书城管理制度才是真正的老板
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第30章 斩断员工的“第三只手”(2)

注重实效的制度,在运用时必将产生实效,而假大空的制度,则只能耽误管理者的时间。某公司业务部门的报表总是出现错误,部门经理找来负责做报表的员工询问。员工说他每天做报表都要到晚上十一二点,又困又饿,难免出现错误。当时,公司正好在进行“关爱员工”活动,部门经理就提出了为“加班员工增设夜宵”的建议。部门经理的建议得到了上司领导的嘉奖。但是,甜点、咖啡消耗不少,报表的错误率却没有降低。受挫的部门经理只好向上司求助。

上司建议部门经理调整策略:个人的报表个人完成。完成一份报表需要花费的时间很少,完成整个部门的报表,则成了一项非常繁重的工作。员工抱怨的其实不是公司没有夜宵,而是工作任务繁重。部门经理没有抓住事情的重点,而是从表面出发,制定出“增设夜宵”的企业制度,不但没有解决问题,还让公司多了一笔不必要的开销。部门经理听从上级建议,调整了策略,报表的准确率提高很多。原先做报表的员工成了部门新增加的人手,部门业绩也有所提升。部门经理不禁感叹:制度的优劣,对工作带来的影响竟如此之大。

在实际的管理过程中,有些管理者辛辛苦苦制定了一大批制度,公司的效益却不能提高,员工也不买账,原因就是这些制度缺乏实效性,无法解决实际问题。真正的制度,应该在公平、开放的情况下制定,并能与企业文化相统一,具有可行性、针对性、普遍性、简洁性、合理性等特点。

151授权之前先要物色好合适的人选

现代企业管理逐渐完善,管理者都明白了“授权”的价值:领导者擅长的领域只局限在有限的几个方面,只有充分发挥员工各自的特长,真正授权给下级人员,才能弥补自己在经验、技术等方面的不足。可见,授权是一件大事,一旦授错了对象,就会给企业带来难以估量的损失。因此,在授权之前要先选准合适的对象。

首先授权的对象必须是忠诚的,对企业而言,忠诚的员工能够让企业赢得竞争优势,是企业稳定发展的加速器。企业要想维持住互相依赖的雇佣关系就要培养员工的忠诚度,让忠诚的人来落实制度。管理者要正确地识别人才,选出忠诚的人委以重任。

其次,授权要选贤唯能,不同的岗位需要不同的人才,管理者要善于发现员工的长处,因人制宜地将合适的人放在适合的领域。

瑞士雀巢公司是瑞士食品工业最大的公司,也是颇有声誉的跨国企业。在企业管理和用人上,雀巢公司也有自己的一套授权理念。自20世纪60年代以来,雀巢公司开始开拓海外业务,在当地市场设厂加工生产公司经营的食品或设立销售机构。而管理当地业务的经理大部分都是当地人。在拓展海外业务时,雀巢公司很重视干部的当地化。为什么要用当地人呢?毕竟本国人更领会公司的意图。但是公司的负责人却认为,当地人更加了解当地的政策、风土人情、顾客的消费饮食习惯,任用当地人有助于公司的管理和发展。

为了更好地发挥当地干部的作用,雀巢公司制定了有系统的招募、训练及提升计划,他们对选择的干部进行系统的培训。先对他们讲授经营管理的课程,然后实习3到6个月。实习结束后,将比较有能力的人送往瑞士总部接受6周的训练,然后再送到其他国家去实习。经过一段时间的考察,证实能够胜任工作的,就正式地任命他们担任董事、经理或者是部门负责人。

可见雀巢公司的授权管理是十分成功的,这种授权不是盲目地将权力下放到下属手中,而是经过严格的训练、选拔,考虑了市场、顾客等多重因素。雀巢公司的授权无疑是成功的。

权不可不授,却也不可乱授。让合适的人拥有权力,其实就是把他的成功经验复制,最后通过团队的力量获取更大的成功。这是授权的出发点,也是授权的价值所在。老板要有火眼金睛,找对合适的人才,才能达到授权的目的,提升整体的运营效率和效益。

152公平公正,并非不近人情

一个优秀的企业,在执行制度上,应该坚持公平、公正的原则。任何人不论地位多高,功劳多大,只要违反了制度,都应该接受应有的惩罚。这样,制度的权威性和严肃性才能得到维护,企业各项事务才能有条不紊地进行。

制度是人制定的,当然需要有人来执行,有人来操作。人是有感情、有思想、有需求的,所以,管理者在执行制度时必须“以人为本”,从尊重员工和爱护员工的角度出发。

人性化管理是现代化管理的必然要求,在制度中注入人性化因子,管理才具有生机和活力。管理者在处理公司事宜时,必须一视同仁。不能因为亲疏关系有所偏颇,也不能依据功劳大小而尺度不一。如果对某人从轻处理,或者对某人处罚过重,管理者在员工中的威信就会减弱,就不利于企业的稳定和发展。但是,制度不能成为对员工冷漠的借口。管理者在执行制度时,要充分考虑员工的情绪,对员工以足够的尊重和关爱,在制度允许的范围内给员工帮助。

GE公司的前任总裁雷杰·H·琼斯曾在公司直属的一家企业做主管。某天,琼斯巡视产线时,发现有一位员工在睡觉。琼斯推了他好几下,他才醒来。员工双眼布满血丝,神情恍惚,按照生产部门制度,在工作时间睡觉是要记过处分的。琼斯叫来产线组长,给这位员工记了过。当产线组长准备批评员工时,琼斯拉住了他。他为员工批了半天假,让员工回去好好休息,又找来与该员工关系密切的人了解情况。

原来该员工的妻子出了车祸,他在家里要照顾妻子,还要照顾孩子,根本没时间休息。了解到这个情况之后,琼斯向人事管理部门申请让该员工带薪休假。琼斯的做法赢得了员工的赞赏和信任,他们在生活上和工作上出现问题都愿意去征求琼斯的意见。而琼斯的号召总能得到积极的响应,车间的生产效率不断提高。

琼斯既处罚了犯错的员工,维护了公司制度的权威性,又为员工解决了实际困难,体现了对员工的尊重。严格执行公司制度,并不意味着不讲人情,成功的管理者在一碗水端平的同时,还会充分考虑到人情世故。

赏罚分明可以鼓舞士气,尊重员工可以提高企业的凝聚力,成功的管理者都明白这个道理。在快速发展的企业,老板都会严格地约束员工的日常行为,但其公司氛围却轻松和谐,主要原因在于老板在铁面无私的同时,还有一颗火热的心。

153秘书是处理内部关系的重要角色

提到“秘书”一词,让人容易想到领导助手、智囊、参谋等词语。他们与领导的关系紧密,与领导距离近,是领导的左膀右臂。秘书一方面要为上级领导服务,协调领导与领导之间的关系,一方面又要为下层员工服务,协调领导与员工之间的关系,他们是员工与领导之间的重要桥梁。另一方面,秘书是本公司与外公司之间的枢纽,处理不好这三种关系,就无法使上下、内外进行良好沟通,严重的话还会影响企业发展。

杰克·韦尔奇说过这样一句话:秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于思考和决策变得可能。有人说我事半功倍,至少有一半是秘书的贡献。连年薪1200万美元的“打工皇后”、和黄集团总经理洪小莲都说:“我最大的幸运,是有过18年秘书工作的经历,没有这个经历,我不可能有今天的成就。”由此可见,秘书这一角色,在企业当中具有举足轻重的作用。

秘书的日常事务主要是为领导出谋划策,收集信息。这就要求秘书有较强的沟通能力,善于协调各种人际关系。台湾有一家秘书协会曾经做过这样一个调查,调查对象是从事秘书工作两年以上的秘书,最后得到这样一个结论:无论秘书所在公司大小,工作内容如何繁琐,在秘书工作中起着重要作用的是秘书的人际关系是否良好。这一结论得到了参与调查的所有人员的一致认可。该结论说明,秘书工作的成功与否,往往不在于工作效率、工作质量,而在于人际关系。这就要求秘书要会察言观色,融会贯通,能够左右逢源。

世事洞明皆学问,人情练达即文章。人情世故中的学问巨大无比,那么一个秘书在处理人际关系的时候,有什么方法技巧呢?

首先就是以诚相待。要想达到目的,就应该敞开胸怀。有了诚意,别人才会对你建立基本的信赖,才有利于实现交往的目的。

其次,应该寻找共同语言。与人打交道,主要的方式就是通过语言,而语言的沟通只能通过共同感兴趣的话题。这一方面可以从文化、民族、背景、所从事行业等方面入手,总会找到共同的话题。

最后,要懂得适时转变话题。秘书与人打交道的目的就是完成工作任务,不能总是与别人侃侃而谈,不进入正题。忘记工作是工作中的一大忌。

秘书工作看起来很容易,做起来却不易。平时要多留意,多观察,多听少说多做事。处理好人际关系,秘书的工作也就事半功倍了。

154垃圾是放错了地方的“宝贝”

每个企业的领导人都希望自己的团队人才济济。然而任何事都不是绝对的,每个人都有自己的优势和劣势,那些资质平庸的员工不该被忽视。充分利用他们的价值,也会为企业带来巨大的利润。

一个企业辉煌不仅仅是靠那些优秀的员工一手创造的,而是由全体员工一致努力完成的。但是企业的管理者往往只重视那些成绩突出的员工,忽视那些默默无闻的员工的利益。这样很容易造成人力资源的浪费,最终会影响企业的整体效益。

温州一家服装公司出台了一个新规定:把员工分入一个生产小组,哪个小组的次品少,数量多,哪个小组的工资就多。在这个规定下,一些生产能手成为全公司的焦点,大家都愿意与他们结成一组。

但是总有那么几个员工,平时不那么勤劳,产量不高,表现不突出,这时候,大家都不愿意与他们组成一个小组,因为大家都觉得他们会拖小组的后腿。其实,这件事公司也十分清楚,但是公司一直没有辞退他们。对此,大家十分不解。

原来,公司留下他们是经过综合考虑的。他们认为,一个公司里不可能只有生产力强的员工,因为生产力强的员工往往争强好胜,喜欢争第一,如果他们做不了第一,多次受到打击之后,就丧失了斗志,一蹶不振。只有留着这几个少数的“懒员工”,才能保证他们第一的位置。这样,整个厂房内才和谐,产量一直保持上升的状态。

事实证明,人力资源部的考虑是正确的,那些“强强联合”小组的产量,还不如这帮“懒员工”组成的小组。就这样,公司进行了适当的调整,从而保证了每个小组产量和总产量。

“垃圾是放错了地方的资源”,每个人都会有缺点,也不可能十全十美。所以,领导在管理当中,不要苛刻,吹毛求疵,要懂得合理利用他们的价值,这样,他们的价值才不会比那些能力强的员工小。

如何利用这些有缺点的员工,是对领导人管理能力强大的挑战。在这里,领导人不要固执己见,带着有色眼镜看他们,要合理利用他们的才能,做出真正正确的关乎命运的决策,要扬长避短,达到事半功倍的效果。总之,有缺点的员工是企业不可或缺的一部分,也是老板授权工作的重要对象。

155有些矛盾“冷”处理更好

矛盾是任何企业都不可避免的一现象,也是管理者必须面对的关键问题。同事之间、上下级之间都会因为意见分歧而发生各种各样的冲突,为了维持公司氛围的和谐,管理者必须出面调解。有些问题可以采取积极的方法解决,有些问题“冷”处理,效果反而更好。

沟通不善、任务不明确、分配不均,都会造成矛盾的产生。每个人发泄不满的方法不同,有些员工会消极对待工作,这时候需要管理者的心理调节;有些人会采取抱怨的方法,这时候需要管理者的耐心倾听;而有些人则采取极端的方法,这时候需要管理者的冷处理。

当矛盾冲突尖锐的时候,管理者首先要安抚员工情绪,与员工达成共识,取得员工的信任,然后再开始就事论事。有些矛盾的起因其实就是一件小事,员工之所以作出强烈的反应,完全是一时气盛。如果管理者能够帮助员工平静心情,矛盾就很可能迎刃而解。

公司出现矛盾是一种不好的现象。小的矛盾如果得不到妥善处理,可能造成很大的危害。但是,从另一个侧面讲,矛盾也反映出一个企业或部门的某些不足。因此,妥善处理矛盾是每一位公司管理人员的责任。

一位公司高管在讲述其如何处理员工矛盾时,这样说道:“有一位员工怒气冲冲地跑到我的办公室,感觉就像要把我吃掉。我就知道,他肯定遇到了让他极为不满的事情。我对他微微一笑,请他坐下。他看到我如此和蔼,眼中的怒气就消失了一大半。接下来我认真地听他发牢骚,并时不时地给予肯定。他觉得自己得到了认可,心情就会平静一下。当他讲完时,我告诉他,这些情况我会认真考虑。往往这个时候,员工的情绪已经完全恢复。清醒后的他,反思一下自己的行为,马上会因为担心给我添麻烦而感到不好意思。”其实,大多情况下,员工所抱怨的事情都是一些鸡毛蒜皮的小事,管理者如果能够理智地对待,矛盾就会自行化解。

人很容易受到其他人激烈情绪的影响,而失去理智。管理者在处理矛盾冲突时,务必要保持理智清醒的头脑。首先让自身冷静下来,才能安抚员工情绪。倘若管理者不能克制自己的情绪,被员工的愤怒或悲伤感染,不仅会失去处理矛盾的能力,甚至会使矛盾恶化。所以,在处理矛盾时,管理者自身头脑的“冷”至关重要。

矛盾正如点燃的导火索,一旦引爆,后果不堪设想。管理者的妥善处理就是一瓢及时的清水。让矛盾冷却比匆忙寻找矛盾产生的原因更有效。学会“冷处理”,管理者就会冷静地调整,就能处逆境而不乱,受打击而不惊,化险为夷,转忧为喜。