对领导者来说，除了要为企业的经营策略、业务数量、客户关系等问题殚精竭虑，还需要关注的就是怎样处理好与员工的关系。能否激活你的下属建立一个积极进取的团队，很大程度上取决于你是否善于运用沟通之道。同时，领导的决策要得到实施，还是要与员工进行沟通。再好的想法，再好的激励机制，再完善的计划，离开了与员工的沟通都是无法实现的空中楼阁。
乔治是西雅图一家著名护理医院的总经理，负责管理8个主管，150个员工。一次他接到董事会决定裁去8个员工的消息后，为了让员工都知道此事，她在星期五的早上寄出158封信，把她准备裁员的计划向158个员工作了陈述。到了下一个星期一的早上，当乔治步入办公室时，他感到十分异样，他发现所有的主管和员工似乎都炒了她的鱿鱼，因为他在那天早上失去了他以往的权威，所有的指挥全部失灵了。一连一个星期都是这样，结果乔治成了第一个被裁员的。
乔治犯了一个严重的错误：缺少沟通。第一她没有与她的8个主管沟通，8个主管全然不了解她在上个星期五所做的事情。第二没有选好适当的方式，她发出的158封信使每个员工感到不安全，因此她们在星期一早上联合起来抗议乔治的计划。虽然裁去8个员工是董事会的决定，但如何办好这件事，却需要一定的工作能力和管理方法。乔治显然对沟通缺乏研究。
上述案例说明了沟通的重要性，当我们研究内部协调系统时，我们必须学会的第一个正向协调方法，就是沟通。
沟通的目的在于传递信息。如果信息没有被传递到所在单位的每一位员工，或者员工没有正确地理解领导者的意图，沟通就出现了障碍。那么，领导者如何才能与员工进行有效的沟通呢？
有效沟通的行为法则
有这么一个故事，在一次国宴后，有一个国王问其它在座的领国国王：“你们说，世界上什么最难？”一个已经有7分醉意的国王站起来回答：“世界上说话最难。”这位国王没有说出来的隐含的意思是：说话最难，尤其是和大臣们说话更难。在一个企业里，说话依然是最难的，如何与员工有效沟通更是难上加难。
有效沟通，不仅可以完美的把任务传达下去，而且还可以通过沟通来激励员工的士气。所以，我们必须掌握有效的沟通。以下提供几个有效沟通的行为法则：
1、自信的态度
一般善于激励员工的成功领导者，他们不随波逐流或唯唯诺诺，都有自己的想法与作风，但却很少对员工大吼小叫，甚至连争辩都极为罕见。他们对自己了解相当清楚，并且肯定自己，他们的共同点是自信。实践证明，有自信的领导者常常是最会沟通的人，同样也是最会激励员工的领导。
2、体谅员工的行为
这其中包含“体谅对方”与“表达自我”两方面。一位企业家说道：所谓体谅是指设身处地为员工着想，并且体会员工的感受与需要，它是激励员工最重要的一个因素。
日本的“经营之神”松下幸之助一次在公司餐厅招待客人，一行六个人都点了三明治面包。等六个人都吃完主餐，松下让助理去请烤三明治面包的主厨过来，他还特别强调：“不要找经理，找主厨。”
助理注意到，松下的三明治面包只吃了一半，心想一会的场面可能会很尴尬。
主厨来时很紧张，因为他知道请自已的客人是松下。“是不是有什么问题？”主厨紧张地问。
“烤三明治面包，对你已不成问题，”松下说，“但是我只能吃一半。原因不在于厨艺，三明治面包真的很好吃，但我已80岁了，胃口大不如前。”
主厨与其它的五位用餐者困惑得面面相觑，大家过了好一会才明白怎么一回事。“我想当面和你谈，是因为我担心，你看到吃了一半的三明治面包送回厨房，心里会难过。”
在沟通中，领导的体谅是对员工最大的鞭策。当我们想对员工表示体谅与关心，惟有我们自己设身处地为他们着想。由于我们的了解与尊重，员工也相对体谅你的立场与好意，因而做出积极的工作态度来回应。
3、有效地直接告诉员工
GE前总裁杰克·伟尔奇曾这样说过：“我在各个大小会议上，或和员工私下聊天时，如果时间不恰当、气氛不恰当、对像不恰当，我是绝对不开口。如果这三个条件具备的话，我常会以‘我觉得’（说出自己的感受）、‘我希望’（说出自己的要求或期望）为开端，‘同时’（变相反驳）为转折，结果常会令人极为满意。”
其实这种行为可以帮助我们有效地直接告诉员工，你所想要表达的意思，并在不直接反驳员工的时候，让对方感到被尊重的满足。这种行为还将会有效帮助我们建立良好的上下级的关系。
4、善用询问与倾听
有很多领导当听到员工言语触犯了他们的时候，总会怒不可揭得侵犯员工而维护自己的地位与权利，这样的做法很不利于上下级的沟通，甚至带来整个企业的负面影响。如果你是这样的领导，就应该拿起询问与倾听的武器来控制自己。遇到员工行为退缩，默不作声或欲言又止的时候，可用询问行为引出员工真正的想法，了解员工的立场以及对方的需求、愿望、意见与感受，并且运用积极倾听的方式，来诱导员工发表意见。
5、避免情绪化行为
情绪能使我们无法进行客观的理性的思维活动，而代之以情绪化的判断。领导者在与员工进行沟通时，应该尽量保持理性和克制，如果情绪出现失控，则应当暂停进一步沟通，直至回复平静。
在许多上下级接触以及沟通的机会里，如果我们能随时随地仔细观察并且重视员工的情绪，慢慢就可以清楚了解员工的想法及感受，进而激发员工的积极性。
一个人的成功，20%靠专业知识，40%靠人际关系，另外40%需要观察力的帮助，因此为了提升我们个人的竞争力，获得成功，就必须不断地运用有效的沟通方式和技巧，随时有效地与“人”接触沟通，只有这样，才有可能使你成为一名善于激励员工的领导。
让员工对沟通行为及时做出反馈
沟通的最大障碍在于员工误解或者对领导者的意图理解得不准确。为了减少这种问题的发生，领导者可以让员工对领导者的意图作出反馈。比如，当你向员工布置了一项任务之后，你可以以沟通的方式来询问员工：“你能明白了我的意思了吗？”或者“你觉得有能力完成吗？”同时要求员工把任务复述一遍。如果复述的内容与领导者的意图相一致，说明沟通是有效的；如果员工对领导者的意图的领会出现了差错，可以及时进行纠正。或者，你可以观察他们的眼睛和其它体态举动，了解他们是否正在接收你的信息。
不同对像使用不同的语言
在一个企业里中，不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景，这就可能使他们对相同的话产生不同理解。另外，由于专业化分工不断深化，不同的员工都有不同的“行话”和技术用语。而领导者往往注意不到这种差别，以为自己说的话都能被其它人恰当地理解，从而达不到激发员工潜能的目的。
由于语言可能会造成沟通障碍，因此领导者应该选择员工易于理解的词汇，使信息更加清楚明确。在传达重要信息的时候，为了消除语言障碍带来的负面影响，可以先把信息告诉不熟悉相关内容的人。比如，在正式分配任务之前，让有可能产生误解的员工阅读书面讲话稿，对他们不明白的地方先作出解答。
减少沟通的层级
人与人之间最常用的沟通方法是交谈。
交谈的优点是快速传递和快速反馈。在这种方式下，信息可以在最短的时间内被传递，并得到对方回复。但是，当信息经过多人传送时，口头沟通的缺点就显示出来了。在此过程中卷入的人越多，信息失真的可能性就越大。每个人都以自己的方式理解信息，当信息到达终点时，其内容常常与开始的时候大相径庭。因此，领导者在与员工进行沟通的时候应当尽量减少沟通的层级。越是高层的领导者越要注意与员工直接沟通，这样才能直接激活下属的工作热情。