制度化原则是指要从企业的实际情况出发，公开制定办公用品的使用原则与方法，严格执行，形成稳定的制度。
提醒您
员工每次领用办公用品都要做好登记，将来这些记录将成为各个部门办公费用年度预算的数据来源。
4·办公用品的回收
因为部分员工的懒惰、漫不经心，可能造成每天有很多纸张、签字笔、文件夹、笔记本及其他用品被浪费掉。当员工以邋遢、零乱的方式工作时，他们更可能丢失材料和浪费物品。虽然有些浪费是不可避免的，但即使是这样，有些闲置或废弃的文具(如文件夹、笔记本)或者耗材(纸张、硒鼓、白板)也是可以分流回收或再利用的。高级文秘要做的工作就是定期检查和回收有利用价值的物品，并重新分配使用。最后，不允许也不鼓励员工(包括高级文秘)将办公文具携带回家私用，这也是高级文秘应具备的基本职业道德。
二、正确使用办公设备
高级文秘在文档处理过程中，最常用到的办公设备主要是打印机、传真机、碎纸机和复印机，因此必须掌握这些办公设备的使用和维护方法，才可能在它们出现故障时排除困难并恢复运行。
为了确保办公设备的正常运转，高级文秘有责任监督办公设备的合理使用，充分挖掘资产的潜力，最大限度地发挥资产的使用效能。高级文秘必须不定期检查设备的运行状况，了解设备大概的使用频率、负荷量和使用寿命。除此之外，还需要引导部门员工也同样正确地使用这些办公设备。
其实只要多留点心，比如在打印前使用拼写检查或仔细阅读，就可以避免不必要的纸张和墨的浪费。打印、复印时请注意选择经济模式，无论何时请尽可能使用浅色或适中打印而不要用深色打印，这样可节约打印机的油墨并延长色带的使用寿命。如果是要打印一份草案或通知之类的非正式文件给自己看或别人看，请尽量使用回收的纸张。切忌在打印机和复印机上使用已皱折的或已破损的纸张，这样很有可能会损坏这些设备。
三、利用网络办公
随着科技的高速发展，网络在现代办公领域里显示出越来越广阔的发展前景。
高级文秘的日常工作与电脑及整个网络是密不可分的，多数情况都是通过电子邮箱来收发邮件，完成工作。一定要熟练地掌握各种办公软件的操作技能，这样才有可能大幅度地提高工作效率。
第四节 沟通协调能力
沟通即运用恰当的方式方法，跟与计划相关联的人员进行思想交流，达成共识，在大家的共同努力下完成某项工作。良好的沟通是团队协作共事的最佳“润滑剂”。
一、沟通方式
1·直接沟通
直接沟通即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。这种沟通比较快速、明晰，适用于已经打开渠道又不存在任何障碍的对象之间。
2·间接沟通
间接沟通即通过第三方中介或媒体所转达的沟通。这种沟通相对来讲比较缓慢，不够明晰，甚至可能造成曲解，但它适用于初次沟通，或无法寻找沟通对象，或存在着其他种种障碍的沟通。
3·明示沟通
明示沟通即以尽可能清楚准确的语言、文字、图表、图像表达来沟通信息，这是常用的基本方法。明示沟通要求沟通者具有相应的语言、文字、图像表达能力；具有熟练使用常用沟通工具，如电话、传真、电脑输出、文书拟写的能力等。
4·暗示沟通
当沟通存在某种障碍时，高级文秘只能采用暗示沟通，它包括委婉暗示、提醒等。比如你发现上司作出的决定明显有错，不宜直截了当地对上司说：“你错了”。可以把有关资料找出来，甚至把最重要的部分用笔画出，悄悄地放在上司的办公桌上，让上司自己去看，自己改变决定。暗示沟通，是既充分尊重对方，又能达到沟通意图的种种方法的总和。
二、沟通技巧
如何沟通也有窍门，技巧如果把握得好，沟通的效果将大不相同。以下介绍三种技巧：
1·学会借力
与他人进行正面沟通的时候，可能会因为自己的主观性太强，说话方式过于直接、强硬，而使得对方难以接受。这种情况下可以尝试着换一种角度，以第三者的口吻和对方进行交流，注意多使用赞美和鼓励的话语，以诚相待，相信效果会大不相同。
2·学会拒绝
遇到个别员工提出的不合常规或者超出自己职责范围和能力之外的要求，要学会用拒绝的方式减少来自外部的不必要的干扰。在决定说“不”之前，要让自己有一段时间来仔细思考。
当做出拒绝的表示时，要用友好、简明且坚定的语气，同时附带提一些积极性建议，让他感觉到你确有难处却又如此的热忱，这样既能委婉又能妥善地处理好同事间的工作关系。
3·说服他人
每个人都具有独立的思考能力和行为能力，因而对同一事物会产生不同的想法，问题的关键在于如何说服他人支持和认同你的看法。你必须要以一种“鼓动者”的热情姿态，为对方分析促使其行动的原因，鼓励其积极参与和策划。如果做得更充分一点，可以将抽象的理论转换为可衡量、可比较的数字信息，再结合高科技的视、听手段，以达到说服别人的目的。
实例
假设由你来负责组织本次部门出游活动，共有几种活动方案供大家选择。所谓“众口难调”，你一时没有准主意，而这个时候正是你运用自己的沟通技巧的最佳机会。首先可以先去收集有关这些方案的一系列信息，包括活动路线、活动方式、活动安排、活动开支、交通状况、耗时长短和人员倾向等，然后进行数字比较，再加上生动、活泼的语言和图片渲染，最优化的方案就呈现在员工面前，他们就比较容易作出选择并积极参与进来。
三、公司里沟通的基本要求
公司里的每个人都需要依靠别人来保证工作流程在整个公司的运作畅通无阻，没有哪个部门或哪个人更为重要，每个人都要做出自己的贡献。如果一个人不能融入流畅的工作流程中，就会导致工作的中断、拖延并减少团队本可完成的工作量。
首先，要了解整个工作程序中上级、同事、其他部门及本人的职责范围和工作需求分别是什么，然后找出自己有哪些工作内容是与哪些人员相关，并确定工作时间。
其次，找出原工作流程的问题点，主动与上级、同事和其他部门进行讨论、修改。
四、上司之间沟通协调
上司关系沟通协调是指沟通协调上司之间的关系。
有些高级文秘是专门为某位上司做助理的，但有些是为多位上司服务的，当你面临多位上司而无所适从时，可运用下列几种方法：
第一，专心致志为自己的直属上司服务，帮其树立形象，解决各类问题，对其一人负责。
第二，不参与上司之间的是非纠纷，不在直属上司面前议论其他上司，对其他上司的议论也避而远之，不说三道四。
第三，做好各类文字记录，加强上司之间信息沟通，避免因沟通不畅产生误会。
第四，当上司之间产生矛盾时，巧妙地劝导自己的上司，转移其注意力，充当“和事佬”，化解矛盾。
实例
公司罗总与杨副总因为工作意见的分歧，隔阂越来越大。办公室彭秘书想方设法在其中协调，但收效不大。
罗总生病住院，彭秘书来医院看望，她把礼物放到床头说：“我是代表杨副总来看您的，他听说您病了，十分着急，叫我陪他来看您，半路上却被销售部邓经理喊去了，说有急事。他让我来向您问个好，让您安心养病。”罗总听后很感动。
过了些日子，杨副总也病了，也住进了这家医院。彭秘书来看杨副总，把礼物放好后，说：“我是受罗总委托来的，他原计划下班后跟我一块来看您，临时财务部经理有急事找他，来不了。罗总让我转达他的问候，并祝您早日恢复健康，还说公司离不开您呀！”杨副总感动得泪水几乎落下来，心想过去错怪罗总了，今后一定要好好配合罗总工作。
杨副总出院后主动与罗总打招呼，罗总也热情问候，两人和好如初。
五、部门之间沟通协调
部门内部关系涉及工作安排、分工合作、主次之分、人际关系等。协调方法就是：唯才是举、量才适用、分工合理、发挥所长、公开激励、及时沟通。
协调不利就会失调，企业很多失调现象往往不浮在表面，而是隐藏在深处，这是企业的问题。有些问题只是简单地失去平衡，而有些问题可能蕴涵着企业危机，高级文秘要尽量发现隐藏在深层的原因及可能出现的最坏结果，妥善地给予协调与处理，避免问题发展成危机。
1·沟通协调时的原则
(1)从属原则
高级文秘的职位与工作性质决定了其是专为上司当参谋、做服务的，因此，协调工作主要是高级文秘协助上司做好协调工作。这个角色就是从属角色，既要主动，又不能越权；既要负责，又不能专权。
（2)有据可依原则
高级文秘在协调过程中必须坚持原则。
协调是一个消除分歧、化解矛盾、理顺关系、统一步调的过程，而不是个人意志。这一点，高级文秘尤其要帮助上司认识并做到。因为只有得到上司的认可，协调才有效。
(3)调查研究原则
这是协调的基础。
任何问题的发生都要用实事求是的态度进行分析，然后提出协调意见，这样才有针对性、实效性、公正性。
(4)分级负责制原则
这要求高级文秘在协调时，应分清职责权限，依照职权范围，分级处理好各部门的矛盾，在各自负责的范围内通过协调给予解决，而不是什么事都要上司拍板。当然，对于确实重要、确实需要由上司出面解决的问题，应及时、实事求是地汇报并提供参考意见，为上司做好协调，做好服务。
2·沟通协调的方法
(1)相关分析处理法
就是分析某项工作的相关因素，解决和处理其相关方面的事项，以达到协调目的。
(2)明确岗位责任法
在公司各职能部门之间，通过高级文秘的协调，明确职责、合理分工、相互配合，避免推诿扯皮现象。
(3)事先相互通气法
有些工作任务，高级文秘人员可事先向有关方面通通气，说明情况和道理，使承担任务的部门有思想准备，然后再进行协调，效果会更好。
(4)协调一致法
协调中经常会出现被协调者各方在认识和观点上的分歧，有时可能会相当大。这时，协调者应采取求同存异的方法，在分歧中找共同点，提出部门能接受的方案，促使协调成功。
六、同事关系的协调
同事关系的协调是为了彼此配合，形成工作上的整体合力。
文秘是上司与同事间的桥梁，她(他)要传达上司的批示给同事，又要反映同事的意见给上司。由于文秘的特殊地位，要处理好与同事的关系，有许多难处。通常上司有任何意见，尤其是某些他本身不愿意亲自表达的看法，都让文秘去传达。例如，当传达上司的不满或责备给那些有怠慢表现的同事时，文秘自然成了不受欢迎的人物。同时，文秘是上司的助手，经常在一起，同事往往认为她(他)与上司站在同一条线上而与其疏远。尤其是缺点较多的上司，同事往往对其秘书也有意见。
但是，与同事愉快地相处却是文秘上传下达、沟通协调中十分重要的环节，必须合理地进行处理。
第一，了解同事是与其和谐相处最起码的条件。
每位同事的成长背景和工作习惯都各不相同，文秘应通过人事资料或日常交谈，了解他们的家庭背景、人生态度、专长、能力及个性、兴趣等。了解得愈清楚，愈能应付自如。
第二，与同事打成一片。
与同事合作，虽然单位里每个人的工作任务有所不同，但共同目标是搞好工作，文秘应善于和同事合作，彼此支持，彼此体谅，共同提高。
第三，对同事一视同仁。
有些人往往因为个性接近、志趣相同、谈得来而感情较好，文秘与同事之间也有这种现象发生。虽然这是正常现象，但其他同事却不这么认为，可能会认为你厚此薄彼，搞小团体主义。因此，工作时，文秘与任何同事之间，要保持等边距离，也就是对同事要一视同仁，绝不徇私。这样才不会赢得了这位同事的友谊，却引起其他同事的反感。
第四，注意并欣赏同事的优点。
每位同事都有优点，应充分肯定，并在适当的时候加以赞美，切莫妒忌；对同事的过失切不要贸然指责或宣扬，必要时可在个别谈心时诚恳地指出。
第五，以正确的态度对待同事的称赞、批评与妒忌。
文秘居于上司与同事之间，其工作性质的特殊，已如前述。文秘角色不好当，稍有不慎，即会引起同事议论。因此，要时时处处谨慎小心，若同事称赞，不必太高兴，更莫喜形于色，而应在各方面严格要求自己，博得更多的好感；若受批评，无须太灰心，有则改之，无则加勉；若被嫉妒，不要介意，而应看成是生活常有现象，泰然处之。如容不得委屈，对人暴跳如雷，则是缺乏修养的表现。
第六，做好上司与同事的意见沟通工作。
文秘常在上司与同事之间起着居中协调及上下意见沟通的作用，这项工作极为艰巨。当传达上司的意旨给全体同事时，稍不留心，言辞过重，便有发号施令的嫌疑。这时，要注意自己的态度、语气。若是传达不受欢迎的意见给同事时，最好能在谈笑之间完成。反映同事的意见给上司时，要先深入地观察、分析、衡量得失，然后再作结论，并如实反映，不添油加醋，不掺杂自己的见解，言辞要得体。防止激化同事与上司之间的矛盾，被同事误认为你打小报告。
实例
公司秘书罗茜，是刚调来办公室工作的。一天，主任交给她一项任务，负责公司黑板报宣传工作。但罗秘书既不会编排版面，也不会写美术字。主任指派同办公室有美术功底的彭秘书负责版面编排工作。彭秘书很有才华，在公司也小有名气。现在正巧碰到他很忙，竟把黑板报的事忘掉了。主任来催小罗：“黑板报怎么还没出来？”小罗不好说是彭秘书不配合，只好硬着头皮去找彭秘书，可彭秘书不听她的，还拿冷眼对她。小罗只恨自己无能，受人冷落。
探究·思考
1·你是否是一个善于运用计划、称职的高级文秘？你是如何制订计划并予以执行的？
2·请将你的工作按照重要/紧迫度进行分类，并确定先后处理顺序。
3·请找出你工作中那些经常性的、重复性的工作，制定标准作业程序。
4·请谈谈如何在工作中进行成本控制？
5·作为高级文秘，应如何沟通上司之间的关系？
6·如何处理与同事之间的关系？