人生短暂，逝者如斯！要分清什么事情最为重要，什么事情最为紧迫，什么事情可做可不做，只有合理分配时间，才能让有限的生命中发出无限的光辉。
歌德说：“在今天和明天之间有一段很长的时期。趁你还有精神的时候要学习迅速地办事。”是的，要想提高效率，我们就必须自律，让自己赶紧投入到工作中。但是在做事之前，你要先弄清楚什么事情才是最重要的。
每个人有多少的时间都是能计算的固定量，用一分少一分。所以，人们常说“人生苦短，只争朝夕”。在我们短短的一生中，把很多时间花在睡、吃、行等不直接产生价值的活动中。例如，我们不得不花费将近半辈子的时间用于睡眠，我们不得不吃饭，用餐时间加起来也是好几年，行走、旅行又要花上几年，再加上我们平时的娱乐、节假日的休息、哄小孩等，加起来也需要好几年。如果从我们有限的寿命中减去这些不得不花费的时间，那我们能够用于有效工作的时间还剩下多少呢？
以全球人的平均寿命70岁为限，一个人留给自己的时间其实只占到全部时间的1/5。时间从不会等人，逝者如斯夫。可是我们的时间却是可以被支配和管理的。不同的人在相同的时间长度和环境下，其产生的价值有着很大的差别，这就说明时间是可以被更好地管理的。我们完全可以通过对时间的管理，以大大提高单位时间效率的方式去做更多的事情、做更重要的事，即高效率地去工作，这就是延长生命长度的一种有效的办法。
1968年，美国麻省理工学院一位科学家对时间的利用问题进行了一次深度的调研，他先后选定了美国3000名职业经理人作为调查对象，从中发现，那些成功的经理人都能够做到这么两点：在自己限定的工作时间范围内不把手伸得过长，尽责地把职责内的工作做好，合理地安排自己的时间，使时间的浪费利用率提升到最大值。
我们每天都有太多的事情需要处理：不停地在响的电话、接待不完的客户、开不完的会议、多如牛毛的朋友聚会，等等。就像一首“忙人的告白”的小诗中写的那样：“每件事好像都很重要，每件事都做，让我们非常忙碌。”于是，我们每天起早贪黑地忙碌个不停，挤出了很多家庭生活和休闲的时间，还是觉得时间不够。这些人总是看起来很忙碌，实际上就是因为他们没有掌握好时间管理和高效能工作方法而造成的。
实际上，在我们的工作中，很多工作都有着紧急程度不同，同时重要程度也不同的双重性。那么，我们该怎么决定优先顺序，就是要看重要性和紧迫性两个维度：
优先顺序=重要性×紧迫性。根据这两个维度，我们可以将工作分成4类：
第一类：非常重要而又非常紧急的工作（第1象限）
第二类：很重要但不是很紧急的工作（第2象限）
第三类：很紧急但不是很重要的工作（第3象限）
第四类：既不紧急也不是很重要的工作（第4象限）
第1象限：非常重要而又非常紧急的工作
紧急的工作是我们应该马上就要做的工作，重要的工作是对工作有重大影响的事情。在我们的工作和生活中，有不少事情是既紧急又重要的，例如处理客户的投诉、老总要我们在明天早上上班以前就应该提交的报告，我们的父母病重需要住院、房贷马上就要到期，我们还没有准备好，这类事情可以说紧急而重要，因此我们就必须放下手头的事情尽快把它们处理完，否则这些事情将影响我们正常的生活。如果是由于我们的拖延而使事情变得非常紧急，那么就应该坚决改掉这一坏毛病。
紧急又重要的事情是最重要的事情，而且是马上要去做的事情，有的是我们要实现工作的关键环节，有的则是我们生活中最重要的事情，这些事情比其他任何一件事情都值得我们优先去做。因此，只有我们将这些事情都做得合理，才能够有效地去解决，这样我们才有可能顺利地进行自己的工作。
第2象限：很重要但不是很紧急的工作
实际上，我们在工作中有许多很重要但不是很紧急的事项，这类工作不是当前最急迫的，但是绝对会关系到我们的长远发展。在这些工作中，有的是与我们的梦想有关，有的是与我们的人生长期规划有关，比如专业的技能培训，可能是一直想写的一篇文章，可能是一直想开始的自己的魔鬼瘦身计划、想做的一次彻底的健康检查、想读的几本好书，但是我们又整天忙于制订奖金提成和奖金发放措施或者忙于起草新的合作意向书，等等，这些都是非常重要的事情，但这些事情其实完全能够再拖延一段时间再做。
对于重要的工作，我们一般都会有较充足的时间去安排，都是完全可以在一定的时间内做完的。但是，如果我们每天都忙于琐碎的事而将这些不重要的工作搁置或者推迟，那么这些工作就会变得既重要又紧急，就会变成第一象限的工作。所以，对于这些工作处理的好坏情况往往真实地反映了一个人对人生、工作目标及事情进程的清晰判断能力。
第3象限：很紧急但不是很重要的工作
在工作中，我们每一个人都会遇到很紧急但不是很重要的工作，例如：当我们正在忙于处理一件很重要的事情之时，一位哥们儿打来了电话，不接的话又找不到合适的理由，于是我们就与他带劲地聊了起来，结果花费了我们宝贵的时间，耽误了我们应该做的事情。
这些事情很紧急但不很重要，我们就应将它们列入次优先的事项中。假如我们没有安排工作的优先次序，就可能会把一些紧急的工作也当成了重要的工作来处理，结果颠倒了主次。通常，一般人都习惯按照事情的“紧急程度”决定工作计划的优先次序，而不是首先估计一下事情的重要性。如果，我们每天把80%的时间和精力都花在了“不紧急的事”上，那么无疑会让我们的效能降低很多。
因此，我们要想有效地解决这一问题，既可以兼顾紧急也可以兼顾事情的重要程度，那么我们就必须把每日待处理的工作分为以下3个”区域”：
1.当日“必须”去做的事（最为紧迫的事）。
2.当日“应该”去做的事（有点儿紧迫的事）。
3.当日“可以”去做的事（不紧迫的事）。
在大多数时候，那些越是重要的事越不紧迫。例如，我们的长远目标规划等。但是，如果我们总是让看似“紧急”的工作而将那些不紧迫但很重要的工作延迟了，这就是非常不好的做法。成功人士做要事，而不是做急事。
第4象限：既不紧急也不是很重要的工作
既不紧急也不是很重要的工作，就是可做可不做的工作。在工作中，我们都会遇到很多不需要我们马上去处理，甚至也不需要去解决的事情。比如，我们需要买一件新西装等。如果我们把精力总是放在这些琐碎的事情上面，那么无疑就是在浪费我们的时间。
在你的工作与生活当中，你能分清楚每一件事情所处的象限吗？你把大部分时间都花费在了哪个象限中了？
假如是1，那则说明你总是忙于应付那些紧急事，你总是被这些事弄得焦头烂额、狼狈不堪。所以，你始终忙忙碌碌地去工作，但是却效率低下。
假如是2，那则说明你在做要事而不是急事，这正是一个成功人士的思考方式和做事情的方式——把有限的时间用在最重要的事情上。很多时候，这些工作虽不是很紧急，但它却决定了你的未来。
假如是3，那则说明你的工作效率很低。你总是盲目地追随琐碎的事务，而不考虑它对你是否有很大的影响，你会发现自己的时间总是不够用。如果你不努力改变这种现状，那么你的生活和工作都将陷入非常被动局面之中。
假如是4，那则说明你是一个非常情绪化的人，你总是将大量的时间花在毫无意义的事情上，这样下去一点儿意义都不会有。