有一位朋友是一家公司的老总，他在招聘秘书时必定问一个问题：“有三种女人的声音，你一定要分辨清楚，才能做我的秘书。是哪三种声音？”如果应征者回答“是您的母亲、您的妻子以及您的情人”，那么，他马上就会被录取。这当然是一个半开玩笑式的故事，但它告诉了我们一个道理：身为秘书，必须有分辨电话里的声音的本事。
上述那三种充满矛盾、每分钟都可能引起冲突的女人，必须分辨出她们的声音，以免闯祸。其实就算一般的老板相熟的朋友，如果秘书能立即听出对方的声音来，并亲切地同对方打招呼，也是一种极惹人喜欢的手段，这对提高上司的声望是有帮助的。
曾经听过一位朋友赞美一位秘书，说：“每逢我打电话过去，‘喂’了一声之后，秘书小姐就把我认出来，亲切地跟我聊几句，可见‘名将门下无弱兵’，此言非虚。”秘书的教养可反映上司的社会地位与分量。
在电话中能辨认出对方的声音，除了易于建立人际关系外，还对秘书本身的工作大有帮助。很多人打电话进来，老是报称朋友，秘书能知道对方是否是朋友，或是哪一类朋友，从而知道应对与接待的态度，这对做好适当的礼仪服务是十分必要的。
辨别电话内的声音是秘书的一种专业技巧。
如果有这种功夫，就不会错误地把很多上司不愿意接听的电话接了进来。这看上去是小事，但在秘书的本职责任上就犯了很大的错误，要想为上司所器重就不大可能了。
担任守卫之职，却任由不相干的人擅自闯进“私人重地”，是为失职。因此，秘书让一个完全不需要上司应付的电话接进他的办公室去，一样应被视为失职。除了分辨声音之外，秘书对名字的认识一定要有相当的把握。尤其那些跟老板业务有关的人物的名字，更应牢记不忘。
新上任的秘书有三个方面的人物名称须立即弄清楚，那就是同行同业内的知名人士、公司业务上有密切来往的人物及上司私交甚笃的朋友。尤其是前两种，非要在第一时间内弄个明白不可。
假如换了新秘书，旧客户与相熟的朋友打来电话，秘书问：“你是从哪儿找到他的呢，找他什么事？”那就真是失态至极，自露其短了。