书城管理办公室工作:案例、方法与技巧
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第7章 学会分辨电话内的声音

有一位朋友是一家公司的老总,他在招聘秘书时必定问一个问题:“有三种女人的声音,你一定要分辨清楚,才能做我的秘书。是哪三种声音?”如果应征者回答“是您的母亲、您的妻子以及您的情人”,那么,他马上就会被录取。这当然是一个半开玩笑式的故事,但它告诉了我们一个道理:身为秘书,必须有分辨电话里的声音的本事。

上述那三种充满矛盾、每分钟都可能引起冲突的女人,必须分辨出她们的声音,以免闯祸。其实就算一般的老板相熟的朋友,如果秘书能立即听出对方的声音来,并亲切地同对方打招呼,也是一种极惹人喜欢的手段,这对提高上司的声望是有帮助的。

曾经听过一位朋友赞美一位秘书,说:“每逢我打电话过去,‘喂’了一声之后,秘书小姐就把我认出来,亲切地跟我聊几句,可见‘名将门下无弱兵’,此言非虚。”秘书的教养可反映上司的社会地位与分量。

在电话中能辨认出对方的声音,除了易于建立人际关系外,还对秘书本身的工作大有帮助。很多人打电话进来,老是报称朋友,秘书能知道对方是否是朋友,或是哪一类朋友,从而知道应对与接待的态度,这对做好适当的礼仪服务是十分必要的。

辨别电话内的声音是秘书的一种专业技巧。

如果有这种功夫,就不会错误地把很多上司不愿意接听的电话接了进来。这看上去是小事,但在秘书的本职责任上就犯了很大的错误,要想为上司所器重就不大可能了。

担任守卫之职,却任由不相干的人擅自闯进“私人重地”,是为失职。因此,秘书让一个完全不需要上司应付的电话接进他的办公室去,一样应被视为失职。除了分辨声音之外,秘书对名字的认识一定要有相当的把握。尤其那些跟老板业务有关的人物的名字,更应牢记不忘。

新上任的秘书有三个方面的人物名称须立即弄清楚,那就是同行同业内的知名人士、公司业务上有密切来往的人物及上司私交甚笃的朋友。尤其是前两种,非要在第一时间内弄个明白不可。

假如换了新秘书,旧客户与相熟的朋友打来电话,秘书问:“你是从哪儿找到他的呢,找他什么事?”那就真是失态至极,自露其短了。