书城管理管理的艺术(智慧必读丛书)
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第7章 让你的企业更简捷更有高效(1)

5分钟的模拟管理

在下面这个不太像故事的故事里,我们将就你如何与别人一起建立"最佳的"管理模式--可能用"理念"会更恰当一些,只不过这个词用得太滥了,怕你起腻。这里可以给你一些简单而实用的建议。当然,要是你非说它们是堆垃圾,那我们还是劝你不要成为一只满世界找地方栖身的黑乌鸦。

所谓"最佳的",我的意思是指人们在进行有价值、有成效的管理时,能让自己、组织以及一起工作的人,都觉得像北京大萝卜的名儿--"心里美"。

"5分钟"只是一个比方,只不过是把许多智者告诉我们的,以及我们自己学会的,像揉面团那样揉在一起而已。我们承认这些智慧来源的重要性。

我国古代的孔老夫子说过:"学而时习之,不亦乐乎!"因此,我们相信你会接纳本法则提供的实用知识,并且应用于你的日常管理中。

我们希望你将从"5分钟"模拟管理中所学到的,运用到你的日常管理中去,让你与你的同事们分享一个更健康、更快乐、更有生产力的管理环境和管理过程。

有这么一位聪明的年轻人,执着地寻找一位卓有成效的管理者作为自己学习的榜样。他希望在这种管理者手下打工,更希望自己有朝一日也能变成富有成效的管理者。

他到过各种办公室--大的和小的,豪华的和寒酸的,有窗户的和无窗户的。也见识过形形色色管理别人的方法。可是他对所看到的一切都不满意。

他见过许多"严厉的"管理者,这种管理者似乎使组织得到了胜利,但却失掉了人心。这种管理者的某些上司,认为他是优秀的管理人员,部属却不以为然。

每当这位年轻人问道:"你认为自己是属于哪一种管理人?"

所得到的答复差别都不大:"我是一位独裁的管理人员"、"我保持站在上风"、"一位追根究底的管理人员"、"一步也不放松"、"实事求是"、"有利润意识"。

年轻人能听出他们语调中的自傲,以及他们对工作成绩的兴趣。

年轻人还遇到许多"仁慈的"管理者;这种管理者似乎得到了人心,但并未使组织得到胜利。这种管理者的某些部属,认为他是优秀的管理人员。可是,他们的上司则心存怀疑。

每当年轻人向这种"仁慈的"管理者问道:"请问您自认属于哪一种管理人?"他得到的答复是:"我是一位民主的管理人"、"采取参与式管理"、"支持部属"、"体谅部属"、"合乎人性"。

这位年轻人也能听出他们语调中的自傲,以及他们对人的兴趣。年轻人认为这些管理者--"严厉的"独裁者和"仁慈的"民主者--只能达到部分效能。"他像是半个管理者",年轻人这样想。

后来,他听到一位特殊管理者的许多玄妙故事:这位管理者的公司就位于城市的某个近郊。他听说人们喜欢替这个人工作,并且共同创造了非同寻常的工作成绩。

年轻人按捺不住好奇心,打电话给这位特殊管理者。他问这位特殊管理者何时可前往拜访。

"星期三上午除外,本周内的任何时间都可以。"

年轻人立刻内心发笑,因为这位被认为玄妙无比的管理者,说话的语调好像是在寻他开心。哪有一位管理者的时间会这么方便?年轻人立刻动身前往拜访。

年轻人到了这位管理者的办公室,管理者露出笑容浦年轻人坐下来,问道:"有何指教?"

年轻人说:"我想请教你如何管理你的部属?"

管理者很乐意地说:"请继续讲下去。"

"那么我先请问你是否定期跟部属开会?"

"是的。每周三上午9~11点。这就是为什么周三不能与你见面的原因。"管理者答道。

"你在开会时做什么?"年轻人探问。

"我听部属汇报和分析上周达成的目标、遭遇的问题,以及还需要达成什么。然后我们拟定下周的策略和计划。"

"会中所作的决定对你和部属有约束力吗?"年轻人问道。

"当然有,"经理坚持说,"如果没有约束力,为什么还要开会?"

"那么你是一位参与式管理人员,对不对?"年轻人问道。

"完全相反,"经理坚持说,"我并不赞成参与部属的决策。"

这位经理继续说道:"我们希望能获得成绩;这个组织的目标是效率,藉此把一切组织起来,可以大幅度地提高生产力。"

"年轻人,请看这个,"这位管理者指着一个金属牌说:"我把它放在办公桌上,藉它来提醒我一个实用的真理。"

心情愉快的员工

产生良好的成绩

当年轻人注视金属牌时,这位管理者说道:"想想你自己,什么时候的工作情况最佳?是在你心情愉快时,还是在不愉快时?"

年轻人觉得有点领会,点了点头,回答道:"我在心情愉快时,工作效率比较高。"

"当然是这样,"经理附和道,"任何人都是这样。"

年轻人有了新见解:"因此,帮助一个人觉得愉快,是提高工作效率的关键。"

"不错!然而,你要记得,生产力并非只是工作的数量,还有质量问题。"他走到窗前,指着下面的车辆问,"你知道路上行驶的有多少外国车吗?"

年轻人朝外面张望,说道:"我看外国车一天比一天多。大概是因为外国车比较经济耐用。"

管理者迟疑地点头道:"不错。你认为大家为什么买外国车?是因为我们的厂商不能制造足够的汽车?或是因为未能制造满足大众真正需求的车?"

"现在我想到了,"年轻人回答道,"这是质量和数量的问题。"

管理者和他的客人开始走向沙发:"坦白说,取得这两种成绩的最佳方式,就是通过人。"

年轻人的兴趣提高了。他问道:"你已经说过你不是一位参与式管理人,那么你是哪一种管理人?"

他毫不迟疑地回答说:"我是一位5分钟管理者。"

年轻人面露诧异道:"你是什么?"

经理笑道:"我是一位5分钟管理者。我这样称呼自己,因为我不用花多少时间,就能从别人那里得到很大的工作成绩。"

管理者看到年轻人面露怀疑的表情,说道:"你不相信我,是不是?"

"这让我难以想象。"

经理大笑道:"听着,你若真的想知道我是哪一种管理者,你最好跟我的部下谈谈。"

经理俯下身子向对讲机说话,他的一位秘书不久就走进办公室,交给年轻人一张便条。

"上面是我六位一级主管的姓名、职位和电话号码。"5分钟管理者解释道。

"我应该跟哪一位谈谈?"

"这由你来决定,"经理答道,"你可以选择其中一位,也可以跟每一位都见面。"

"好的,那么我要从哪一位开始?"

"我已经告诉你了,我从不替别人作决定。"经理语气坚定地说,"你会不只一次要求我替你作决定。坦白地说,年轻人!我感到很烦,请不要让我说重复的话。你若是不挑出一个人,并且从他身上开始,就请另到他处寻找有效的管理方法。"

年轻人离开这位经理的办公室,表情显得有点发愣。当他走过秘书桌前时,秘书以了解的语气说:"我从你困惑的表情上,看出你已领教过我们的5分钟管理者。我也许能帮你忙,我已经给经理的六位部属打过电话。他们都同意跟你见面。你跟他们谈过之后,会更了解何谓5分钟管理者。"

年轻人向他表示了谢意,瞄了一下名单,然后决定跟其中三个人--老江、老李,以及安安小姐见面谈谈。

5分钟目标

年轻人到了老江的办公室,有位中年人朝他微笑:"你见过了老人家,他对你说过5分钟管理者吗?"

"说过。那不是真的吧?"年轻人问道。

"你最好相信那是真的!我很少见到他。"

"你从未从他那里得到任何帮助?"年轻人困惑了。

"基本上没有得到什么帮助,虽然他在我接手新任务或新职责之前,曾在我身上花一些时间。这时候,他是在做5分钟目标设定。"

"什么是5分钟目标设定?"年轻人问道。

老江答道:"那是5分钟管理法三项秘诀中的第一项。"

"三项秘诀?"年轻人想要多知道一点。

"是的,"老江很平静地说道,"5分钟目标设定是第一项,也是5分钟管理法的基础。在大多数组织中,如果你问员工在做什么,然后再问他们的上司,你经常会得到两种不同的工作项目。"

"这种情形曾在这里发生过吗?"年轻人问道。

"没有,"老江答道,"5分钟管理者一向都把每一个人的职责弄得清清楚楚。"

"他如何做到这一点?"年轻人希望明确知道。

"靠效率。"老江脸带微笑地回答。

老江开始解释道:"一旦他告诉我们需要做什么,或者双方同意需要做什么,我们就把每一个目标记在不超过一页的纸上。每一个目标,以及成绩标准,应该在二百五十个字之内就能表达清楚,要在5分钟之内读完。他与我们各保留一份,因此每件事情都很清楚,我们也可以定期检查进度。"

"每一个目标都要列出一页说明书吗?"

"是的。"老江答道。

"那么是不是每一个人都握有许多这种一页的说明书?"

"事实上不是,"老江强调道,"老人家相信80-20的目标设定准则。也就是说:你80%的真正重要成绩,是来自你20%的目标。因此我们只在20%上面做5分钟目标设定,也就是主要职责范围--可能全部只有3~6项。"

"所谓的5分钟目标设定,是否只是知道自己有哪些职责?"年轻人问道。

"不是!一旦我们知道自己的职责,经理还要确定我们是否知道优良的成绩何在。也就是说,成绩标准非常清楚,他通过确定标准来让我们知道他的期望。"

"他又如何做到这一点?"年轻人问道。

"让我给你举一个例子吧!"老江建议说。

"我有一个5分钟目标是:确认销售业绩问题并寻出解决方法;这一方法执行之后,应使情况改观。

"当我第一次在这里工作时,我发现了一个需要解决的问题,但不知如何解决。因此打电话给5分钟管理者说:我找到了一个问题。话筒传来他的声音:好极了!这就是我雇你来的目的。然后话筒就沉寂无声了。

"当时我结结巴巴地说:我不知道如何解决这个问题。

"你的工作目标之一是确认和解决你自己的问题。然而,由于你是新人,你可以到我这里谈谈。

"到了他的办公室,他说:把你的问题告诉我--但是要用行为的措辞。

"行为的措辞?我纳闷不解。什么是行为的措辞?

"我不想只听到态度或感觉。你要用可观察的、可衡量的措辞来说明这个问题。我尽可能把问题做了一番描述。

"他说:很好!现在用行为的措辞告诉我,你心目中理想的情况。

"我回答说不知道。

"你是在浪费我的时间!他大声叱骂。

"我呆住了,不知道怎么办。几秒钟后,他仁慈地打破了沉默。

"如果你不能说出心目中理想的情况,你就还没有问题,只是在抱怨而已。只有当现实与理想之间有差异时,才会存在问题。

"我立刻就知道我的理想是什么。当我说出之后,他要我谈谈造成现实与理想之间差异的原因。

"我说完之后,他说:好,那么你又如何着手?

"我说我可以进行A方案。

"采取A方案,是否会达到你的理想呢?

"我回答说:不会。

"这个解决方法并不好,你还有什么办法?

"我答说可以进行B方案。

"采取B方案,是否会达到你的理想呢?他又追问道。

"我回答说不知道。

"那么这也不是好办法,还有吗?

"我想了一会儿之后说:我可以进行C方案。可是我进行C方案后,还是不能达到我的理想。因此,这也不是一个好办法,是不是?

"不错!你开始抓住要点了。管理者脸上带着笑容说。

"也许我可以将各种办法混在一起进行。

"这似乎值得一试。管理者答道。

"事实上,如果我本周试行A方案,下周试行B方案,再下周试行C方案,我就能把问题解决。真是太棒了!我真谢谢您,你替我解决了问题。

"他非常恼火,打断我的话说:我并没有替你解决问题。问题是你自己解决的,现在你赶快离开这里,立刻着手解决你的问题--不是我的问题。

"我当然知道他做了什么。他教导我如何解决问题,使我将来可以自己着手解决问题。

"最后,他站起来,眼盯着我说:下次有问题时,记住这个方法。"

年轻人开始回想老江告诉他的一番话。

他自己总结出一个"5分钟目标设定"的摘要:

1.对你的目标进行设定。

2.制订最优的行动标准。

3.在250个字之内,把每一个目标写在一页纸上。

4.反复阅读每一个目标。每一次都不要超过5分钟。

5.每天都拨出5分钟来检查你的成绩。

6.看看你的行为是否符合你的目标。

年轻人把这些记入随身携带的笔记本后,俯身向前问道:"那么其他两项秘诀呢?"

老江脸露笑意,看着手表说:"你去向老李请教吧。"

5分钟表扬

年轻人到了二楼李先生的办公室。他吃惊地发现自己心目中的"老李"竟然非常年轻,年纪只有二三十岁。"你见过老人家。他确实是个人物,对不对?"李先生说道,"他对你说过5分钟管理者吗?"

"他说过。不是真的吧?"年轻人心想李先生的答复也许与老江不同。

"你最好相信那是真的:我很少见到他。"

"你也从未从他那里得到任何帮助?"年轻人探问道。

"基本没有得到什么帮助,虽然他在我接手新任务或新职责之前,曾在我身上花一些时间。"

"嗯,我听说过5分钟目标设定。"年轻人说。

"事实上,我并没有想很多5分钟目标设定。我现在提的是5分钟表扬。"

"5分钟表扬?"年轻人重复这句话:"是不是做一位5分钟管理者的第二项秘诀?"

"是的。事实上当我开始在这里工作时,5分钟管理者已经清楚告诉我要做什么了。"

"他说如果我能从他那里清楚得到如何工作的反馈,我的工作就会容易多了。"

"你能给我举一个实例吗?"年轻人询问道。

"当然可以,"李先生附和道,"我开始工作不久,发现5分钟管理者跟我做了5分钟目标设定之后,就跟我保持密切联系。"

"密切联系是什么意思?"年轻人问道。

"包括两种方式,"李先生解释道,"第一,他非常密切观察我的活动。第二,他要求我把工作进度详细记载下来,并且要我送去给他看。"

"有意思,"年轻人说道,"为什么他要这样做?"

"他要挑出我所做的正确的事。"李先生答道。

"挑出你所做的正确的事?"年轻人重复道。

"是的,"李先生答道,"我们这里有一句座右铭。"

协助员工发挥最大的潜力

挑出员工所做的正确的事

李先生继续说道:"在大多数组织中,管理者花很多时间在挑部属的什么?"

年轻人一笑,若有所悟地说:"部属的错误。"

"不错!在这里,我们强调的是正面性。"

年轻人问道:"5分钟管理者在此之后,又做了什么?"

"他会给你5分钟的赞美。"李先生神色愉快地说。

"当他看到你做了正确的事,他会过来跟你接触,其中常常包括把手放在你肩上,或友善地轻轻拍你一下。"

年轻人好奇地问道:"当他接触你时,你不觉得讨厌吗?"

"不会!相反还有帮助。我知道他真心关心我,并且希望我飞黄腾达。这正如他所说的:你们这些人越能持续地成功,就越能在组织中步步高升。"

李先生继续说道:"他对我们做的接触很简要,但却使我们再次知道自己做对了。接触之后,他会眼盯着你,明确说出你做对了。然后,他会让你共享他对这事感到的愉快。"

"这种表扬会占用管理者太多时间吗?"年轻人问道。

"不会!"李先生答道,"一般来说,都不会超过5分钟。"

"他是否一直都在挑出你们做得正确的事?"年轻人问道。

"当然不是。只有当你第一次在这里工作,或是开始接手新方案或新职责时,他才会如此。"

"为什么?"年轻人感到奇怪。

"因为你和他另有其他方式可以知道何时你的工作成绩值得表扬。你们二人可以利用信息系统--销售量、费用支出、生产进度等等来检查成绩。因此,你会开始挑出自己做得正确的事,并表扬自己。当他不在身边时,你仍会奋力不懈。"李先生继续说道,"这当中有种不可思议的力量,参加工作以来,我还从没有这样卖力工作过。"