书城管理按制度管事全集
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第13章 生产物料管理制度

标准采购作业规定

采购

一、采购部门的划分。

1.常备材料由生产管理部门负责。

2.预备材料由物料管理部门负责。

3.非常备材料。

(1)订货生产用料由生产管理部门负责。

(2)其他用料由使用部门或物料管理部门负责。

二、采购部门应按照存量管制基准、用料预算,并参考库存情况填写“采购单”,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经部门主管审核后按规定逐级呈核并编号,最后送采购部门。

三、来源与需用日期相同的物品材料,可用一单多品方式提出采购。

四、特殊情况需按紧急采购办理时,可在采购单的“备注”栏写明原因,以急件递送。

五、庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况,并考虑库存条件,填写“采购单”办理采购。

六、以下总务性物品可免开清单,而通过“总务用品申请单”委托总务部门办理,如招待用品、书报、名片、文具、报表以及小额采购的材料等。

七、采购权限。

1.内购。

(1)原料:采购金额预估在1万元以下者,由主管核决。采购金额预估在1万~5万元者,由经理核决。采购金额预估在5万元以上者,由总经理核决。

(2)财产支出:采购金额预估在2000元以下者,由主管核决。采购金额预估在2000~2万元者,由经理核决。采购金额预估在2万元以上者,由总经理核决。

(3)总务性用品:采购金额预估在1000元以下者,由主管核决。采购金额预估在1000~1万元者,由经理核决。采购金额预估在1万元以上者,由总经理核决。

2.外购。

(1)采购金额预估在10万元(含)以下者,由经理核决。

(2)采购金额预估在10万元以上者,由总经理核决。

八、采购案件的撤销。

1.撤销采购案件时应由原采购部门通知采购部门停止采购,同时在“采购单(内购)”或“采购单(外购)”第一、二联上加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。

2.采购部门依下列规定办理撤销:

(1)采购部门在原“采购单”上加盖“撤销”章后,送回原采购部门。

(2)当原“采购单”已送物料管理部门待办收料、采购部门通知撤销时,由物料管理部门将原“采购单”退回原采购部门。

(3)原“采购单”未能撤销时,采购部门应通知原采购部门。

采购

九、采购部门的划分。

1.内购。由国内采购部门负责办理。

2.外购。由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。

3.总经理或经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或代理商议价。专案用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。

十、采购部门应按材料使用及采购特性,选择最有利的方式进行采购。

1.集中计划采购:对具有共同性的材料,应集中办理采购。先核定材料项目,通知各采购部门提出采购计划,再报采购部门定期集中办理。

2.长期报价采购:凡经常使用且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各采购部门按需提出采购。

十一、采购作业处理期限。采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以供参考。遇有变更时,应立即修正。

国内采购

十二、价格。

1.采购人员接“采购单(内购)”后应按采购事项的缓急,并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价,精选三家以上供应商进行价格对比。

2.如果报价规格与采购部门的要求略有不同或属代用品,采购人员应检附有关资料并于“采购单”上予以注明,报经主管核发,并转使用部门或采购部门签注意见。

3.属于惯例超交者(比如最低采购量超过采购量),采购人员应在议价后,在“采购单”的“询价记录栏”中注明,报主管核签。

4.对于厂商报价资料,经办人员应深入整理分析,并以电话等方式向厂方议价。

5.采购部门接到采购部门紧急采购的口头要求时,主管应立即指定经办人员先询价、议价,待接到采购单后,按一般采购程序优先办理。

十三、呈批手续。

1.采购经办人员询价完成后,在“采购单”上详填询价或议价结果并拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”,经主管审核,并依采购核决权限呈核。

2.采购核决权限。

十四、订购程序。

1.采购经办人员接到已经审批的“采购单”后应向厂方寄发“订购单”,并以电话等方式确定交货日期,要求供应方在“送货单”上注明“采购单编号”及“包装方式”。

2.分批交货时,采购人员应在“采购单”上加盖“分批交货”章以利识别。

3.采购人员使用暂借款采购时,应在“采购单”上加盖“暂借款采购”章,以利识别。

十五、进度控制。

1.国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段,依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。

2.采购人员未能按既定进度完成采购时,应填制“采购交货延迟情况表”,并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经主管批示后转送采购部门,与采购部门共同拟定处理对策。

十六、采购单据整理及付款。

1.来货收到以后,物管部门应将“采购单”连同“材料检验报告表”(免填“材料检验报告表”部门,应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后,送会计部门。会计部门应于结账前,办妥付款手续。如为分批收料,“采购单(内购)”中的会计联须于收到第一批料后送会计部门。

2.内购材料须待试车检验者,其订有合约部分,按合约规定办理付款;未订合约部分,按采购部门报批的付款条件整理付款。

3.少交待补足者,采购部门应依照实收数量,进行整理付款。

4.超交应经主管批示方可按照实收数量进行付款,否则仍按原订货数付款。

国外采购

十七、价格。

1.外购部门按照“采购单(外购)”急缓加以整理后,依据供应商报价,并参考市场行情及过去询价记录,以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形下除外,但应于“采购单(外购)”注明。在此基础上进行比价、分析、议价。

2.采购材料规范较复杂时,外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见,再转采购部门确认。

十八、呈批手续。

1.比价、议价完成后,由外购部门填写“采购单”,拟定“订购厂商”、“预定装运日期”等,连同厂方报价,送采购部门按采购审批程序报批。

2.核决权限。采购金额在8000元以下者由经理核决。采购金额超过8000元者由总经理核决。

3.采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更,采购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。

十九、订购程序。

1.“采购单”经报批转回外购部门后,即向供应商订购并办理各项手续。

2.如需与供应商签订长期合约,外购部门应将签呈和代拟的长期合约书,按采购审批程序报批后办理。

二十、进度控制。

1.外购部门依照“采购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。

2.外购部门在作业进度延迟时,应主动开具“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,凭此修订进度并通知采购部门。

3.外购部门一旦发现外购“装货日期”有延误时,应立即主动与供应商联系催交,并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,通知采购部门,并按采购部门意见办理。

二十一、进口签证前、“采购单(外购)”核准后的专案申请

1.专案进口机器设备的申请。专案进口机器设备时,外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”,申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”上加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章,以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。

2.进口度量衡器具及管理物品时,外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。

二十二、进口签证外购材料订购后,外购部门应立即检具“采购单(外购)”及有关申请文件,与“申请外汇处理单”一道送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向国家贸易局办理签证,并在“输入许可证”核准后通知外购部门。

二十三、进口保险。

1.具有FOB、FAS、CIF条件的进口项目,进口单位应依“采购单(外购)”上外购部门指示的保险范围办理进口保险。

2.进口单位应将承保公司指定的公证行在“采购单(外购)”上标示,以便货品进口必须公证时,进口单位凭此联络该指定的公证行办理公证。

二十四、进口船务

1.FOB、FAS的进口项目,进口单位(船务经办人员)于接到“采购单(外购)”时,应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料,原则上选定三家以是船运公司或承揽商,以便进口货品可机动选择船只装运。

2.进口单位(船务经办人员)应将所选定的船运公司或承揽商名称,提供给进口结汇经办人员,于“信用证开发申请书”上列明,作为信用证条款,向发货人指示装船。

3.如因输出口岸偏僻或因使用部门急需,为避免到货延误,外购部门应于“采购单(外购)”上注明,避免在信用证上指定船运公司后又委由发货人代为安排装船。

二十五、进口结汇。

进口单位应依“采购单(外购)”标示的“开发信用证日期”办理结汇,并于信用证(L/C)开出后以“开发L/C快报”通知外购部门联络供应厂商。

二十六、税务。

1.免货物税及“工业用证明”的申请进口的货品可申请免货物税者,外购部门应于“输入许可证”核准后,检具必需文件,向税捐处申请,经取得核准函后向海关申请免货物税。

2.税则预估、分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前检具有关文件,凭此向海关申请税则预估,经核准后办理分期缴税及保证手续。

二十七、输入许可证、信用证的修改。

仅应商要求修改“输入许可证”或“信用证”时,外购部门应开立“信用证、输入许可证修改申请书”,经呈核后,检具修改申请文件送进口事务科办理。

二十八、装船通知及提货文件的提供。

1.外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时,应立即填制“装船通知单”,分别通知采购部门、物料管理部门及有关部门。

2.外购部门收到供应商的装船及提货文件时,应出具“输入许可证”及有关文件,将“装运文件外购单”送进口单位办理提货背书。

3.提货背书办妥后,外购部门应检具“输入许可证”及其他有关文件,以“装运文件处理单”办理报关提货。

4.进口管理物品时,外购部门应在收到装运文件后,检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”,以此报关提货。

二十九、进口报关。

1.关务部门收到“采购单(外购)”及报关文件时,应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件,委托报关行办理报关手续,同时开立“外购到货通知单(含外购收料单)”送材料库办理收料。

2.对于不结汇进口物品,进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时,查明品名、数量等资料,并会同外购部门确认需要提货时再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等,报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料,而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后,送处理部门处理。

3.缴纳关税前进口单位应核对税则、税率,然后申请暂借款缴纳。

4.海关估税的税率如与进口单位估列者不符时,进口单位应立即通知外购部门提供有关资料,于海关核税后14天内以书面形式向海关提出异议,申请复查,并申请暂借款办理押款提货。押款提货的项目,进口单位应在“进口报关追踪表”记录,以便督促销案。

5.税捐记账的进口案件,进口单位应依“采购单”(外购),于报关时检具必需文件办理具结记账,并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”。

6.船边提货的进口材料,进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续,以便船只抵港时,即时办理提货。

三十、报关进度控制分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段,关务部门以“进口报关追踪表”控制通关进度。

三十一、公证。

1.各公司事务部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素,研判材料项目,通知进口单位于材料进港时,会同公证行前往公证。

2.外购材料于验关或到厂后发现短损且符合索赔条件者,进口单位应于接获报关行或材料库通知时,联络公证行办理公证。

3进口货品办理公证时,进口单位应于公证后根据索赔经办时效,索取公证报告分送有关部门。

三十二、退汇。外购部门依进口材料的装运情况,判断信用证剩余金额已无装船的可能时,应在提供报关文件时提示进口单位,并于进口材料放行及“输入许可证”收回后,开立“信用证退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。

三十三、索赔。

1.外购部门接到收货异常报告后,应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。

2.以船运公司或保险公司为索赔对象时,由进口单位办理索赔:以供应厂商为索赔对象时,由外购部门办理索赔。

3.索赔案件办妥后,“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。

三十四、退货。

1.外购材料须予退货或退换时,外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。

2.外购部门应负责办理复运出口、进口的有关事务,其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。

价格品质复核

三十五、价格复核。

1.采购部门应经常调查主要材料的市场行情,建立供应商资料,作为采购及价格审核的参考。

2.采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料,作为材料存量管制及核决价格的参考。

三十六、品质复核。采购部门应对企业内所使用的材料品质予以复核,并形成完整资料。

三十七、异常处理。审查作业中若发现异常情形,采购部门、审查部门应立即填写“采购事务意见反映处理表”(或附书面报告),通知有关部门处理。

物料库存量管理细则

为加强本公司物料库存量控制与管理,特制定本细则,库存管理人员应根据本细则之规定开展工作。

一、存量基准设定

1.预估月用量设(修)订

(1)用量稳定的材料由主管人员依据上一年的平均月用量,并参酌本年营业的销售目标与生产计划设定,若产销计划有重大变化(如开发或取消某一产品的生产,扩建增产计划等)应修订月用量。

(2)季节性与特殊性材料由生产管理人员于每年3、6、9、12月的25日以前,依前三个月及上一年同期各月份的耗用数量,并参考市场状况,拟订次季各月份的预计销售量,再乘以各产品的单位用量,而设定预估月用量。

2.采购点设定

(1)采购点——采购作业期间的需求量加上安全存量。

(2)采购作业期间的需求量——采购作业期限乘以预估月用量。

(3)安全存量——采购作业期间的需求量乘以25%(差异管理率)加上装船延误日数用量(欧美地区15天用量,日本与东南亚地区7天用量)。

3.采购作业期限

由采购人员依采购作业的各阶段所需日数设定,其作业流程及作业日数(公司自定)经主管核准,送相关部门作为采购需求日及采购数量的参考。

4.设定采购量

(1)考虑要项:采购作业期间的长短、最小包装量、最小交通量及仓储容量。

(2)设定数量:外购材料的欧美地区每次采购三个月用量,亚洲地区为两个月用量,内购材料则每次采购25天用量。

5.存量基准建立

生产管理人员将以上存量管理基准分别填人“存量基准设定表”呈总经理核准,送物料管理单位建档。

二、采购作业

采购单提出时由物料管理单位,利用电脑(人工作业)查询在途量、库存量及安全存量填入以利审核,其无误后送采购单位办理采购。

三、用料差异管理作业

1.用料差异管理基准

(1)上旬(1~10日)实际用量超出该旬设定量×%以上者(由公司自定)。

(2)中旬(1~20日)实际用量超出该旬设定量×%以上者(由公司自定)。

(3)下旬(即全月)实际用量超出全月设定量×%以上者(由公司自定)。

2.用料差异反应及处理生产管理人员于每月5日前针对前月开立“用料差异反应表”,查明差异原因及拟订处理措施,研判是否修正“预估月量”,如需修订,应于反应表“拟修订月用量”栏内修订,并经总经理核准后,送物料管理单位以便修改存量基准。

3.库存查询

物料管理人员接获核准修订月用量的“用料差异反应表”后应立即查询“库存管理表”,查询该等材料的在途量与进度,研判是否需要修改交货期。

4.采取措施

物控人员研判需修改交货期时,应填具“交货期变更联络单”送请采购单位采取措施,采购单位应将处理结果于“采购单位答复”栏内填妥,送回物控人员列入管理。

四、存量管理作业部门及其职责

1.物控人员

物控人员是材料存量管理作业的核心,负责月使用量基准设(修)定,用料差异分析及采取措施。

2.采购单位

负责各项材料内、外购的设(修)定,采购作业期限设(修)定及采购进度管理与异常处理。

原材料损耗及盘查管理制度

一、原材料损耗处理制度

1.商品及原材料物料发生霉坏、变质,失去使用(食用)价值,需要作报损、报废处理。

2.保管人员填报“商品、原材料霉坏变质报损、报废报告表”,据实说明坏、废原因,并经业务部门审查提出处理意见,报部门处理或财务部审批。

3.对核实并获准报损、报废的商品、原材料的残骸,由报废部门送交废旧物品仓库处理。

4.报损、报废审批权限,由有关部门会同财务部审查,提出意见,呈报总经理审批。

5.报损、报废的损失金额在“营业外支出”科目处理。

二、原材料盘查管理制度

1.商品、原材料、物料在盘点中发现的益损存在自然益损和人为益损的因素,应分为不同因素,作出处理。

2.自然溢损:

(1)商品、原材料、物料采购进仓后,在盘点中出现的干耗或吸潮升益,如食品中的米、面及其制品、干杂货,在合理升损率的范围内,可填制升损报告,经主管审查后,直接冲人“营业外收入”或“管理费”科目处理。

(2)超出合理升损率的益余或损耗,应先填制升损报告书,查明原因,说明情况,报部门经理审查,按规定在“营业外收入”或“管理费”科目处理。

3.人为益损:

查明原因,根据单据报部门经理审查,按有关规定在“待处理费用”或“待处理收入”科目处理。

滞料及滞成品管理制度

一、目的

为有效推动本公司滞存材料及成品的处理,以达物尽其用、货畅其流,减少资金积压及管理困扰的目的,特制定本制度。

二、定义

1.滞料:凡质量(型号、规格、材质、效能)不合标准,存储过久已无使用机会,或虽有使用机会但用料极少且存量多而有变质顾虑,或因陈腐、劣化、革新等现状已不适用需专案处理的材料。滞存原因分类代号如下:

(1)销售预测偏高导致储料过剩(计划生产原料)。

(2)订单取消剩余的材料(订单生产)。

(3)工程变更所剩余的材料。

(4)质量(型号、规格、材质、效能)不合标准。

(5)仓储管理不善致陈腐、劣化、变质。

(6)用料预算大于实际领用(物料)。

(7)采购不当。

(8)试验材料。

(9)代客加工余料。

2.滞成品:凡因质量不合标准、储存不当变质或制妥后遭客户取消、超制等因素影响,导致储存期间超过6个月的成品(次级品超过3个月),需专案处理。滞存原因分类代号如下:

(1)计划生产

①正常品缴库期间超过6个月未销售或未售完。

②正常品缴库期间虽未超过6个月但有变质。

③与正常品同规格因质量或其他特殊因素来能出库。

④每批生产所发生的次级品储存期间超过3个月。

(2)订单生产

①订单客户取消超过3个月未能转售或转售未完。

②超制。

③生产所发生的次级品。

(3)其他

①试制品缴库超过3个月未出库。

②销货退回经重整列为次级品。

三、遴选滞存处理专人

1.设适当专业人员,长期专责处理滞存材料及成品,主管亦负责督促及督导工作。

2.为强化处理机能,以滞存处理专人为中心筹组工作小组,积极研拟可行的处理途径并定期(至少每月)检查追究处理结果。

物料报废管理制度

为规范本公司的物料报废管理,特制定本方案。

一、废品的范围:废旧金属玻璃、废纸皮、纸板、纸盒、旧报刊、废旧地毡、烂木桶、烂木板、废纸、废旧塑料及袋、盒、废旧麻袋。

二、各部门搜集的各种废品,可由各部门自行处理,或送交企管部统一处理。

三、仓管部在收到各部门送到的废旧物品时,应做出登记,注明品名、数量签收,逐月按各部实交废旧物品汇记数量。

四、各种废旧物料的处理收入,要冲销营业成本。其余废旧物料作废品按二、八分成(部门占八成,公司占二成)属部门所得部分,由部门自行处理,属公司所得,作为公司无废品的各部门统一分配。

发料作业管理制度

发料作业是生产物资管理部门的一项重要工作,为加强本公司的物资发放工作,特制定本制度。

一、领料

1.使用部门领用材料时,由领用经办人员开立“领料单”经主管核签后,向仓库办理领料。

2.领用工具类材料(明细由公司自行制定)时,领用保管人应拿“工具保管记录卡”到仓库办理领用保管手续。

3.进厂材料检验中,因急用而需领料时,其“领料单”应经主管核鉴,并于单据注明,方可领用。

二、发料

由生产管理部门开立的发料单经主管核签后,转送仓库依工作指令及发料日期备料,并送至现场点交签收。

三、材料的转移

凡经常使用或体积较大须在于使用单位者,由使用单位填制“材料移转单”向资料库办理移转,并每日下班前依实际用量填制“领料单”,经主管核签后送材料库冲转出账。

四、退料

1.使用单位对于领用的材料,在使用时遇有材料质量异常,用料变更或用余时,使用单位应注记于“退料单”内,再连同料品缴回仓库。

2.材料质量异常欲退料时,应先将退料品及“退料单”送质量管理单位检验,并将检验结果注记于“退料单”内,再连同料品缴回仓库。

3.对于使用单位退回的料品,仓库人员应依检验退回的原因,研判处理对策,如原因系由于供应商所造成者,应立即与采购人员协调供应商处理。