授权是一次考验和培养员工的机会,是一种筛选人才的途径。管理者在授权工作中,一定要对每个员工的各方面表现有所了解,不能把眼光只盯在工作成果上。在授权工作中,员工的情绪、思想、行为方式、情感以及相互之间的关系等各方面表现,是管理者了解员工、认识员工的依据和素材。员工的能力、性格以及发展前景,就蕴涵在这些表现之中。如果管理者忽视了来自员工的信息,就很容易形成偏见,很容易用错人。所以说,管理者不能忽视员工表现方面的信息反馈,管理者要做知人善任的伯乐,必须从搜集这些信息着手。
3.收集各方面对授权工作的反映
信息反馈中还有很大一部分,来自于授受双方之外但与授权工作有利害关系之人。比如更高层的领导,同一层级其他部门人员,还有处于下层但没有参与到授权工作中去的员工。他们对授权工作虽然没有直接参与,但却会发表评论,表达看法。管理者收集这方面的信息,可以知道自己的授权决策、指挥控制、任人用人方面的得失,可以更清楚地认识自己的能力和表现,为以后进一步改良工作吸取经验和教训。
4.收集有关授权结果及影响方面的信息
很多决策,当结果还未出来,或者虽有了结果,但却未经受时间考验时,是很难判明对错得失的。所以,授权工作完成之后,管理者的关注也不能就此结束,要收集有关授权工作结果以及造成的影响等的信息,这有助于管理者认清自己的决策与管理是否到位,是否得当;有助于管理者发现自己在决策与管理过程中的失误或者正确的做法,以便改正缺点或将好的做法发扬光大。
信息反馈是授权工作后期管理的重要内容,是管理的延续和提高。一个追求卓越的管理者,应该是一个善于收集各种反馈信息,善于自我总结和提高的管理者。
王经理经营着一家旅游服务公司,由于业务关系,公司的客户特别杂,要求特别烦琐,并且不时要派员工来往于各地了解情况。
但是王经理却对这一切处理的得心应手,不是因为别的,仅仅因为他有着非常好的耐心,有着乐于聆听意见的心态。
他从来不急于让部下理解自己,而是自己先去理解部下,按照对部下的了解给他们分派任务。他总是非常耐心地听取部下提出的各种意见和建议,不管其中的价值有多大,因为他们是实地了解各种情况的,他们是值得尊重的。他经常受到部下批评,对此,他不但不愠怒,反而很高兴,因为他知道如果部下不是个认真工作的人,是不会当面对他提出批评的。
为了更多地了解自己工作安排的结果和影响,他定期在公司里举行工作总结会,但是他自己很少发言,他总是极力为员工创造一种非常民主的氛围,让他们畅所欲言,哪怕是骂他,他也乐意。
在这种宽松的气氛下,王经理虽然自己并不常接触具体工作,却对公司的每一项业务都了如指掌,对每个员工的能力与表现非常了解,对自己的决策得失也很清楚。所以,他的决策错误率越来越小,判断的准确性越来越高,与员工的感情及工作上的配合也很默契,这使得他们公司很快就取得了极佳的效益。
王经理的口头禅是:“您说出您想说的,只要合理,我就去做。”
防止重复授权
授权是为了提高效率,但如果很多人都被授权去干同一件事情,效率还能高吗?或者一个很能干的下属,总是不断地被要求在一件任务上改来改去,效率能提高吗?错误的命令或不当的监督会破坏授权的正常进行,其中重复授权,更会大量地浪费人力物力,使授权失去意义。
重复授权产生的主要原因在于管理者的错误指令和不当监督,所以,要避免错误授权,必须从管理者自身做起。
1.杜绝越级授权,防止授权重复
越级授权可能导致授权工作在不同层级或者不同部门之间出现重复。所以,管理者必须时刻谨记不要越级授权,并且及时在组织内部通报授权决定,以防止出现重复授权。
防止越级授权的最根本做法是下放决策权,逐级授权,使每一个层级的管理者只接受直接上级的授权,也只向自己的直接下属授权。每一个执行具体任务的组织成员只接受一个人的领导和管理。
2.贯彻管理宽度原则,防止太多的交叉重复
管理宽度原则也是一种有效防止出现重复授权的方法。在授权过程中,如果能够确定一个模型,将组织的总目标和为完成总目标而划分的分目标分门别类,拟定每个分目标所需完成的任务和需要配备的人员,以这个模型为依据,结合每个人可能承担的最大任务和能力限制,划拨人员和任务,则可以较好地避免出现重复授权。
用人上一加一不一定等于二,搞不好等于零。
——皮尔·卡丹
根据目标体系来划分组织结构和划拨任务,是科学设计组织结构的一个非常成功的管理模式。可以让管理者通过一个直观的模型看到组织层级、部门应该如何划分,看到各种任务应该如何安排,各类型人员应该如何配置。从而实现以最少的人员,最简单的安排达到工作效率最优化的目的。
所以,如果条件允许,应该首先在组织中建立目标体系以及基于此模型的管理模式,设计出具体的授权方案,减少交叉重复。
3.杜绝虚假授权现象
还有一种授权现象易于导致重复授权,那就是虚假授权。虚假授权关系中,管理者并没有把权力真正下放,而受权者也不能或不愿意真正承担起责任。管理者与受权者在授权关系中都处于不明确地位,很有可能导致授权决定不断重复,但授权任务却经常不能真正落实的情况,这可以通过管理者自我约束来避免。
(1)管理者避免插手授权任务,剥夺受权者权力后又重新授权。管理者有时候是出于自身事务的需要,有时候则纯粹因为习惯和责任感,还有想进行善意的督促而越过了授权关系的限制,直接干预了下属的权力和工作。这种干预和插入,对于管理者来说是轻而易举的事情,但是下属的权力却因此被剥夺了,成了虚假的权力。
虚假授权:管理者虽然做出了授权决定,但因为管理者干预太多或者下属将任务反退回管理者手中,造成管理者自己执行授权任务的一种授权现象。
管理者醒悟过来或者经下属的提醒、抗议后,会自觉或被迫从对下属的干预中退出,重新确立授权关系。然而授权关系的重新确定已经不可能完全与原授权关系一致,是一种浪费的重复。
(2)防止受权者推托部分责任,导致权力反复转移。下属虽然接受了授权任务,但是每当遇到障碍或重大决定时,都不自主解决而请示上级,使授权工作成了纯粹执行命令和指示的过程,这也是一种虚假授权。虽然授权决定存在,但其实真正的权力根本放不下去,所有的决策还需管理者亲自做出。
管理者本为减轻负担而授权,负担却最终落回到自己身上,这就必然会出现授权——推托——再授权的恶性循环,授权不断重复进行,而任务却被耽误了。
(3)防范虚假授权要求管理者高度自觉。一方面管理者要严格遵守授权关系的界限,约束自己的权力,不使自己的管理触角延伸到受权者的权力范围之内,不以权压人;另一方面也要谨慎选择授权对象,不向那些不负责任、崇尚虚谈而无真才实学的人授权,以免出现权力的反向传授。
重复授权是与授权的高效性相违的,是对授权关系的严重破坏和对资金、人员等资源的极大浪费。认清重复授权的危害,找到重复授权的原因,采取有效措施防止出现重复授权,管理者才能真正通过授权减轻负担,通过授权提高效率。只要重复授权存在,授权带来的利益就难以实现。
重复授权的原因往往是授权者不信任下属,而重复授权的结果往往是使事情恶化。