规格化、统一化的巨大作用
1.同样文字若需书写多次时，橡皮章是最佳利器在海子的事业所里，备有一切必要的橡皮章。年月日章、裁决章、住址、姓名印章等，各式各样的橡皮章都有。这些橡皮章在事务的处理上发挥很大的作用。例如贺年卡、问候卡，因为海子的事务所每年大约都要寄上一千封左右。首先，他以通讯录影印成“寄送备忘录”，写妥信封上的地址时即在备忘盖上“完”的印章。海子使用的印章是不必一次次盖印泥，也可连续使用的图章。其次，亲笔书写结尾之后盖上另一个图章，寄发后还要再盖一个印章以为辨示。像这种确认工作完成的记号若用手书写，会相当耗费时间。在事务作业上，花费这样的时间，实在蛮可惜的，而仅仅数百元一颗的橡皮章，却能节省很多宝贵的时间，再也没有比这更划算的了。
不只是“完”这种简单的记号可用橡皮章，在必须反复书写同样的文字时，橡皮章也可发挥效力。例如年月日的书写，即可制作一枚“年月日”的橡皮章来取代。
除了橡皮章，任何能将作业统一化，并积极导人规格化的工具，也能提高工作效率。
那些经常必须书写同样内容的文件，在文件印刷时即印上该文字、数字，就方便多了。纵使要花些钱，还是划得来的。文字处理机在这方面就很方便，使用单字储存功能将“年月日”等文字，一次储存起来，任何时候只要按个键就可以随时打出来。甚至将问候卡上开头的文字、决定好的话语一次作成，并储存起来，也可以反复地使用，而不用每次都写了斟酌字句而浪费时间。
作业规格化，还有一项优点。规格化的作业不必步步请示，谁都能独立完成。就像盖橡皮章，即使是小学生也可以做。
拜托人家是最难的事情，好不容易请个人，若无法托以重任，就失去了请托的本意。如果能将工作规格化、单纯化，就不会这么麻烦了，以橡皮章为代表的作业规格化，在谋求增进工作效率的所谓“工作的窍门”上，是很重要的一点。
2.资料不是贴在剪贴簿上就可以，必须以一定的规格复印后存档在现代的办公室中复印机的使用非常普遍。活页复印，在储存、整理大量的情报上非常方便，更可以大幅地减少时间和精神的支出。
事实上，谁都会复印资料，可是复印后的整理工作，似乎都没有做好。纵使特意地将重要的情报影印，然而，女蜾处理工作没有效率，就毫无意义了。
例如，在报章杂志上发现有用的消息，虽然将它影印存档了，但是资料收集的工作却仍未完成，然而多数人都是就这样将它贴在剪贴簿，然后放人档案中。
影印，是为了方便情报的使用。因此为了让影印的东西一取出即马上可以应用，在处理上就必须尽量简单。贴在剪贴簿上，就无法添加、更换；放在袋中，则取用资料非常不便。
多数人一向都用活页纸复印，一张张的分类存档。活页式资料档，任何时候取阅都很方便。例如，想查关于企业收买问题，就从分类项目中调阅。若是个牵扯到较多项目的问题—
—，例如关于国际租税与企业收买问题，就查阅这两个部分。此时，资料档若是一个项目一张，复印资料就非常简便，可是若贴在剪贴簿，就不能这么做了。
复印用的活页纸尺寸统一是非常重要的，大小不统一的话，即使特意地分门别类，也非常难整理。
小刘所收集资料一律用B5的纸张复印，虽然B5的纸张在复印内容少的资料时四边留白较多，似乎有点可惜，但是只要能活用情报资料，仍是值得的。
复印好的B5纸张经过打孔后，就是B5活页纸，只要标上项目就可以归档了。为了统一使用B5纸复印，必须使用有缩小功能的复印机。大部分的报导，经过复印机缩小后就可以纳入田的纸张中。报导的内容所占版面较大时，必须先将报导剪贴后再复印，若是复印没有缩小功能，就必须增加很多剪贴的手续。
使用复印机最好选用有自动输送纸张功能的复印机。每个人应该都有这样的经验，在复印时，要一张张反复地打开盖子，按开关，实在很麻烦，又浪费时间，可是，若有了自动送纸功能，资料整理好，开关按了之后，机器就会自动地进行，实在便利。
有缩小和自动输送纸张功能的复印机，价格多少会贵一点，可是长远来说，应该是很划算的。因为，为了提高效率，只要能达到目的，使用贵一点的机器也不必心疼它随后所带来的时间价值是无穷的。
有些公司另外雇用女职员操作复印机，这实在是不可取的。多雇用一个人，会增加一些意想不到的成本。由于小公司非常清楚，除了本薪，还有车马费、促险费、福利津贴等等，所花的成本实在很高。将如此宝贵的时间、人力用来复印，实在是很浪费，人的能力，应该做更有效的利用。同样的花费，投资于复印机，到头来反而是更为有利的。
3.档案的尺寸、厚度要全部统一
海子的事务所里，档案一律统一以B5规格的纸复印、整理。档案大小、厚薄不同的话，整理起来会非常麻烦。如果从开始就统一样式，将可缩短查阅时间，连尺寸也统一的话则不论复印、整理均会非常轻松。
采用B5尺寸有二个理由，其一，由于工作的性质，所有资料格式必须和政府机关使用的相符。其次，现在一般复印纸都使用A开及B开两种规格，在复印时有些许的不同：B4在复印时可印较B5版面大的文件，而A3可印更大的版面，但A3必须用较大的机器，因此考虑使用的方便，B5是最合适的。
因此，在海子的事务所，文件一律统一用B5纸，而活页纸、封面、索引、透明套子等全部统一用B5尺寸。唯一例外的是“人才录”等特殊东西用B6尺寸的封面。
4.工作规格化，任何人都可以轻易的完成它
每个人在工作进行过程中，通常都会研究出自己的工作方法，使自己的工作进行更为顺利、快速。但是在工作完成后，特地研究出的新方法，往往弃而不用，实在非常可惜。
在海子的事务所里，完成任何一个新的工作所得到的方法，都必须做成档案资料存起来。因此，即使是得自专家、百科全书的资料也需做成档案资料，方便查寻。
当初海子花了时间和精力作出工作程序，现在，秘书只要遵循着这份工作程序资料，就可以很快地完成工作。
做好准备工作
1.准备工作不应喧宾夺主
许多人在工作前，都要有个准备动作。例如，有的学生在念书前必须削好几支铅笔，某些人一坐到办公桌前，就得先喝杯茶，这都是在做和正式工作不相干的事，却寄望能对心理安定有助跑的效果。当然我们不是反对这种事，而是探讨过于偏执的情况。
为了工作而做准备动作，绝不是坏事，可是，这种准备动作，有很多都在浪费时间。例如，现在有一个小时，想写些文章。削铅笔做准备动作的人，大概会先开始削铅笔。可是，如果为了削铅笔，而花了十几，二十分钟的话，就有点本末倒置了。此时应该是写文章比较重要，若先削铅笔而花了时间，等到开始写文章时，一小时也已经快过于。
做事时，一坐下来就开始，比较好。要这样，就要有立刻动手的气氛。因此，最好是马上坐下来，想着：我要做这件事，一鼓作气把它做完。
没有准备动作马上开始做事，刚刚开始的时候，往往不怎么能进入状态，可是没多久，即可集中精神厂工作上。“早点埋首于工作上”比起“削铅笔做准备工作”要实际多了。工作或是念书的准备动作以“实际投人工作”较佳。现在一般绝大多数公司新进人员的训练，通常以“实际操作训练”透过实际的工作分配，作为熟悉工作的教育方法，而工作的“准备动作”也最好是用这种方法。
以实际的工作作为热身运动做，能够增加工作本身的效率。例如，尽可能地利用闲暇先将书前目录看过，这也是一种看书的热身运动。从一本书的目次中，就可以大概知道里面写些什么，如此一来，就会有“原来这本书是写这些，真想早一点看”的感觉，并想一口气将它读完，这也可以说是透过实际工作作的热身运动。
特别是对上班的人来说，工作的时间相当有限。将这有限的时间，花在喝茶、削铅笔不仅会影响到工作，从效率上来看也不好。虽然热身运动不是坏事，但应尽可能地从与工作或念书有关连的方面着手，并培养兴趣。
拥有无限时间的人，想削几枝铅笔都可以，然而人生是有限的。拥有一小时，就好好运用这一小时，才是有效率的人。光是作些花时间的准备运动实在是很大的浪费。
2.不要眼高手低
人们在订定目标时，通常都订自己能力做得到的目标。以自己能力来努力刚好做得到的才值得考虑，过于好高骛远，不切实际的目的则不予考虑。
因此，思考目标时，考虑可以实现的比较好。海子正是如此，不论是司法考试，或是公认会计师考试，都有个周密的计划，确定努力后可能考得上的才去实施。任何人，在进行计划时最先考虑的，这些计划是可不可能实现的。当然也要考虑到是明天就实现，还是一年后才实现的问题。尽管如此，主要还是考虑可不可能实现。
在考虑目标时，若觉得无法做到，就一切可能性都没有了。因为觉得无法做到，不但丧失做的勇气，也失去做的意义。相反地，若一开始就想“做得到”的话，不仅会考虑该怎么做，即使有障碍，也会去分析原因，寻求解决的方法。
只要认为可以做到，想法就会转超积极，也会渐渐地向目标前进。出现障碍时，会去破解它，越过它，或是以别的方法躲过去，想尽各种办法来进行。可是，若觉得做不到，思考就会因而终止，无法再前进一步。
将自己的精神处于积极的状态是很重要的，为此，必须持续地提醒自己。积极提醒自己“做得到，做得到”，因为我没有一开始就畏缩的毛病，不提醒也可以。
总之你不应当在问题发生时考虑会不会，而是考虑怎么做比较好，并在你的潜意识中培养成这一状态吧。
3.早上被喜欢的音乐叫醒，就很快能进入工作状况且干劲十足关于早上的热身运动，你可以想些有趣的事，让自己头脑清楚，这是很好的方法。打个比方有一阵子，早上你一醒来，睁开眼，就开始在心里描绘漫游夏天海岸的美丽图画，并且在床头摆一张风景照片提醒自己，工作做完，就可以去了。
再怎么赖床的小孩，在远足的当天一定会自己醒来，再怎么辛苦也没有怨言。虽然大人已不会对郊游感到兴奋，但仍有其他令自己振奋的事。这种积极的精神状态，会使自己积极而有效率地渡过一天。
为你的工作确定一下先后顺序
1.了解一年后的十万胜过今天的一百元，工作的优先顺序即可自然而然地决定了工作时，很多人都有过这样的经验，一下要复印，一下要接电话……，既无聊又浪费时间。由这个经验可知，在工作进行时必须解决的事情实在很多。在工作单位中，地位高的人，琐碎的事可以交待属下去做，而中级干部可支配的部下就比较少，而一些完全没有属下的新到工作人员，或是自己开店的人，复印等难事就必须要自己做。
可是，忙于难事往往会影响重要工作的进展。经常有些人会觉得工作愈忙愈好，但是忙着琐碎的事和忙着正事，这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作，其一分一秒的价值却完全不同。
例如，买准备考试用的参考书就是难事，不是正事。可是，很多考生，似乎把“去买参考书”，当成准备考试的一部分。其实不然。
假定去买参考书往返需要二小时，顺便再替家人买东西，就会超过二小时。把这些时间花在书桌前看书，才是有效的利用时间，去书店买参考书的二小时，和坐在书桌前念书的二小时，其内容有决定性的差异。
难事，很多人都觉得可以自己处理。事实上，很多难事都是可做可不做的事。
如前例所述，去买参考书的二小时，可说是可去可不去。为了不使可有可无过于膨胀，最理想是将可有可无的事和重要的事清楚地区分，将工作排定优先顺序来做。若没有排定优先顺序，便会在许多地方停顿。为了买参考书而花二小时，则那’一天的读书时间，或是睡眠时间将会减少二小时，因而在其它方面自然也显现出影响来。
要决定作业的优先顺序，首先必须把要做的事逐条列出，然后，依重要性调换顺序，再依此顺序进行工作。这是件很简单的事，只要做到，效率就可以提高。
可是，问题是以什么标准来决定优先顺序。我个人的标准，是以工作的重要性决定，优先进行对现在的目标最重要的事。
通常事情除了重要性，还有紧急性。而我们往往都会专注于事情的紧急性，而忽略了其重要性。例如，某个正为了一年后的司法考试努力念书的人，为了赶赠品截止时限，而特地将赠品明信片拿到邮局寄。司法考试还在一年后，而明信片的截止日就在明天。在此情况之下，多数的人都会将较紧急性的明信片优先处理。
但是，以长远的眼光来看，好好地准备明年的考试应该是较重要的。假定考试失败，不仅损失一年的努力，因而损失的金钱将不知有几十万。因为通过司法考试的人，一年可以赚好几十万，这和去邮局寄明信片所得到的几百元赠品相比，不说也知道那个重要吧！
可是，很多人还是会去寄明信片。将紧急而不重要的事例为优先，重要的事往后延。结果，到了明年还是准备不充份，无法通过考试。
当然，我们要先好好的掌握住重要性较高的事，若还有十足的自信心，再做些较不重要的事也无所谓。这就是所谓的从容不迫。
问题是，事情的重要性是以什么为衡量的标准。其实，不外乎是以自己生活的目的来衡量。若是一向都很清楚的自己的最终目的为何，就可以很容易地作决定，并作出“虽然寄明信片即可得到赠品，没寄很可惜，但比起来，还是准备考试重要”的判断。
清楚地判断事情的优先顺序，是工作进行上不可欠缺的，一次就判定清楚，做起事来就会轻松愉快，不会变来变去。这就是决定优先顺序的最大价值。
2.善用八十比二十的法则
八十比二十的法则又叫“犹太法则”或称为“巴雷德法则”。
这个法则的主张是：“团体中的重要项目，是由全体中小部分的比例所造成的。”
例如，占所有人口不到百分之二十的人，其所犯的罪占所有犯罪案的百分之八十以上。
占全公司人数不到百分之二十的业务员，其营业额为营业总额的百分之八十以上等这些情形。
也就是，重要的东西只占了很小部分，它的比例是八十比二十，因此，只需集中处理工作中比重较重要的百分之二十的那部分，就可以解决全部的百分之八十。也可以说，以课来说，没有必要完成八成，只要将重要的二成做好就可以了。不论是工作或是念书，多少都会受到时间、空间的限制，不可能将应做的事全部完成。因此，若不先从重要的事开始，结果会演变成什么正事也没做。打算全部完成的完美主意者，往往到最后什么也没做好。
能应用这个八十比二十法则者，事情过多的烦恼就会消失。首先，尽可能地早点处理重要的事，不必将所有事情一个个地完全处理。即使剩下的事到后来出了什么麻烦，也不会是什么大不了的问题。重要的工作应该要先完成，这个法则，不仅适用学生、上班的人，对所有的人都有着非常积极地意义。
在我们知道“巴雷德法则”之前，就已有和这法则近似的经验。例如三百页的教科书，考题不会是从这中间平均出题，而是从重要的部分出来。以科学方法就能求得八十比二十的数字出来，而令人觉得“掌握了正确的工作方法，效率确实大大地提高了”我们应经常将这个法则运用在工作上。
假设，一个单位一天有一百个打通的电话，这一百个打通电话，并不是由一百个人平均一个人打一个。以巴雷德法则业来看，有二成的人不只打一次，而且这二成的人所打的电话占所有电话的八成。因此处理的方法，是针对打电话频率较高的二成去下工夫解决问题。
3.确认目标
前面说过，决定优先顺序，明确地订定目标比什么都重要。可是若不清楚目标是什么，就没有衡量、判断重要性的基准。例如：某人以参加司法考试为当前的目标，因此他可以根据这个目标来下判断。可是，他若不明确目标到底是通过司法考试，或是当个上班族，目标时时动摇，就无法决定顺序，也失去判断的标准。
为了这个目标必须这么做，为了那个目标必须那样做，不同的目标有不同的作法。目标一旦动摇了，就什么都无法决定。
因此，最重要的是清楚地知道自己现在想做什么。比如你通过会计师、翻译资格、司法官三样考试，并不是同时进行这三件事。而是考会计师时就准备会计师考试，考司法官时，就准备司法官考试，以当前的目标来念书，目标明确之后，工作、读书的效率均会提高。
形成自己的工作规律
1.配合自己的生理时钟来决定工作的时间
人，有白天型和夜猫子型，小赵说他大概是属于夜猫子型吧。以前，他是白天型的人，即使在准备考大学的那段日子，也很少熬夜，而且最少要睡八小时，早上很早就起床。而现在，工作使得他变成了一只夜猫子。
小赵变成夜猫子最大的理由是为了错开上下班高峰，将时间做最有效的利用。他觉得每天搭电车去会计事务所的路上，什么事都没法去做实在很可惜。假定一个人每周上班五天，每天往返需要二小时，一年就要花费四百小时以上的通车时间，这四百小时，用来念书或做事，会得到相当的效果。
另一个理由是和律师工作有关。公司一类的法人机构和律师会谈可以在白天进行，但在公司上班的人却不可以，总觉得会引起公司同事侧目。在公司，“今天要去看医生，请准许早退。”这种话比较说得出口，而“要去和律师会面，请准许早退”这种话就说不出口，而且，去见律师的事比较不想让别人知道。所以小赵若是听到顾客说“六点多再来可以吗？”
一定会说“好的。”
尤其，有些律师经常必须写很多有关法律条文或资料的文稿、也经常得撰写委托人提出的书面文件，更何况律师有义务要替委托人保守秘密，所以小赵必须准备各种文件，在不会被外人看到的事务所内做。可是，事务所内整天都有很多恼人的电话打进来，只有在晚上电话较少，因此他就渐渐地变成了夜猫子了。
白天型或是夜猫子型都视个人的情况而定。不考虑个别的条件，是无法断定白天型好或是夜猫子型好的。要紧的是“在最适合自己的时间里处理好事”，才会提高效率。如果可以清晨上班的话，白天型的人，也应该可以在清晨六点上班。
事实上，某些大出版社的编辑，就是在清晨六点上班。因此，他的同事到了半夜一、二点还在加班，而他下午四点就下班了。对他而言，这样不仅头脑清楚，而且效果也好。
2.掌握自己最有效率的时间
有人说，人的脑力巅峰是在上午至下午五点，所以最重要的工作应该配合这个时间来做。然而，并不是每个人都适合这时间。有的人脑力巅峰是在中午十三点到下午六点，也有下午六点到凌晨二点的。而十点到三点是以一般上班族早上七点起床所希望的八小时。
事实上，人的一天之中，头脑最灵活的时间，因人而异。要紧的是自己要找出自己的巅峰是那里，低潮在那里，并且好好运用它。
在低潮时，可以做些简单的事，接接不重要的电话，或是看看报纸，而巅峰时间，就应该花费精力去做最重要的事。同时，巅峰时间必须不受到别人打扰。每个人都有这种经验，早上刚醒时，脑筋还很迷糊，但过了十分钟或是几小时，头脑就清楚了，这种迷糊时间就应该拿来洗洗脸，看看报纸，等待头脑清楚的巅峰时间。
3.生活步调一混乱，脑筋就会变得不灵活
经常有人说，有重要考试的当天，想早起，只要前一天早上早起就可以了。因为前一天早起，晚上一定会早睡，考试当天就不会睡过头了。但是，我不太赞成这种方法。
这是因为生活步调会受影响。当然，还要看是什么样的考试，若是重要的考试，最好是避免用这种方法。虽然这种方法可以早起，但是乱了生活的步调，恐怕脑筋无法十分灵活。
遇到这种情形，应该从考试当天的前一周起，慢慢地改变生活的步调，每天早上提早一点起床，才不会因为生活步调急剧变化，而造成脑筋的不灵活。
在物理学中，有一项“惯性法则”。就是静止的物体，没有外力推动，就会持续静止，而直线运动中的物体，再加外力，就会持续直线运动。
工作或念书的步调，和直线运动相似。下决心每天早上早点起床念一小时书，这个决心在培养成习惯的过程中，多少会伴随着痛苦。但是，若持续一段日子，每天早上念一小时书会变得理所当然，也不会再痛苦了。
这中间最难的是从静止到直线运动的刹那；在这个时候要有相当大的精神毅力，但是只要付出努力，终究是会看到成果的。可是，若中途泄气的话，即使是飞机也无法从跑道起飞的。
中途的努力是必须坚持的。飞机一旦离开陆地，到了一万公尺的上空，就不再需要大量起飞时必须的能源也可以持续飞行。但是，上了轨道之后，若说“今天情况特殊”而乱了习惯的话，马上就会完蛋。因为，坠落中的飞机要再次上轨道，必须要有高超的技术和坚强的意志，也就是要有极大的毅力。
不断改进工作的方法
1.检查自己以往的工作方法，会发现意想不到的时间浪费工作方法往往只是一种习惯，没有理论根据。希望读者们试着观察自己做事的方法，你将会发现很多过程都根本不是真的必要，而是因为懒而延续下来。
例如，以前资料的复制都是复写纸。这是因为当时复印机还没发明的缘故。可是，现在还是有很多人习惯用复写纸，无视于复印机的存在。在以前，用复写纸是比手抄写的快，但是，有了复印机的今天，用复印机应该比较适合。
人实在是很奇怪的动物，虽然知道新的习惯较好，还是无法接受它。大概是嫌适应新方法太麻烦吧。因此在复印机上市之初，就有很多人说“复印机故障了就没什么用了。”或是“还是复写纸确实。”……等排斥复印机的理由，这在文字处理机上市时，以及取代线装笔记的活页纸刚出来时都可听到。
肉眼可见的新旧比较，还好说明，困扰的是，“工作方法的比较”和“复印机与复写纸的比较”不同，它是无法明确可见的。因此浪费的部份都被疏忽了。
人生是不断变幻的。工作方法也是一样，很多在昨天还合理的，今天就不合理了。可是人生变化的合不合理无法察觉。因此，相对于人世的变化，我们对于做事的方法是否合理，就必须经常检视。
常识，就是在某一段日子的某一些人中间觉得大致上合理的事。但是，合理与否也是会改变的，若条件改变，昨天合理的事，到了今日也会变得不合理了。
比如有人从小就喜欢下象棋，从下象棋中他学到了“怀疑一成不变的方法，以更合理的方法来替换”的观念。在象棋中，一开始有没有吃到车，能吃多少对手的车，是最重要的。
有位职业棋士会指导他“若能吃对方的车，则获胜的可能性就相当高”。可是到了要一决胜负的时候，纵使车全都吃了，只要走错一步，仍旧会输。决胜负时，最重要的不是吃车，而是要比对方早一步向前。因此，象棋的前半段和后半段的战术不一样。
转变“战术心态”是很难的，必须慢慢将重点从吃车转变为进攻。特别是初学者因为无法将心态转变，所以无法赢。
人生也是如此。年轻时觉得只要不花钱，多花点时间没关系，到了中年，会发觉时间的价值。因此，即使花些钱，只要能换得时间就好了。也就是说，若不积极地革新方法，无论如何也无法成功。
2.拟定自己的战略
无论念书或做事，只要觉得头大，就会失去乐趣。可是，同样是伤脑筋，若是象棋或麻将，却是伤点脑筋也仍然会有乐趣，那是因为人们可以完全由自己来决定自己行进的方法的缘故，我们也可将这种心理运用在工作或念书上。
下象棋有各式各样的战术，而工作，也同样可试着用自己的方法去做。若只是很单纯的完成被交代的事，实在不怎么有趣，但是，若试着用自己的方法，工作就会变得有趣。
工作最重要的是如何将自己的能力发挥到最大的极限。因此，拥有自己的形式，结果必会高效率，也可早日完成工作。在工作进行时，思考各种战略是最有趣的，考虑做事的方法也是工作的乐趣之一，例如写文章，原本想写篇旷世巨作，可是却无法达到。此时倒不如先列出自己能写的文章种类，再从中挑选。
像这样有计划地进行，就会经常感到惊异。而惊异就是快乐的泉源。经济学中有“边际效用递减原则”。就是说钱财愈使用愈满足，而对单位财富的满足程度，会随着消费量的增加呈反比例的递减。例如有十杯啤酒，最初的一杯最甘美，而第二杯就稍差了点。到了第十杯，就算喝得下去，也毫无感觉可言了。所谓新鲜的事物，其价值也不过如此。若只会萧归曹随，工作就会缺乏变化。因此，用自己新的一套方法来做事，是增进工作乐趣的秘诀。
3.目标，即使无法达成，也有它的价值
“制定目标”有的人认为这是玩文字游戏，事实上，它是一种手段。即使无法百分之百达到目标，但却可满足目标中所包含的目的。也就是说，设立目标的最终目的，不外乎是提升自己的实力。
因此，目标只要有助于实力的提升，就达到它本来的目的了。然而，无论是能力或是实力，若有了某种程度的提升，就必须订定一个更新的目标。也就是说，目标要永远放在自己的前方。
了解了这点，就不会因为目标和现实无法吻合而感到悲观。不论相差多少，只要确实比以前的实力提高，就应该满足了。若因目标。和实际有差距就感到悲观，那就失去订立目标的，本意了。目标的设立，本来就是用来提升我们自己的实力的。
分工作中不断细分目标
1.将大问题，以扫雪方式缩小处理
有一位生长在长年下雪的北方的人，从小就要帮忙扫屋顶的雪。小学六年级的时候，发生积雪深达三公尺的暴风雪，连他家屋顶的积雪也超过二公尺。
雪的比重，视含水气的多寡而定，多的时候会有0.3至0.4.也就是说，一立方米就有三、四百公斤，若盖满整个屋顶，重量有几十吨重，会把屋顶压坏，因此，必须全家总动员去扫雪。可是，几十吨重的雪，纵使只是当大人的助手，小学生能担负的量也实在太少，虽然如此，家家户户即使是手无缚鸡之力的小孩，也卖力去扫雪。那是因为可以将雪先分成小部份。如果是一吨的铁，即使大人也无法移动。而雪，可以分为一克一克地搬动它。
因此，依据自己的能力来分配，虽然是小孩，也可以一点一滴的将事做完。在这地方长大的人，因为都已习惯了这种事，所以很清楚做事的方法。大人要做五次的，小孩就以十次来完成。
这个小学时代的经验，对他日后念书以及工作都很大的影响，也就是说，再大的目标也和扫雪一样，可以在自己能力范围内划分，一点一滴的做完。
我们称这种方法叫“因数分解法”，不论是大学入学考试，或是公认会计题考试，念书的方法基本上皆可用因数分解法分割、细分化。“几十吨重的东西，根本搬不动”，然而只要抱着这种想法，就会觉得“一百克可以，那一公斤也应该可以”。这样持续地累积，就会渐渐积少成多。
虽然这不像所谓的“愚公移山”，要将挡路的山用簸箕一点一点地移开。然而即使是相当困难的目标，只要细分化，平均分提，再大的事也能完成。
2.复杂的文章，可用“因数分解法”区分段落
细分化的法则，不仅是针对一、二年的长时间的大目标，即使是二小时或三十分钟内的小目的，不论是做事、念书，也都能增进其效率。通常写书的人，都不喜欢将文章分类逐条书写，而大都是用“首先”、“其次”、“然后”等文字来进行。这样固然比较容易看懂，却无法一目了然。因此，在这时候就可以将内容用“因数分解”来分割，解析。
例如，在首先的地方写上①，“其次”的地方写上②，“然后”的地方写上③。这么一来，文章就可以依据号码很快看过。
而且冗长的文章或资料中多余部分可省略不看，读起来会很有效率。不管什么文章、资料、都只要读重要部分就可以了。
3.将困难的事情系统化，就可以早日完全了解
要理解一件事情，首先最重要的是晓得它在整体占有什么地位，有什么关连。例如历史上的事件，若不知道它和那个时代有何关连，就很难理解它的意义。
如果我们从二十世纪初的帝国主义时代为背景来看第一次世界大战的话，就很容易理解就是这个道理。
为了了解个别事项，而去掌握全体，不限于历史任何事皆可，做事也是一样的。想要了解全体和个别的关系，也可用系统图来做。
在工作上，系统化也是很有用的。进行某项计划时，可依序考虑人、物、预算、分头去交涉。