意见,摘录重点,鼓励客人多谈公司的服务情况,并且请他们提出评论、抱怨,以及问题。橙杯美式足球赛不仅让顾客玩得愉快,更是一场最真实的市场调查。
美国通用公司前总裁杰克·韦尔奇说:“商业活动的精髓之一就是学会如何利用别人的智慧。”利用别人的智慧就是和别人合作。越是想要出成绩,就越需要其他部门的通力合作。“人人助我,我助人人”的合作精神就是达成这种所有部门通力合作的利器。
推行“人人助我,我助人人”的合作精神需要团队中每个人都树立起团队的荣誉感和利益感。因为只有团队的荣誉和利益得到保障,个人的荣誉和利益才有所依托。
集体荣誉和利益是老生常谈的话题。每个人都清楚他的意义和价值,但是真正实施起来却不容易。在这里,需要放下的是“我”,需要提升的是“别人”和团队。
美国海军陆战队在日常训练中有一种传统,他们称为“反向道德”。具体实施是,在小组行为中,如果有人犯错,没有做错的人反而会遭到惩罚。比如如果一个排的士兵中有三个人射击成绩不合格。那么,教官有可能让这三个人坐在树荫下喝柠檬汁,却惩罚其他成绩合格的人在炎炎烈日下反复练习。这种做法会让犯错者更加感到耻辱和羞愧,受到更深刻的教育。同时,这也是在对团队中的每个人进行集体荣誉感教育。不要认为自己只需要对自己负责,个人行为事关他人的利益和集体荣誉,忠诚于团队需要你时刻维护团队的最大利益,你也才能因此而彰显自己。
永远记住,我需要对同伴负责,我需要信赖同伴。这样做的目的仅在两个字——“团队”。只有团队的荣誉和利益得到保障,个人的荣誉和利益才有依托。唇齿相依,唇亡齿寒,道理就这么简单。
信息快递:团结同事之道
人人助我,我助人人的团队合作不是朝夕可成的,需要我们在日常工作中就与同事培养良好的关系,如此,人人助我,我助人人的合作才能更无隙,更融洽。
1.做到彬彬有礼,尊敬他人。你希望别人怎么对你,你就应该怎么对待别人。
2.富有同情心。理解别人,体会他们的感受,设身处地为他人着想。
3.乐于接受他人。不要浪费时间去试图改变他人,你不可能真正改变一个人,但是你可以改变你对待他们的态度。如果你接受了其他人不同的信念、宗教信仰和种族等,你将发现他们也会更加乐于接受你。
4.要有耐心。不要急于下判断,在反驳别人的观点之前,首先弄清楚别人究竟说了什么。
5.关心他人。通过一些小事来表现你的关心,诸如以下小事都是行之有效的:当你冲咖啡的时候,也为同事冲上一杯;在你的工作完成以后,适时地给其他人提供帮助。不要期待马上就有回报,也许在不经意的时候你就会得到别人的帮助。
6.信守诺言。遵守你所许下的诺言,要超越人们对你的期望,让你的工作比预期完成得更好、更快。
7.反应迅速。快速地作出回应,比如,及时回复电话能够表现你这个人值得信赖,而且工作效率很高。
8.懂得感恩。如果某人对你很好,要认识到这一点,不要把别人对你的友好视作理所当然。你可以通过以下方法表示你的感激之情:
在他的桌上留下一张感谢的便条。
给他发一张私人贺卡。
带上些点心,邀请他一起喝早茶。
帮助他完成一项乏味的任务。
9.乐于同他人合作,寻求双赢的局面。将你的竞争本能诉诸于企业之外,而不要用在同事之间。帮助他人挽回面子,在工作中帮助他人寻求价值。如果结果对你不会有太大影响,就要适当地作出妥协。
10.心胸开阔。倾听新想法,接受他人的感染。要承认这样一个事实——解决问题的方法绝不会只有一个。
11.谦虚谨慎。承认你的弱点,承认你也会犯错误,不要企图掩盖自己的错误。在承认错误的同时要表明你将怎样去解决这些问题。
成功需要尽可能多的人的合作
一个人能力再强,他贡献的力量也是有限的。即使你掌握着大量的资源,如果没有别人的合作,也很难成功。弗雷德·史密斯说:“成功需要得到尽可能多的人的合作。”合作的人可以在不同地区、不同时区,用他们的共同合作组成一个庞大的虚拟团队。
随着公司的迅速壮大,联邦快递的服务已经覆盖了200多个国家和地区,社会的急速发展、国际贸易的日渐兴盛,使得这些国家和地区之间的国际速递服务也变得日益频繁。这对联邦快递各国家和地区的团队合作提出了新的要求。这时,仅仅借助于实体团队是远远不够的,还需要建设庞大的虚拟团队。
虚拟团队是虚拟组织中一种新型的工作组织形式,是一些人由于具有共同理想、共同目标或共同利益,结合在一起所组成的团队。从狭义上说,虚拟团队仅仅存在于虚拟的网络世界中;广义来说,虚拟团队早已应用在真实的团队建设世界里。虚拟团队只要通过电话、网络、传真或可视图文来沟通、协调,甚至共同讨论、交换文档,便可以分工完成一份事先拟定好的工作。换句话说,虚拟团队就是在虚拟的工作环境下,由进行实际工作的真实的团队人员组成,并在虚拟企业的各成员相互协作下提供更好的产品和服务。
联邦快递的团队随着业务的扩展分布在全球220个国家和地区,货物必须在24/48小时内就能从地球一端的发件人手里送到地球另一端的收件人手里,因为这是使命必达的承诺。时间是如此之短,区域跨越又是如此之大,而且当货物出境后,运送环节上的团队成员就会变成另外一个国度的人。此时,如果没有各个国家和地区团队的合作,任务是不可能完成的。这种不同国家和地区的合作塑造了一个虚拟的联邦快递团队。在这个虚拟团队里,每天几百万个包裹通过几百架飞机在全球5万个投递点间流转。联邦快递要求,无论你是哪个国家的雇员,无论你身处何地,只要是联邦快递的员工,那就同属一个团队,共担一份使命,就要去为“使命必达”贡献力量。
例如,中国的联邦快递职员可能在午夜时分突然接到西半球某个国家的联邦快递职员打来的长途,对方用地道的英语或含糊的英语(母语非英语的国家)急迫地询问某个包裹是否运抵中国,而这个包裹现在需要紧急转运至第三国。这时,中国的联邦快递职员必须首先在努力听清对方的意思后迅速查实货物的准确位置,因为可能因某种失误导致电脑记录失真,查实的难度就会加大;查实之后与对方甚至是第三方进行确认,再进行相应操作。这样的工作在联邦快递内网COSMOS系统上更是司空见惯,而当问题发生时,不借助虚拟团队就根本没办法解决。
联邦快递的团队为了“使命必达”这一共同目标,成功地运用现代通讯技术手段,依靠虚拟团队,互动地解决了跨越时间、空间和组织边界的各种问题,不仅保护了客户利益,确保了组织目标的实现,更增进了团队与团队之间的信任、理解与支持,从而强化了团队精神与团队协同战斗力。
虚拟团队的建设是所有跨国企业团队建设中的重中之重,高效的虚拟团队不仅能够出色地完成涉及多国多地区的任务,还能够在最短时间内为公司提供最详实的资料和问题解决办法,从而大幅缩短解决问题或故障的时间,为企业决策等关键性行动赢得宝贵时间。
威福公司是惠普公司的下属公司。一天下午,快下班时候,希腊银行的总裁接见了威福公司前来推销的业务代表,不过他提出,最好能看一下借记卡系统客户方面的资料。业务代表回到公司时,早已经过了下班时间,他只好通过电子邮件请求帮助。威福公司位于地球另一端的员工纷纷加入,报告从一个时区的办公室转到另一个时区,紧跟着阳光,最后,整整绕着地球跑了一圈。业务代表不仅及时完成了全部内容,甚至最后还请希腊语翻译人员对整个报告进行了翻译润色。
可以想象,第二天一上班,看到那本比电话黄页还厚的希腊文报告已经放在了他的办公桌上,希腊银行总裁该有多么惊讶!结果是毫无疑问的,威福公司当天就赢得了合同。
由于虚拟团队由一些跨地区跨组织的、通过通讯和信息技术的联结、试图完成组织共同任务的成员组成,团队成员身处不同地区,所以必须借助现代先进的通讯技术,同时,有效的信任和协同教育以及富有使命感和团队合作精神的员工也是虚拟团队中的重要因素。
虚拟团队需要这样的成员:他们具备实现理想目标所必需的技术和能力,而且相互之间有能够良好合作的个性品质,从而能够出色地完成任务。虚拟团队要求成员必须对团队表现出高度的忠诚和承诺,为了使团队获得成功,愿意去做与工作有关的任何事情。团队成员应对他们的群体具有认同感,把自己属于群体的身份看做是自我价值实现的一个重要方面,对团队的目标有很强的奉献精神,愿意为实现这个目标而调动和发挥自己的潜能。
一名员工,如果有幸成为虚拟团队的成员,是对你能力的一种认可。当然成功胜任这份工作还需要你不断地提升自己的能力,修炼自己的使命感和团队精神,以适应社会和市场日新月异的变化。自身能力提高的同时,你也提高了自己的团队合作精神,积累了丰富的经验与人力资源,为自己人生下一次质的飞跃积聚了充足的能量。
信息快递:虚拟团队的优势
虚拟团队作为一种新型的组织形态,具有不少优于传统团队的特征。
1.人才优势。现代通信与信息技术的使用大大缩短了世界各地的距离,时区不再成为直接影响人们工作与生活地点的因素,这就大大拓宽了组织的人才来源渠道。组织可以动态地集聚和利用世界各地的人才资源,这为获得通常很难招聘到的具有专业技能的人才创造了条件,同时也减少了关键人才的流失。
2.信息优势。虚拟团队成员来源区域广泛,能够充分获取世界各地的技术、知识、产品信息资源,这为保持产品的先进性奠定了基础。同时,成员可以采集各地顾客的相应信息,反映顾客的需求,并能及时解决客户的相关问题,从而能够全面地了解顾客,有利于组织尽快设计和开发出满足顾客需求的产品和服务,建立起良好的顾客关系。
3.竞争优势。虚拟团队集聚世界各地的优秀人才,他们在各自的领域内都具有知识结构优势,众多单项优势的联合,必然形成强大的竞争优势。同时,通过知识共享、信息共享、技术手段共享等,优秀成员好的经验、灵感能够很快在数字化管理网络内得以推广,实现优势互补和有效合作。网络内良好的知识采集、筛选、整理、分析工具和机制,使众多不同渠道的零散知识可以迅速整合为系统的集体智慧,转化为竞争优势。
4.效率优势。团队是高效组织应付环境变化的有效手段之一,而虚拟团队利用最新的网络、移动电话、可视电话会议等技术实现基本的沟通,在技术上的诱惑力更是显而易见的。团队成员之间可以及时地进行信息交流,防止信息滞留,从而缩短了信息沟通和交流所用的时间,确保及时作出相对正确的决策。
5.成本优势。虚拟团队打破了组织的界线,使得组织可以大量利用外部人力资源条件,而减轻了组织内部人工成本压力。在此基础上,组织可以大力精简机构,重新设计组织构架,使人员朝有利于组织发展的方向流动,促使组织结构扁平化。此外,团队柔性的工作模式减少了成员的办公费用、为聚集开会而支付的旅行费用等,也减少了重新安置员工的费用,从而降低了管理成本。
凝聚产生力量,沟通促进合作
团队合作的充分开展是建立在有效沟通基础之上的。团队合作凝聚了力量,有效沟通促进团队成员之间的感情交流与思想碰撞,及时消除合作障碍,促进无隙合作,最终促进团队绩效的产生。
1997年,由于受美国航空协会和工会的鼓动,联邦快递的飞行员欲举行罢工,这是一件相当严重的事情。同样也是在1997年,罢工风潮曾在联邦快递的国内竞争对手——联合包裹内部展开。罢工的15天内便使联合包裹损失了至少2亿美元,并丢掉了大批老客户。更重要的是,联合包裹的罢工使其国内竞争对手联邦快递和美国国家邮政坐收渔利。