书城励志一生中要养成的100个小习惯
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第23章 处理事情事半功倍——高效(2)

挥最高的工作效率是攀上成功阶梯的重要一步。以下是一些基本步骤:

定时整理档案。记忆力再好的人也不能将所有东西永远记住,因此档案是非常重要的。若你的部门本身不重视,或你已有秘书代劳,那奉劝你应设一个私人档案柜,帮助记忆,也利于有需要时翻阅。

手袋里必备备忘录。工作忙碌的时候,你呆在办公室里,或经常外出,无论大小约会、有关事项,最好用笔记下来,办好的就删掉一些,每天翻看,确保万无一失。

不要让案前堆积信件、便笺。每天要清理一次,因为许多事情是需要立即进行的,不应搁置,一旦遗漏就会后悔莫及。当拆阅时,应立刻分类,可以丢弃的、应该人档案的,或者编入办事日历……工作就会一天天顺畅的进行了。

刚刚工作的人,终日埋在文件堆里,却发觉根本没有完成任何大文件。

那么请坐下来检讨一下,并不是你的工作能力有问题,只因为能力根本没有发挥。若你的组织能力欠佳,所以被琐事围困着,请你参考以下的方法:

买一本小型的记事簿,最好小到可以放到口袋里去,在开会、午饭甚至坐车时,只要想起一些工作上的细节、意念或行动,都要立即记下来,每天晚上睡觉前,重新温习一下,按事情的重要性编排成第二天的工作顺序表。第二天,你就可以按本子办事了。

其次,使你烦扰的比如日常的报告、备忘、信件和刊物等,它们一般会堆积在你的周围,使你感到烦闷,何不尝试以下的办法:

每一张经过你办公桌的纸张,只能有四种命运——丢掉它、送给另一位同事、存人档案或立即行动。

那么你的办公桌才得以好好的清理,你才能专心做应该做的工作。将计划变成事实是有法可依的。首先你要清楚你要得到怎样的成果,并反问:这目标是否切合实际?对公司有没有好处?

对你的前途有没有影响?答案不是负面的,就是说你选对了。接着找到适合人选,或许你有许多同事,可是每个人都有其长处,且一个任务并不需要所有人都去做,择人而委任才是有效的方法。

目标鲜明,又有恰当人选,下一步就是清楚地让执行者知道你的要求,让他正确地朝目标迈进,并让他多提出建议,尤其是工作时遇到什么困难时,好灵活地有所改动,迎合需要。制订行动进度表,能使你有系统地了解整个计划,那是累积经验的好办法,请别忘了考虑一下其他的成果,做到一举数得,才是真正好的计划。

根据进度表,虽然小节不需你操心,但了解全盘情况则是你的责任。还有,请考虑各个方面的反映,对执行者的表现表示一下欣赏。一件任务的成功,是不可能只归功于你一个人的!要防止文件堆积,你需要在收到文件的当时,马上决定其“去向”,当所有文件“归其所属”,办起事来才会容易,并且不会遗漏了。

比如,把文件分成两类:

第一类是可以立即抛掉的。若你是那种稳健人物,未行动前,可以问问自己:“扔掉这份文件,最坏的结果是什么?其他部门有副本吗?若再有需要,可以找回这个信息吗?”有了答案,你就清楚怎样去做了。而某些与你没有直接关系的文件,赶快把它转交有关部门或同事。

第二类是要立即处理的文件,将它们全部放到“待处理”的文件架,不要扔在办公桌上,不然容易出错。同时无论多忙,应花时间去一一“招呼”它。有些文件要保留,以便将来翻查它,若你暂时没有时间,也要把它放人注明“资料”的文件架上。平时要联系的人,如老板、秘书、客户等,先设计一系列的文件夹,将与他们有关的文件放人,准备随时取用。

有的白领人士优柔寡断,也不知怎么去克服它。下面是一些解决办法:

如:这项计划是否值得投资?

第一,写下所有好的与坏的可能性。可以加点想象力、逻辑学,甚至不合逻辑的,以防挂一漏万。将每一个可能性详细分析,要是想来想去它只具有一个好处,那它就不值得你再伤脑筋了。

第二,计算每一个可能性。翻一下过去类似的经验,你有什么新看法或新念头?写下到底你希望借此计划得到些什么好处,再研究一下每个计划能够达到你需要的何种程度?经过以上的区别,就能选出最有价值的可能性了。

这时可以让选择变成决定,将其他可能性忘掉,将你的精力放到这个决定上。

有时,一个可能性计划能否实现,与你对它的信心程度有很大关系,以及你如何去实践。如果你不立即行动,什么计划也只是空中楼阁。

在你放假的日子里,工作应该如何分配?那些重要工作能否交给他人去做?

请先将工作分门别类。将那些文件批改、存人档案等琐事,交给同事去办吧,反正都是琐事,与权力无关,也对职位无直接影响。

但是,一些重要的事,如某项任务的计划书,下一年度的财政预算等,最好由自己去做;如果假期比较长,不能留待放完假后才做,可先将它交给得力助手做,但最后的决定仍由自己控制。

假期完了,当你发现交出去的工作全部做妥当,并且某同事似乎把工作当作份内事,没有交还给你的意图,又该如何是好?

若对方是你的直辖员工,爽快地问他,做过一次有没有困难,顺便告诉他,谢谢他的帮忙,下次由你自己做好了。若是他并非你的下属,可向他的主管要求收回任务,但要表现得自然客气。

如:“经理,多谢你让露丝小姐替我做好了那份报告书,有些地方还是我日后要学习的,希望下次你可以见到。”

你若想要在事业上发展顺利,得到老板的信任,委以重任,你就要有出色的工作表现,并达到事半功倍的效果,表现过人的魄力。

若老板交给你的不是普通的工作,而是对公司日后发展举足轻重的研究计划,你必须专心处理一切事务,把握时间,按时完成老板交给你的任务。

怎样才能在短促的时间内,把工作做得最好?

(1)不管你面对的工作怎样艰巨,你都保持心平气和,集中精力,把自己需要完成的事情,都记录下来。

(2)把整件工作划分为几个独立完成的部分,每个部分又分成多个容易解决的步骤,使工作变得有条理,方便自己着手进行。

(3)每天为自己制订出先完成的工作目标,并且分先后次序,一切依照计划进行。

(4)把较为复杂又艰巨的工作,放在最先完成,这样可帮助你减轻工作的压力,发挥你的潜能。

(5)把你已经完成的步骤写下来,再看看你还有什么需要改进的地方。

(6)为每一个独立步骤定下最后完成的期限,不论在什么情况下,都不要让自己拖慢工作的进度。

(7)不要只顾工作,忘了常反省一下,要知道自己一味埋头苦干,会连走失方向也不知道。

4.为自已最佳策划

善于策划者,必须高效地达到自己的工作目的。正如常言:思路畅通,善于举一反三,闻一知十,触类旁通。因此,能想出较多的点子,提出非同凡响的主张,做出不同寻常的成就。

一个人于什么事都要先策划,想一想自己怎样在做大小事情的过程中,不出漏洞,不遭突然袭击。那些成大事者必然是策划大师!

策划就是事先的筹谋计划。不论干什么事,如果没有预先的筹谋计划,订出一个方案,然后一步步按方案去实施,那么,肯定是不可能办得好的,就会到处乱弹琴。

古时候,有一个北方旅人想到南方的某地。有一天,北方人准备齐车马,收拾好行囊,然后便在一个风和日暖的日子驱车启程,在马蹄的“得的”声中一路向北驰去。

路上,北方人遇到了一个熟人,这个熟人见到他,很惊奇地问道:“咦,你不是要到南方去吗?怎么现在却往北走啊?”

北方人笑了笑说:“我有一匹好马,还有充分的准备,我的马夫技术又十分娴熟,我什么地方去不了呢?”

那个人听后,看着地面上留下的车辙,善意地指给北方人说:“你看,你的车马虽好,准备虽然充分,可是却把方向弄错了,这样走只会越走离南方越远啊!”

可是,任他怎么说,北方人仍是固执己见。于是,在一阵打马扬鞭的吆喝声中,北方人随同他的车马终于与南方背道而驰越走越远。

没有预先策划而莽撞办事的人,就只能像上面这个故事中的人物一样,其结果只能与自己的目的相反。古往今来,凡是办得好的事,办得成功的事,无一不是在周密的策划之后完成的。

美国百万富翁罗杰和桃乐丝夫妇的发迹也起于一次偶然的策划。二次大战前,罗杰是一名推销经理,妻子是一名时装模特儿。二次大战时,罗杰应征入伍,在服役中受伤,人海军医院疗养了一阵子。

在疗养期间,他从事皮革加工以打发时间。罗杰和桃乐丝,无论是哪一个,作梦都没想到这件事竟然决定了他们往后的一生。

二次大战结束,罗杰返乡,恢复平民生活的某一天晚上,桃乐丝的一位朋友到他们家做客(此时他们住在纽约)。茶余饭后,大家闲谈了一阵子之后,这位女士得意地向他们展示新买的手提包说道:“这玩意花了我80美金。”

罗杰听完之后,便把那只皮包拿过来,翻来覆去地看了一遍之后说,“太贵了!这种货色我用15美金可以帮助你做出来。”

第二天,为证明自己不是吹牛,罗杰马上出门去买了一套工具和上等牛皮。

一回到家,便立刻跪在地上开始剪裁、缝制,没多久,手提包就完成了。其手工之精致,令桃乐丝看到之后爱不释手!

罗杰看太太高兴,自己也很高兴,在高兴之余,他脑中突然电光一闪,想到既然自己具备技术方面的知识,又有推销经验,桃乐丝在时装界又有许多熟人,自己何不朝皮革制造业发展呢!

于是他把自己的想法与桃乐丝商量,桃乐丝也觉得这是个好主意,因此二人联手,决心展开行动。就这样一个创业策划形成了。

刚开始时,他们在自己的只有三个房间的公寓中制造样品(为拿去给买主看的),由桃乐丝设计,罗杰负责制作,二人工作得不亦乐乎!

但他们都知道还有一个最大的问题尚未解决——那就是该如何获得订单,若无订单,创意再好也是枉然。

罗杰将样品夹在腋下,不辞劳苦地走遍纽约大商店,但由于他们年轻,名气又不大,所以不断遭到拒绝。

但罗杰并不气馁,他总是替自己打气,鼓励自己继续试别的机会。

终于,他遇见纽约著名商店“苏克斯”的供应商。这位供应商一看到罗杰带来的样品便十分欣赏,他表示罗杰能做多少,他都愿意购买。

于是,从此以后罗杰他们小小的公寓房间里每晚都大放光明。他们夫妻俩为了应付订单,夜以继日地工作着,皮革与工具散的满地都是,两个孩子穿梭其间玩耍,此时,家庭已变成了工厂。那段日子他们的确过得十分艰辛,夫妇俩不但要维持生计,还要照顾两个孩子,异常劳累。

直至今日,在他们当时居住寓所的地板上,仍然留着他们辛勤工作的痕迹。

两三个月转眼就过去了,他们所收到的订单不断增多。

罗杰租下车库上的阁楼,然后和太太二人继续在那儿努力工作。

后来,桃乐丝又设计出一种小孩用的沙袋型手提袋,她的创意被送到“Look”这个全国性杂志的编辑部。

某位编辑对她的创意非常感兴趣,并且还以此为主题写了一篇专题报道,也附带介绍了一下罗杰与桃乐丝的奋斗史。

就是因为这篇刊登在全国杂志上的文章,使他们一夜之间声名大噪,产品在极短的时间便卖出100万个。

此后,他们便踏上了平坦大道,纽约和洛杉矶都设有他们的工厂,所雇员工达140名,所制产品向全国主要商店交货。

由于产品畅销,罗杰与桃乐丝赚取人生中第一个100万美金的那一年,才30岁出头。

就这样,在海军医院疗养期间所获得的某种创意终于发展成一桩大事业,而他们二人的积极、智慧及高度耐力还会继续使事业蓬勃发展下去。

我们从以上的例子中不难看出,策划对于任何事情的成功所具有的重要性。所以,我们不论做什么事,都不能忽略预先的策划。

要做一个策划人,需要具备一定的素质。一般地讲,策划者应当具有以下的能力和素质:

①主动性旺盛的求知欲和强烈的好奇心能驱使人积极进取。

②存疑陛对现成的事情不是盲从,而是大胆发问,敢于脱出一般观点的窠臼。

③洞察力富有直觉,对环境有敏锐的感受力,可以觉察到人们所未注意的情况和细节。

④变通性思路通畅,善于举一反三,闻一知十,触类旁通。因此,能想出较多的点子,提出非同凡响的主张,做出不同寻常的成就。

⑤独立性较少依赖性,不肯轻附众议。

⑥独创性有独出心裁的见解、与众不同的方法,勇于弃旧图新,别开生面。

⑦自信心深信自己所做的事情的价值,一往直前,直到实现自己的理想或预期目的。

⑧坚持力创造的完成需要百折不挠、持久不懈的毅力和意志。抓住目标后锲而不舍,不得结果决不罢休。在百思不得其解、寝食不安时,坚持力的作用更加突出。

⑨兼容并蓄能理解别人提出的创意,领会其创新的地方,并加以借鉴,激荡自己的头脑,开发出更新、更实用的构想。

⑩想象力思想中新的观点、形象,来自合理的联想、幻想,或来自偶然的机遇。想象力丰富的人联想多、幻想奇,有利于揭开创造的序幕。

严密性

在策划时,由于“前无古人”,而且一旦涉及方方面面,很容易牵一发而动全身,所以需要将各个关节一一打通才行。因此,创意还需要严格的逻辑分析,可行性论证,才能使灵感火花变成现实的财富。

5.不霎把做工作看成是一种负担

工作不是负担,如以之为负担,是绝不可能达到高效的。反之,如果工作是乐趣,那么工作是天堂,如果工作为了生存,那么工作便是荒野。这是每一位员工应当记取的!

的确,乐趣是成功、财富与幸福的前驱和后果。乐趣发自内心,显示你欣然肯定自己在工作和成就上的价值,能享受工作的乐趣,表示你欣赏自己的行事为人,并且感觉到自己的成长。

保持内心的愉快是以成功财富照亮这个世界的火种:

倘若你全力以赴地投入工作,你就会获得无与伦比的满足感,倾尽全力决不会令你耗竭殆尽,反而使你充满自尊心,心安理得,全力做好一件工作之后,在家度过一个宁静的夜晚。利用周末出外钓鱼,或存钱准备来度假日,这些生活的享受都是给自己的最佳回报,能令你舒畅无比。

要在工作中发现乐趣,需保持乐观的态度,乐趣来自确知自己的生活和工作终能于人有益。乐观则是预期自己和别人都能展现最好的一面,是一种坚定的信心,相信自己不论遭遇怎样的波折坎坷,都会尽其所能,化险为夷。

但最根本的,工作的乐趣在于你自己。工作时,表现出你独一无二的特质——你是一个最有价值的人,拥有信心、决心和爱心,你内心的喜悦表现出你的充沛过人的精力和信心,与你接触的人都会深受感染。

另一方面,工作本身就是一件乐事,可以从中获得乐趣。

我们都常有这样的经历,一旦做自己喜欢的事情,就很少感到疲倦。比如,你在一个假日到湖边钓鱼,整整在湖边坐了一天,可是你一点都不觉得累:为什么?因为钓鱼是你的兴趣所在,从钓鱼中你享受到了快乐。