书城管理小公司做大做强18招
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第211章 档案管理:做好企业成长记录

档案管理,对总经理掌握企业基本数据有重要作用和意义。比如,档案能准确反映企业的成长历程,防范企业商业秘密外泄,是决策制订的参谋和帮手,也是企业宣传的资料库。那么,如何管理企业档案呢?

(1)分类整理,统一存放。

一个成规模的企业应该有专门的档案室或资料库,特别是电脑的普及运用后,档案管理显得更加重要。

(2)集中管理,信息共享。

企业档案必须集中管理,但是一定要方便共享。数据资料设定权限密码,以方便工作查阅而又不易泄密为原则。

(3)电子档案,文字目录。

凡是只有电子文档而没有文字资料的重要资料,必须编写文字目录,列明文档生成时间、起草人、审核、批准及生效时间、资料保管人。

(4)每年编写企业大事记。

企业档案管理部门应该每年组织一次企业大事记编写工作,这既是对企业全年工作的一个回顾和总结,也是为后人了解企业成长提供方便。

(5)保守机密,人人有责。

企业档案管理绝不是档案部门的事情,而是企业人人有责的大事。

【一语妙计】一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度,没有根基,难以发展壮大。