采购与成本控制是餐饮企业财务管理的核心，所以快餐店中成本控制显得尤为重要。面对激烈的市场竞争，快餐店要生存和发展，就必须控制成本，以此提高店铺的经济效益。这一节介绍成本分析的基本原理，而且还介绍几种常见的降低采购成本的方法等。
成本分析基本原理
无论是采购成本还是生产成本，成本都是快餐店最敏感的话题。要研究成本问题，首先要搞清楚成本的概念。这里，我们要讨论的是从采购角度出发的总成本的概念。
1.总成本概念
在采购中，总成本是指采购成本、运送成本以及因操作程序、检验、质量保证、设备维护、重复劳动、后续作业和其他相关工序所造成的成本总和。总成本是一个相对复杂的系统，但它是成本分析和确定采购决策、供应商策略的重要因素。
2.成本管理与成本分析
成本管理的关键是成本分析。成本分析是对每一个成本单元（如材料、工时、行政开支、管理开支和利润）加以分析，相加累计后得出最终成本的过程。
成本的组成部分有以下几项：
第一，直接的材料成本。用经济可行的办法能算出的，所有包含最终产品中或能追溯到最终产品的原材料成本。对快餐店来说，各种食材就是直接原材料。
第二，直接劳动成本。用经济可行的办法能追溯到最终产品上的所有劳动成本。对需要大量科技劳动力的产业来说，直接劳动力成本会占很高的比例。如果采购项目包括高科技劳力，一定要有针对性地进行分析。
第三，间接成本（也叫生产管理费用）。除了上述成本以外，所有和生产有关的成本可归入间接成本。间接成本包括：可变管理费用，如水电供应和劳动力等；固定管理费用，如租金、保险、财产税、折旧和工商管理费用等；其他费用，如广告宣传费用等。
降低采购成本的几种方法
采购人员无时无刻不面临成本的压力，下面介绍几种有助于降低成本的采购方法，但在应用过程中应该视不同情况具体分析。
1.集中采购法
集中采购是降低成本的有效方法之一。其含义就是将各个部门的需求集中起来就可以形成较大的采购量，较大的采购量可以获得一个好的折扣价格。规格标准化后，可取得供应商标准品的优惠价格，库存量可以相对降低。
集中采购也会给人一种僵化、没有弹性的感觉。较为折中的方法，是由使用量最多的部门来整合所有部门的同类采购，并负责主导采购议价。这除了可以拥有与集中采购相同的数量优势之外，更能促进采购部门与使用部门紧密合作，充分掌握使用部门的需求。
2.作业导向成本法
作业导向成本法是另一种控制成本的方法，这种方法在美国施乐公司和惠普公司已经盛行多年。作业导向成本法可以让管理层更清楚地了解间接成本的分配状况，便于分析成本分配是否合理。但是，过度细致的分析也会导致问题，越想全面控制越抓不到重点，因此，适当进行一些分析，找出关键成本是必要的。
3.高风险的采购政策
如期货操作一样，这是超出目前或者将来的需求，以此争取价格优势的投机采购，但确实可以节约采购成本。
基本上，任何可以节省费用的手段都应该是采购人员值得考虑的，但是必须合情、合理，更要合法，有利于密切同供应商的伙伴关系。
原料成本与采购
快餐店成本构成主要是原材料和相关的采购费用。目前，各家快餐店采购原材料基本上是由使用部门申请，采购部门负责采购的。这种分工合作有其优点，但也存在一定的弊端。具体表现是使用部门往往强调质量而忽略价格，致使成本率上升。原材料的采购是快餐店经营管理的一个重要组成部分。要严格验收把关，厨师长、保管员对采购的品种、数量、质量、价格等，要及时进行严格验收，当即开具购货证明并签字，完善保障手续，做到物票相符。尤其对食品的质量更要严格把关，拒收质量低劣、污染不适用的食品。
从采购工作的角度看，能采购到合乎快餐店规定的质量要求，并且得到最理想的价格，是控制快餐店经营成本最有效的方法之一，简而言之就是“物美价廉”。控制采购价格要做到以下几个方面：
第一，规定采购价格。通过市场调查，快餐店对菜品所需的某些食品原料提出采购限价，即在一定幅度范围内，按限价进行市场采购，不可超过限价。快餐店可以派专业人员进行调查后，从详细准确的信息中决定限价的范围。限价品种一般是采购周期短，随时消耗的酒水以及果蔬等。
第二，规定购货渠道和供应单位。为了确保价格得到控制，一般快餐店做出采购规定，采购部门只能从那些制定的供货单位购货，或者只许采购来自规定渠道的食品原料。一般来说，出台这种规定时，快餐店已经预先同这些单位商定了购货价格。
第三，加大购货量和改变购货规格。大批量采购食品原料，可以降低价格，这是控制采购价格的一种策略。若食品原料的包装有大有小，快餐店购买适用的大包装可以降低单价。
第四，根据市场行情适时采购。某些原料在市场上供过于求，价格十分低廉，又是快餐店大量需要的原料，只要质量符合要求，便于储存，可以适时购进。季节性食品原料刚上市时，零售价格偏高，应尽量减少采购量，满足需要即可，待价格稳定时再适时添购。
真功夫快餐店的“采购成本经”
凭借着典型的岭南风味“蒸饭”和“炖汤”，中式快餐“真功夫”要和洋快餐叫叫板。其采购部更有一套绝妙的“采购成本经”。按照一般规律，餐饮成本占营业额的1/3左右，餐饮原材料的采购是整个快餐店经营时实践的第一步，也是快餐店成本控制的第一个环节。在采购成本控制上，真功夫快餐的一些做法值得很多快餐店经营者学习。
1.三人询价
询价，是价格谈判中不可缺少的重要一环。应当说，它的具体操作方式因人因地而异，效果自然有差别。真功夫快餐的做法是“询价三人行”。也许会有人问，有必要吗？然而真功夫快餐自有它的理由，他们每月两次市场询价，采购员、库房验收员、厨师长三人同行，采购员最熟悉市场价格走势，库房验收员注重货品品相，厨师长明白质量优劣，三人各自发挥特长，共同把关。这样一来，厨师长也时常逛市场，一来及时了解市场行情，二来注意开发新的货源。
近年来，餐饮原料呈现日新月异的变化，比如说，一些新型水果、特种蔬菜都是前所未闻的，能够丰富餐饮需求，对于快餐店经营很有帮助。询价之后，制定出原料采购价格，购进后发给厨房，由厨师长据此调整相应菜品。
2.灵活进货，减少存货
真功夫快餐同时规定，鲜活原料每日进货，日进日出，基本上不存货，既保证原料新鲜度，又降低库存所占资金。对于急需的原料，实行“紧急采购”，由厨师长填单，经过财务部门签字后，直接采购，由厨师长验货。这样可以减少中间环节，保证厨房紧急需要。对于一些特殊原料可以实行单独采购，这样既能够保证优质优价，不存货不浪费。另外，库房还不定期制定“黑名单”，凡是库存超过60天的原料，都要上“黑名单”，然后由相关人员找到责任厨师长，寻求解决办法，做到合理利用库存，避免浪费。
3.每天公布“食品成本日报”
各厨房的成本控制，实行厨师长负责制。从原料订购、领用到菜单“标准菜谱”的填写，都要有厨师长的签字。各厨房每天都准备一个例会，由财务部门公布上一日“食品成本日报”。每个厨师长都会根据规定的成本率来对比实际的成本率，那些达不到规定成本率的厨房，就会有危机感，并想尽办法降低生产成本。公布“食品成本日报”，目的是让各厨房每天都做到心中有数，在经营上能做到弹性有度。每天一个“食品成本日报”，就汇成了月末的“食品成本平衡表”。在这个表上，一个月的成本与销售额都显示出来，通过数字比较，大家可以发现成绩和问题，分析原因，为下月的经营打下基础。