书城管理办公室工作:案例、方法与技巧
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第31章 秘书在主持座谈会时插话的艺术

开座谈会进行调查的第一步,应打开僵局,使调查对象轻松自如地开口说话,但这并不是每次座谈或谈话都能做得到的。常有这样的事:在座的同志互相环视,沉默不言,或虽说了几句,但都言不及义,不得要领。究其原因,或是毫无准备,或是本人不知晓,或是涉及敏感点不敢直言,或是调查人员过于严肃,提不起谈兴。这些都要由处于主导地位的调查人去消除。调查是一门艺术,调查人应当创造出一种气氛,开头就使对象无拘无束地谈论,有个好的开端。主持人要善于提神、鼓动,并且在气质上使人感到亲切随和,可以信赖。如果临场僵持,无法打破这个局面,最好的办法是说一两句笑话,使在座的人神情松弛下来。如果主持人自己也毫无幽默感,那就糟透了。第二步就是要诱发对象的谈兴,使其畅所欲言,争取掀起一个交谈高潮,至少做到谈话能涉及实际,把情况谈足谈透。第三步还要有个好的结尾,使调查对象觉得“说得还不错”,觉得解决问题也许有希望,在心理上有轻松感,不是感到泄气、后悔,觉得这次谈话(座谈)没意思。做到这一切,要靠临场多练、多琢磨。

主持座谈会、调查会或个别谈话,要不要插话、表态,这对谈话是否成功至关重要。较适宜的做法是主持者可以有听有说,以听为主,但不轻易对重大问题或分歧意见表态。只听不说,对方会感到他的话没引起共鸣,就会失去谈兴。有听有说恰好弥补了这个缺点,使说话人感到有自信心,但是在有听有说中又以听为主。主持人的插话到什么程度为宜,是有讲究的。要清楚自己是在做调查,是在听别人说话,自己说多了,会喧宾夺主,剥夺了说话人的机会,与“调查”这个主题不符。因此主持人插话,只能说搭桥、起兴(提神)、导向、提问的话,不能越出这个范围。搭桥,就是把对方的话连接起来,使其有体系地说下去。否则,他很可能断线、离题,不知说到哪里去了。起兴,就是鼓舞对方的情绪、谈兴,免得无精打采。导向,是使对方的说话沿着调查的主题走,不要离题漫谈。提问,除了弄清自己急于知道的事外,也是导向的一个好办法,而不必用提醒的方法纠正对方,使他感到不舒服。

但是主持人插话时要注意,对调查的重要问题(如经验、做法、分歧意见等),不能轻易表态支持或反对,以免发生导向作用,使对方离开实际情况而按主持人的意向发言,也应避免过早表态使自己陷入被动。

开好调查会或座谈会,还有很重要的一条,主持人必须始终精神饱满,神采奕奕。如果主持人自己也感到疲倦、无神,那就最好先不要开会或谈话。因为可以预见,那是绝对开不好、谈不好的。主持人应当事先做好充分的准备,不但要准备好各种调查方案和说话内容,还要准备好自己的精神状态。这一条是十分要紧的。