书城管理企业规范化管理系统实施方案·组织架构管理
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第59章 审计控制管理系统的事务工作项梳理(1)

审计控制管理系统是资金财务系统的第五个二级子系统。所谓审计控制管理,也就是通过调研分析、审核对比对企业资产运用的合理性、有效性、合规性和合法性进行判断和评价,以保证企业资产运用的合理性、有效性、合规性和合法性,进而保障企业的稳定发展。并且这里讲的审计控制管理仅仅是内部审计,它是企业组织自主提升企业资产运用管理控制水平的一条重要途径。

但这里的审计控制管理绝不是一个简单的财务会计审计问题,财务会计审计仅仅是审计控制管理的一个方面的内容。尽管审计学界对审计本身的分类还很不统一,概念也参差交错、用语不一,但企业没时间等他们把笔墨官司打完了再行动。企业在残酷的市场竞争中,必须争分夺秒地发展完善自己。审计控制管理也就不能局限于审计学界已有定论的事。

审计是对企业资产运用的合理性、有效性、合规性和合法性进行判断与评价,所以这就必须对企业资产的几个大类的积累发展的上述内容(合理性、有效性、合规性和合法性)进行判断和评价。这就有了财务审计管理、人力资源审计管理、无形资产审计管理、品牌资产审计管理。同时对于资产运用的方向、方式也有一个审计控制问题,以判断评价企业资产在运用的过程中是否存在不合理、没有效、不合规、不合法的问题。这就必须有管理行为审计和经营决策审计。

由以上分析得知,审计控制管理二级子系统的内涵对应分为财务审计管理、人力资源审计管理、无形资产审计管理、品牌资产审计管理、管理行为审计管理和经营决策审计管理六个系统模块。

这六个系统模块之间是一种并列关系:财务审计管理针对的是以钱物形式存在的企业资产运用的合规、合法性问题;人力资源审计管理针对的是以人才形式存在的企业资产的积累发展的有效性和合理性问题;无形资产审计管理针对的是以专利、专有技术等形式存在的企业资产的积累发展的有效性和合理性问题;品牌资产审计管理针对的是以品牌这一独特的无形资产形式存在的企业资产的积累发展的有效性和合理性问题;管理行为审计管理针对的是企业资产运用过程中由责任落实——资产运用方式带来的有效性、合法性、合理性问题;经营决策审计管理针对的是企业资产运用过程中由战略决策——资产运用方向带来的有效性、合法性、合理性问题。

一、财务审计控制管理系统模块的事务工作举要

财务审计管理系统模块,是审计控制管理二级子系统的第一个基本子系统。它是按照国家相关法规和企业财务管理制度对企业资产、负债、损益的真实性、合法性、有效性进行查证、核实与监督,被审计的依据主要是企业的会计报表和账目。之所以叫做财务会计审计,是因为只有当从报表和账目中发现了问题之后才进行账外信息的收集和调研。监督控制的对象不仅包括财务人员,而且包括所有与企业财物有接触和处理权的岗位个人。方法主要是按照企业会计报表和资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润六个要素涉及的科目分别进行审计,审计报告也要求从这个几个方面对应进行评价判断。这一系统模块的功目标是通过定期和不定期地查核企业会计账目,揭露和反映企业资产、负债与盈亏的真实情况,查处企业财务收支中各种违法违规问题,维护企业资产的完整性和所有者权益。其事务工作主要包括如下内容:

(1)根据国家会计法规和企业组织运行的实际,为企业组织运行过程中的财务活动确定管理标准,以健全完善企业财务控制管理制度。

(2)对企业组织运行的财务活动进行定期和不定期的检查监督,保障企业组织运行过程中的所有财务活动都严格执行国家会计法规和企业财务管理制度,以在保证股东权益不受侵害的同时,也保障企业整体利益不受侵犯。

(3)定期查对企业会计报表和账目,及时发现违法违规问题。

(4)根据从会计报表和账目中发现的问题,顺藤摸瓜,对相关的责任人进行调查,弄清问题真相。

(5)追踪被侵占企业财物的去向,采取措施追回财物,挽回企业资产被侵占的损失。

(6)评价核定问题的性质,处罚责任人,包括罚款、降职、开除和提起诉讼追究刑事责任。

(7)接受员工关于财务违纪行为的检举揭发,并进行查证落实。

(8)对企业财务管理的情况和财务管理制度的有效性定期进行评估,并提出改进完善措施办法,推动提升财务管理水平和财务管理制度的有效性。

二、人力资源审计管理系统模块的事务工作举要

人力资源审计管理系统模块,是审计控制管理第二个基本子系统。财物是企业有形资产的主要存在形式,但人力资源也是有形资产的一个构成部分。企业钱物流失损失会导致企业效益的损失,甚至导致企业财务危机的发生,危及企业的存在。人力资源也会因为流失给企业存在和发展带来危机。至少人力资源是否稳定,是否实现了积累和发展,是关系到企业发展稳定和连续的一个重要因素。人力资源管理发生问题给企业存在和发展带来的损害,甚至比企业财物损失所带来的危害更严重,它会立刻造成企业发展的危机,使企业的一个事业甚至整个企业组织瘫痪。不同的仅仅是在人力资源这一有形资产上发生的问题,主要不是被侵占而是管理不当、开发不力所造成的流失损失和积累发展低效。人力资源审计管理系统模块之所以归入审计控制管理这一个二级子系统,不仅仅是因为它的功能作用也直接是一种审计控制,更重要的是人力资源本身也属于企业资产的内容,是企业存在和发展的一个根据,它的流失或积累、缩减或增长也直接决定着企业的停滞和发展,甚至决定着企业的生死存亡。人力资源审计管理系统模块的目标是通过定期地对企业人力资源的现实和积累发展的有效性与合理性进行分析评估,发现人力资源管理过程中脱离和违背企业发展实际与发展目标等的问题并提出纠正完善建议,健全完善企业人力资源管理,维护和提升企业人力资源这一特定资产的价值。其事务工作主要包括如下内容:

(1)收集企业人力资源信息资料,对企业关键岗位人才的数量、质量进行统计分析,明确企业人力资源资产积累发展的现状。

(2)根据现状,评估它对企业发展作用的性质,明确它是推动促进了企业的发展,还是制约延缓了企业的发展。

(3)对企业人力资源发生流失的现实和原因进行分析评价,判定造成人力资源流失的管理原因、文化原因、市场原因,逐一对应提出解决办法建议。

(4)分析评价企业现行人力资源管理方式方法,确定其对企业人力资源有积累发展推动促进作用的内容和有制约阻碍作用的内容,对应提出改进完善建议。

(5)分析评价企业文化中,对企业人力资源的积累发展有妨碍作用和不良影响的内容,对应提出改进完善建议。

(6)撰写企业人力资源这一特定形式的资产的积累发展现状分析的建议报告,完善健全人力资源发展战略。

三、无形资产审计管理系统模块的事务工作举要

无形资产审计管理系统模块,是审计控制管理二级子系统的第三个基本子系统。无形资产内容极其复杂,按其内容划分包括知识产权类(如专利、专有技术、不能复制的经营模式和管理方法、版权等)、权利类(如合同类无形资产和特许权无形资产等)、关系类(如企业积累的丰富的社会关系、企业与其他企业之间以及内部员工之间形成的和谐关系),以及特殊类(如吉祥号码、优越的地理位置及熟练的工人等)等四种无形资产。随着科学技术的进步和社会经济的发展,无形资产在企业总资产中所占的比重越来越大。因而不仅其积累发展越来越在企业发展中起到重要作用,而且其流失和被侵占的事件发生频率也越来越高。更为关键的是其侵占的手段和方式也越来越多样化。因而不得不强化审计管理,进行监督控制,一方面加速积累发展,另一方面又避免和减少流失以及被侵占损失的发生。

无形资产审计不是单单对无形资产本身的审计,它包括两个方面的内容:一是对无形资产价值的审计。其内容概括起来有七个方面:确定无形资产是否存在;确定无形资产是否归被审计单位所有;确定无形资产增减变动及其摊销的记录是否完整;确定无形资产的摊销政策是否恰当;确定无形资产减值准备的计提是否正确;确定无形资产的期末余额是否正确;确定无形资产的披露是否恰当。二是对无形资产管理的审计。其内容概括起来有三个方面:①无形资产管理制度是否健全有效,无形资产开发方面的管理制度,无形资产权益(权益取得、维护、保护)方面的管理制度,无形资产对外许可、转让、合作管理制度,无形资产档案管理制度,无形资产权益维护发展奖惩管理制度,无形资产投入产出考核制度,无形资产筹资管理制度,无形资产评估管理制度,无形资产运用和转让监控制度,无形资产会计管理制度,无形资产投资管理制度,无形资产信息管理制度等等是否健全和有效地贯彻落实。②无形资产管理职能健全完善,职能包括无形资产经营的决策、计划、组织、领导、控制、激励等,其关键是企业以及所属部门有无明确的无形资产管理目标,目标可否计量和考核,能否为职工及管理人员所理解;企业的无形资产经营和开发目标是否符合企业内、外部实际;企业或所属部门的无形资产经营目标是否有具体的实施措施和步骤,短期目标和具体目标是否与长期目标或总体目标相一致等。③无形资产管理人员素质水平是否与无形资产经营发展要求相适应。

这一系统模块的目标是通过定期和不定期地对无形资产价值与无形资产管理进行查核评价,确定无形资产价值的准确性、真实性、合法性、合规性,以及无形资产管理的有效性,以达成稳定地积累发展企业无形资产,提升其使用效益,避免和减少无形资产的流失与浪费。其事务工作主要包括如下内容:

(1)审查无形资产内部控制制度,至少包括无形资产的开发、购置和转让的计划审批制度、应有的职责分工制度、无形资产保护制度、无形资产的评估制度等是否健全,是否贯彻有效。

(2)对企业无形资产进行分类,尤其是把需要进行费用摊销的无形资产与勿须摊销的无形资产区别开来,以推动提升会计账目处理的准确性。

(3)获取或编制无形资产明细表,审查对其计算的方法是否正确,计算的结果是否准确,并与报表数、总账数和明细账合计数核对是否相符。

(4)获取有关协议和董事会纪要等文件、资料,审查无形资产的性质、构成内容、计价依据,其所有权是否归被审计单位所有,审查无形资产各项目的摊销方式是否符合会计法规和财务制度,是否与上期一致。若要改变摊销方式,核查其依据是否充分。

(5)审查知识产权、权利类及土地价值等无形资产的存在是否具有合法性,包括审查代表无形资产的专利证书、土地使用证书、以及特许权证书,验证其是否实际存在,是否在有效期间内,并对每一项的入账进行验证,核对原始资料和证明文件以确定是否有误。