书城管理罗伯特议事规则操作指南
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第26章 议事规则与方法(5)

社会中许多问题都是因为缺少沟通,造成误会而使得双方产生了强烈的对立感。会议的主持人应该让双方多沟通,这样就可以避免会议的僵持。他应该引导会员之间进行沟通,让参会人员间的气氛活跃起来。双方进行沟通后会明白对方的思想,这样就会产生思想冲突,可以更好的进行会议。但需要注意的是一定要严格地制止感性冲突,如果这样又会进入到另一种形式的会议僵持。

3.双方因为感情或利益冲突而造成强烈的对立

因为利益冲突而造成的这种情况,没有更好的解决方法,在这种情况下,我们可以耐心的让大家平心静气下来,互相探讨一下是否有双赢的解决方案,不要固执的认为对方的利益损失就是你的利益所得。

如何平心静气下来达到“双赢”,就成为了思考的关键问题。会议的组织者应该把双方的最终目的讲清楚,双赢对双方的好处,如果如此僵持下去,双方任何一方都不会得到自己的利益。更重要的是,如果双方都是为了企业的发展利益,完全是看法的不同,那么就更没有必要如此激烈的对峙。

4.会议的议题太多分散了会议的关注

在这种情况下,会议的组织者应该在商量会议议程的时候就考虑到。如果因为各种原因没有想到。例如,会议的组织者本来认为,这个议题无足轻重,很快会被通过,但是开会的结果却告诉他,本来想得简单的事情变复杂了。同样,你应该立刻想到既然我们的想法与结果不相同,简单的问题变成了复杂的问题,那么复杂的问题会不会变成简单的问题呢?如果这种事情出现了,我们可以立刻利用规则来强行停止辩论,进行其他问题的讨论。

5.双方因为理解方向的不同固执己见

这种情况非常复杂,面对一项问题,我们常常习惯“线性思维”,但是如果进行“交互性思维”和“跳跃性思维”就可以更好地解决问题。面对上述问题,会议的组织者和主持人应该掌握各种解决问题的方法。

【实战练习】好了。实践时间到了。现在,请再体会一下上文中的内容要点,完成下列问题的思考及行动训练。

1.想一想

在下面进行的游戏中,请问我们的游戏主要是为了解决以上的什么问题。在某次会议中,因为会场出现了僵持,会议的主持人和会议的领导者在经过简短的交谈之后,决定玩一场游戏,用来缓解会场上的气氛。

游戏的内容:让与会者在限定的时间内,吃掉某件东西或喝掉某件饮料。

游戏时间:控制在10分钟以内

游戏要求:会议参加讨论的双方中的中坚力量,也就是对这项方案进行支持与反对的两方代表人物组成一个团队。

设计题目:(1)让参会人员在三分钟内,把盛在某些器物内(虽然不容易捡出但不是很难)的所有食品捡出,让他分发给大家。(2)由主持人吹哨,把每件食品从每个队员的手中运转一遍,吹哨五次后,每件食品应该重新回到第一次持手人那里。也就是说比如香蕉在某甲手中,吹第一次哨的时候,某甲交给某乙,吹到第五次哨时,这个香蕉应该回到某甲手中。

2.选一选

在一次会议上,因为双方激烈的辩论,会场上的火药味十足,但明眼人看得出来,其中一方的理由不太充分。为了防止发生不愉快的情况,主持人作了如下工作,请问那些办法是错误的或没有用处的?为什么?

(1)提议暂时休会,大家休息一下。

(2)强烈的批评某一方的要求太苛刻,要求他降低要求。

(3)要求大家冷静下来,继续开会。

(4)把警察找来,以防不测。

3训练提高

某企业的董事会上因为双方的分歧造成了会议的僵持,为了更好的顺利进展,董事长笑着说:“时间不早了,午饭时间到了。本来参加会议期间是不允许喝酒的,但我想对于咱们白酒企业,啤酒应该不是酒吧!”众人一阵大笑。请问这位董事长的做法是否合适?应该注意什么?

参考答案

想一想。主要解决234三种问题。

选一选A。B错误在于它破坏了主持人应该保持中立的原则,尽管你认为某一方的理由不太充分,但不能证明理由不正确。如果你强行批评他们,如果你不是组织的最高领导者,那么会上的情绪将会更激动。如果你是最高领导者,那么将会造成沉默的僵持情况出现。C做法根本没有作用,僵局已经出现,不是一两句话就可以破除的事情。D做法没有必要,但是为了防止问题出现,可以把保安叫来。

训练提高。这位董事长的做法并没有什么不妥,唯一需要注意的是:啤酒对于经常喝白酒的人来说虽然不是酒,但也要注意不要过量。而且要仔细观察有无逞强者,总之不要有人喝多。

第八(节)会议滋事者的处理

关键词滋事者对付技巧

学习作用对于会议的滋事者,我们应该区别对待,如果是有心作为的我们应该主要采取惩罚措施,如果是无心的作为我们应该主要采取说服的办法。

思想来源本节与本章第四节成为一种原则与技巧的应对。第四节主要是讲述原则,本节则是对处罚会员问题的深入探讨。本章再遵循《罗伯特议事规则》的前提下,进行了大量有益的扩充。

因为会议的商讨内容许多都关系到参会人员的自身利益,特别是在进行官员选举的时候,现实生活中还会出现罢免董事长或高级管理层的情况,这些问题都可能引发寻衅滋事的情况发生。

深入理解

如果我们不能有效地对付滋事者,会议将不能正常地进行,甚至有可能会使会议无法进行,严重的会使公司造成分裂。虽然会议是为了更好地解决问题,但是有些情况不可避免地会发生,因此我们就需要体察这种作为发生的原因,会议的滋事者包括有心的作为和无心的作为两种,对于这一点要有很好地判断。虽然如何判断很困难,但为了更好地进行会议,对于会议的组织者和主持人仍然需要判断,判断的前提就是我们需要明白哪些是滋事者行为。

滋事者的行为虽然多种多样,但是不外乎以下几类情况。

迟到早退者。迟到早退者应该是会议中最常见的捣乱行为,对于这种行为,我们首先要严肃对待,其次要有理解心态。对于迟到者应该是提醒,或者告诉他我们的会议是需要成本的应该珍惜。会议的进程是长期的工作,迟到早退者三番五次的行为就应该被视作有意迟到。会议的主持人或参会的其他人员有权要求他们汇报行为原因,为了更好的维持会议,会议主持人可以考虑处罚措施。然而对付迟到者的最好办法就是按时开会。参会人员为的就是来探讨如何解决问题,如何更好的服务于自己的利益。如果我们不理睬他们的行为,做到只要开会时间到了就准时开会,他们来到后自然会有一种先天的劣势心理,当他认识到这种行为不会干扰大会的进行时自然不会再迟到。

对于早退者最好的办法是能够探明他的原因,组织领导者和会议主持人的嘘寒问暖总是先决的办法,“是不是你有什么不舒服?或是什么紧急的事情需要处理”等等。早退者往往是一种标新立异的体现,或是一种希望引起重视的表现。如果他回答的是关于会议本身的问题,如会议开得松松垮垮、拖沓无比,会议的主持人就应该认真听取。这样的早退者应该是会议本身的幸福,当然幸福的来源还必须由主持人和组织者去找,如果对早退者不问青红皂白的批评或处罚,则会产生不必要的矛盾。

老调重弹者。老调重弹者的出现,一是准备不足。二是因为涉及到自己的利益故意为之。三是在辩论中,没有准备好针对不同意见者的言辞。

例如如果出现这样的语言,我们就可以判定他是“老调重弹者”。

动作频频者。动作频频者主要指的就是小动作,在会议上有人总是抓耳挠腮或是哈气连天,总是干着打扰别人的事情。会议的主持人应该明白出现这类情况的原因。

其一此人本身是多动型的人物。其二对会议不感兴趣。其三会议本身开得效率低下、拖沓冗长,他之所以没有早退,主要原因可能是或胆子小或不愿标新立异。因此对付这种人最好的办法就是批评,如果批评不行就可以考虑具体的惩罚措施,但惩罚措施不应过重。

否定论者。否定论者的出现仍然有两种情况,一是此人性格原因,喜欢特立独行。二是因为涉及自己的利益,凡是有损自己利益的就否定。对于这种情况,会议的主持人应该听取争取的意见,对于不争取意见应该严厉批评。按照上面讲的惩罚措施给与惩罚。

耳语多舌者。耳语多舌问题的出现,主要是因为会议开得拖沓冗长。会议的主持人在这种情况下应该,立刻改变自己的主持方式,加快审议进度。耳语多舌出现的原因,很少是因为小利益集团在研究对策。因为这样做会使得他们很明显,但是也不是绝对的不会出现。如果出现这种情况,会议的主持人应该立刻禁止。禁止的主要方式是告诉他们:“亲爱的朋友们,如果你们有事情商量,可以到外面去谈,大家正在讨论事情”。