不管你多么想集中精力，对那些毫无兴趣和一点不关心的事情，是怎么也无法集中你的全部精力的。相反，一旦你迷恋某样东西，自然会精力集中。
5．依靠外部的条件来帮助你精神集中
例如：在公司，请秘书帮你设一道防线，使你不受其他人的干扰，或提醒你工作截止的日期，或想办法防止你分散精力。再例如，与别人一起从事某项工作，也有助于精神集中，但是不能与那种朝三暮四、反复无常的人合作，那样只会互相起反作用。
但是，不管尽了多大的努力，这项工作一下子也完成不了，该怎么办呢？此时，倘若你把这项工作暂时告一段落，以后再做余下的部分，再接着干时，必须要再一次回想上次做到哪了。为了避免这种时间上的浪费，要注意以下几点：
(1)如果这一天当中，你估计时间不够，有件事肯定会做不完，那么倒不如努力把可以做完的事情先做完。对于那些无论如何也做不完，必须以后再干的工作，不妨重新安排一个时间。
(2)对于那些无论如何也一下子做不完、要以后接着动手再干的工作，若有合适的时间，就得马上动手开展起来，并留下有关工作顺序的备忘录。
(3)有些工作并不是时间不够，而是你不够投入。所以，时刻鼓励自己干到底、不泄气，不管是快吃午饭还是临近下班，不理会外界的变化，直到最后一分钟也不分散注意力。
总之，与当天工作相关联的事，尽可能在当天做完。若把这件事拖到第二天，就要费双份的工夫。如果你一连拖延好些天，工作自然会越积越多，你自己都要搅糊涂了。
别在小事上浪费自己的时间
有的人对时间采取毫不在乎的态度，对时间的利用敷衍了事。他们与同事扯些无聊的废话，或没完没了地打电话，在无谓的小事上浪费着时间。下面列举一些最常见的浪费时间的行为：
1.工作分配不合理
别人能干的工作不分配给别人干，自己却抓住不放，结果浪费了宝贵的时间，在必须自己亲手干的工作上时间不够，无法把任务完成好。
2．优柔寡断
总是要花费许多工夫才做出结论或选择，总是犹豫不决。
3．行动迟缓
俗话说“迟缓是时间的小偷”，如果你想到一件事，就要马上动手干。现在要干的事如果拖到以后，就等于处理这件事时多花费了不必要的时间，因为在未着手处理它的这段时间内，心里要惦记它，为干这件事做了不必要的“心理上的准备”，这就浪费了时间。
4．马马虎虎地工作
马虎地工作也等于是浪费时间。比如一旦把文件、书籍放错了位置，找起来就要花费时间。把还没有处理的文件之类的东西胡乱堆在桌面上，需要的时候就得花大量的工夫整理。
5乱打电话
电话若使用得当，会是节约时间的最有价值的工具，但没目的地打电话，或说完正事还闲扯，那就是浪费时间了。
6．会议占用的时间过多
随意召开很多会议也是浪费时间的一个很大原因。有调查显示：无效率的会议是企业中时间浪费的最大来源。
7．无限度地宽容自己
有些人，在工作中无限度地宽容自己：“这项工作我打算用3天的时间来完成。”实际上只是很小的一件事，一个上午就足够可以处理完毕。
一位着名的时间管理专家说过这样一句话：“在事先分配好的时间范围内，工作将一直拖延着。”这就是说，如果我们认为某项工作需要一周的话，那么它果然就需要一周时间，如果认为某项工作需要10天的话，就真需要10天才能做完。
粗心大意者的省时技巧
我们每天都有许多时间流失在找东西上面：经理找乱放的文件、信件；研究者找乱放的书本、论文；行政人员找乱放的收据、发票。即使这是一种通病，大家却很少想办法来克服。
粗心大意的人，可以遵守以下方法，避免出现盲目找东西的局面：
1．物尽其用，物归原处
找一个置放眼镜、笔、钥匙、约会记录簿的地方，约束自己每天必须把它们放回原处；合理地安排档案、书籍、报告，然后确实物归原处；固定将东西放在衣服的同一个口袋里，例如皮夹在一个口袋，眼镜则在另一个口袋里。这样一来，不仅可以避免遗失，也使你不需要花费脑筋去做一些特定的事情，你可以依靠条件反射就能顺手拿出皮夹、眼镜或者名片。
选择放置物品的地点应该合理而明确，不要选择一些难记忆或难以取到的地方。
2．不要藏东西
你也许将东西藏得太高明，以至于自己都忘记藏在哪里了。有很多人大半辈子都在为了预防从未出现过的小偷而藏贵重物品，但是找不到的东西实际上就如失窃的东西一样，等于是丢了。
3.借助记性好的朋友
告诉朋友你的档案、文书夹、书籍等东西放在哪里，但是不要选择一个记性不好的人。记性不佳者与粗心大意者在一起，两个人都会为找东西而发疯。
4．在贵重物品上写上姓名、住址
在你的贵重物品上标出你的真实姓名、住址、电话号码。一旦物品丢失，假如有人归还了你的遗失物，不要吝啬，要诚心诚意地酬谢他。
对于重要的文件，可以放在写好地址的大信封里，那么找回文件的机会就会比较大。
5．细心标示档案与文件夹
用代号标示的文件夹和档案夹很容易遗失或混淆，尤其是当这些档案和文件放入电脑的档案或文件堆中。一定要将档案和文件标示清楚，如标示文件和档案的全名称和内容简介。
6．多多益善
可能的话，所有的文件都准备两份，即制作两份相同的档案，存放在不同的地方，以防丢失或意外。
比如你可以制作两份相同的约会记录簿，一本在电脑里，一本随身携带。
7．三思而后行
如果你必须十万火急地离开一个地方，可以训练自己在离开前，先想一想有无遗忘的东西。
在各大机场都有装满了失物的房间，这些物品有的很昂贵，有的很重要，都是一些没有三思而后行的粗心大意者所遗失的。
8．利用笔记和提示物
当你在大型停车场停车时，记下所在位置的行列以及楼层，然后将笔记随身带着。很多时候，笔记本或一些提示物可以唤起记忆。
粗心大意的人，千万不要相信自己的记忆能力，能做笔记的尽量做笔记，或者用录音机录下来，时刻提醒自己，以免遗忘重要的事情。
如何运筹办大事和办要事
办大事和办要事的时间安排原则可以概括为：集中整块时间办大事，利用黄金时间办要事。
1．集中整块时间办大事
很多人的时间很容易被切成小碎块，以应付若干件事，计划已久的要做较大事情，多次拿在手上又放下了。要知道，如果把时间分割开来零星使用，时间的利用效率就会大大降低，甚至等于没有时间。要想做一件较大的事，必须有一定的、哪怕是最低限度的整块时间。
比如，一位管理者近来了解了不少市场情况，想把它写成较为系统的市场调查报告，如果集中时间来写，最多一天就完成了。但是总没有一整天的时间供他使用，他只好见缝插针，第一天抓住半个小时，第二天又抓了15分钟，第三天挤出了20分钟，每次拿起笔来都像刚开头一样，这样断断续续，半个月之后才完成了初稿。把所用的时间加起来，足有三个工作日的时间，报告稿的质量也不尽人意，有许多拼接的痕迹。写文件如此，研究确定本单位的大政方针、人事安排或处理一个棘手的问题，更需要有整块时间才能完成。
2．利用黄金时间办要事
所谓黄金时间，就是比较清静、少有干扰和脑子比较好使的一段时间。每个人的工作性质和工作环境不同，每天比较清醒的那段时间在什么时候、有多长，也就各不相同。
例如，负责生产调度的管理人员，每天刚上班的时候可能是最忙的一段时间，中间一段时间可能稍清静些。而高级管理人员，刚上班的头个把小时可能较少有干扰。
至于最佳用脑时间，每个人也不相同，由各自的生物钟决定。据国外一些生理学家研究发现，人体内存在着100多种生物钟。大脑的活动也受生物钟的影响和制约。英国学者经过测试发现，上午8时大脑具有严谨、周密的思维能力，下午2时逻辑思维能力最强，晚上8时记忆力最强。当处在最佳用脑时间时，脑细胞处于高度兴奋状态，此时，大脑接受信息、整理信息、加工信息、储存信息和输出信息的效率比其他时间高。有的人早上脑子好使，称为“百灵鸟型”；有的人在晚上和夜里脑子好使，称为“猫头鹰型”。不过，生物钟是可以通过锻炼、刺激进行调整的。
因此，要养成良好的生活、工作、学习、睡眠习惯，使生活规律化。同时总结自己的工作规律和生物钟的规律，寻找出每天的黄金时间，在这个时间去做最重要的工作，而把例行性的、不重要的工作安排在其他时间去做，以提高工作效率。
提高效率需劳逸结合
为了能够更好地做事，必须要有高质量的休息。人只有在清醒的状态下做事，才会是高效率的，否则，就算我们花费再多的时间做事，效果也会很差。
我们在工作中常常为了完成事先制订好的工作计划而赶进度，在集中注意力工作的同时却忽视了休息和放松，最后导致自己精力衰退，降低了工作效率。一个人只有休息得好，才有可能精力充沛地投入到工作中去。高质量的休息，就是将自己的身体和精神处在一种松弛的状态，在这样的过程中，我们的身体机能和精神状态都能够得到恢复。想要获得高质量的休息，就要做到“该做事的时候做事，该休息的时候休息”。
人的注意力通常只能持续约90分钟。90分钟后，花10分钟的时间休息，在这个时间段内给自己充电或是喝杯水，做些轻松的事情，或者做你想做的某件事，都是明智之举。
怎样才能做到劳逸结合，或者说让自己感到不累呢？
1．一定要吃早饭
如果你忽略了早饭的话，那你在早晨就无法达到最佳的工作状态。你会因饥饿而一直期盼着午饭时间的到来，而且在中午的时候容易犯困。为了提高工作效率要，早晨吃点东西是必要的。
2．沐浴晨光
早晨的阳光能够唤醒你沉睡过后懒散的身体和大脑。
3．做适量运动
每天要保持适量的步行或者慢跑，运动能减缓压力，让你的血液加速流动起来，整个人也会变得精神焕发起来。
4．除非特殊情况。否则在早晨10点前不要查看电子邮件或者是接电话
这些事情需要时间和牵扯精力，导致你的工作目标很容易被搁置在一边或者忽略。如果你能将那些不重要的事情先放到早晨10点或者是10：30过后再去处理的话，你就能抓紧时间及时地完成那些重要的任务。
5．要有积极的想法
这也许看起来很简单，但是许多人却无法做到这一点。不要一直想着事情最糟糕的一面，试着看看事情积极的那一面。
6．工作中适当休息每过30一45分钟离开你的办公桌、停止你正在进行的工作、让你自己的注意力转移一下。
你会发现你回来以后，在工作上有更多好的想法而且精力也更充沛了。
7.午饭后散个步
或许只有短暂的10分钟也会让你整个中午的精力充沛许多。当别人还坐在那里消化午餐的时候，你已经恢复充沛的精力了。
8．不要闲谈
也许闲谈是一件很有趣的事情，它可以让你了解一些你的同事或者是上司的趣闻。但是闲谈总是一件很消极的事情，这种无聊的事情会耗费你很多的时间。
9．天天列计划每天列出5～7个目标，将其中的3项作为你的目标
列出你要做的事情这是一个好习惯，但是列出太长的单子却不是一件很好的事情。
10．慢点回应别人的“紧急”请求
当别人要你帮助他们完成一项任务，或者是他们有一些紧急的需求需要你帮助的时候，你要学会说“你最晚需要在什么时候完成这些事情？”或者是“你什么时候需要完成这些事情？”然后再安排当天的行程。
11．感觉累了就休息
我们应该学会常常休息，在疲惫到来之前休息。只有这样才能让我们的精力一直保持旺盛，能够让我们在清醒的状态下高效率地做事。
此外，我们应该学会如何闲暇时吃紧，如何忙里偷闲。在我们闲暇的时候，甚至是无聊得有些发慌的时候，就应该给自己安排一些事情做，把一些不急于让我们解决的事情拿来思考一下，把一些早就放在案头却没有时间看的书浏览一番，为的是以后能够获得从容。在我们手忙脚乱，甚至是四脚朝天的时候，也能有心情来个忙里偷闲，哪怕就是坐在街心公园里面看看小孩子们玩耍，或是闭目养神的时候打开娱乐频道听听明星们的消息，为的就是获得片刻的闲暇，这样我们就不会让自己闲得无聊，或是忙碌得精疲力竭。