俗话说的好“巧妇难为无米之炊”，一个快餐店，厨艺再精湛的厨师，如果没有丰富、优质的原料，也烹饪不出令顾客流连忘返的美味佳肴。原料的质量决定了饭菜的质量，最终决定着餐厅的经营质量。而采购环节不仅影响到饭菜的质量，更影响到整个快餐店的财务状况。如果在采购环节上能够有效地降低原料成本，则可以轻松达到盈利目的。
所以，聪明的经营者都会下力气抓好原料采购到储藏，到最后配送的流程。本章主要介绍的就是快餐店的采购管理的一些方法，从采购的方式、各类原料的采购要点、采购的数量、采购的价格、验收采购物品到最后的盘点物品都要做精细。
一般快餐店的采购人员在为快餐店采购原料和物品时，根据原料的性质不同，使用急缓程度不同，采用的采购方法也多种多样。在采购过程中也会常常碰到购货地点较远，交通不方便等情况。所以在实际的采购工作中，快餐店采购人员要因势利导，灵活地采取不同的方法，才能完成采购任务。
快餐店原料采购的主要流程
原料的采购程序是指有关采购工作的管理人员和采购人员的工作流程。一个科学合理的程序可以使采购工作事半功倍，否则，可能会使采购工作事倍功半。
1.确定采购人员
（1）采购人员的素质要求
原料采购工作是一项比较复杂的业务活动，因而对采购人员的素质要求也就相应较高。优秀的采购人员应具有下述几项素质和能力：
较强的公关能力：采购人员要经常与各种人打交道，应付各种复杂的场面，因此，要有较强的应变能力和一定的公关能力。
懂得原料知识：作为采购人员，应该知道各类原料品质特点、性能、应用、产地及一般的保存和加工方法，会识别原料新鲜度及等级标准，尤其是一些高档原料。
采购经验：采购人员应具备丰富的采购经验，以随时应付在采购过程中出现的各种问题，提高随机应变的能力，处于不败之地。
熟悉市场行情：了解市场的基本行情，有助于对市场变化的预测。当今市场瞬息万变，掌握采购时机这一点特别重要。
熟知采购手续：采购人员要熟知采购手续，如填写订单、货账的记录、开收据、开发票等。
严格执行采购制度和财务制度，不私自收取回扣，不挪用备用金，转账支票不作他用。
讲究职业道德，不假公济私，不营私舞弊，不徇私情，坚决抵制不正之风。
（2）采购人员的职责
采购人员主要职责如下：
研究市场，了解物价。采购人员要时时注意市场调查，了解市场供需情况，研究分析物价的波动，了解价格趋势。此外须加强与同业间的联系，借以相互交换商业信息。
从事市场调查，选择理想供应商。由于品名、种类繁杂，价格品质各异，为防范物料中断与确保品质，务必寻找替代品及新产品。因此，如何寻找理想的供应商成了采购人员的大事。
签订采购合约。采购人员从各种商业信息中了解物料供应来源之后，即开始征求供应商报价，从这些不同报价单中详加审查分析以确定采购对象并签订采购合约。
确保货源及时供应与服务。采购合约签订之后，采购人员须不断与供应商保持联系，确保所订购的物料能如期交货，并能得到及时又完善的售后服务。
处理采购单据凭证。制作采购作业所需的单据，如：采购单、请购单、领物单、物品耗损报告单等，并做好文件的登记、保存、统计、分析，以供采购作业的需要。
编制采购预算。采购人员须对各有关部门的采购品编制一份采购预算，供决策者参考，并对各项餐饮采购成本、售价进行分析研究，借以降低成本，维持一定利润。
2.填写采购清单
采购清单是由厨房和仓管人员填写的原料库存情况和快餐店需用情况的购货清单。待清单填好后，采购人员将其交由财务人员登记待批。厨房每天根据正常的营业量和客人的预订量来制定请购单。当然，厨房请购的品种是除去仓储已有品种的餐饮原料，通常为鲜活原料。
3.填写订购单
订购单是包括订购原料的数量、项目、单价和金额等内容的单据。待采购清单被批准后，由采购人员填写采购订单。
4.确定供货商
供货商的选择对于采购原料的质量、价格等因素影响甚大。所以，采购人员在采购物品之前，应把本店的采购规格标准发给供货商，再从不同的供货商手中获取原料的报价单或价目表。然后采购人员根据不同的报价、供货商的资金实力、供货商的供货信誉及职业道德，选定最佳供货商。在征集价目表时，要让供货商知道征集价目表的目的，供货商往往为了获得供货机会而相互竞争，纷纷压低销售价格，以保全自己供货地位。这样，快餐店就可以得到质优价廉的原料。
5.进行实际采购
在完成上述三个程序内容之后，采购人员就可以制定订货记录簿向供货商订货。该订货记录包括采购的原料、收货、进货、程序等内容，并把这样的一份订货记录交给验收人员，以备收货时核对。当供货商将货物送上门后，则交与验收人员进行验收，当验收完毕后，凡厨房订的鲜活原料，直接交与厨房，由厨房开出领料单。仓库的订货则交与仓库进行库存。
6.处理订货单据并支付货款
验收人员对原料验收完毕后，还必须开具验收单，并在供货发票上签字。同时要将供货发票、原料订购单、验收单一起上交财务人员审核，经审核无误后，支付货款。
7.信息反馈
对原料的采购工作完成以后，为了能对以后的采购工作和原料制作过程有所指导和帮助，采购人员还要进行信息的反馈工作。其信息反馈工作主要包含两个方面的内容，一是将市场的供货行情反馈给厨房，二是将厨房使用原料后的意见反馈给供货商。这样，厨师就能及时掌握市场的货源情况和价格行情，便于在工作中有效地控制成本和开发新产品。
原料采购方法
原料采购的方法多种多样，快餐店具体采用何种形式的采购方法应依自己的类型、规模、特点和市场条件等决定。目前市场上常见的原料采购方法主要有如下几种。
1.公开市场采购
也称竞争价格采购，使用于采购次数频繁，需要每日进货的食品原料，95%的商业购买活动采取的是公开采购的形式。它是指快餐店通过电话联系、商函或通过直接接触，获得所需原料的报价。一般每种原料至少应取得三个供货单位的报价，分别将它们登记在市场订货单上，随后选择其中原料质量最适宜、价格最优的供货单位。
2.招标采购法
这是一种比较正规的采购方法，是指快餐店把所需采购的原料名称及规格标准，以招标的方式向社会公布或以邀请招标的形式寄给有关供货单位。供货单位接到招标信息或招标邀请后，在投标的有效期内向快餐店寄送投标单，快餐店根据客观公正、科学的原则，对投标书（单）进行综合评定，选择信誉程度高、原料符合质量规格、供货及时、价格合理的单位作为中标单位。招标采购一般适用批量大、数量多、价格高的餐饮原料。招标过程中，要注意防范投标人相互串通报价，哄抬物价，同时，也要避免低于成本的报价竞标，因为这种供货合作往往难以持久。
3.定点采购法
定点采购法是指快餐店选定某一供货商并与之签订长期供货合同以保证原料供应的采购方法。这种采购方式，一般适用于短缺原料和特殊原料。有时快餐店需要的某种原料在市场上奇缺，或者仅一家单位有货供应，此时，快餐店就必须采用定点采购的方式。另外，快餐店为了保证某种特殊原料的品质和供货的稳定性，如有些家常菜往往也会和供货商签订长期的供货合同，这种供货方式把供货商作为快餐店的原料生产基地。采用此种采购方法，快餐店要注意所选择的供货商应具备提供满足所需原料的品种、数量、质量和价格的能力。
4.即时采购法
即时采购法是指快餐店采购人员按照当时（当日）的市场行情，对快餐店所需的餐饮原料进行选择性购买的一种方法。这种形式适用于一些价格起落频繁、不宜储存的原料，如新鲜的肉类、禽类、水产品、蔬菜、豆制品、水果等。其优点是原料新鲜，当日购买、当日使用，能较好地保证原料的质量。缺点是货源和供货价格不稳定，特别是价格往往会受到货源、天气、交通、节假日等因素的影响。
5.成本加价采购法
成本加价采购法一般适用于某一原料价格涨落变化较大或者其价格很难确定时的情况。此处的成本指批发商、零售商等供应单位的原料成本。在某些情况下，供货单位和采购单位双方都把握不住市场价格的动向，于是便采用这种方法成交，即在供货单位购入原料时所花的成本上酌加一个百分点，作为供货单位的赢利部分。对供货单位来说，这种方法减少了因价格骤然下降可能带来的亏损危险，对采购单位来说，加价的百分比一般比较小，仍然有钱可赚。采取成本加价方法的主要缺点是很难确切掌握供货原料的真实成本是多少。
采购进货的“四个结合”
快餐店经营者要掌握一条非常重要的原则，就是降低购进原材料的成本，达到降低经营成本的目的，快餐店必须采取灵活多样的采购方式。
1.本地采购与外地代购相结合
在快餐店经营中，大量的原材料都在本地就近购买。各地产品的价格都不相同，尤其是海鲜、干货、调料、酒水等，摸清本地和外地价格的行情，有计划地去外地购买同等质量价格更低的食品，存放冷库备用。这样本地、异地结合采购，可以降低快餐店经营成本。
2.采购时间与采购地点相结合
研究采购时间和地点，就等于研究采购的价格。任何事情都有规律可循，就市场行情来看，一般早晨批发的鸡、鱼、肉、蛋、蔬菜等价格比较便宜，上午价格最高，下午价格比上午价格稍低。因此，在早晨采购时机最好。一个地区销售市场较多，销售价格也不同，采购中就要随时了解和掌握不同市场的价格行情。只要研究和把握好采购的时间地点，就可能降低快餐店经营成本。
3.货比三家与讨价还价相结合
在采购中，同等产品要咨询几家供货商，对质量和价格进行比较，并且要与供货商讨价还价，把价格降到双方基本都能接受为止。这对降低快餐店经营成本起着举足轻重的作用。
4.固定采购与分散采购相结合
为了确保食品质量和采购稳定性，可在市场设定固定采购点，但做法要灵活，不可绝对化。如固定点质量、价格不如其他市场，那么就暂时冻结固定点采购，实施分散市场采购。固定采购与分散采购结合起来，才能严把采购的质量和价格关。