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第12章 决策的艺术(2)

(2)这个决策的结果对于其他正在进行的项目有什么影响?这个决策对于组织其他部门是否会造成麻烦或者产生不良的反应?

(3)做这个决策时所考虑的因素中,哪些因素是可能改变的?

这些改变会造成什么样的影响?

5.选择最佳决策方案

在审慎地进行了前面这个步骤之后,管理者已经能清楚的掌握需求、目标,必须做的事情、想要做的事情,并确定评估了其负面情境之后,此时往往已经不难选出最佳的决策。不过值得提醒的一点是,因为了解到这是决策中最为关键的一环,而犹豫不决,迟迟决定不了,或者认为所想的方案都不符合理想中的最佳方案,导致掉入了“分析的瘫痪(ParalysisofAnalysis)”陷阱,就不太好了。

在通常情况下,决策步骤是按照以上五个步骤的顺序进行的,但有时也可能会使整个决策过程的阶段发生逆转。例如,有时在拟订备选方案时,发现情报、信息资料不充分,需要搜集、补充新的资料和数据;有时也可能在最后审定备选方案时,发生新的分支问题,提出了新的设想,于是,需要相应地进一步收集情报和信息资料,需要再拟订备选方案,从而需要重新审定最后方案。

但是,作为决策的总过程来说,按以上五个步骤进行较妥。需要强调指出的是:并非第五阶段才是决策,才存在决策问题。事实上,五个步骤自始至终都是一个复杂的决策过程。决策贯穿于每个阶段。即使在情报、信息资料收集阶段,也存在决策问题。如面对大量的情报、信息资料,需要进行大量的数据整理、分析、取舍等,这里面就有决策问题。

同时还要指出的一点是,在决策的每一个步骤都有若干决策技术或决策方法。如确定目标时,要作价值分析;搜集资料阶段,要搞好科学预测;制定方案,又有“头脑风暴法”、“对演法”等;优选方案,要进行“可行性分析”,运用“期望值”分析,以及数学方法、经验判断等;实施方案,要做可靠性分析;反馈及追踪检查,要建立反馈系统,必要时还得“追踪决策”,而这种决策又有其特点和方法。因此,平时加强这方面的素质训练,也是一名管理者必不可少的苦功。

找到最佳决策

你只要管事,就有人说闲话,就有人挑毛病裹乱。记住,我不是软耳根子!

——白萌堂

上面一小节谈到了进行最佳决策的五大步骤,但是最终的目的还是为了选择那条最佳的决策。选择最优化方案是决策的关键一环,也是管理的重要职能。在此用得上“一着不慎,满盘皆输”这句警句。方案优选,就是管理者的决断,是决策行动,也是决策全过程中最核心、最关键的一着。在这个决定性的环节上足见管理者水平的高低。通常说的领导“善断”,也就是方案“优选”,无“优选”,即无“善断”。

想要做好方案优选,需要满足两个条件:一是要有合理的选择标准;二是要有科学的选择方法。

关于选择方案的标准

什么样的方案是最佳方案?其标准是什么?这就需要建立价值标准;达到什么程度才符合要求,是最优呢,还是满意就行?这又提出一个“满意标准”问题;如果一个方案执行起来会出现几种不同的可能结果,这时应按什么标准去选择?这就产生了不确定情况下的选择标准问题。

(1)价值标准。这是选择方案的基本根据。其内容有确定各项价值指标,分清主次,综合评价。一般从系统性、先进性、效益性、现实性四个方面进行综合评价。其中效益性是核心。

(2)“最优标准”还是“满意标准”?能达到最优标准何乐而不为呢。但在实际工作中往往难以达到。因为人们的认识受许多因素的限制,如主客观条件、科技水平、情报信息以及环境、时间等限制。有的最优方案对某一企业是适用的,在另一企业就不一定适用;有的在短期看是最优的,而长期效果不一定很好。因此,绝对的最优标准是不存在的,最优也是相对而言的。决策理论学派的代表西蒙,提出一个现实的标准,即“满意标准”,或“有限合理性标准”。方案只要“足够满意”即可,不必追究“最优”。多数决策是按“满意标准”行事的。当然,这样做并不排除在可能条件下达到最优的可能性。

选择方案的方法

选择方案的方法很多,归纳起来,有经验判断(包括淘汰法、排队法、归纳法),数学方法,以及试验法等。

1.经验判断

这是最古老的一种方法。20世纪40年代前的管理决策基本上都是依靠经验判断。今天把数学方法、物理模型、网络模型方法引进决策中后,经验判断的方法仍然是不可缺少和忽视的。尤其是一些涉及到社会、心理因素等复杂问题和非计量性多的决策,需要有领导者的经验判断。

所谓归纳法,是在方案众多的情况下,先把方案归成几大类,先看哪类最好,就选中哪类,然后再从中选出最好的方案,如选择厂址的决策,往往采取这种方法。这个方法的优点是可以较快缩小选择范围。缺点是可能漏掉最优方案。因为最优方案也可能处在不是最好的那个类中。不过在不允许进行全面对比的情况下,这个办法仍常被采用,因为按此法选出的方案一般还是比较满意的。

2.数学方法

运用数学方法选择方案,在20世纪50年代以后发展很快。因为在控制变量属于连续型的情况下,经验判断方法很难直接找到最优或满意方案,要借助于数学方法。所谓连续型变量是指这个变量的两个变异值之间,可以存在无穷多个中间数值。如产值、成本、利润等就是连续变量。连续型的控制变量就是意味着备选方案无穷多。若要选择一个最优生产批量,在这个批量时其单位成本最低。假如这个批量数字可在1000~2000斤之间,若每隔10斤拟一个方案,则共有101个方案,如果每隔一斤拟一个方案,则可拟出1001个方案。间隔单位再划小,方案数目可以更多。从理论上讲,由于间隔单位可以划得任意小,因此方案就无穷多。即使是1001个方案,要把每个方案的成本都算出,然后再进行比较和选择,那就太麻烦了。而用数学方法就简便得多,这就是有名的最优经济批量公式:

N=2Sna

它是美国哈里斯于1915年发明的,目前已在许多经济决策中应用。运用数学方法,可以使决策达到精确化。但到目前为止,尚有许多复杂的决策,用数学方法还解决不了,要综合运用选择方案的多种方法加以解决。

3.试验法

社会问题的决策,虽然不可能创造出像实验室那样人为的典型条件,如科技界那样去实验。但对重大问题的决策,尤其是对新情况、新问题及无形因素起重大作用不便用数学方法分析时,先选择少数几个典型单位进行试点,然后总结经验以作为最后决策的依据,也不失为一种有效的方法。有些复杂的决策,虽然反复计算、讨论、比较,仍然没有多大把握,这时,实验就被提上日程。在方案选择过程中,往往是在选择范围已经缩小到只剩下两个关键方案而定不下来时,或方案已初步选出但仍感到还不放心时,不妨去做试验为妥。

以上各种选择方案的方法都各有利弊,采用何种办法还要从实际出发,灵活运用,还可创造更加科学的方法,以能更简明地准确地找到最优方案或满意方案。

在大宅门中,白萌堂曾做过很多次或大或小的决策,总的说来它们都不是一件或几件偶然地、孤立地为了解决某个问题而进行的活动,而是一个复杂的过程,贯穿于整个管理活动的各个阶段。

因此,我们在每一个环节都要充分运用决策的艺术,达到最佳的效果!

补充小知识

方案的贯彻实施

方案择定后,要付诸实施,在普遍实施前进行“试点”。试点要注意选择在整个系统中具有典型性的地方,不能人为地创造某些特殊条件,这样纵然试点成功,也很难加以运用。在试验实证中,应特别注重“可靠性”分析。可靠性的概念,即在规定条件下和预定时间内,完成任务或达到目标的成败概率。其中“失败率”是一个重要标志。“失效”与“可靠”作为一对矛盾范畴,看其在试行过程中的变化规律。一项决策,有时在早期“失效率”高,转入正常阶段“失效率”下降,到后期因条件变化,需要调整决策时,“失效率”又上升,呈现出一种“浴盆曲线”状态。有的呈现“S”型曲线,是波动式的。采用必要的控制性措施,可以正常实施,达到预定目标。

有的“故障频率高”,需要采取排除措施或应变措施加以解决。如果方案在实施试点中根本行不通,那就要推倒重来了。

在经过可靠性验证后,可以进入普遍实施阶段。在这一步骤上,要抓好以下工作:

(1)把决策的目标、价值标准以及整个方案向下属交底,动员干部、群众和科技人员为实现目标而共同努力,以求实现。

(2)围绕目标和实施目标的优化方案,制定具体的实施方案,明确各部门的职责、分工和任务,作出时间和进度安排。提交方案同时要提供办法,要有层层落实方案的具体措施,使总目标的实现有层层保证的基础。

(3)制定各级各部门及执行人员的责任制,确立规范,严明制度,赏罚分明。切忌吃“大锅饭”及粗放管理。要把统一指挥同调动群众的积极性结合起来,加强思想政治工作。

(4)随时纠正偏差,减少偏离目标的震荡。

反馈及追踪检查

即使是一个优化方案,在执行过程中,由于主客观情况的变化,发生这样那样与目标偏离的情况也是常有的。因此,必须做好反馈和追踪检查工作。

这个阶段的任务,就是要准确、及时地把方案实施过程中出现的问题、执行情况的信息,输送到决策机构,以进行追踪检查。

在贯彻实施方案中一般遇到的问题,大致可归纳为三种情况:一是执行人员没有按规定完成任务;二是执行中遇到实际困难,发现方案中有不妥当的地方;三是已经按方案执行了,但未达到预定的目标。对发生的问题要做具体分析,第一种是一个教育和落实的问题。第二种,是需要修正方案,使其更加切合实际、日臻完善的问题。第三种,如果属于已危及到决策目标的实现,需要对决策进行根本性的修正,甚至要改变决策目标,这就需要进行追踪决策。如果证明原决策是完全错误的,那就不属于追踪决策的问题,而是要推倒重来的问题了。

追踪决策是正常的但不是注定要发生的或经常大量出现的,否则就失去了决策的科学性了。对追踪决策要有正确的看法,采取冷静审慎的态度。决策过程是一个动态的依赖于时空变量的复杂随机函数,把决策看成一个凝固僵化的东西,是不切实际的。因此,对方案进行必要的修正是不鲜见的。就是对决策进行根本性修正的追踪决策,也是不奇怪的。经过追踪决策使方案达到双重优化,不但会减少损失,而且可以获得更佳效益。