书城管理连锁企业管理制度表格流程规范大全
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第27章 连锁企业商品采购实务(4)

有关人员在送货上门的过程中,应当采取一切必要的措施,确保自己运送货物的安全。假如在送货期间货物出现问题,应由销售单位负责理赔。根据惯例,送货到家之后,应请顾客对其开箱进行验收检查,然后正式签收。

五、商品验收管理规范

仓管员和理货员应对本企业所进货物严格按《商品质量验收标准》进行检验。

(1)合格证检查

检查产品是否有合格证,证上是否有检验机构和检验员签章。

(2)清点检查

重点检查商品数量、包装质量及其完好性。

(3)抽样检查

抽样应按相应验收标准,采用随机抽取法取出代表样进行检查。

(4)索取有关质量证明

按“随货同行证书的管理程序”操作,向供应商索取有关质量证明,如进口食品卫生证书、进口药品检验报告书、质量保证书等,并与采购订单的内容进行对照,检查是否一一对应,准确无误。索取证书应及时传指定分店质检员存档,按“随货同行证书的存档操作流程”进行管理。

(5)标志、包装检查

对所抽样品进行标志检查时,严格按照《商品质量验收标准》进行检查验收。检查包装是否牢固,是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。

(6)对有使用期限的商品进行检查

应重点检查有使用期限商品的生产日期、进货日期是否符合《商品质量验收标准》的规定。

(7)感官检查

对商品进行感官检查,根据标准或经验判定产品质量。

六、购进商品的处理规范

(1)商品通常从供应商处运送至仓库,供储存和分配,或者直接运送到连锁店的销售货架上。不同规模的连锁企业有不同的处理方法:连锁经营集中采购的零售商,大部分商品由供应商首先送到中央仓库,进行必要的入库处置,选入仓库,按POS系统分配到各零售店;独立零售商的货物由供应商直接送到各门店验收。

(2)将价格和存货信息标记在商品上。价格和存货标记可通过多种方式完成,小零售企业可能以手工方式标价和记录存货。大型连锁企业使用自己的计算机生成价格标签,同时依靠包装上印刷的条形码数据保持存货记录。

(3)商品陈列及现场存货数量和品种的多少取决于连锁企业的规模大小。连锁型超市一般利用货箱和货架陈列商品,大多数存货都放置在销售现场。传统百货商店采用各种各样的场内陈列,大多数存货都放置在仓库,而不是销售现场。

(4)处理退货和损坏商品的程序也是必不可少的。特别是连锁企业必须确定由哪方负责顾客的退货,并制定有关回收损坏商品并负责退款或换货的条款。对于这部分内容,在前面与供应商谈判时提到,要特别写进合同条款中,虽然涉及的这部分商品款和商品数量都不大,但极易产生纠纷,影响连锁企业与供应商的合作关系。

(5)由于偷窃行为的存在,监视和减少货物失窃成了商品处置过程的一个重要方面,而且其重要性正在急速上升。在目前的中国,由于法律的原因,以及人们的素质还不是普遍很高,加上商店的商品大部分实行开架销售,如果增加检验装置和加派防损人员就要增加零售企业的营运支出,而在处置偷窃商品行为时,由于受现场管理和防损人员的水平和素质所限,又极易造成对连锁企业的负面影响甚至导致诉讼。因此,越来越多的连锁企业已采取积极的防窃行动来解决这个问题。

(6)商品控制包括估计收入、利润、周转率、存货短缺、季(节)性及连锁企业经营的每一种或每一件商品/服务的成本。为了达到控制商品的目的,连锁企业需建立和保持书面的存货数据、定期清点实物存货、核对书面商品存货数字的准确性。

七、商品退换操作规范

1.商品退换的一般规定

商品退换是经常发生的现象,是企业售后服务的重要内容。正确处理售后商品的退换,有助于连锁企业服务质量的提高,以体现对消费者认真服务的精神,有利于取得消费者对企业的信任。

2.退换的一般原则

(1)一般来说,只要商品不残、不脏、不走样、没有使用过、不影响出售的,均可以进行退换。

(2)有些商品,如服装,虽顾客试穿过,但商品质量确实没有问题,也应予以退换。

(3)过期失效、残损变质、称量不足的商品未经检查过而卖出去的,一律予以退换。

(4)精度较高的商品,如能鉴别出确属质量不佳,可以根据具体情况,灵活掌握。

(5)对不能退换的商品,如果顾客要求代卖,可根据实际情况,帮助顾客解决困难,按商品的残损程度削价出售。

(6)营业员对待商品退换问题应当有正确的认识,既要认真做好商品进销过程的各项工作,保证出售商品数量准确、质量完好,并实事求是地宣传介绍,使消费者买到适合需要的商品。

(7)对于不能退换的商品,在出售时应向顾客说明,尽量避免和减少商品退换情况;又要热情接待和妥善处理要求退换商品的购买者,听取消费者对商品和服务工作的意见,及时向有关部门反馈,改进企业的服务工作,促进产品适销对路和提高质量。

(8)退换商品时应按规定办理手续,加强退货管理。

八、再次购买与商品评估操作规范

1.再次购买

对那些不止一次要采购的商品,再次购买的计划是必需的。制订这种计划时,有四个因素是关键的:订货和送货时间、存货周转率、财务支出、存货/订货成本。

(1)订货和送货时间

对于连锁企业而言,发出一份订单到供应商响应直到商品出现在货架和柜台上,需要多少时间是应明确规定的。提前送到,增加仓库的压力和管理费用;延迟送到,则出现断档缺货,影响企业的信誉。

(2)存货周转率

存货周转率是每种商品从订单开始到销售出去所需的时间,它是再订货商品的基础。采用计算机管理系统的大型连锁企业可以自动生成。

(3)财务支出

一般而言,一次大量的采购可获得较大的折扣,但它同时带来仓库费用支出的上升,因而单纯为获得高折扣而大量采购是不明智的做法,关于这部分内容,在后面的仓库管理中会有更加详细的分析。

(4)存货/订货成本

从存货成本看,它属于仓库管理部分,在后面的仓库管理部分有详细介绍;而订货成本,则在采购环(节)出现。大型连锁企业采用POS系统加EDI的订货方式,与小型企业的派采购员前往供应商处采购相比,具有高效、快捷、费用低廉的特点。

2.商品评估

(1)建立评估机制

连锁企业采用切实可行的方式,对经营商品进行分类、排名。最有效和简便的方法,是将POS系统中设置商品销售的排名功能,每日的销售报表、月终的销售报表都可生成各类商品的销售排名,提供给市场部和采购部,供决策时使用。

(2)排名分析

POS系统,将销售数字中生成的销售商品排名,供市场部和采购部再订购和对目前经营政策进行分析。如设定对最后5位的商品进行分析,是产品线太长、定价太高、市场不接受、功能不清楚、质量问题、太超前、已是产品生命末期,进行各项定量分析,找出真实的原因,并在找出原因的基础上,进行决策。

(3)作出对策

对于排名末位商品,一般情况下应淘汰。产品线过长的,增加消费者的选择难度,使之难以作出购买决定;价格、质量、功能方面的问题,连锁企业一般无能为力;对超前的商品和处于商品生命末期的商品,无法改变商品的命运;这些都可以选择淘汰。

自然淘汰:减少进货量,直到市场无消费意愿时再停止进货。

即刻淘汰:将所售商品从卖场撤下,退还给供应商,并不再进货。

捐赠:对采用经销方式进货的末位商品,在商品还有使用价值时,捐赠给社会慈善机构、社会贫困人士,让商品的使用价值得以发挥,避免给零售商造成降价的负面影响。