书城励志一分钟经理人:时间管理
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第10章 斯蒂芬的实践一:重视条理与节奏(1)

斯蒂芬很自豪地说:“经过这一段时间的努力,我发现‘克服做事缓慢的习惯,调整自己的步伐和行动。养成快速的节奏,不仅提高效率,节约时间,给人以良好的作风印象,而且也是健康的表现’。”

注意生活节奏

生活好比一部交响乐曲,有快慢、强弱、张弛等交替出现的旋律。它在一定程度上反应了人们的生活方式和精神面貌。有的人无论干什么,都是手脚利索,效率极高;有的人则慢慢腾腾、磨磨蹭蹭,效率很差。犹如音乐中的节拍,前者一个八分音符唱半拍,后者一个四分音符唱一拍。前者比后者快一倍。由此推而广之,人们如果能把起床穿衣、洗脸漱口、吃饭走路等全部生活节奏都由原来的“四分音符”变为“八分音符”,那么,人们要多做多少工作呢!

现在世界正进入信息时代。信息,离开了“快”,其价值就不免七折八扣,甚至等于零。市场上,一个信息获得的迟早,可能使一些企业财运亨通或倒闭破产。科学技术上一个新发现或发明公布的先后,可能影响到首创权,或者专利的归属。

快节奏工作的第一法则是具备工作的动力。懂得如何去激发它、如何去节俭地集中地使用它固然重要,但首先必须具备它。

控制时间过剩:英国社会学家巴金生在《巴金生定律》一书中指出,如果高级科技人员时间过剩,就会使他们产生不信任感,以致去开拓那些有害的产品消耗时间来愚弄自己,或者成为一个干什么都慢慢腾腾的慢性子。但时间过剩并不可怕,它的产生是正常的,因为任何人对于时间的需求绝不可能是始终如一的。关键在于控制时间过剩并及时地使它向有利方面转化。

养成习惯,始终不要懈怠:一个伟大的哲学家说过:“习惯真是一种顽强而巨大的力量,它可以主宰人生。”人的心理规律是这样的,在新的条件反射形成的暂时神经联系“定型”之前,总是不稳定的;而旧的条件反射形成的神经联系“定型”在彻底瓦解之前,又总具有某种回归的本能。正如鲁姆士所说:“每一回破例,就像你辛辛苦苦绕起来的一团线掉下地一样,一回滑手所放松的线,比你许多回才能绕上去的还要多。”所以快节奏习惯在形成之前,不能有丝毫懈怠。

常敲警钟,推动工作:一些时间研究专家,指导人们常做这样的假设:如果我现在知道六个月后我会突然失去学习和工作的能力,在这之前我该以怎样的速度工作;每天的生活都当做自己第二天就要死亡那样安排。著名女学者海伦·凯勒,自幼因猩红热瞎了眼睛和聋了耳朵,她在一篇《假如给我三天光明》的文章中,向认为来日方长,不珍惜今天的光阴,而饱食终日,无所事事的庸碌之辈敲响警钟。作者机智地设问:“假如你只有三天的光明,你将如何使用你的眼睛?”用这样的问题启发人们去思考,呼唤人们快节奏地工作,把活着的每天都看作是生命的最后一天,以便充分地显示生命的价值。

形成自己的工作规律

人,有百灵鸟型和夜猫子型,杰逊说他大概是属于夜猫子型吧。以前,他也是白天型的人,即使在准备考大学的那段日子,也很少熬夜,而且最少要睡8小时,早上很早就起床。而现在,工作使得他变成了一只“夜猫子”。

杰逊变成“夜猫子”最大的理由是为了错开上下班高峰,将时间做最有效的利用。他觉得每天搭电车去律师事务所的路上,什么事都没法做,实在很可惜。假定一个人每周上班五天,每天往返需要2小时,一年就要有400小时以上时间耗费在路途上,这400小时,用来念书或做事,会得到相当的效果。

另一个理由是和律师工作有关。公司一类的法人机构和律师会谈可以在白天进行,但在公司上班的人却不可以,总觉得会引起公司同事侧目。在公司,“今天要去看医生,请准许早退”比较说得出口,而“要去和律师会面,请准许早退”就说不出口。另外,去见律师的事一般人是不想让别人知道的。所以杰逊若是听到顾客说:“六点多再来可以吗?”他一定会说:“好的。”

律师经常必须准备各种文件,撰写大量的文字材料。律师要为委托人保守秘密,所以工作必须在事务所内做。可是,事务所内整天都有很多恼人的电话打进来,只有在晚上电话较少,因此他就渐渐地变成了“夜猫子”了。

白天型或是夜猫子型都视个人的情况而定。不考虑个别的条件,是无法断定白天型好或是夜猫子型好的。要紧的是“在最适合自己的时间里处理好事”,才会提高效率。

掌握自己最有效率的时间

一般人的脑力巅峰是在上午九点至下午五点,所以最重要的工作应该配合这个时间来做。然而,并不是每个人都适合这个时间。有的人脑力巅峰是在中午十三点到下午六点,也有下午六点到凌晨二点的。

事实上,人在一天之中,头脑最灵活的时间,因人而异。要紧的是自己要找出自己的巅峰在哪里,低潮在哪里,并且好好运用它。

在低潮时,可以做些简单的事,接接不重要的电话,或是看看报纸;在巅峰时间,就应该去做最重要的事,同时,巅峰时间必须不受到别人打扰。每个人都有这种经验,早上刚醒时,头脑还不很清醒,但过了十分钟或是几小时,头脑就清楚了。头脑尚未清醒的时间就应该拿来洗洗脸,看看报纸,等待头脑清楚的巅峰时间的到来。

生活步调一混乱,脑筋就会变得不灵活

经常有人说,有重要考试的当天,想早起,只要前一天早上早起就可以了。因为前一天早起,晚上一定会早睡,考试当天就不会睡过头了。但是,我不太赞成这种方法。

这是因为生活步调会受影响。当然,还要看是什么样的考试,若是重要的考试,最好避免用这种方法。虽然这种方法可以早起,但是打乱了生活的步调,恐怕脑筋无法十分灵活。遇到这种情形,应该从考试那天的前一周起,慢慢地改变生活的步调,每天早上提早一点起床,才不会因为生活步调急剧变化,而造成脑筋的不灵活。

在物理学中,有一个“惯性定律”:一切物体在没有受到外力作用的时候,总保持静止状态或匀速直线运动状态。

工作或念书的步调,和直线运动相似。下决心每天早上早点起床念一小时书,这个决心在培养成习惯的过程中,多少会伴随着痛苦。但是,若持续一段日子,每天早上念一小时书会变得理所当然,也不会再觉得痛苦了。

这中间最难的是从静止到运动的刹那,固为此时要有相当大的精神毅力。但是只要付出努力,终究是会看到成果的。可是,若中途泄气的话,那么一切都将前功尽弃。

中途的努力是必须坚持的。就像飞机一旦离开陆地,到了一万米的高空,它不再需要大量起飞时必须的能源也可以持续飞行。但是,上了轨道之后,若说“今天情况特殊”而乱了习惯的话,马上就会完蛋。因为,坠落中的飞机要再次上轨道,必须要有高超的技术和坚强的意志,也就是要有极大的毅力。

紧张感有助于集中精神

一个人的精神能否集中,除了他本人的能力之外,也受到工作的内容以及工作环境的左右。

但可以肯定的是,谁也无法长时间保持精神的集中。不论是工作或娱乐,一个人能够集中精神做事的时间绝对是有限的。

如果能了解自己集中精神做事的最高时限,是有助于工作效率的提升。因为清楚自己的最高时限,就不会无意义地把工作延长至三四个小时。因为你知道勉强延长工作的时间,只是徒增体力、脑力的负担,没有工作效率可言。如果你的最大时限是90分钟的话,那么不妨就在每90分钟以后都做个休息。休息是为了走更远的路,在适度的充电之后,更能提高工作效率。即使你的最大时限只有20分钟也无妨,只要能发挥最大的工作效率就可以。

此外,适度地变换工作内容也有助于效率的提升。数学做累了,可以改念历史。书写的工作做累了,可以改成阅读资料。变换的内容虽然因人而异,但最重要的是记住“不可能永远保持精力集中”的原则,为了保持工作效率,稍微费心于工作内容的求新与求变才行。

保持某种程度的紧张感

其实“紧张”的另一层意思就是“投入”。原始时代人类的老祖宗们在受到猛兽追逐的时候,常常心跳加速、手心出汗拼命地逃跑,而手心出汗恰可防滑,以致能攀爬上树顶躲避野兽的攻击。换句话说,“紧张”是下个行动的准备动作,如果不紧张,就无法使出浑身解数逃脱。所以,“紧张”是当时的人们求生存不可或缺的本能。

这样的“紧张效果”不仅在原始时代发挥作用,即使是现代人也不可或缺,因为,紧张的情绪会激发精神的集中力,使得思绪清晰、活泼起来。所以,紧张是正常的精神反应。是在明了所面对的问题的重要性之后,产生出来的正常反射。

所以,面临重大考试却一点也不紧张,若无其事,并非好事。因为,没有紧张就没有警戒心,事情就容易出差错。当然,过分的情绪反应,紧张得什么事情也做不了的话,比不紧张更糟糕。但适度的紧张情绪,绝对有其必要。

培养自己集中精神的能力

为了提高工作或读书的效率,有必要在平日训练好自己集中精神的能力。

“紧张有助于发挥集中力”的另一明证就是站在书店阅读的时候。相信很多人都有这样的经验,有时候并不打算买书,只想在书店查查资料,虽然东抓一本西抓一册随意地翻阅,但这个时候看到的内容印象却意外地深刻。其实,这应该是担心书店老板或店员会出面干涉的紧张感所致,因为紧张才激发了异常的集中力。

让自己有一种成就感

鼓励自己

根据心理学的实验证明,一个人如果处于不了解自己工作成绩的情况下,很容易就丧失工作干劲,失去工作热忱。反之,如果能很清楚地知道工作进度与成就,往往能提高工作效率。这个道理,在提升工作效率上绝对是不二法则。