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第2章 要学会管理你的时间(2)

有关研究表明,人们在一周之内从事不同工作,其效率会有很大不同。一周的前半部,人们的精力旺盛,态度和行为比较激进,到了一周末尾,人的精力会开始下降,却也更易通融。有关研究人员按照主导性、顺从性、亲和性和争吵性几个行为倾向,对人一周的行为规律进行了研究。将这四方面属性的起伏组合起来看,研究人员得出了一些十分有趣的结论:

(1)双休日之后的星期一,人体的生物钟往往还没有调整过来,没有在24小时结束后自动归零,而不知不觉地延续到“第25小时”。所以星期一不是埋头做事的好时候,这时候最好分派任务,做好规划,设定目标。

(2)星期二工作效率最高,产出最大。星期二上午10点到中午这段时间,人头脑最清醒,这时很适合安排一些难度大的工作来做。对管理者来说,可利用此时间,安排下属一周内最有挑战性的任务。

(3)星期三是一周的转折,此时人体的精力还是很好且思路活跃,最有创造性。这一天是制定战略、开展“头脑风暴”的最佳时间,也是决策技能最能得到发挥的时候。

(4)星期四基本上是人们的雄心和精力均已下降的时段,却又对即将到来的周末充满希望。这时候人也变得比较通融,这时候去找客户,客户向你妥协也最有可能。

(5)星期五的时候人们最容易冒险。这一天人们喜欢进行高风险的投资。另外,到了星期五,人们总希望一周事一周清,一些一周内纠缠不清的事情,大家都喜欢这个时候来个了断。

充分利用从起床到上班的时段

新的一天,从清晨起床开始。早晨的时间是一天中其他时间的基础。在早晨这段时间内,你的精神状态决定了一天中你的精神状态和工作效率。

从起床到上班的这个时间段,是相对来说事情比较多而杂的时段。如何将这段时间的事情从容地做完,为一天的工作打好基础,则需要对这段时间的事情进行一下安排。

一般来说,每个人在这个时段内所做的事情不外乎有起床、洗漱、穿衣、吃饭、读报,等等。也许不同的人还有一些其他自己喜欢做的事情,比如早晨锻炼、浇花、背英语单词等。

从时间管理的角度,我们将这个时间段再分成两个阶段:

第一个阶段为从睡醒到起床的时间。

第二个阶段为起床后到上班的时间。

事实上,这种时间段的再次划分是提醒你注意,对床上苏醒之后这段时间的利用。

1.想办法让自己醒来

俗话说:一日之计在于晨。养成早睡早起习惯的人,当然有很好的优势。早晨人的精神都是最佳的。

对于有早起习惯的人,当然不用担心早晨起不来,可以舒服地睡觉,又愉快地起床。但是对于另一类养成了晚睡晚起习惯的人来说,早晨起床真是一件难事。

可是,工作的日程安排是不能随你个人而定的。定于8点钟上班,那么就必须在8点之前赶去上班,不能因为你晚上很晚睡,早晨起不来,就推迟时间上班。所以能养成早起的习惯是一件很好的事情。

万一你现在还没有养成这种良好的习惯,那么你就只有借助于外界的力量让自己醒来。你可以让家人叫醒你,当然为了不影响家人的事情,你最好是选择用闹钟来叫醒自己。

但是,事实上,有很多人是很不喜欢闹钟的,因为正在你睡得很香、做美梦的时候,一种突如其来的声音将你惊醒,会使你感到烦躁不安。至于会不会对人的心理健康有影响,现在还不可知,但肯定是一种使人不愉快的事情。

为了早起,有些人想到了一些好的办法来代替闹钟的讨厌声音。如在床头放置一部录音机,按下定时开关,到了起床的时间,录音机里就开始自动地播放一首自己喜欢的音乐。这样就会使人在朦胧的梦境中听到音乐,很自然地清醒过来,而且起床后心情也会很愉快。这种方法被人称为“音乐催醒法”。

2.在床上计划一天的事情

善于利用时间的人,不会在醒来之后立即就下床,而是会先留出一点时间,在床上考虑一下这一天中所要做的事情,甚至会对一些复杂的问题进行思考,等理出头绪之后再下床。

这样做,至少有两个好处:

第一,早晨的时间,卧室里没有噪声坊碍思考,可以使宁静而沉着地进行思考。

第二,在床上躺着时,全身放松,不受拘束,因而可以使人的大脑思维活跃,不受限制。有很多突发的奇想,都是在早晨的这种时间内产生的。

当然,对于有些人来说,认为早晨在被窝里,只会想睡觉。与其赖在床上,不如干脆下床,这样反而会使大脑清醒。这样的情况,当然也有。如果你自我感觉只有起床才能使你更有精神与活力,那就毫无顾虑地起床吧!

不过,你在起床之后,仍然要进行一番思想上的工作安排,哪怕是你边穿衣服边思考,或者是边锻炼边思考。要知道早晨的这短暂的工作思考,会指导你一天的行动,使你每一步行动都有的放矢。

3.存放好上班物品

早晨的时间并不是很充裕的,尤其对一些喜欢睡觉的人来说,更是匆匆忙忙。如果在你出门上班时,为了找要带去上班的东西,而到处翻箱倒柜,急得团团转时,你一定会想,时间再过得慢一点多好啊!

为了能使你出门有一个平静、愉悦的心情,你必须要养成一个提前整理物品的习惯。最起码,将你上班所需要的东西整理好,可以随时寻找到。

像一些每天上班都必需的物品,就可以放在皮包或纸袋内,例如眼镜、笔、书籍、笔记本、通讯录、钱包,等等。如果在家里要用的话,用完之后,要放回包内。

另外,最好是能在前一天晚上将第二天所需的物品整理好,以保证不会因为早晨匆匆忙忙而遗漏物品未带。

出门之前,看一下天气预报,如果有雨,则要带好雨伞。如果你是一个父亲或者母亲,则还要想到嘱咐你的孩子带好必备的东西。一般来说,如果你有整理东西的习惯,孩子们也会受你的熏陶,学会整理物品。

4.快速阅读报纸

报纸是获取信息的重要来源,因此看报是每日必有的活动项目。一般来说,在家里应当订阅一些晨报,以便能利用早晨的时间,同时这也是快速获取信息的途径。

虽然如此,相信没有一个人能在早晨就把所有报纸完全看完。事实上,也没有那种必要。报纸的信息量广泛,但并非每个领域的信息都是自己所感兴趣的,因此,只要阅读那些对你有用的信息就可以了。

你可以选择在吃早饭的前后看报,甚至可以边吃饭边看报。看报时不必阅读每一个版块的内容,只要浏览一下标题就可以。从所有浏览过的标题中,选择一些有用的信息,如果该信息短而精,可以当时就读,如果是长篇大论,但是又想知道其中的原委,那么可以毫不客气地把该部分带日期地剪下来。其余的报纸就没有必要再读了,可作为垃圾或作其他用处。

对那些剪下来的报纸,可以在上班的途中慢慢读。如果感觉读完之后,仍有保存价值,就可以按所分类别,分别存放起来。当需要时,便可以随时查找。

5.上班途中做什么

如果你的家离上班地点不远,10分钟左右就可以到达,那么你可以步行去上班,而省去额外的锻炼时间。如果你所住之地离上班地点较远,需要坐车或者是开车,这样花费的时间就要多一些,但是只要你注意对时间的管理,就会想出办法将时间挽救过来。

首先,你应当尽量避开上下班的高峰期。在早晨去上班时,如果不能将上班时间挪后,那么你可以提早上班的时间。只要提早一小时出门,就可以挽救不少的时间。

其次,在途中,可以检查当天的工作时间表,确定一下各项工作,例如商谈、会议、找人谈话等事情,是否都在工作表中记录了下来,想一想有无其他的事情需要添加。然后,将所有的工作次序进行安排,并考虑应该如何指挥部属。虽然这样做并不会花费很多时间,但是对一天的工作却有很大帮助。

如果在车内的时间有一两个小时,那么完全可以利用这段时间看书或摘阅的报纸。在车上看书,要么看入神,就会坐过了站;要么心里一直担心会过站,因而看不进书中的内容。所以有些人便认为在车上的时间无法利用,只有闭目养神地休息或者胡思乱想。时间管理者提出了一个好办法来解决这个问题。你如果能拥有一只定时功能的手表,就可以随时地提醒时间,即使乘坐10分钟或者20分钟的车,也同样能让你安心地看你的报纸或书籍。只要你将下车的时间估算好,让手表提前几分钟提醒你,就能把车上的时间当成在书房里看书的时间来利用了。

听从你的生物钟安排

每个人身上都有两块钟表,一个是手腕上的表,一个是你的生物钟。

生物钟是我们体内的无形的时钟,是我们自身对于时间的一种感知配合的节奏。现代医学研究发现,按照人的心理、智力和体力活动的生物节律来安排我们一天、一周、一月、一年的作息,能提高工作效率,减轻疲劳,预防疾病和防止意外事故的发生。

生物钟遵循普遍的规律,比如饭后犯困,清晨适于记忆和锻炼,夜间适宜复习和创作。

每个人都有自己独特的生物钟,有人习惯早睡,有人习惯晚睡;有人下午做事情最有劲头,有人熬夜最有效率……关键是要适合自己。

生物钟一旦养成,就要稳定,打乱的话,我们身体就会出现容易疲劳、效率低下、注意力不集中等情况。

如果要调整新的生物钟,一般需要半个月的时间才能够适应。

早睡早起并不是绝对的正确,我们需要的是固定的休息时间和稳定的睡眠质量,对于绝大多数人来说,晚上11点睡觉是最为合适的,小孩和老年人会提早一些,因为他们需要更多的睡眠时间,他们也有更多的时间睡眠。改掉熬夜的坏习惯,不论是学习、工作还是游戏、消遣。

生物钟的一般规律:

23:00~6:00:身体进入休息状态,我们的身体通过睡眠进行一天的恢复和调整工作,身体进行自我排毒,这段时间一定要好好休息。

7:00:免疫能力很强,人体的体温调节处于较低的状态。

8:00:肝脏处于修整阶段,严禁烟酒。

9:00:精神活动能力很高,身体开始开足马力进行有效工作。

10:00:精力充沛,此时是人体一天中的最佳状态,所以是一天中最佳的学习和工作的时间。此外身体锻炼也会收到良好效果。

11:00:心脏继续努力工作,对于疲劳和饥饿的感觉还很微弱,可以忽略不计。

12:00:全身总动员,多活动活动身体。如果不是很饿,最好推迟一个小时或者半小时进餐,这个时间的减肥效果最好。

13:00:肝脏休息,上午的最佳工作时间过去,身体已经感到疲劳,应该调整和休息。

14:00:这个时间是人体情绪和体力的最低点,反应迟钝,效率低下。所以有可能的话应该适当午休小憩,为身体“充电”。

15:00:身体工作能力逐渐恢复,器官变得敏感,尤其是嗅觉和味觉,可以适当补充一些下午茶什么的。

16:00~17:00:积极主动性高,工作效率提高。对于健身者来说,可以适当增加训练量。

19:00:情绪不稳,容易争吵。

21:00:人体记忆力处于一天的最高点,应该适当看书、学习新知识。这个时间注意力容易集中,并且兴趣浓厚。

22:00:体温下降,身体进行自我大扫除,准备休息。

这些都是通常的情况,每个人因为身体素质、习惯以及生活条件限制都会有不同的表现。在经过一段长时间的观察和记录以后,我们可以对于自己的生物钟有一个清晰的认识,得到周期性变化的规律和特点,以便于自我调整和控制。当我们的行动与我们自身的生物钟频率一致的时候,就可能一举两得,事半功倍。

如何做到精神集中

专注地做好一件事,是高效工作的要诀,但一般说来,在工作中也会遇到使你注意力转移的各种各样的事。如何才能做到精神集中呢?

1.养成不轻易被其他事物吸引的习惯

无论怎样,先整顿好环境,排除那些妨碍集中思想的客观刺激源。试想一下:当精神正高度集中于某一主题时,突然从旁边传来了歌声,这种情况就很容易使人分心。

2.要预先把桌上和附近收拾干净。以免被杂物分心

整洁的工作环境比杂乱的工作环境更能使人精力集中。

3.预先定好工作期限,也有助于精神集中

“什么时候都行”就等于“什么时候都完不成”。因此要定下一个“何时干完”的目标,将自己全部精力投入到工作中,强迫自己一定要在规定的时间内干完。

4.这是精神集中最根本的一点,就是要对这项工作抱有兴趣和关心