书城管理管人很重要,用人更重要
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第28章 没有规矩,不成方圆——制度才是真正的老板(1)

车水马龙的道路上如果没有红绿灯的规范,就会陷入混乱;公司里如果没有制度的约束,就无法正常运转。身为企业的管理者,要想保持企业的稳定发展和高效运营,就必须建立一套合理的制度,用制度管人,按制度办事。只有这样,才能让“坏”人在制度的约束下不做坏事,慢慢地变成好人,而让好人在制度的保护下,能够充分发挥自己的激情和干劲,为企业的发展注入无穷的能量。只有这样,企业才能长久地发展。

1一流企业用制度管人,二流企业用人管人

《孙子兵法》指出:“要规定明确的法律条文,用严格的训练整顿军队,对士兵过于宽松,过于爱怜,结果会导致士兵不能严格执行命令,部队陷入混乱而不能加以约束。”当前企业面临的竞争,其残酷程度不亚于冷兵器时代战场上的血肉拼杀,如果企业没有严明的制度,做不到令行禁止,是不可能在竞争中取胜的。

俗话说:“没有规矩,不成方圆。”规矩、秩序、制度的重要性不言而喻,当一个团队缺少规章、制度、流程时,团队就很容易陷入混乱,这是非常糟糕的事情。下面是企业因没有合理制度的规范、主要靠人治而产生的常见弊病:

(1)职责不清

在很多企业中,经常会遇到由于制度不合理,导致工作安排不合理,造成某项工作好像两个部门都管,但实际上哪个部门都没有认真负责。两个部门对工作纠缠不休,扯皮推诿,使得原本应该是职责分明的人员安排变得混乱无序,造成极大的内耗。

(2)业务流程无序

由于人治带有很大的随意性,很容易导致一项工作原本应该按照一定的流程来进行,但是人受情绪变动的影响,往往容易跳出这个流程,任意所为,最终造成流程无序。举个例子,采购人员拿着资金外出采购,回到公司原本要上交账单,和财务交接工作。但是由于公司没有明确的制度规定,采购人员可能迟迟不与财务对账,甚至私吞公款,利用假票据蒙混过关。

(3)缺少协调与配合

由于制度中没有明确规定哪个部门负责哪项工作,那么部门之间的协调工作就会出现问题,甚至出现部门间的断层,彼此间缺乏协作意识,你站在那儿观望,我也站在那儿观望,大家都认为这件事应由对方部门负责,结果工作没人管,导致小问题被拖成大问题。协调不力是管理中最大的浪费之一,因为它使团队无法形成凝聚力,使员工缺少团队意识,导致工作效率低下。

(4)有章不循

还有一种情况是,公司有相关的规定,但规定出台后领导者不遵守规定,也不严格按规定办事。当员工违反规定后,没有任何惩罚措施,导致员工不把规定放在眼里。比如,有一家公司的领导对大家说:“从今天开始,大家每个月只有两次迟到的机会,请大家不要迟到。”可是大家根本不把领导的话当回事,习惯了迟到的员工继续迟到,而领导者一点都不觉得这有什么不妥,没有采取任何惩罚措施,就连半句批评都没有。这就是典型的有章不循,其根本原因在于规章制度不严肃,随口一说,而且并未说明:如果迟到了第三次,将受到何种处罚。

从以上四点可以看出,当一家企业崇尚人治,忽视用制度管人时,员工就会变得没有执行力。这就是为什么在很多企业中,当老板在公司时,员工就有执行力。当老板不在公司时,员工就没有执行力。因为不用制度管人的公司,其员工往往会无视制度,而只看重老板的言行。这就是人治造成的不良后果。一般来说,人治有这样几个弊端:

第一,人治带有明显的随意性,缺乏科学性,难以服众。

第二,人治带有专制性,缺乏民主性,容易造成决策失误,人际关系紧张。

第三,人治经常过不了人情关,很容易使员工产生不公平感,企业无法产生凝聚力。

作为一个企业的领导者,最重要的就是建立完善合理的制度,用制度与纪律管理企业,并使制度与纪律成为员工的行动准则。在这一点上,红楼梦中的王熙凤就做得非常出色。《红楼梦》中有这样一个故事:

宁国府贾蓉的媳妇秦可卿死了,宁国府举办隆重的丧事,每天前来吊唁的人很多,里里外外的事情也很多,怎样才能把这些杂乱的事情处理好呢?贾蓉的父亲贾珍把荣国府的王熙凤请来,让她帮忙管理这摊事。

王熙凤来到宁国府,首先建立了人事管理制度。她把各项工作都安排到位,让每个人都有事可做,各司其职,互不推诿。谁干什么,谁来监督,清清楚楚。顿时,一个一两百人的集体在规章制度的规范下,形成了一个高效率的执行团队。

其次,王熙凤建立了考勤制度和物品管理制度。规定什么时候点名,什么时候吃早饭,什么时候领发物品,什么时候请示汇报,谁管什么地方的工作,谁领什么物品等,都规定得非常清楚。在这些制度的规范下,王熙凤把宁国府的丧事处理得有条不紊。

试想一下,如果王熙凤不用制度管人,而是靠自己临阵指挥,恐怕一两百人的集体会乱作一团。这个案例告诉我们,用制度管人管事比用人奏效得多。如果你想让企业完成从人治到“法治”的转变,你首先要制定完善合理的制度,其次还要让制度产生威慑力,让大家严格执行制度。只有这样,你的公司才会在硬性制度的规范下,稳定有序、高效率地运营。

一家工厂的工人盗窃了厂里的产品,虽然盗窃的产品数量不大,但性质恶劣,属于盗窃。由于这个工人是厂里的老员工,平时找他帮忙的同事很多,大家与他关系都不错。于是乎,当老板准备依据公司的制度惩罚这位老员工时,很多员工都来为老员工求情,有人说:“原谅他吧,只要他知错就好了。”有人说:“少数服从多数嘛!”

厂长理直气壮地说:“厂里的规章制度通过了大家的认可才出台的,既然有了制度,就要按制度办事,绝不能徇私情。”结果,那名老员工受到了制度的严惩,虽然当时厂长有点被孤立的感觉,但是时间一长,大家都理解他的做法,而此后厂里的盗窃案也少了很多。

在这件事中,如果厂长不顾厂里制度,顺从了大多数人的意见,不处理或从轻处罚那名偷窃的员工,不仅厂里的偷盗之风得不到遏制,厂规厂纪也会变成一纸空文。届时,厂里一片混乱,厂长的威信扫地,那才是真正的孤立。由此可见,制度出台之后,就要严格执行,绝不能找借口,公然违背制度的规定。只有按制度办事,才能维护制度的威信,才能遏制不正之风,维护企业的利益。

一流的企业用制度管人,二流末流的企业用人管人。看看国内外著名的企业,它们几乎高度一致地认同用制度管人。比如,日本东芝公司规定,女工严禁擦粉,男工必须刮净胡子,操作时绝对禁止说话、咳嗽、打喷嚏,以防空气振动,扬起尘埃。美国格利森齿轮机床厂规定,只要进入车间,不论是路过还是干活,必须佩带安全帽,穿硬底皮鞋。谁不遵守安全制度,谁就会受到严厉的处罚。

2你不讲制度,别人就跟你讲条件

国有国法,家有家规。任何一个企业都应该有自己的一套规矩,而这一套规矩,就是公平合理的企业制度。如果你不讲制度,不用制度管人,而是用人情管人,那么员工就很可能跟你讲条件,这样你就很难服众了。

蔡先生是北京一家公司的老板,小兰是他的助理。小兰是山西贫困山区的苦孩子,当初聘用她时,就是考虑到她的家庭实际情况(父亲早逝,母亲下岗,还有一个弟弟要上学),加上她能吃苦耐劳,蔡先生在她进入公司时直接按照正式员工的工资给她。当时公司其他的几位管理者认为蔡先生这是妇人之仁,太过于讲人情,而没有按公司的制度办事,这样不利于管理公司。可是蔡先生不以为然,两个月后,果然出了问题。

因为蔡先生提前给小兰转正,让她享受了正式员工的待遇,所以,两个月后,她的工资没有继续涨。可是小兰不满意,她说了很多理由,说她一个人干了好几个人的工作,特别辛苦。蔡先生只好对她表示理解,但是这个岗位只有这样的薪资水平,蔡先生没法给她加。否则,会引起大家的不满。考虑再三,他对小兰说:“这样吧,我把你个人出的保险费报销了,相当于每个月给你涨了200元工资,你觉得怎么样?你要想涨工资,也只能等半年以后了,毕竟你的资历太浅。”小兰答应了。

随后的一个月,小兰在工作中频繁出错。蔡先生听说她的母亲要来北京,以为她是受家庭琐事干扰,所以没太在意。当时公司的生意正转入旺季,急需人手,其他事情也特别多。在这个节骨眼上,小兰又找到蔡先生,要求涨工资。小兰似乎觉得自己不可替代,觉得自己的价值没被发现,要求公司每个月给他涨500元工资。这让蔡先生非常恼火。

后来蔡先生和财务经理、销售经理、物流经理商量,他们都觉得公司给员工的待遇应按照公司的薪资制度、奖励制度来定,而不应该任凭员工讲条件。最后,蔡先生辞掉了小兰。

蔡先生作为一家公司的老板,在员工的工资问题上不遵照公司的薪资制度来定,而是和员工讲人情。没想到,他对员工的照顾却没有换来员工的理解,员工屡次和他谈条件,要求涨工资。这真可谓是“好心被当成了驴肝肺”。这个案例告诉我们,你不和员工讲制度,员工就会跟你讲条件。

其实,中国人最爱讲人情,尤其是在员工犯错的时候,老板很喜欢说“下不为例”。可是,有了下不为例,就会有第二次,第三次。老板一定要认识到:在制度合理的前提下,如果你法外开恩,那么就会为制度的推行埋下地雷。

古语说:“没有规矩,不成方圆。”这句话充分说明了制度、秩序、规则的重要性。如果企业缺乏明确的规章制度,那么工作中就很容易出现问题。如果企业有制度,但是却不按制度执行,制度就会成为一纸空文,对员工根本无法产生约束力。

一般来说,有制度却不严格执行,而是制度之外开恩,会造成诸多不良的后果。比如,造成员工职责不清。很多企业都有制度,但是却不按制度执行,这就很容易造成某项工作好像谁都在负责,但实际上谁都没有真正负责。于是,两个部门对一项工作纠缠不休,相互扯皮,使原本有序的工作变成无序,造成了极大的浪费。

为了避免员工和你谈条件,你一定要把公司的规章制度严格推行下去,让每个员工按照制度去行事,避免造成管理的无序,对员工的积极性造成消极的影响。

一个人的智慧、水平是有限的,而且很多人对别人的能力往往又不太认同,都认为自己聪明能干,所以不太容易服从别人。因此,如果单纯的“人管人”、“人治人”,就很容易产生这样那样的弊端。下面我们具体来看一下。

“人治”带有明显的随意性、主观性,缺乏科学性,员工很难适应;“人治”有很强的专制色彩,缺乏公平性、民主性,很容易导致决策失误,也容易造成管理者和员工的关系紧张;“人治”是以人为主的,很容易出现“一朝天子一朝臣”的现象,员工很可能会巴结管理者,不利于“人和”;“人治”往往难过人情关,因为人与人之间,有亲疏远近的关系,一旦发生“奖亲罚疏,任人唯亲”的事情,管理者就会失去威信,团队也会失去凝聚力。

所以,建立企业制度,凡事以制度为准,才是最靠谱的。看看战场上,军纪严明,众志成城的军队,总能打败纪律涣散的乌合之众。同样的道理,企业也需要严格的管理制度,有了合理的制度,员工的工作效率才有保障,企业的长远发展才有保障。

3明确告诉员工制度的前因后果,让他明白该怎么做

在企业管理中,有一个常见的问题:企业制定了某项制度,员工却不乐意执行或执行不力。管理者感到不解,认为员工公然违反制度,是挑衅制度的威严,于是严厉地处罚员工。按理来说,员工不遵守制度,受到处罚是应该的,但是在没有搞清楚员工为何不遵守制度的情况下,贸然地处理员工,未免显得操之过急。因为有这样三种情况,是管理者不得不考虑的:

第一种情况:制度的出台没有走民主路线,员工觉得管理者忽视了他们的意见,没有得到应有的尊重,于是员工故意不遵守制度,以示不满。

第二种情况:员工不理解制度的意图何在,不明白为什么要制定这样的制度,到底出于什么考虑。这种不理解导致员工对管理者产生不满,他们认为管理者想当然地制定制度,缺乏必要的商量,于是故意不遵守制度,以示不满。

第三种情况:制度规范不明确,让员工感到茫然。员工误解了制度,导致执行不到位。

对于这三种可能的情况,我们不妨借用一个案例来说明,相信看完这个案例,你就非常清楚了。

有一家公司的行政主管在某一天出台了一个规定:按照座位的顺序,大家轮流打扫公司的卫生,每个人值日一周,每周一、三、五这三天打扫卫生。然而,行政主管嘴上却说:女生可以不用打扫卫生。但奇怪的是,在公告栏的值日表上,女生们的名字清楚地写在上面。

行政主管为什么规定女生不用打扫卫生呢?男同事们不得而知,大家私底下犯嘀咕:难道行政主管有意偏袒女同事?若真是这样,那就不公平了。女同事相对于男同事虽然弱势了一点,但不至于弱势到不用打扫卫生。

这项制度出台之后,执行情况并不好,时常有同事“不值日”。当然,并非他们故意不值日,而是因为行政主管言行不一致,让大家感觉规则混乱了。他嘴上说女同事可以不值日,为什么又在公告栏的值日表中把女生排上呢?大家在轮流值日时,到底该跳过女生,还是应该把女生算进去呢?

一个很简单的事情,因为一个糟糕的制度规定,导致事情变得复杂,导致公司卫生状况没有保障。由此可见,糟糕的制度会让员工变糟糕,让大家的执行力变得糟糕。试问,如何才能避免案例中的问题呢?其实,最简单的做法是,在出台制度之前,明确地告诉员工制定这项制度的原因和动机,让员工明白该怎么去遵守。

回归到上面的案例,如果行政主管在出台制度之前,和大家进行简单的商议,向大家说明情况:之所以提议女生不值日,是因为值日的工程量“浩大”,女生体力有限,应付不过来。因此,出于照顾女生的考虑,不让她们值日。然后询问大家对此是否有异议,如果大家没有异议,那么在值日表中,就不应该将女同事排进去,以免男同事产生误解,认为女生应该按值日表上的规定去轮换值日。

如果大家有异议,要鼓励大家说出来,然后在民主协商的前提下修改这个制度,比如,为了公平起见,可以让两个女同事合为一个值日小组,和男同事进入轮换,这样很好地兼顾了公平原则与照顾女同事的原则。

当行政主管做到这些时,可以说,他已经做得足够好了。这样既能让大家感受到尊重,又能让大家明白制度的前因后果,便于更好地执行到位。

在出台制度时,征询员工的意见是非常有必要的。因为规章制度的出台,只有经过了民主程序的肯定,顺应民意,才能持久,才能有公信力。如果只是由几个管理者或董事会的成员制定实施,那么,一方面可能制度考虑不周,另一方面可能得不到广大员工的支持。