书城管理企业规范化管理系统实施方案·组织架构管理
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第38章 信息反馈管理系统的事务工作项梳理

信息反馈管理系统是信息决策系统的第五个二级子系统。所谓信息反馈,也就是通过一定的方式、方法,把传递出去的信息所引起的反应反馈回来。其内容包括两个方面:一是对决策贯彻落实的情况及时有效地进行汇集,并根据决策机构的意图和要求提出应对处理意见,以保证对企业组织内、外部环境变化反应的及时性和有效性。二是对技术研究成果在企业经营运用的效果,尤其是生产作业效率提升效果和市场认同接纳情况进行收集、总结和反馈,以让技术研究人员明确进一步研究的思路和着力点。

这里的信息反馈,相对于决策贯彻落实的信息反馈,也决不是简单地让下属进行回报或者主动收集决策贯彻落实的效果,而是包括有对决策贯彻落实过程中所发生的种种情况作出反应,以保证决策的全面贯彻落实。相对于技术研究成果运用效果的信息反馈,也不是仅仅进行一下效果的数据统计就够了,而是必须提供完整的因果分析说明,以让研究人员明白:成功,成功在何处;失败,失败在哪里。

这个二级子系统的具体内容,包括跟踪控制管理、监察纠偏管理和技术研究成果运用反馈管理三个系统模块。这三个系统模块之间的关系,是一种简单的并列关系。跟踪控制管理、监察纠偏管理是针对决策贯彻落实的信息反馈,但这种反馈不是等待反馈,而是主动寻求反馈。跟踪控制管理是由直线经理完成的反馈信息收集,决策贯彻落实的成效无论是好的还是坏的都要收集,并对应作出反应。监察纠偏管理则是由审计监察部门完成的反馈信息收集和应对处理,并且仅仅盯住偏差问题进行收集和反应。技术研究成果运用反馈管理则仅仅是就技术研究成果的运用成效进行反馈信息收集。

一、跟踪控制管理系统模块的事务工作举要

跟踪控制管理系统模块,是信息反馈活动的第一个基本子系统。在企业组织运行过程中,信息反馈不是被动地等候别人把信息送上来,更为关键的是深入下去,把决策贯彻过程中的现实和问题,通过主动索取和收集的方式把握住、把握准。所以这一系统模块,必须归入信息反馈活动中。这一系统模块的目标是通过现场调研、检查考核、汇总统计、工作汇报等多种形式对决策贯彻的过程全面进行了解,以把握决策贯彻的进程和效果,并根据计划要求强制性地修正在决策贯彻过程中发生的方向、时间、质量、效果偏差,以保证决策的贯彻都严格控制在计划要求的范围内,进而提升决策贯彻的质量和效果。其事务工作主要包括如下内容:

(1)通过对决策贯彻过程中的情况进行定期汇总统计,以准确把握决策贯彻落实的效果和进度。

(2)通过走动式管理让各级主管深入现场,对决策贯彻落实的现实工作情况进行检查,在保证定期统计的质量和工作进度的真实性的同时,增加事务工作承担责任人的自我价值满足感、责任感和热情,以强化他们按计划要求进行自我约束的意愿。

(3)在决策贯彻落实过程中,对所发现的新问题和困难及时研究解决,协助找出解决问题和困难的办法,提供克服所遇到困难的外部资源支持,以保证决策贯彻落实的每一项具体事务工作都能按照要求全面完成。

(4)对决策贯彻落实的关键性工作定期进行现场办公,分析问题,确定困难,找出办法。事先拟订做好解决问题和克服困难的方案,以保证决策的贯彻落实不因此而受阻。

(5)定期和不定期地举行决策贯彻落实情况的汇报会,及时发现和研究决策贯彻过程中所出现的新问题,及时找到应对解决方案,以保证决策的全面贯彻落实。

二、监察纠偏管理系统模块的事务工作举要

监察纠偏管理系统模块,是信息反馈活动的第二个基本子系统。在企业组织运行过程中,信息反馈也不仅仅是把信息传递下去后的反应收集起来。如果是这样,就形成了与信息收集活动的重复。而是强调对于决策制定所形成的信息在贯彻落实中的问题作出反应,通过查处问题、纠正偏差,保障决策贯彻不失真、不走样。这一系统模块的目标是通过对在决策的贯彻过程中,不履行职责、不严守计划要求以及不按规章制度行事的事件和责任人进行查处,一方面保证决策贯彻落实的完整性,另一方面又保证规章制度的严肃性,进而达到增强企业组织执行力,提升企业组织运行效率的目的。其事务工作主要包括如下内容:

(1)根据决策贯彻活动的性质事先进行分析,把可能出现偏差和问题的活动环节确定为监察纠偏的重点,制订常规性的监察工作计划。

(2)根据计划系统地进行调查研究,准确界定决策贯彻落实过程中的趋势性问题和重大问题的责任人,为决策贯彻过程中的纠偏控制提供合理的依据。

(3)对于决策贯彻落实过程中的趋势性问题和重大问题的责任人进行查处,以保障各级、各类决策都能不折不扣、不走样地贯彻落实。

(4)调查研究所颁布规章制度的执行情况,及时发现重大违规行为,并在准确查证的基础上给予惩处,以保障规章制度的严肃性和权威性。

(5)及时报告决策贯彻落实过程中发生的偏差,并提出偏差纠正建议,为决策的完整、全面贯彻落实提供监督保障。

(6)及时报告规章制度的贯彻执行情况,并提出保障其完整贯彻执行的意见,以进一步完善规章制度建设。

(7)分析确定发生偏差的规律并提出建议,把偏差问题解决在决策制定的信息生成活动阶段。

三、技术研究成果运用反馈管理系统模块的事务工作举要

技术研究成果运用反馈管理系统模块,是信息反馈活动的第三个基本子系统。技术研究成果运用反馈管理,不是回答技术研究成果在企业生产经营中运用与否和如何运用的问题,技术路线选择确定管理已解答了这一问题。它是要回答技术研究成果运用效果如何的问题。这种反馈,也不仅仅是要回答技术研究成果运用于企业生产经营过程之后有没有成效和成效大小的问题,而且要找出有无成效和成效大小的原因,让技术研究人员对应作出反应,改进技术研究工作。这一系统模块的目标是通过对技术研究成果运用到产品或工艺之中后,对企业生产经营产生的作用进行跟踪,在把握成果运用成效和运用主体的意见与评价的同时,分析确定技术研究成果运用有无成效和成效大小的原因,为研究人员调整研究思路、改进研究工作提供支持。其事务工作主要包括如下内容:

(1)统计分析产品技术研究成果运用的市场效果,收集客户运用的反馈意见,以直接把握终端运用成效和运用主体的评价。

(2)讨论分析产品技术研究成果在产品设计中运用的条件,界定成果标准与运用条件的差距,为判定研究成果运用成效的原因提供依据。

(3)分析确定产品技术研究成果运用成效大小、好坏的原因,为改进运用和改进研究提供依据。

(4)统计分析工艺技术研究成果运用的生产效果,收集现场工人运用的反馈意见,直接把握终端运用成效和运用主体的评价。

(5)讨论分析产品技术研究成果在设备设施中运用的条件,界定成果标准与运用条件的差距,为判定研究成果运用成效的原因提供依据。

(6)分析确定工艺技术研究成果运用成效大小、好坏的原因,为改进运用和改进研究提供依据。