书城管理重在执行
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第3章 目标计划——有效执行的基石(2)

这时,总经理说话了:“为什么我们的工作会出现那么多问题,为什么我们会抱怨其他部门,为什么我们对领导有意见……”停顿片刻,“因为……我们的工作是无形的,谁都不知道对方在做什么:平级之间不知道,上下级之间也不知道,领导也不知道,这样能把工作做好吗?能没有问题吗?显然不可能,问题是必然会发生的。所以我们需要把我们的工作‘化无形为有形’。如何化?工作计划就是一种很好的工具!”参加了这次例会的人,听了这番话没有不深深被触动的。

做好工作计划,是建立正常的工作秩序,提高工作执行力的重要手段。计划对工作既有指导作用,又有推动作用。如果预先没有周详的计划,没有想好自己将要走的每一步,即使有再多么宏伟的目标也只能是望洋兴叹。有限的时间和精力都被所走的弯路消耗掉了,当他们好不容易回到正轨上来时,却发现自己已经没有力气走下去了。美国企业家理查·史罗马在《无谬管理》一书中指出:“对一件方案,宁可延误其计划之时间以确保日后执行之成功,切勿在毫无适切的轮廓之前即草率开始执行,而终于导致错失该方案之目标。”由此可见,制订计划是我们日常工作中正确快速地完成目标不可或缺的部分。任何行动,如果没有目标,执行就是盲目的。盲目的执行不可能达到理想的效果。

有个名叫约翰·戈达德的美国人,当他15岁的时候,就把自己一生要做的事情列了一份清单,被称作“生命清单”。在这份排列有序的清单中,他给自己所要攻克的127个具体目标。比如,探索尼罗河、攀登喜马拉雅山、读完莎士比亚的着作、写一本书等等。在44年后,他以超人的毅力和非凡的勇气,在与命运的艰苦抗争中,终于按计划,一步一步地实现了106个目标,成为一名卓有成就的电影制片人、作家和演说家。

可见,计划与成功是分不开的,有了计划就有了行动的方向和准则,就能迈向成功的彼岸。

在工作中,计划是解决问题的方针和策略。只有确定了计划,才能采取行动。工作计划是经过思考的,而不是那种本能冲动想到的。要知道,花足够的时间去思考和筹划,制订一份明确具体的工作计划,是应对所有困难的制胜法宝。正如美国行为科学家艾得·布利斯所说的,用较多的时间为一次工作事前计划,做这项工作所用的总时间就会减少。

有本杂志上登载过这么一个故事:

有一个商人,在小镇上做了十几年的生意,到后来,他竟然失败了。当一位债主跑来向他要债的时候,这位可怜的商人正在思考他失败的原因。

商人问债主:“我为什么会失败呢?难道是我对顾客不热情、不客气吗?”

债主说:“也许事情并没有你想象得那么可怕,你不是还有许多资产吗?你完全可以再从头做起!”

“什么?再从头做起?”商人有些生气。

“是的,你应该把你目前经营的情况列在一张资产负债表上,好好清算一下,然后再从头做起。”债主好意劝道。

“你的意思是要我把所有的资产和负债项目详细核算一下,列出一张表格吗?是要把门面、地板、桌椅、橱柜、窗户都重新洗刷、油漆一下,重新开张吗?”商人有些纳闷。

“是的,你现在最需要的就是按你的计划去办事。”债主坚定地说道。

“事实上,这些事情我早在15年前就想做了,但是一直没有去做。也许你说的是对的。”商人喃喃自语道。后来,他确实按债主的主意去做了,在晚年的时候,他的生意成功了!

可见,做事必须有计划。没有计划、没有条理的人,无论从事哪一行都不可能取得成绩。

在实际工作中,有些人急于行动,而疏于计划。他们一接到工作任务,还未理清思路(制订计划)就埋头苦干,想一点,做一点,这种工作精神确实可嘉,但又未免有些盲目。因为在行动之前不假思索,不做任何的计划,这样的行动往往可能要多走弯路,事倍功半。所以,必须从一开始就在每一次行动之前定好计划,尽可能做到在最短的时间内,花费最少的精力能够取得有效的成果。

执行要善于抓住重点有这样一个小故事:

从前,有个农夫赶着牛车经过岔路口,老牛只顾朝前走。农夫连忙跳下车子,想要叫牛后退几步。本来,他只要一手牵住牛鼻子上的缰绳,一手晃动鞭子,牛就会乖乖地向后退。可他很生牛的气,只管用双手扳住车子向后拖,而牛却拼命地朝前走。于是,一个向后拖,一个向前走,就在路上顶起牛来。这个农夫这样蛮干,结果不免要闯祸。

俗话说:“牵牛要牵牛鼻子。”农夫当然明白这个道理,但为什么造成南辕北辙的局面呢,究其原因就是做事不善于抓重点。所以,无论解决什么问题都要抓住关键,这样才能取得事半功倍的效果,再大的困难也能迎刃而解。俗话说:“打蛇打七寸。”处理工作问题更要抓准问题的关键点和突破扣。

工作中,能看到、找到事情的重点,这是执行的第一步。把问题解决了,有成效了,才对工作有所帮助。做任何工作都要以取得实效为出发点,解决问题也是如此。追求好的效果,好的效益,就要善于抓住重点。

有一个商人带着两个年轻的儿子和一头骆驼及许多贵重的货物,到很远的地方去做生意。时值春天,父子3人牵着骆驼上路了,他们看到农夫在田野工作,这位商人就对儿子说:

“世间的万事以及事业,那一件不是经过千辛万苦的经营,而后才得到血汗的成果。你看农夫若无春天辛劳的工作,哪有秋天的收获?”年轻的儿子说:“爸,我们出门经商,不也像农人的春耕,若不经遥远的旅途奔走,哪能赚得丰厚的利润呢?”商人点点头表示同意儿子的看法。

他们经过了田野,穿过了森林,要开始爬山了。若翻过这座山就到了做生意的地方,可是不幸的是,在爬山的时候,载货物的骆驼忽然倒在山路上死了,这使他们感到很为难。父子3个人只是呆呆地坐在那里叹息,不知怎样善后才好,最后,父亲说:“先将骆驼身上的货物卸下来再说。”

两个孩子立刻卸下了骆驼身上的货物,货物卸好时,父亲又说:“骆驼已经死了,它的皮还有用处,就将它的皮剥下吧!”他们又忙了一阵将骆驼的皮剥下来,父亲心想:既然货物不能运到市场去卖,只好回家再准备一头骆驼,再来运这些货物。于是吩咐儿子说:“现在我回家,再牵一头骆驼来,你们好好看着这些货物,特别是这骆驼皮,莫让它损坏。”

商人吩咐完后,便一个人下山去了,没想到第二天竟下起大雨。两个年轻人见下大雨,便想起父亲的吩咐,特别要照顾骆驼皮,就从货物中取出最昂贵的白毛毡,盖覆在骆驼皮上。大雨下了好几天,白毛毡被雨损坏了,而骆驼皮也腐烂了,货物也统统损坏,最后一无所有。

事情为什么会这样呢?从根本上讲就是因为这两个青年没能抓住事情的重点,不分主次,本末倒置。到底是骆驼皮重要还是货物重要,连最基本的问题都没有分清楚,所以谈何顾全大局呢?这样一来货物统统没有了,不是很可惜的事情吗?

由此可见,想问题、办事情应该牢牢抓住事情的重点,不能主次不分,因小失大。这就要求我们在处理问题时,要弄清事情的主次,从而采取正确的解决方法,收到良好的效果。

在工作中,我们通常会面临很多的事务,在等待解决的问题中,必须明确重点和次要点,这样才能合理地安排顺序,合理地分配时间和精力。否则的话,一盘散沙。

某电梯公司的销售经理王超是一个非常勤奋的人。他每天起早贪黑地找客户做推销,功夫不负有心人,他终于找到了一个大客户。签约前,客户打算到公司谈谈具体的事宜,顺便看看公司的实力。这是一个绝佳的好机会,只要他适时地抓住这个机会,这份订单就是他的了。

但是王超却是一位永远抓不住工作重点的人。他不去为了谈判的事情做准备,却为了布置公司的房间问题而煞费心思,他似乎觉得公司房间的布置比做生意更为重要。为了让客户对公司留下一个完美的印象,他花费了3天时间来布置。

最后,公司房间布置的工作完成了,但是那笔订单却被其他公司抢去了。就这样,一个快到手的“鸭子”飞了。

其实,布置公司的房间,做一些辅助的事情是为了更好完成工作,这一点无可非议,但是这绝对不是工作的重点。在一些紧急但是不重要的事情上投入了大量的时间和精力,结果在重要的事情上出了问题,真可谓“得不偿失”!

当然,这是一个极端的特例,大部分人都会做出正确的选择。但是,你仔细想想,你在工作中有没有犯过同样性质的错误,有没有曾经“丢了西瓜,捡了芝麻”

工作中,如果你想收到好的效果,就要抓住重点,而不能眉毛胡子一把抓,把重点丢弃,或者只是专注于非重点。

很多人每天忙于日常事务中,但就是不出成绩,问题出于没有找到工作重点,抓不住工作重点,将时间花费在非关键任务上,这必然将导致工作效率低下,并影响最终的工作绩效。工作目标和计划确定后,我们要将完成目标过程中的关键任务提炼出来,并有效的抓住每个阶段的工作重点,防止眉毛胡子一把抓,这样才能简约高效地工作。

在工作开始之前明确重点,虽然会花去一定的时间,但这对以后的工作很有影响,可以防止你碌碌而无为,帮你少走弯路,少做无用功。正所谓:磨刀不误砍柴工。针对千头万绪的工作,不能面面俱到、平均下力,必须善抓重点。

建立工作的优先权

工作中,我们要学会分清事情的轻重缓急,设定优先顺序。那些在工作中能始终抓住“重要”事情的人,最容易取得成功,拥有快乐。

在处理日常工作的时候,许多人分不清工作的轻重缓急。这些人以为每个任务都是一样的,只要时间被忙忙碌碌地打发掉,他们就打心眼儿里高兴。他们只愿意去做能使他们高兴的事情,而不管这些事情有多么不重要或多么不紧急。而很多有较高执行力的人在处理一年或一个月、一天的工作之前,总是按重要性来安排自己的时间,他们总是把重要事情摆在第一位。

重视工作效率的人懂得,他们必须要完成许多工作,而且每件工作都要达到一定的效果。因此,他们就会集中一切资源以及他所有的时间和精力,坚持把重要的事情放在前面先做。要先做最重要的事,就要养成把每天要做的工作排列出来的习惯。

在一次管理课上,教授先拿出一个装水的罐子,然后又拿出一些鹅卵石往罐子装。当教授把鹅卵石装满罐子后,问他的学生们:“这罐子是不是已经装满了?”

“是!”所有的学生异口同声地回答。“真的装满了吗?”教授笑着问。然后,他又拿出一些碎石子,把碎石子从罐口倒下去,摇一摇又加了一些,直至装不进了为止。他又问学生:“这次是不是装满了?”学生们有些不敢回答了。最后班上有位学生小声说道:“也许没满。”“很好!”教授说完后,又从桌下拿出一袋沙子,慢慢地倒进罐子里。倒完后再问班上的学生:“现在你们再告诉我,这个罐子是满的吗?”“没有满。”全班同学这次学乖了,大家很有信心地回答。

“好极了!”最后,教授从桌底下拿出一大瓶水,把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子中。当这些事都做完之后,教授正色问他的同学们:“我们从上面这些事情中得到了哪些重要的启示?”

一阵沉默过后,一位自以为聪明的学生回答说:“无论我们的工作多忙、行程排得多满,如果要挤一下还是可以多做些事的。”教授听到这样的回答点了点头,微笑着说:“答得不错,但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里教授故意停住,用眼睛扫了全班同学一遍后说:“我想告诉各位的最重要的信息是,如果你不先将大的‘鹅卵石’放进罐子里去,也许你以后永远都没有机会再把其他的东西放进去了。”

这个故事告诉我们:做任何事情都要学会排序,建立好优先权。工作中,如果不能把握关键所在,常常是付出大量的人力、物力和财力,执行结果却收效甚微。

相反,如果能够了解事物的关键所在,执行结果就会完全不同。确定工作的轻重缓急,然后,坚持按重要性优先排序的原则做事,你将会发现,再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

一个公司无论如何简单,管理如何有序,公司有待完成的工作总是远远多于用现有的资源所能做的事情,因此你必须要分清轻重缓急,否则很可能一事无成。而你对公司的了解,以及做出的决策分析,恰恰也就反映在这些轻重缓急的决定之中。

美国伯利恒钢铁公司总裁查尔斯·舒瓦普,向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%,然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。

艾维·利接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”  这又花了5分钟。

艾维·利说:“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不要看其他的,只是第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事,那不要紧,你总是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说:“每一天都要这样做——您刚才看见了,只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张25万美元的支票,还有一封信。信上说,那是他一生中最有价值的一课。

5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。

人们普遍认为,艾维·利提出的方法功不可没。

弄清事情的轻重缓急是有效利用时间最简单也是最重要的方法,它不但能够使得你有限的时间得到充分的利用,可以为你赢得更多的时间和精力。

在生活中,工作勤奋却没有取得成就的人比比皆是。这是因为他们在工作中常犯一个错误,那就是分不清主次轻重。他们常常是捡了芝麻丢西瓜,虽然小事干得又多又好,但成效不大,因为那毕竟是些无关紧要的小事,而真正重要的大事却常常被他们忽视,因为小事已经占用了他们大部分的时间和精力。为了提高执行力,为了让时间利用率最大化,为了能在工作中得到更多的成功,你要试着比其他人多思考一些,学会先做重要的事。