书城管理现代公司员工福利计划方案设计
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第32章 自助餐式福利计划方案设计(2)

第四,如果缺乏有效的交流和沟通,就匆忙的投入实施,不知情的员工会以为吝啬的主管削减了他们的既定的福利。新计划的推行可能会遇到阻力,严重的话,胎死腹中也是有可能的。

第五,管理起来比较复杂,繁琐。因为各人需求不同,自由选择会大大增加企业具体实施福利的种类,从而增加管理、核算的工作量和难度。所以,很多公司使用电脑来进行福利的管理。

第六,有“逆选择”的倾向。“逆选择”是指理性的“经济人”没有做出利润最大化的选择,而是选择了非利润最大化的情况。在自助餐式最高限额的条件下,对员工来说,他们可能为了使享受的金额最大化而选择了恰好不是自己最需要的福利内容。比如,感冒的员工选择买更贵的滋补品去完成限额,而没有余地再买感冒药。对于企业来说,员工都会将限额最大限度地使用;而这个标准又不能定得太低,否则,员工确实有紧急的福利需要时,又总是得不到满足,会招致不满。这样,即使使用该计划,企业的成本可能并没有节约多少。

第七,不容易形成福利的规模效应。员工各取所需,其选择就会分散,而有些企业福利是需要规模的。如,集体旅游就可以获得优惠的团体价格。又如,建设员工免费食堂、免费健身房等,都需要集中大量资金。这些优惠享受,在这种福利计划下,就不容易实现。

自助餐式福利计划的设计实施

自助餐式福利作为一种新的、灵活的福利方式已渐渐在企业中普及,但由于它涉及的福利项目多、组合多,员工的需求也不尽相同,以致在实施过程中可能会出现这样或那样的问题。这就要求系统掌握自助餐福利计划的每一个环节。

一、实施自助餐式福利计划的要求

具备一份完善的书面计划;所有参与者必须是员工,或者是员工的配偶或子女;计划的参与者必须至少能在一个免税的和一个不免税的确认福利之间进行选择。

二、实施自助餐式福利计划的步骤

在整个自助餐式福利计划设计和实施的过程中,要把整个方案的实施细化为几个基本的阶段。

(一)评估需求

做一次深入细致的需求评估,较为确切地把握员工的福利需求,以决定自助餐式福利计划是否适合自身企业,这是解决问题的第一步。在这一阶段,需要收集和分析统计数据,将自助餐式福利计划涉及的员工按年龄、性别,双重收入情况和家庭状况等项目分类,当前福利结构和成本、当前各种方案的信息以及其他一般福利信息都应当收集起来进行分析。所有这些工作实际上为企业制订自助餐式福利计划提供了一个现实的基准线,即现有方案的起初成本。

确定福利的目的、目标对于方案研究是要重的。尽管大多数福利计划是类似的,但每个员工的侧重点有所不同,这也是实情。比如,提高雇员的满意程度是计划方案的主要目标,那么福利开支的成本管理就显得不那么起眼;相反,成本控制目标也可能会确定为柔性计划方案第一位的考虑因素。因而,福利的目的和目标必须在计划设计之前就确定好。

(二)设计方案

一旦以上所有有关需求评估的步骤都已确定无疑地完成,就应该确定一下自助餐计划是否有用并对企业有利。简单草拟一个列出所有项目及其含义的制度,把这作为初步方案的基础。在审查并理解了各个方面之后,就可以认真地进行最终方案的设计了。

清晰明了的自选系统福利清单,必须以书面计划的形式展现出来。菜单背后的都是十分具体的业务性的工作。自助餐福利计划的成本效益数据,包括员工人数预测和未来成本估计等等,都要加以分析,并同传统方案的数据作比较。如果需要的话,方案设计也可以做出相应的变化。

(三)员工交流

自助餐福利方案最大的特点在于把选择权交给参与计划的员工。而要员工做出有效的选择,充分地了解有关福利的信息是一个至关重要的前提。因而,员工交流计划作为整个方案实施中的一个重要步骤是十分必要的。设计一个有效的交流方案来培训员工,使他们了解自助餐式福利计划并从中获取最大的收益。

用尽量简明通俗的语言撰写一份材料,介绍自助餐方案的优点及其如何运作;召开一个开放性的会议,与员工们面对面地交流,把该讲清的要点全都讲给员工,直接回答员工们所关心的一些具体问题。组织一个小组,负责交流的事务,传达福利信息,处理反馈意见等等。

(四)设定制度与管理

就一个企业来讲,精心设计好的自助餐式福利计划,要获得有效的推行,仍然需要一套有效率的管理体制,借此以保护所建立的方案不致受到外来力量的破坏和阻滞。这一步就是所谓的设定制度与管理。

(五)形成设计文件

当所有的福利计划确定下来后,自助餐计划需要形成书面文件。对福利清单的变更或者计划执行程序中的任何变更,都要给相关的员工以恰当的书面通知,这不仅仅是常识,也是法律的要求。

案例1TRW公司的福利创新

【案例介绍】

传统的附加福利组合主要针对那些须养家糊口的工人。但是,到了1981年,这种工人在劳工队伍中所占比例已不足15%。1974年,美国TRW公司的下属企业“系统集团”试验了一种提高附加福利成本效率的方法。此公司为12000员工提供了一种自助风格的附加福利计划。公司把花在每个员工身上的附加福利的数额告诉他们,同时要求所有的员工在某些重要的福利上只取最低数额(纯粹的全自助风格计划下是不会有这种要求的),该公司允许员工个人从其余的选项中选择,直到他们花完所有的个人福利额度为止。在采用该计划的第一年,80%以上的员工提出了更改原有福利组合的要求,这或多或少表现了他们对旧福利方案的不满。此后的每年,员工要求变得更少,选项变得更多。

这种方法显然有助于附加福利的个人化,使得福利组合更加符合需要。根据TRW公司管理层的说明,自助福利还增强了公司留住人才的能力,而这意味着员工投入和竞争力的提高。显然,自助方法相对附加福利而言是一种更有效率的薪金发放办法。当然,它也有一些问题,如,它增加了薪金管理者的簿记工作。特别是小公司,由于许多福利的成本(如健康保险)与参与人员的数量有关,所以会产生许多问题。解决由自助风格计划引起的问题的方法有很多,为了最大限度地取得员工的满意和全身心的投入,每个组织必须寻求适合自身情况的方法。

【案例评析】

自助餐式福利以其灵活多变的形式深受企业和员工的欢迎。最初刻板、僵化的福利项目,在员工需求多样化的前提下,已经变得不再适合潮流的发展。员工在获得企业提供福利的同时更希望获得自主权,能够结合自身的需要自己“点菜”。而企业也不愿意花大量的财务成本去面面俱到地为每个员工提供一整套的福利项目,一是财力问题,二是不希望吃力不讨好。所以,企业也乐得提供“菜谱”,由员工按着自己的喜好去选择。员工得到了最大的满足,企业也节省了福利项目成本,何乐而不为呢!

案例2××公司“自助餐福利”深入人心

【案例介绍】

1987年,美国联邦税法授权公司给予灵活的或“自助餐形式”的员工福利计划。在这些计划下,雇主提供最少的主要的保险项目,如,人寿、医疗保险、休假和养老金。然后,根据雇员的薪金、服务期的年龄,雇员再选择额外的员工福利以满足他(她)的需要。而××公司也顺应福利管理发展这一趋势,开始着手拟订一份福利自选清单。当然,在拟订清单时,公司的主管始终牢记以下几个关键性的问题:

1新方案较之旧的方案,能不能有效地控制住日益攀升的人工费用成本。

2新计划的实施,有没有使惠及到的员工,体会到切实的实惠,起到有效的激励作用。

3新计划有没有体现“以人为本”的管理理念,有没有真正尊重员工的意愿。

在公司设立的福利自选清单上,员工可自行选择生日假、旅行、孩子的日托服务、公司产品打折、免费午餐、汽车保险、法律服务、停车及储蓄计划等各种福利项目,当然是在一定的金额限制下。

除此之外,××公司还为每个员工开立了灵活支出账户。所谓灵活支出账户是指员工在付税之前,可将一部分收入转入用于支撑某些福利的账户。这些灵活的支出账户容许员工将税前的货币收入用来购买额外的福利。举例来说,假定某一员工月收入为3000美元,其中100美元被扣除并放入一个灵活支出账户。从税收的角度来看,这100美元不再算入总收入,从而应付税收入就相应降低。但这100美元必须用于购买额外福利,而法律规定灵活支出账户中的资金只能购买以下福利:①额外的医疗保险(包括用于抵消个人原本须支付的扣除款项);②人寿保险;③残疾保险;④家属医疗保险福利。此外,税收法规还规定,如果到年底员工未将这些灵活支出账户中的钱全部用完,那么他们将丧失剩余的部分。因此,对员工来说,在向灵活支出账户划拨款项时,必须尽可能准确地估计自己今后到底需要享用哪些和多少各种额外福利。

××公司的员工对于公司所采取的这种“自助餐式福利”赞不绝口。这种福利措施出台的实质是公司真正从员工角度出发而提出的。公司的员工在一个相当宽泛的范围内自主决策,满足自己的最大需求。虽然这一项目的推出增加了公司的管理难度,但成本的降低和员工满意度的提升却为公司带来了更大的收益。

【案例评析】

毫无疑问,灵活、富于弹性的“自助餐式福利”计划是将来福利管理长远发展的方向,尽管它会给企业、员工带来诸多好处,但如果管理不当却极可能产生负面的影响。所以,该计划的实施有赖于企业整体管理水平的提高以及计划方案设计操作可行性。任何企业在推出该项福利计划时都应该慎重,外部条件的俱备、内部环境的成熟才能保证企业、员工的双方赢利。