架构组织:高落实型团队的落实分工
马云坦言,自己最欣赏的就是唐僧师徒团队。“唐僧是一个好领导,他知道孙悟空要管紧,所以要会念紧箍咒;猪八戒小毛病多,但不会犯大错,偶尔批评批评就可以;沙僧则需要经常鼓励一番。这样,一个明星团队就形成了。”在马云看来,一个企业里不可能全是孙悟空,也不可能都是猪八戒,更不可能全是沙僧。“要是公司里的员工都像我这么能说,而且光说不干活,会非常可怕。我不懂电脑,销售也不在行,但是公司里有人懂就行了。”
阿里巴巴曾有令互联网同行羡慕不已的梦幻“四O”组合:CEO(首席执行官)马云、COO(首席营运官)关明生、CTO(首席技术官)吴炯和CFO(首席财务官)蔡崇信。
蔡崇信在阿里巴巴刚成立时加入,就任CFO。他的到来,使阿里巴巴真正开始了规范化运作。蔡崇信放下70万美元的年薪,投奔马云,每月只拿500块人民币的薪水。在湖畔花园,蔡崇信和第一批员工讲股份、讲权益,将18份完全符合国际惯例的英文合同,让马云和“十八罗汉”签字。
如果没有蔡崇信的加入,阿里巴巴会是一个家族企业,会一直以“感情”和“义气”来维持团队。蔡崇信将阿里巴巴做成了规范公司,并以正式合同的形式,将最初的创业团队绑在了一起。这是至关重要的一步,阿里巴巴因此能将最初的创业激情和团队文化一直维系下去。
关明生在2001年年初加入阿里巴巴的,就任COO。当时因为遭遇互联网寒冬,阿里巴巴前期的全球扩张留下了烂摊子,这是阿里巴巴在成长期遇到的最大困难。关明生到来后,执行B2C,拆除海外分公司,收缩全球市场,“回到中国”,并以强力的手腕裁掉大批员工。关明生对阿里巴巴最大的贡献,在于将马云最初提到的团队文化和创业精神发挥到极致,使得马云逐渐成为阿里巴巴的“精神领袖”。
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2007年12月1日,阿里巴巴团队获得“2007年最聚人气团队奖”。马云作为代表上台领奖时,作了获奖感言:“阿里巴巴可以没有马云,但不能没有这个团队。”
马云曾多次强调,创业要找最合适的人。什么才是“最合适”的人呢?马云有自己的基本要求:
第一,互补性要强。进行团队选择的时候,必须看清每个人的长处,而一些小的缺陷要学会包容。选择互补性强的团队并非只是说性格上的互补,而是每个人长处的互补,这其实涉及分工的问题。
第二,要善于沟通。企业是利益共同体,双方都有责任主动去沟通。有效的沟通是强大执行力的前提,只有把每个人的想法理解到位,才会获得好的执行效果,而理解的前提就是有效的沟通。
第三,能共同承担责任。创业的过程是一个不断犯错误、不断学习改进的过程。总结错误是一笔很大的财富,每个人都要为错误承担责任,而不是互相指责。
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正是马云有着共同梦想的创业者们,推动着阿里巴巴不断发展、壮大。
从马云的唐僧师徒团队,我们可以看到。高落实型团队必须具备5个构成要素,即5P:目标(Purpose)、人(People)、定位(Place)、权限(Power)、计划(Plan)。
团队要素示意图
1.目标(Purpose) 团队应该有一个既定的目标,为团队成员导航。团队的目标必须跟组织的目标一致。团队目标要具体到每个团队成员身上,大家合力完成这个共同的目标。阿里巴巴的目标是做网上帝国。
2.人(People)
人是团队建构的核心力量。人数根据团队目标而定,通常3个或3个以上的人就可以组成一个团队。阿里巴巴的梦幻组合。
3.定位(Place)
定位包含两层意思:一是团队的定位。团队在企业中处于什么位置,由谁选择和决定团队的成员,团队最终应对谁负责,团队采取什么方式激励下属。二是团队成员个体在团队中的定位。作为成员,在团队中扮演什么角色,是制订计划还是具体实施或评估。马云和他的团员都有自己的角色。
4.权限(Power)
权限也包含两层意思,其中明确团队的权限更为重要:团队在组织中拥有的权力,比方说财务决定权、人事决定权、信息决定权。另外,也要明确个人在团队中的权力,如否定权或者决策权,等等。
5.计划(Plan)
目标的实现,需要一系列具体的行动方案,可以把计划理解成目标的具体工作的程序。提前按计划进行可以保证团队的进度,只有在计划的操作下团队才会一步一步地接近目标。
这5个要素构成了一个高绩效团队的基础,并贯穿于团队运作的整个流程之中。
团队流程示意图
要提高落实力,必须明确这5个要素。在决策的过程中,要以团队的目标为导向,量化目标。通过积极有效的沟通,制订切实可行的计划;根据团队成员的不同优势明确各自的分工。在组织允许的范围内,利用一切可以利用的资源,完成组织交给的任务,达到团队预期的目标。
流程监督:堵住落实环节中的“价值漏洞”
落实过程中不仅要做好自己的工作,还要对其他人负责,这样就可以形成一个有效的监督流程。保证产品质量、及时发现问题,跟踪监督。
一项工作的落实需要经过无数人、无数环节;要保证一块原材料到最后是一件有价值的成品,就需要在落实过程中加以监督,堵住出差错的漏洞。
有一家企业,频频出现产品不合格问题,于是管理者聚集在一起,探讨解决方法。最后,他们提出了一种前所未有的方法来解决产品的质量问题。
这个方法就是推行上下工序的索赔制度,简单地说,当一道工序出现问题的时候,处于这一工序的员工有权向上一道工序的员工追究责任,直到找到问题为止。所以,每一道工序的员工都有责任去监督上一道工序的质量问题。为保证这一制度的顺利进行,企业还专门成立了以工人为主题的索赔仲裁委员会,专门处理员工的责任纠纷问题,到最后,70%的纠纷都由员工自己处理了。
对上一道工序来说,他承担着考核与监督的责任;对下一道工序来说,他又是责任的承担者。如果他不能很好地落实自己的责任,下一道工序就要受自己的影响,从而完不成任务,所以下一道工序就会向他索赔。
所以,员工不仅要做好自己的工作,而且要对自己工作负责,这样就可以形成一个有效的监督流程。这样做的好处是:首先,能够保证产品的质量;其次,能够及时地发现问题;最后,可以起到很好的监督作用。
海尔电冰箱厂有个材料库,楼高五层,整个大楼有2945块玻璃。为保证这两千多块玻璃“日清日洁”,主管在这2945块玻璃的角上设置了编号小条,条上写有擦玻璃人和监督者的编码,发现哪一块玻璃脏了,马上就能找到这两个人。海尔电冰箱,从钢板成型到冰箱出厂,共有156道工序、545项责任,因为责任落到了实处,所以保证了质量。用海尔的话讲,“总账不漏项、事事有人管、人人都管事、管事凭效果、管人凭考核。”
红梅集团包装分厂三工段的大厅里,一条彩塑横幅特别醒目——“把简单的事情千百次地做好就是不简单”。三工段段长高颖把这句话当做自己的座右铭。平日里快人快语、风风火火的她带领工段上59个姐妹完成的就是一项看似简单却异常烦琐的工作——每天要完成65吨,也就是6500箱成品味精的包装任务。如果按照市场上最常见的100克/袋来计算,人均每天要称量、封口1.1万袋,劳动强度之大可想而知。“加班加点是家常便饭,但对于我们来说,这个简单的工作实在是不简单,在上万袋包装中,不允许出现一分一毫的纰漏。”在高颖的心目中,她是企业产品质量最后一个环节的守护人,而质量直接关乎红梅品牌的口碑。为了把简单的事情千百次、千万次地做好,高颖创造性地探索出了一整套严谨的考核管理制度:全员参与、全方位覆盖、全过程监督的质量控制办法;随机抽检揭示板、质量“零缺陷”公告台、“三全活动”奖励基金、“一分钟段长”换位演讲、“质量小教员”讲课记录等。这一系列生动、高效的措施实施以来,三工段的质量管理和员工素质都有了脱胎换骨般的变化。
无论是海尔实行的“人人都管事,事事有人管”,还是红梅集团包装分厂三工段采用的考核管理制度,其目的都是实行流程监督,堵住了落实环节中的“价值漏洞”。
在落实工作中,既需要员工的责任监督,也需要有企业的制度监督。只有这样,才能保证每一个环节的质量。
强化执行:落实是毫无条件地执行下去
无论在什么时候,执行力强的员工无论遇到多大的困难,都能够毫无条件地执行下去。
美国ABB公司董事长巴尼维克说的:“一个管理者要想取得管理上的成功,5%在战略,95%在执行。”可以说,没有执行力,就没有企业的核心竞争力。
很多企业家会有这样的共识,凡是发展快且发展好的世界级公司,都是执行力强的公司。IBM总裁郭士纳认为:“一个成功的公司管理者应该具备三个基本特征,即明确的业务核心、卓越的执行力及优秀的领导能力。”
美西战争爆发后,美国必须立即跟反抗西班牙统治者的起义军首领加西亚取得联系,而加西亚在古巴丛林的山里——没有人知道他所在的确切的地点,所以无法带信给他。然而,美国总统必须尽快获得他的合作。怎么办呢?
有人对总统说:“有一个名叫罗文的人,有办法找到加西亚,也只有他才找得到。”他们把罗文找来,交给他一封总统写给加西亚的信。
罗文在接到总统交给他的“送信”任务后,马上无条件地立即执行,并克服了常人难以克服的种种困难。他将个人的生死置之度外,战胜了艰难险阻,终于在预定的时间内把信送到。
罗文独自一人在密林中迂回前行了整整三个星期,用一双脚穿越了险恶之地,完成了这件“几乎不可能完成的任务”。
接到任务后,毫无条件地去执行,并排除万难完成工作,是一名员工完美的执行能力的高度体现。像罗文一样的送信者,是高效执行的员工。