书城管理舒化鲁说:管理学十大公理:规范化管理的基础理论图解
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第22章 管理学第四公理:管理成事公理(1)

一、管理成事公理内涵

管理的目的就是通过他人做好工作,保证被管理者按照管理者所寻求的成就事业的整体要求,在内容、数量、质量、时间、地点上都没有任何相违,这也就是达成管理目标。但是,要让同样是主体性存在的他人做好工作,却是有条件的。这条件既有他人主观方面的条件,包括能力素质、意志意愿、热情耐心三个方面,也有客观方面的条件,包括资源支持、评价标准、程序方法三个方面。这六个方面作为一个整体,直接构成通过他人做好工作的条件。在这六个条件中,任何一个条件的不满足,都会使能否让被管理者做好工作变得不确定。下面分别论述这必备的六个条件。

(1)能力素质条件。对于任何一项工作,仅仅想做好,还远不能保证能做好。只有被管理者具备做好这一工作的能力素质,并且又愿意付出努力,这才可能把这一工作做好。这种能力素质包括心理特征、知识结构、技能水平和体能状况四个方面的内容。只有这四个方面的实际,与所指派的工作完全相适应,被管理者才有可能做好这一工作。能力素质条件是做好工作的前提条件,被管理者不具备相应的能力素质,单有一种美好的主观愿望是没有用的。并且这种能力素质,是一种硬约束,不具备就是不具备。如果没有充分多的时间让被管理者通过学习和修炼,提升其能力素质,让他把所指派的工作做好,就是绝对不可能的。

(2)意志意愿条件。被管理者只有具有把所指派工作做好的意志动因,在主观上想做好,并愿为做好付出努力时,才可能做好。这也就要求通过一定的方式,把被管理者本来没有确立为寻求目标的内容,转化为被寻求的目标,至少转化成他所寻求的一种间接目标,使他明确地感觉到,做好这个工作也是他自己的意志意愿。要做好任何一项工作,哪怕是很简单的工作,就像擦桌子这样的简单工作,如果做工作的人,没有想到要做好,也不愿意付出努力,那么,桌子不擦也就不可能自己干净。正是从这个意义上讲,意志意愿条件是通过他人做好工作的重要条件。

(3)热情耐心条件。只有保证他人在做好工作上具有稳定的意志意愿,并持续不断地进行努力,才有可能把工作做好。而任何一项工作,只要反复的次数多了,延续的时间长了,就不免会使人的兴奋点转移,热情下降,意志松懈,进而导致要求的放松,努力程度的降低。这就不免导致本来很容易做好的工作,也难以做好。而现实中,工作一蹴而就的少,像捎手帕一样简单、轻松地一次转手就完成了是不可能。更多的是不仅要付出不懈的努力,而且还要克服工作中可能出现的种种艰难险阻,甚至还要蒙受挫折。这就必须有不断的内在激励和外在激励,维持其热情耐心,稳定其意志指向,使被管理者形成坚忍不拔的毅力。

(4)评价标准条件。对做好工作的好的标准,必须事先有明确的界定,使管理者和被管理者双方都明确。对这特定工作进行评价判断的尺度是什么,怎样才算是好,怎样是不好必须有明确的标准界定,以让被管理者有努力的方向,使之自我评价其工作成效的好坏成为可能,进而使之能方便地把握工作完成的进度。如果没有事先约定的评价标准,被管理者仅仅通过自己的猜度和想象进行界定,这就不免与上司主管的要求发生背离,甚至南辕北辙,使本来完全可以做好的工作最终受挫,达不成目的。在现实中,人们总是想当然地假定下属员工完全明白这个好的评价标准,但往往他们自己也不甚明了。在对下属员工的工作绩效进行考核时,总是因为没有明确的评价标准而导致争议和内部关系的不和谐。如果是这样,即使不会影响员工已完成的工作,也会因为考核评价不公正、不公平、不客观、不准确、不全面而影响他们对下一工作的努力程度。

(5)资源支持条件。做好工作必须具备相应外部资源的支持,其内容包括材料、场地、设备、工具以及人员配合等等。这其中任何一项的缺少,都会使做好工作成为不可能,至少会没有效率。所以,任何一项工作,无论是简单还是复杂,都必须对应于做好工作所需资源授予支配、使用权。巧媳妇难为无米之炊,更是难为无锅之炊。并且授权提供的外部资源支持,还必须与工作本身的要求相适应,任何差缺都会影响工作的效果。外部资源条件不具备,或者不充分,这不仅会增加做好工作的困难程度,而且可能直接降低员工做好工作的信心,使之产生挫折感。要让下属员工发挥主观能动性,但也必须有发挥主观能动性的外部条件。

(6)方法程序条件。做工作的人,必须清楚,运用什么样的方法程序才能圆满地完成工作。这一条件与能力素质条件有联系,但不完全相同。有能力素质并不等于对具体工作的方法程序都有全面完整的把握,而完成具体的工作却必须明确具体的方法程序,才能保证其效率。被管理者有对应的能力素质,事事都让他自己探索,寻求完成工作任务的方法程序,这难免会降低效率。所以,做好工作的方法程序,无论现任岗位员工是否已全面把握,都必须事先做出界定。被管理者尽管可以通过改革创新找到更好、更有效率的方法程序,但事先界定的方法程序可起到对他的改革创新效果的约束作用。任何人都可以在做事的方法程序上创新,但必须保证能比事先约定的方法程序投入更少、效率更高,才有意义。

以上六个条件,是一个整体,缺少任何一个方面都不可能通过他人做好工作。在现实中之所以下属员工会有工作失误,都是因为上司主管,没有全面完整地为下属员工创造出做好工作的六个条件。如果要具体地定义什么是管理的话,为下属员工做好工作创造出对应的六个条件就是管理。所以,他人做好工作的这六个条件,平衡满足的程度越高,通过他人做好工作的确定性就越高,管理目标达成的效果就越好。这六个条件之间的关系也适用木桶理论,仅仅有某一个长板是没有用,在这六个条件中,仅仅某一个条件特别优异,也没有用,做好工作是这六个条件的共同作用结果。所以,这里特别强调平衡满足。

二、管理成事的能力素质条件定律

能力素质是他人做好工作的主观前提,是工作承担主体对应工作必须有的心理特征、知识结构、技能水平和体能状况四个方面的内容的概括。这种能力素质并不是抽象的,也不是普天之下要求一致的一个统一标准,而是与其所承担的工作相对应的。是否具备其能力素质,是相对于所承担工作的要求而言的,超越于其所承担的工作,就无法评估其能力素质是否恰当的问题。所以,尽管它是被管理者个人应该具备的,但他进入岗位履职之前,也不可能自我作出准确的评估。不知道对做好工作的要求,就不可能知道自己的能力素质是否与之相适应。即使知道了做好工作的要求,往往还有一个能否对自身能力素质作出恰当评估的问题。现实中也不是每一个人都有自知之明,不自知者就难免在能力素质上作出高于或低于自己实际的评估。因此,被管理者的心理特征、知识结构、技能水平和体能状况这四个方面是否与所要做的工作相适应,就直接与所对应的管理规则健全与否相关。

首先,被管理者知识结构能否与其工作相适应,主要靠招聘任用把关,其保障主要在于组织规则中选人、用人的内容全面、具体。知识结构是能力的基础,其内容是由做好工作所需的基础知识和专业知识构成的。如果不具备它,其工作就无从入手。相对于新入职员工,其知识结构是否与工作要求相适应,在选聘时只要把好关,是不难保证的。相对于调升转岗任职人员,强化培训学习,使之获得也不难做到。任用是否能坚守住不具备就不任用的原则是关键。这个原则能否坚守住,又取决于组织是否确立有严密而完善的晋升选拔规则。如果没有规则,用人随心所欲,失误而任用其知识结构与工作不相适应的人员也就在所难免。

其次,被管理者技能水平能否与其工作相适应,主要靠岗前、岗中培训把关,其保障主要在于组织运行规则中育人的内容是否全面、具体。技能水平直接是能力的体现,会与不会难以作假,它由做好工作所需的经验、技巧构成,不具备它就无法做好工作。如果没有实践历练,个人很难自主获得。所以岗前、岗中培训是关键。如果没有其规则管控,把挖墙角引进应急人才当成常态措施,所需技术性人才捉襟见肘,造成事业发展瓶颈,也就难免。

再次,被管理者心理特征能否与其工作相适应,主要靠选人、用人把关,其保障也在于组织运行规则中选人、用人的内容是否全面、具体。心理特征是个人素质的核心内容,它由做好工作所需的性格特征和心理状态构成。比如其过程与结果之间存在较大不确定性的销售工作,就只能由抗挫折心理能力强的人承担,否则就难免被一而再的被拒绝挫折击倒退却而中断。而有无这一心理特征又是由文化背景和遗传基因共同作用形成的,在短时间内是难以改变的。尽管组织运行规则健全,对它的形成能起到造就和弥补的双重作用:即一方面组织规则健全可稳定成员的预期,使其行为模式化,进而由行为模式化沉淀为对应的心理特征;另一方面组织规则健全还有降低工作对岗位员工心理特征依赖的作用,在规则之内活动,工作按程序进行,不会存在心理特征严重不适应的问题。

最后,被管理者体能状况能否与其工作相适应,主要靠选人、用人把关,其保障与组织运行规则中选人、用人的内容是否全面、具体相关。体能状况是个人素质的载体,它是由做好工作所需的身体状况要求构成的,不具备它工作就难以保证持续和最终完成。它是否与工作要求相适应,尽管不能说是一目了然,但很容易通过面试准确把握。所以,无论是新入职,还是转岗升任,只要有测试选择的规则程序把控,就不会有不相适应的问题发生。

在此讨论的能力素质的四个方面的内容,都强调的是适应,而不是更高或最高,即其所拥有的这四个方面的素质与岗位工作要求相比,既不能低也不能高。低则无法保证他做好工作,高则会让组织付出过多的劳动成本。高素质的人才会要求更高的工资待遇,并且还往往难以使之形成对所在组织的归属感和忠诚。大材小用,让他不满而离心离德是不言而喻的。由此可得到管理成事的能力素质条件定律:组织运行规则中选人、用人、育人内容越全面,越具体,就越能保证任岗人员的能力素质与其工作要求相适应。

三、混淆心理特征与人格品德的偏颇

在人的能力素质构成的四个内容中,心理特征具有特别的地位,一是它对做好工作影响特别大而又难以确定其影响方式;二是它具有相当大的刚性,改变很困难;三是对它的评价不容易明确,往往不同的评价者可能给出性质截然不同的评价;四是无法量化,只能定性分析判断。正因为它的这些特性,很多管理者把它定义为人的人格品德。如果发生因其心理特征上的原因导致工作出现差迟,往往都会被其主管甚至同事指责为人格品德缺陷。这是管理实施的一个重大偏颇。

人的心理特征的形成除了遗传和人格形成期的幼年、童年特别经历影响之外,就主要是管理者的管理行为不当造成的。在管理实施上没有规则或者规则存在缺陷,是导致被管理者的心理特征发生恶变的主要原因。其演变过程经过以下八个步骤,一个优秀员工也可能被毁掉而变成人格品德低下的不耻者:

(1)管理实施没有规则或者规则体系存在缺陷漏洞,被管理者发现有空子可钻,通过钻空子找到了不付出而得利的偷懒、占便宜的机会。

(2)被管理者不付出而得利的偷懒、占便宜的机会变成现实,在此他会因为可以不付出努力和贡献就享有价值需求满足而感到惊喜。

(3)被管理者从意外惊喜中得到启发,原来还有勿需付出就可享有的免费午餐。受免费午餐引诱、鼓励,他感到要获得现有的价值需求满足,不必再作努力和付出或者少作努力和付出。

(4)被管理者的心理关注点聚焦于意外之喜,开始把更多的精力用于免费午餐的寻求和等待,只享有利得好处,不付出努力的投机心理在他心里逐渐形成并固化下来。

(5)被管理者心理发生扭曲,放弃对应所获得的价值需求满足的正常努力,一心只想图谋获得不付出努力而只享有利得好处的可投机机会。

(6)被管理者工作不再努力、不再负责,相反占不到便宜反而不满,甚至牢骚满腹,认为是所有人对不起他,与其他人关系越来越不和谐。他的心理被彻底扭曲了。

(7)在被管理者心理被扭曲的同时,其形象也扭曲了,因而被同事和管理者认定为品行不端、人格低下的低劣员工、低劣同事,耻于与之为伍,使之孤立而其心理更加扭曲。

(8)管理失败,管理目的没有达成,没有通过被管理者做好工作,被管理者也被这种不付出努力而只享有利得好处的可投机机会引诱毁掉,被众人当成人格品德低下的不耻者。

而管理的实施如果有明确的规则,并且规则系统完整没有漏洞,这种规则就有改造人的心理特征的作用。因为人的行为选择是由其对未来行为选择与行为后果的关联关系所构成的预期引导的,他的预期直接作用于他的行为选择。如果他预期有勿需付出就可享有的免费午餐,他也就绝对不会努力工作,做与其价值需求满足相对应的付出。如果他预期不付出就没有其所寻求的价值需求满足,他也就会严格约束自己,努力工作,用一份贡献换取一份自己寻求的价值需求满足。所以,即使被管理者的心理特征中存在有不良成份,也是管理者的责任,是其管理实施的工作有缺陷,没有在管理规则的完善上努力。所以,对于被管理者心理特征中存在的毛病也不能怨天尤人,而应该反思自己的管理工作的不足。

四、管理成事的意志意愿条件定律

意志意愿条件是做好工作的关键性条件。只要被管理者有了强烈的意志意愿,他就会通过主观能动性的发挥,克服困难,创造暂时不具备的条件并最终把工作做好,至多在首次承担工作的完成时间上造成延时,因为创造条件是需要占用时间的。