书城管理人力资源管理实战全案(中)
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第8章 开展入职培训(2)

(5)政策规定。首先,是人事政策,即员工选聘依据、考核标准、晋升条件、聘用程序;其次,是工资待遇,即工资结构及分级、工龄计算、各种奖金和补贴发放办法、试用期待遇等;此外,还有劳动纪律,即由劳动合同规定的上下班时间,以及请假制度、报销制度、车辆使用制度、安全制度、卫生制度、保密制度等。

(6)行为规范。一家公司的精神面貌必然体现于员工的仪表风度。员工的一言一行、一举一动,均代表着公司的企业形象。公司在这些方面有哪些要求,应当明确而又具体地写于员工手册之中,以利员工经常对照,不断提高自己的道德修养和文明素质。待人接物的行为准则,虽为企业文化的有机组成部分,但应单列为独立的内容,以引起员工重视,让员工自觉规范自身行为。

2.掌握手册编制技巧

(1)忌贪多求全。员工手册所含内容,应是员工最为关心的、与员工日常工作和切身利益相关度最高的事项,如那些出现频率高、处理程序化强的事项。手册内容不能过多过细,以免杂乱无章,查阅不便。

(2)忌陈旧过时。有的公司员工手册未能及时修订,以至于已经撤销或被合并的部门仍出现在机构框架中,已废止的文件仍被引用。此类的信息必将误导员工,给员工造成不便乃至损失。

(3)忌脱离现实。员工手册编写的依据只能是公司现有状况。因此,规划中的组织机构、设想中的管理模式亦不宜出现在手册中。

(4)忌段句冗长。员工手册应尽量争取做到简洁流畅,易懂易记,以讲求实效,过大的篇幅、冗长的语句都应避免。有的手册为了阐述全面且有理论深度,搞得很烦琐,甚至晦涩难懂,大有舍本逐末之嫌。

(5)忌语法有误。员工手册既然付诸印刷,自然要求经得住推敲。常见的语法毛病有:语义含糊不清,让人不解其意;词语搭配不当,使人感觉别扭。手册从框架到段落,从语句到标点,都要经反复琢磨,不仅要简洁通顺,还要力求匀称优美。

(6)忌口气生硬。员工手册不是一般意义上的规章汇编,最好不用“严禁”、“不准”、“绝对不许”等字样。

(7)忌印刷粗糙。员工手册是新员工拿到的第一份资料,体现着公司的企业形象。员工手册的质量不仅体现在科学取舍、精心编写上,还应体现在装帧精美的印刷质量上。

为了更有效地使用员工手册,可采用以下方法:

利用卡片,确认新员工的理解程度。在分发手册时,也将空白卡片发给新员工,让他们将有关手册的问题或重点记在卡片上加深印象,并指定专人加以解释或评语。

将现场产生的新知识、技术整理在手册中。因为现场的工作每天都在进行,企业也天天在发展,因此手册内容也应随现场工作的进行、企业发展而改变,必须不断增加新的知识技术。

总之,员工手册是新员工入职培训的重要材料,在编写过程中要尽可能做到简洁、实用。

操作要点

员工手册内容应该包括:

 公司概况

 企业文化

 组织结构

 部门职责

 政策规定

 行为规范

(第四节)制定入职培训条例

入职培训条例规定员工入职培训的主要内容,以及培训过程中应该注意的事项,是员工入职培训规范化发展的重要保证。一般来说,一份入职培训条例应该包括四个方面的内容。

1.总则

(1)凡本公司新员工,必须参加本公司所举办的入职培训,有关事项,均按照本条例办理。

(2)入职培训的宗旨是:通过向新员工介绍公司的概况、有关的规章制度等,使他们了解、熟悉公司的一般情况,从而适应公司的环境,胜任所从事的新工作。

(3)入职培训的内容:公司的历史、组织结构、业务工作、管理规则、业务知识、业务工作介绍等各种内容。

(4)培训时间:新员工的入职培训时间为7~10天,双周一次,具体时间另行通知。

(5)人事部门应事先拟定好培训计划进展记录表和工作技能评定标准表。

2.培训阶段

(1)凡本公司新员工,其入职培训程序分为三个阶段:公司总部的培训、各部门的培训、现场培训。

(2)公司总部培训的重点是:公司的状况、参观公司各部门、熟悉公司的产品、如何与其他部门协调配合、了解市场上其他公司的相同产品的生产与开发、素养的获得等。

(3)培训负责人应将与受培训人员有关的长处、缺点等材料提供给以后的技术训练和实施训练负责人,以供参考。

(4)各部门的培训负责人必须是新员工的未来主管和实地训练负责人。

(5)各部门培训的重点在于实际操作技术的获得。其要点如下:每天的例行作业及可能的临时性业务、从事未来工作的技能及从事工作的方法、时间运筹和时间管理。

(6)各部门的培训负责人必须有丰富的经验,并掌握相应的技术,必须强调与实地训练密切配合。

(7)实地训练即在一位专业人员的指导下试着从事即将开展的工作。指导人在一旁协助受培训者完成工作,告诉其优缺点及应改进的地方。

(8)为有效达到培训的目标,应酌情安排和灵活运用上述教育培训阶段的计划,并予以高效实施。

(9)对于从事指导培训的人员,公司一律发给相应奖金,并对培训效果好的人员给予奖励,促使他们精益求精,熟练、圆满完成指导培训的工作。

3.培训的内容

凡本公司培训的内容,各分公司、部门可根据自己本身的特点自行安排。同时,须注意下列各项:基础知识和专业技能的培训、程序规划的培训、态度与信息的教育。

(1)必须确保通过培训,新员工具有相应的基本知识,包括公司的组织结构、目标、政策、经营方针、产品及特性、市场的分析等,使他们对公司的性质及发展有一个初步了解,从而为他们今后在公司的发展提供良好的心理准备。

(2)凡新员工,都应对他们进行程序规划的培训,培养他们工作中的时间管理和计划能力,从而通过适当的组织和协调工作,使其按一定的程序达到工作目标。

(3)态度与语言的培训目的在于促使公司新员工具有乐观、自信、积极的态度,以热忱服务、信誉至上的信念履行其职责。

此外,培训要讲求效率原则,按一定的计划和步骤促进员工和公司的发展。

4.附则

本条例自××月××日起实施。

以上是入职培训条例的主要内容,管理者在编制入职培训条例时,可以参照以上内容,并依据企业的实际情况进行取舍。

操作要点

入职培训条例的内容包括:

 总则

 培训阶段

 培训内容

 附则

(第五节)加强入职培训管理

加强入职培训管理是保证入职培训取得预期效果的关键因素之一,而要加强入职培训管理,就必须做好以下工作。

1.进行入职培训跟进

培训之后如果不跟进,对培训的效果也就无法得知,同时整个培训过程也是不完整的。

因此,在给员工进行入职培训后,一般都要在员工正式开始工作后的四个星期内,由培训部与这些新员工开一次反馈会议,在聘用后的三个月内与新员工进行个别谈话,以跟进入职培训的情况。这主要包括:了解整个入职过程的跟踪情况,了解新员工思想情绪状况,回答新员工提出的问题等。如发现存在问题,应立刻采取措施,使问题得到解决和改善。

2.加强培训记录管理

(1)区分培训记录类型。

①个人培训记录。个人培训记录用来记录员工个人已接受的全部培训,并分为两份保存,一份由部门经理保存,同时部门培训者也可以查阅;另一份在培训部保存,由部门每月或每三个月与部门月度/三个月培训计划表一起交到培训部,或者每当个人培训记录表有新的内容时,及时报告培训部修订。

②部门培训记录。部门培训记录能够让部门经理及部门培训者,随时掌握针对每一工种(如制造品管理员、装配品管理员、储运品管理员、品管工程师、品质主管等)已经完成了多少培训。因此,部门培训记录表里的内容要持续不断地修订,以反映最新的培训进展情况。部门培训记录表只保留在部门内部,培训部需要有备份。

表1是部门培训记录表的格式:

表1公司部门培训记录表

部门姓名

直属部门:ABCDEF

工种:

培训内容名称

1.部门入职培训

2.招聘的方法及其利弊

3.公司招聘政策与程序

4.公司目前常用的招聘方式

5.如何进行招聘前的准备

6.工作分析的方法

7.在面试前应作哪些准备

8.如何在面试中运用行为描述式问题

9.如何通知候选人

10.公司专业电话沟通技巧

11.公司内部招聘政策与程序

12.如何进行背景调查

13.聘用合同与政府劳动政策

14.员工亲友录用政策

15.员工档案管理政策及程序

(2)加强管理。培训记录里的“培训内容名称”,除了包括那些全公司、本部门都适用的培训项目,如安全与卫生、公司仪表标准、公司礼貌礼仪、电话沟通技巧之外,还应包括该工种特别要求的培训,如针对销售员,除了要对部门普遍适用的销售技巧、正确的态度进行培训之外,对所负责的产品、销售范围、客户群等方面的知识也应进行详细的培训。

一个具体工种需要培训的具体内容或项目,应反映出对该工作所进行的工序分解和工作分析的结果。同时,如果一个工种需要增加新的任务或工作内容,或者该工种的工作标准或程序发生了改变,那么培训内容也将相应地随之改变。

3.重视入职培训评估

入职培训评估的内容包括:

(1)入职培训活动是否适当。教育场所、文件资料和表达方式等是否使新员工得到了关于公司的正确印象。

(2)培训内容是否容易理解。如果各种职业和背景的新员工在一起接受入职教育,那么就需要了解入职培训活动的内容和风格是否普遍适用,是否容易理解和接受。

(3)入职培训是否有激励效果。培训活动是否强调了员工对于公司的重要性,接受入职培训后的新员工是否能够感到公司关心他们的事业和家庭。

(4)入职培训活动的成本大小。如果入职培训的结果达到了预期的目的,入职培训的主管人员、人力资源部门的代表和新员工的上司就可以作出评估了。

认真完成培训记录可以:

帮助计划今后的培训活动。

提供员工成长的准确记录。

确定培训需求。

为高层管理者及各部门经理提供已经完成的培训总体情况,以及仍需要完成的培训。

帮助跟踪及控制公司培训预算的有效使用。

以上是加强入职培训管理的一些基本内容,管理者可以根据企业的具体情况,有针对性地恰当选用。

操作要点

加强入职培训管理,可以通过:

 进行入职培训跟进

 加强培训记录管理

 重视入职培训评估