书城管理你是在做牛做马,还是做主管
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第25章 别指望人人自发自觉,问责与监督才是硬道理(1)

制度执行的效果如何,离不开管理者的监督,有了监督,才能随时了解制度的执行情况:制度执行的情况如果不好,管理者应该立即问责——找到相应的负责人,按照制度的规定让其承担责任。只有做到这一点,才能为制度的执行保驾护航,才能确保制度真正落实到位。所以说,管理者要敢于问责、严于问责,让问责真正产生实效。

1,有效的执行需要有效的监督机制

不少企业存在“半截子”工程。管理者把任务布置下去之后就不再过问,而员工在执行中一旦遇到困难,就可能会拖延、敷衍,甚至干脆把任务搁置起来,不去执行。等到管理者追问结果时,员工就开始找借口为自己推脱。或者员工的执行偏离了正确的方向,与管理者所期望的大相径庭。这样一来,好的战略没有得到贯彻执行,好的想法没有落实到结果上,就不可能给企业带来效益。执行离不开监督,要想员工有效地执行任务,就必须建立有效的监督机制。

克里斯托弗·高尔文是摩托罗拉创始人的孙子。1997年,他接任公司CEO。上任之后,他认为应该对员工充分授权,完全放手,让高级主管充分发挥能力。可是,在授权之后,他不重视监督,不关注员工的执行效果,导致公司经营出现重大失误。为此摩托罗拉公司的市场占有率逐步下降,股票市值、赢利也连连下跌。到了2001年,摩托罗拉开始出现了亏损。

对摩托罗拉这样的大公司,出现这样的严重后果,确实是罕见的。而问题的关键就在于克里斯托弗·高尔文只知道放权,却没有做好监督。这样最明显的弊端就是,无从得知员工的工作情况,不能及时了解问题,调整战略。

最典型的一次事件是,营销总经理福洛斯特建议克里斯托弗·高尔文把业绩不好的广告代理商麦肯广告撤换掉。但是高尔文没有采纳这个建议,因为他对麦肯广告的负责人非常信任,他表示要给对方一次机会,放手让对方去经营。

结果一年之后,麦肯广告公司糟糕的经营状况令他震惊不已。于是,他赶忙撤掉麦肯广告公司。可笑的是,克里斯托弗·高尔文在这一年间,并没有问及麦肯广告公司的经营情况,下属也没有向他汇报麦肯公司的情况。

还有一件事:摩托罗拉曾决定重磅推出一款“鲨鱼”手机,这款手机厚重、价格昂贵。克里斯托弗·高尔文原本知道欧洲人喜欢简单、轻巧的机型,但是他在决策时,只是轻描淡写地问下属几句有关市场调查的情况,然后就同意推出这款手机。结果“鲨鱼”手机在欧洲市场严重亏本。事实上,就算决策失误,只要在事后加强监督,也可以在第一时间发现问题,及时调整战略,避免遭到重创。

从克里斯托弗·高尔文不重视监督的失败经历中,我们可以吸取很多教训:无论是员工落实制度,还是执行任务,作为企业老板和高层管理者,都应该建立有效的监督机制,关注员工执行的效率和进展。只有当管理者关注“回报”,员工才会给你“回报”。前一个“回报”是指“回来报告”,即员工及时向你汇报自己的工作进展,后一个“回报”才是报答和收益。

在企业经营管理中,很多老板把任务交代给员工,就不去过问,等到后来发现事情不对劲时,又责怪员工。殊不知,因为管理者不重视监督,不要求员工汇报,员工自然不做汇报。例如,下面这种情况很常见:

一天,老板对市场部的王经理说:“我这里有一个市场推广任务交给你……”老板和王经理谈了两个小时,交代了诸多背景、重要性、目标、权限范围、风险等等。讲完后,老板习惯性地问了一句:“你清楚了吗?”

王经理说:“没问题,我马上就安排人去办。”

王经理回到办公室,立即召集手下的骨干员工,谈了30分钟,把任务布置下去。

三天后,老板被一系列重要事务缠着,忘记了给王经理布置的事情。一周过去了,直到半个月后,老板才突然想起那件事,于是马上问王经理事情办得怎么样了。王经理把事情的进展情况向老板汇报了一下,结果老板大惊失色,大声嚷嚷道:“你怎么这么干呢?你怎么不早向我汇报呢?”

你布置任务之后,要求员工汇报工作进展情况吗?你是怎样监督员工的执行情况呢?很多管理者喜欢听员工汇报,却不知,真正有效的执行是双向沟通和反馈,既要求下属向上司汇报,也要求上司主动走下去,去了解员工的执行情况,及时发现员工执行中存在的问题,以便给予指点和帮助,这样才能保证下属不偏不倚地按照目标去执行。

大公司管理的精髓在于:管理者主动去检查和监督,是促进员工把工作落实到位的关键。因为员工的自觉性再好,能力再强,也需要管理者的监督。没有监督,结果执行不到位,出了大问题时,后悔就晚了。

不过,监督不等于监视,有些管理者恨不得监视员工的一举一动,甚至为此不惜破费金钱,费尽心思,借助高科技手段监视员工,期望员工认真地对待工作、不偷懒、不耍滑。比如,员工出差,会给员工发放一部带有定位系统的手机,实现随时了解员工动态的目的。殊不知,这不叫监督,而是监视和窥探,必然会遭到员工的反感和抵触。

事实上,最有效的监督是最简单的。管理者不用监督太多,只需监督和控制最重要的环节。就像汽车上的表盘、仪表,是给司机做监控用的,司机只需要控制速度和路线,就能保证汽车安全行驶。管理者对员工的监督亦是如此。你给员工布置任务后,只需要讲明任务完成的时间和要达到什么效果——这个效果最好可衡量。然后,在员工执行任务期间,你隔三差五地问明情况,关注进展,询问员工是否遇到困难,及时给予指导,这就足够了。

2,强调什么就检查什么,不检查就等于不重视

有一道很有意思的数学题:90%×90%×90%×90%×90%=?答案是59%。抛开简单的数学等式,这个数学题实际上告诉我们另外一个道理:如果一项工作在执行的时候打10%的折扣,他的执行到位率为99%;如果五项有相关性的工作在执行时都打10%的折扣,那么执行到位率只有59%,这是不及格的。

可见,为了保证执行到位,任何一项工作都不能打折扣,必须强化监督和检查的力度。要知道,一项工作与另一项工作,往往有直接或间接的联系,一项工作执行不到位,将会影响另一项工作,最终会发生蝴蝶效应,产生裂变。一旦检查环节出了漏洞,必会造成无法挽回的结局。

企业经营管理中的每个环节,企业目标执行中的每项细小工作,都关乎大局,千万不可打折扣。比如,技术工作中的每一张图纸,每一个尺寸标准,都应该严格;在物资供应工作中,每一个零部件的规格、型号,每一种材料的质量,都应该合格;在生产制造工作中,每一个零件的装配,每一道工序的调试,都应该准确到位。“一招不慎,满盘皆输”,任何一项工作,任何一个环节,都应该精雕细琢,认真落实到位,这样才能保证有一个圆满的执行效果。

在这个世界上,每天都有企业亏损、破产、倒闭,他们的失败往往是从1%的执行不到位开始的,最终以100%的失败而结束。难怪,有一位管理专家这样说:“从你手中溜走1%的不合格,到了用户手中就会变成100%的不合格。而一旦用户对你的产品失去了信心,结果就是你的产品卖不出去,企业运转失灵,最后关门。”可见,保证执行到位,绝不打折扣,关系到企业的生死存亡。

日本企业向来以精益求精、注重细节的精神著称于世,大到钢铁公司,小到日用品制造公司,他们都重视执行中的每个细小环节,绝不打折扣。他们深知执行的质量影响产品和服务的质量,继而影响企业的声誉,最终关乎企业的命运。

日本神户炼钢厂是一家在业内知名度很高的企业,该公司的文化是:执行贵在100%落实。松盛田一是神户炼钢厂的3号机长,一天他接班后像往常一样打开电脑,检查当天的生产计划。

看完生产计划之后,松盛田一对下属说:“第一炉马上就要浇中厚板,我们先去看看铸机情况,然后就浇中厚板。”说完他就带着安全帽,走出了操作室。

下属对他说:“这段时间3号铸机一直很正常,没有必要每炉都检查吧?”另一名下属也附和道:“是啊,检查起来挺麻烦的,光冷却水喷嘴都要十几个,反正也没什么问题,干脆省了这个环节吧?”

松盛田一平和地说:“你们的想法不对啊,厂里的制度明确要求,每炉开浇之前,都必须检查设备,确保正常才能开浇,不能因为怕麻烦就省略检查。”

来到铸机面前,松盛田一先看了看喷嘴,因为它是否正常运行,关系到铸坯的质量。如果喷嘴不出水,铸坯就无法冷却均匀,继而导致内部出现断裂,导致轧钢铁质量缺陷。所以,公司特别规定:在开始浇中厚板之前,必须严格检查喷嘴,杜绝喷嘴堵塞现象。

松盛田一带着射灯,检查了两次,他发现一个喷嘴的水量偏小,之后他又发现两个喷嘴有类似的情况。当他检查完所有的喷嘴后,他身上已经被水汽浸湿了,但是他不顾这些,马上联系维修人员来处理,同时向调度中心反映情况,请求调整开浇时间。等问题处理好之后,再开始浇中厚板。

维修人员来到现场之后,把喷嘴里的杂质清除掉了,还更换了破损的外弧水管,这样喷嘴冷却水的流量就恢复了正常。这时松盛田一把下属们叫到一起,对他们说:“厂里的规章制度是100%执行,千万不能打折扣,否则出了事故大家都担不起,到时候后悔都来不及。”

经常听到有人说:“应该差不多吧!”“我想没问题。”“不用太在意。”尤其是在小问题上,他们越容易放松警惕,变得马虎大意。正因为有这种不负责任的心态,才会导致执行不到位。那么,为了保证执行到位,应该注意什么呢?

(1)用高标准、严要求来做事

在产品同质化的今天,凡事都要有严格的标准和要求,才能把事情做到完美,生产出优质的产品。以麦当劳为例,他们的高标准表现为:土豆条不能炸糊了,牛肉饼变质或不够分量坚决不能卖,店堂里、桌椅上必须保持清洁、音乐要优美、板凳要舒适等等。如果达不到这些要求,经理将会被开除,分店的经营许可证将被吊销。正是在这些高标准、严惩罚之下,麦当劳才能有今天的辉煌。

(2)重视过程控制,避免毁灭性的后果

美国联邦航空局(FAA)素来以严格细致的过程控制闻名于同行,他们认为有效的精细过程控制是好的质量和批量生产的稳定性的保障。当年中美联合生产“MD-82”大型客机时,上海航空工业公司获得了生产整机的许可证,他们深深领教了FAA代表的细致和严格。

例如,FAA要求将铆接工序用的铆钉淬火后放入冰箱保存,并在规定的时间内取出使用。在一次检查中,FAA代表发现一个盛水的碗里有一枚铆钉,而原始工作记录上显示,这种铆钉已全部用完。为此,FAA当即中断了与上海航空工业公司合作。他们的理由是,这枚铆钉不明不白的出现以及公然违背了规程的放置,让人难以相信上海航空工业公司能生产飞行5万小时的高级客机。正是FAA对过程一丝不苟的管理给上海航空公司上了一课,才使得上海航空工业公司后来修成“正果”。

如果用一句话来形容过程控制的重要性,那么“100-1=0”这个公式是最合适不过的。在过程控制中,讲究的是不忽视任何一个小细节。否则,有可能导致满盘皆输。在这方面,例子可谓不少。比如,美国哥伦比亚号航天飞机,就是因为一个橡胶垫圈的质量不合格,导致悲剧发生。因此,企业管理者要引以为戒,要重视过程控制,做到防微杜渐。

3,保证人人有事做,事事有人管

在企业管理中,当你发现某项工作出了问题时,应该顺着执行流程,直接找到负责这项工作的负责人。通过与之交谈,了解出现问题的原因,并找到有效的措施解决现有的问题。对于出现的过错,该处罚的要处罚,该批评的要批评,绝不能姑息纵容。只有这样,才能让员工明白自己肩头的责任,更加负责任地对待工作。

有一家炸药厂经常出现安全问题,董事长感到非常忧虑,他与安全工作的负责人谈话多次,也处罚过他们多次,还撤换了好几个安全责任人,但依然无法解决安全问题。

有一天,董事长突然灵光一现,他把安全工作的负责人叫到办公室,对他说:“公司近来安全问题频繁,公司决定让你全权负责安全问题,为了让你全身心地把公司的安全制度落实到位,做好安全监督工作,公司给你在厂区提供了一套房子,你把家人全部接过来住吧,也省得你每天在路上奔波。”

自从安全工作负责人办到厂里住之后,公司的安全事故减少了很多,到最后几乎没有安全事故。为什么会出现这么大的转变呢?原因只有董事长和安全工作的负责人心里清楚,因为负责人和家人都住进了厂区,厂里的安全事故直接影响家人的安全,因此,他会更加负责任地做好安全监督工作。

每一项制度的执行情况,都涉及到一个利益关系。董事长让安全工作负责人的家人都住进厂里,实际上是将安全工作负责人一家人的安危与公司的安全捆绑在一起。如果负责人继续不把安全监督工作当回事,不把安全制度落实到位,一旦出了安全事故,他们一家人的生命都会受到威胁。所以,这才给安全工作负责人带来制度落实上的动力。

由此可见,要想公司的制度和公司的战略计划得以贯彻实施,管理者就应该向下属明确责任与利益之间的关系,让员工清楚自己的责任,以及做好工作所获得的利益。同时为了让员工做好工作,管理者还需向员工说明期望和要求,达到了这些期望和要求会获得哪些奖励;如果员工没有达到这个期望和要求,将会受到哪些处罚。这些都应该让员工清楚明白,这样才能给员工压力和动力,使员工带着目标感、使命感去对待工作。

然而,把工作分配给正确的人,并不是一件简单的事情。每一个管理者都希望公司里人人有事做、事事有人管,希望人人把事情做到位,可真正有几个管理者能够如愿呢?很多企业事情一大堆,没有交给具体的、正确的负责人,公司规模越大,这种现象越严重。而且有些员工忙得加班都干不完工作,而有的员工闲得上班没事做,这一方面与员工个人的能力有关,但更重要的是管理者没有科学地分配工作。

科学地分配工作,是保证人人有事做,事事有人管的关键。它并不单单指把工作交给正确的人,还包括让正确的人做好该做的事情。也就是说,科学地分配工作不仅仅体现在如何分配工作这件事上,还要求分配产生良好的执行效果。

李明是某公司的局域网管理员,副总对他寄予厚望,觉得他能把工作做得很出色。在管理方面,李明经验不足,但他技术实力雄厚,并且是个很好相处的人。

一天,副总见李明愁眉苦脸,就问他出了什么事。他说,最近他把局域网技术修正的工作交给手下的陈小北,但是陈小北完成的并不顺利,他已经准备自己接手这项工作。