案例七：一份档案带来的效益
1994年5月，美国某公司远东办事处总负责人奎斯特先生委托广东某服装厂加工一批时装裤。合同签订之后，他透露还想加工一批衬衫的意向，但这种衬衫的图纸没有带来，表示以后拿来图纸再作细谈。该服装厂深知，在外贸业务中，这样的大宗生意随时都可能被别人抢走。根据奎斯特对衬衫的款式、规格的介绍，厂领导联想起该厂曾在1987年加工过一批与奎斯特先生要求相近的衬衫。于是派秘书到厂档案室调来这批衬衫的图纸，请奎斯特先生审看，并表示可以根据这份图纸再结合他的要求设计出一份合格的图纸来。奎斯特先生听后表示了极大的兴趣，同意“先让技术科的先生们设计出一份草图来看看”。厂技术员依据档案图纸，仅用了一个多小时，就把一份衬衫的设计图纸摆到了奎斯特先生的面前。奎斯特先生看过之后，兴奋地连声说道：“奇迹，奇迹，几乎完全一样。”他当即与该厂增签了一批10万件即120万美元的加工合同。一套图纸档案为该厂赢得了一笔大生意。
如何让保存在档案室里的“死”档案“活”起来，实现档案在新时期的价值，是每个档案工作者和档案主管部门应该认真思考的问题。开发利用好现在的档案资源不仅可以实现档案的价值，也会给本就不足的档案保护提供一定的资金支持。该厂利用档案做成了一笔可观生意的事件启发人们，企业强调改善生产经营和投资环境，不能只把眼光盯在改善硬件设施上，对诸如建立健全档案工作等配套的软件设施也必须紧紧跟上。企业档案是企业活动的真实记录，是企业对生产经营、质量、成本、技术、财务等方面进行管理的必要条件。它可以帮助企业进行科学的决策和管理，更好地帮助企业树立企业形象，提高企业声誉，从而使企业在市场竞争中立于不败之地。企业档案工作的好坏直接关系到企业的经济利益和正当权益。企业在管理好档案的同时，更重要的是要充分利用档案，大力开发档案的信息资源。也只有科学地保存、管理档案，大力开发利用档案，企业的生产经营等活动才能有序、高效地进行。